CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG
3.4. Thành lập Ban kiểm soát nội bộ
Để công tác kiểm soát chi đạt hiệu quả như mong muốn, Trung tâm cần thành lập Ban kiểm soát nội bộ trong phạm vi Trung tâm. Nhân sự Ban kiểm soát nội bộ ít nhất là 3 người, thực hiện kiêm nhiệm, có tính trung thực và đạo đức công vụ, có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về hoạt động của Trung tâm, có năng lực về các nghiệp vụ tài chính, có thể cơ cấu 01 Dược sĩ, 01 Cử nhân kinh tế và 01 Bác sỹ đa khoa. Ban kiểm soát nội bộ do giám đốc bổ nhiệm và miễn nhiệm, Trưởng ban là người chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về số liệu báo cáo kiểm tra do Ban lập. Phụ cấp kiêm nhiệm được chi từ nguồn thu nhập tăng thêm.
Ban kiểm soát hoạt động độc lập, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Định kỳ (và có thể đột xuất) xây dựng chương trình kế hoạch kiểm soát về quản lý, sử dụng thuốc, kiểm soát sử dụng các nguồn kinh phí nhằm phát hiện kịp thời những sai sót trong chi tiêu, trong quản lý, sử dụng thuốc nhằm để ngăn chặn, sửa chữa, rút kinh nghiệm và đề xuất kiến nghị sửa đổi về cơ chế quản lý của đơn vị (ví dụ: tham gia thay đổi quy chế tài chính trong hoạt động liên doanh, đề xuất tổ chức lập định mức sử dụng thuốc hoá chất cho từng dịch vụ kỹ thuật y tế, tham gia thiết lập hệ số công việc để phân phối thu nhập tăng thêm thay cho hệ số lương cơ bản) góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm soát chi nói riêng và trong công tác điều hành hoạt động của Trung tâm.
3.5. Ứng dụng tin học trong công tác KCB và công tác quản lý
Để thuận lợi trong công tác KCB và công tác quản lý, đáp ứng được nhu cầu về số liệu thông tin của bệnh án, xuất nhập tồn thuốc, hóa chất, y dụng cụ, viện phí.
Tác giả đề xuất Trung tâm cần xây dựng mạng LAN với các phần mềm quản lý được viết dựa theo chu trình công việc của đơn vị dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc và phối hợp cùng các phòng chức năng.
Ứng dụng tin học trong quản lý giúp truy cập thông tin nhanh, hỗ trợ công tác chẩn đoán, thống kê và nghiên cứu khoa học, giảm thiểu tài liệu lưu trữ hàng năm cho đơn vị, nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân, thông tin bệnh tật được lưu trữ một cách cẩn thận và chi tiết, đây sẽ là thông tin quan trọng cho bác sỹ chẩn đoán bệnh chính xác, chế độ dùng thuốc có hiệu quả cho những lần khám bệnh sau.
Giảm thiểu tối đa sự phức tạp về thủ tục hành chính, đảm bảo nhanh chóng, chính xác ở từng khâu trong quy trình quản lý.
Giúp ban giám đốc luôn nắm vững được thông tin về hoạt động của đơn vị qua hệ thống các báo cáo từ tổng quát cho đến chi tiết. Từ đó, Ban giám đốc luôn có được các chính sách quyết định linh hoạt, đúng đắn trong việc điều tiết phòng khám, giường bệnh, các thiết bị chẩn đoán cận lâm sàng cũng như vị trí làm việc của toàn thể nhân viên trong toàn đơn vị.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Chương 3 trình bày định hướng phát triển của Trung tâm đến năm 2015, những hạn chế trong công tác kiểm soát chi tại Chương 2 và sự cạnh tranh của những cơ sở y tế tư nhân để khẳng định sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát chi tại đơn vị, khẳng định lợi ích của việc kiểm soát như giảm nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong từng hoạt động, sử dụng tối ưu các nguồn lực, đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý, để có thể có được những điều muốn có, tránh được những điều muốn tránh, để xây dựng lòng tin đối với người dân trong công tác KCB và xây dựng thương hiệu đối với Trung tâm. Luận văn trình bày một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi tại Trung tâm như hoàn thiện yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát trong công tác nhân sự, công tác quản lý, công tác phân công, phân nhiệm; áp dụng ứng dụng tin học vào công tác KCB, công tác thu, chi. Đối với thủ tục kiểm soát tác giả đã đề xuất phương pháp thiết lập tiêu chuẩn, định mức chi phí nhằm hỗ trợ cho việc kiểm soát chi như cải cách phương pháp phân phối thu nhập tăng thêm theo hệ số công việc để dễ dàng nhận thấy sự công bằng trong hiệu quả
công việc và sự phân công lao động; xây dựng quy trình sửa chữa thường xuyên TSCĐ, CC-DC; thiết lập định mức sử dụng thuốc, hoá chất cho các dịch vụ y tế;
xây dựng quy trình mua, quản lý, cấp phát và sử dụng thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao; vận động sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại; xây dựng tiêu chí phân bổ chi phí đối với từng hoạt động; tuyên truyền, giáo dục việc phân loại rác thải; bổ sung việc kiểm soát việc trích lập và chi các quỹ của Trung tâm.
Đối với hoạt động liên doanh, tác giả đề xuất chú trọng nội dung (thông tin) khi lập chứng từ kế toán ban đầu vì đây là điều kiện cần và đủ để xác định nguồn thu, là một trong những nội dung quan trọng trong hệ thống quản lý nội bộ và trong cơ cấu kiểm soát chi của đơn vị. Tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình thu viện phí để phân biệt nguồn thu từng hoạt động, bổ sung các quy trình kiểm soát đối với việc phân bổ chi phí, đề xuất xem xét lại các thoả thuận về các khoản chi phí tiêu hao cho hoạt động này theo quy định của pháp luật.
Luận văn đề xuất việc thành lập Ban kiểm soát nội bộ nhằm giúp giám đốc kịp thời phát hiện và chấn chỉnh những sai sót trong việc chi tiêu và hoàn thiện cơ chế quản lý của đơn vị, đề xuất việc ứng dụng tin học vào công tác KCB, công tác thu, chi, lập chứng từ nhằm tăng năng suất lao động, giải quyết được tình trạng quá tải trong công tác KCB, giảm thủ tục giấy tờ, giảm chi phí và hỗ trợ công tác kiểm soát chi.