Bảng 2.2: Thống kê kinh phí sử dụng năm 2010 (Số liệu: Trung tâm Y tế Hải Châu)
Stt Mục Nội dung Số tiền Tỉ lệ (mục chi
/Tổng chi) Tổng chi (I)+(II) 44.495.812.000 I Chi thường xuyên 40.583.609.689
1 Chi cho cá nhân 13.509.429.126 30.36%
6000 Tiền lương 7.636.446.016 17.16%
6050 Tiền công 792.758.858 1.78%
6100 Phụ cấp lương 3.555.572.977 7.99%
6250 Phúc lợi lợi tập thể 4.780.448 0.01%
6300 Các khoản đóng góp 1.519.870.828 3.42%
6400 Thanh toán cá nhân khác 1.613.042.574 3.63%
2 6500 Thanh toán cộng cộng
(điện, nước, nhiên liệu,VSMT) 460.927.890 1.04%
3 6550 Vật tư văn phòng 113.493.969 0.26%
4 6600 Thông tin liên lạc 30.272.138 0.07%
5 6700 Công tác phí 31.533.040 0.07%
6 6750 Chi thuê mướn 5.745.495 0.01%
7 6900
Sửa chữa TS phục vụ chuyên
môn 185.475.272 0.42%
8 7000 Chi nghiệp vụ chuyên môn 23.828.540.180 53.55%
9 7750 Chi khác 11.698.660 0.03%
10 7950 Chi trích lập Quỹ 793.451.346 1.78%
II Chi không thường xuyên 3.912.202.311 8.79%
1 Mua TS dùng cho chuyên môn 2.520.907.000
2 Y tế cộng đồng 214.365.000
3 6757 Chi cho cá nhân 617.082.000
Kiểm soát chi theo nguồn kinh phí tại Trung tâm được trình bày tóm lược theo nhóm dưới đây.
2.6.1.1. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân Kiểm soát các khoản chi tiền lương, tiền công
Trung tâm thực hiện chi trả lương theo thời gian, kỳ trả lương theo tháng.
Thời gian làm việc của người lao động được xác định theo bảng chấm công. Đặc thù công việc của đơn vị y tế là chăm sóc sức khỏe người bệnh 24/24 giờ nên bộ phận chuyên môn như bác sĩ, điều dưỡng ngoài ngày làm theo giờ hành chính phải tham gia trực (nghĩa là trực 24giờ, hôm sau nghỉ bù 24giờ và được tính 01 công trực).
Vào ngày cuối tháng, các khoa, phòng nộp bảng chấm công về bộ phận TC- HC, bộ phận này xác nhận và tính lương cụ thể cho từng cá nhân, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt, sau đó chuyển cho bộ phận Kế toán chi lương (việc trả lương tại Trung tâm được chuyển qua thẻ ATM).
Căn cứ tính lương theo thời gian gồm ngày công, hệ số lương, các phụ cấp (nếu có), các ca trực thể hiện trên 1 bảng chấm công trực riêng (phụ cấp ca trực cho mỗi đối tượng theo quy định của nhà nước) và các khoản đóng góp bắt buộc như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn (KPCĐ) được thể hiện tại bảng tính lương.
Căn cứ để kiểm soát nhóm chi này là kiểm tra tính hợp lý của bảng chấm công, các quy định về tiền lương, tiền công hiện hành của nhà nước, đối chiếu số chi với tổng quỹ tiền lương được phê duyệt từ đầu năm, đối chiếu bảng chấm công với sổ theo dõi nhân viên, sổ phân công trực, giấy nghỉ phép (vì việc xác định ngày công ngoài việc chi trả lương còn liên quan đến tiền cơm và tiền công trực, tiền nước uống, tiền khoán công tác phí nội thành...) đối chiếu hệ số lương, hệ số các
loại phụ cấp, kiểm tra phương pháp tính tiền lương, tính các khoản đóng góp nhằm tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
Khoản chi tiền tàu xe nghỉ phép năm
Kiểm soát khoản chi này căn cứ vào giấy nghỉ phép và nội dung nghỉ phép đã được phê duyệt, kiểm soát thông qua việc đối chiếu, kiểm tra họ tên, thời gian, địa điểm nghỉ phép, kiểm tra nơi đi, nơi đến và số tiền ghi trên vé tàu, vé xe, đối chiếu với mức được hưởng và tiêu chuẩn được hưởng (thăm tứ thân phụ mẫu, chồng con và một số trường hợp có quy định khác) tại Qui chế chi tiêu nội bộ.
Kiểm soát khoản chi tiền nước uống
Khoản chi này Trung tâm khoán theo ngày công thực tế nên việc kiểm soát thông qua mức được hưởng quy định tại Qui chế chi tiêu nội bộ và đối chiếu số ngày công tại Bảng chám công.
Kiểm soát khoản chi tiền cơm trực
Tại Trung tâm, tiền ăn cơm trực được tính theo ngày công, mức ăn hiện nay là 5.000đ/ca trực. Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công để chi trả thông qua bộ phận căng tin của Trung tâm, sau đó nhân viên tự tính toán chi tiết với căng tin. Căn cứ để kiểm soát là đối chiếu bảng chấm công trực với sổ theo dõi phân công trực của từng khoa phòng và đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra tính chính xác của các phép tính.
Kiểm soát khoản chi khoán công tác trong phạm vi nội thành
Theo quy định của Bộ Tài chính và của UBND thành phố Đà Nẵng về mức khoán công tác phí nội thành cho những nhân viên thường xuyên giao dịch với các cơ quan trong thành phố, Trung tâm áp dụng 3 mức khoán: 100.000đ/tháng, 200.000đ/tháng và tối đa 300.000đ/tháng, đối với nhân viên có trên 22 ngày công/tháng được hưởng 100% mức khoán, nghỉ phép và nghỉ việc riêng cộng dồn 10 ngày/tháng được hưởng 50% mức khoán. Để kiểm soát khoản chi này phải kiểm
tra đối tượng được hưởng, mức hưởng của từng đối tượng và đối chiếu với Bảng chấm công để xác định đúng mức hưởng.
Kiểm soát khoản chi thu nhập tăng thêm
Thu nhập tăng thêm tại Trung tâm được hiểu là khoản thu nhập do chênh lệch thu lớn hơn chi có được từ việc tiết kiệm chi phí quản lý, chi phí khám chữa bệnh thông qua nguồn thu Bảo hiểm y tế, thu viện phí, thu khám dịch vụ (liên doanh), đây là khoản thu nhập ngoài tiền lương cơ bản đã được ngân sách chi trả.
Sơ đồ 2.3: Quy trình kiểm soát thanh toán thu nhập tăng thêm
(1) Vào ngày 27 cuối tháng, căn cứ các nội quy, quy định của Trung tâm mỗi khoa phòng tiến hành bình xét thi đua của nhân viên theo tháng và lập biên bản nộp về bộ phận TC-HC.
(2) Bộ phận TC-HC tổng hợp kết quả bình xét thi đua của các khoa phòng, trình Hội đồng thi đua của Trung tâm.
(3) Hội đồng thi đua của Trung tâm họp xem xét và quyết định xếp loại cho từng nhân viên của Trung tâm.
Căn cứ kết quả xếp loại thi đua của Hội đồng, bộ phận kế toán lập bảng kê thanh toán tiền lương tăng thêm cho nhân viên trình Giám đốc ký duyệt và lập chứng từ chi chuyển Kho bạc thanh toán cho nhân viên qua thẻ.
Phương pháp tính tiền lương tăng thêm hiện nay của Trung tâm:
Lương tăng thêm = (HS LCB + PC) x Lmin x HSTĐ
Trong đó: HS LCB + PC: Hệ số lương cơ bản + hệ số phụ cấp (nếu có) Lmin: Mức lương tối thiểu hiện hành
Các khoa phòng Bộ phận TC-HC
Hội đồng thi đua Bộ phận Kế toán
(1)
(2) (3)
HSTĐ: Hệ số thi đua (A=1; B=0,8; C=0,6)
Bảng 2.3: Bảng tính lương tăng thêm tháng X…..tại Trung tâm
Stt Họ và tên
Chức vụ
Hệ số lương
Phụ cấp (nếu có)
Tổng hệ số
Lương cơ bản
HS Tăng thêm
Tổng cộng Vượt
khung
Chức vụ
Ưu đãi
1 Trần Thị T
Trưởng
phòng 4,32 0,5 4,82 830.000 1 4.000.600
2 Trần Thị C
Phó
phòng 4,06 0,45 0,40 4,91 830.000 1 4.075.300 3 Hoàng
Thị X
Điều
dưỡng 4,32 0,45 0,40 0,95 6,12
830.000 0.8
4.063.680
Từ bảng tính lương minh họa trên, thể hiện việc thanh toán thu nhập tăng thêm, Trung tâm căn cứ vào hệ số lương cơ bản do nhà nước quy định là chưa thật sự hợp lý, mang tính bình quân (thu nhập của Trưởng phòng T thấp hơn thu nhập của điều dưỡng X và Phó trưởng phòng C).
Căn cứ để kiểm soát khoản chi thu nhập tăng thêm là đối chiếu biên bản bình xét thi đua của từng khoa, phòng với bảng tổng hợp bình xét thi đua toàn đơn vị do Bộ phận TCHC đã tổng hợp, kiểm tra bảng tính hệ số lương, hệ phụ cấp, phương pháp tính và đối chiếu với mức được hưởng trong tháng (số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp) tối đa không quá 60% so với dự toán được duyệt theo quý (Thông tư số 172/2009/TT-BTC).
Kiểm soát chi tiền trợ cấp thôi việc theo chế độ
Thủ tục để kiểm soát chi này là quyết định thôi việc của thủ trưởng, quyết định nghỉ chế độ hưu trí, đối chiếu với quy định theo hướng dẫn của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản có liên quan, đối chiếu với Qui chế chi tiêu nội bộ, xác định số năm công tác, mức trợ cấp được hưởng, kiểm tra các phép tính tránh nhầm lẫn, sai sót.
Kiểm soát chi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học
Thủ tục kiểm soát chi nội dung này là căn cứ vào quyết định công nhận sáng kiến do Giám đốc Trung tâm là chủ tịch Hội đồng thi đua ban hành kèm theo các mức thưởng, hỗ trợ theo quy chế chi tiêu nội bộ. Với mục đích khuyến khích cán bộ nhân viên có những sáng kiến cải tiến kỹ thuật và thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học theo cấp Trung tâm nhằm đưa ra các phương pháp điều trị mới có hiệu quả đối với một số loại bệnh và các sáng kiến cải tiến các khâu thủ tục hành chính, lãnh đạo Trung tâm quyết định hỗ trợ cho các cán bộ nhân viên có các đề tài nghiên cứu khoa học và sáng kiến kỹ thuật được xếp loại theo đánh giá của Hội đồng khoa học tại Trung tâm.
Nhận xét công tác kiểm soát đối với nhóm chi cho cá nhân
Các khoản chi cho cá nhân chiếm tỷ trọng trên 30% trên tổng kinh phí ngân sách cấp chi thường xuyên, nhưng chưa được kiểm soát chặt chẽ dễ xảy ra sai sót, không trung thực trong quá trình chấm công. Bảng chấm công thể hiện hầu như tất cả cán bộ viên chức (CBVC) đều đủ ngày công để được hưởng lương đủ tháng (thực tế trong tháng có nhiều ngày nghỉ việc riêng nhưng vẫn được chấm công), chưa kiểm soát được kết quả tính toán do quá trình tính lương hoàn toàn bằng thủ công. Thông tin hoàn chỉnh thủ tục trả lương chậm, thường bị sai sót phải tính lại nhiều lần, thực tế tại Trung tâm thường xảy ra sai sót trong việc cập nhật các dữ liệu về nhân sự như sai sót về chức danh, chức vụ, cấp bậc, sửa đổi không kịp thời với những thay đổi về nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, giảm lương…), việc chấm công
không chính xác làm ảnh hưởng đến tiền lương và nhiều khoản chi khác cho cá nhân.
Phương pháp phân phối thu nhập tăng thêm còn mang tính bình quân, không kích thích năng suất lao động, là một nghịch lý trong phân phối thu nhập và chắc chắn sẽ là hạn chế không nhỏ trong công tác thu hút cán bộ trẻ có năng lực.
Đối với các khoản chi như, trợ cấp thôi việc, tàu xe phép năm, nước uống, thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học Trung tâm thực hiện đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ, phù hợp với quy định của pháp luật.
2.6.1.2. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm soát việc mua thuốc, hóa chất, vật tư y tế (gọi tắt là vật tư, hàng hoá)
Theo quy định của Bộ Y tế, Trung tâm được tổ chức mua vật tư, thuốc, hoá chất đối với những loại thuốc có trong danh mục đấu thầu của Sở Y tế, có giá trị đến 200 triệu/lần
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua thuốc, hoá chất, vật tư y tế
(1) Các khoa chuyên môn lập dự trù, khoa Dược tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt và liên hệ với đơn vị cung cấp để thực hiện việc mua hàng (Phụ lục 2.1 và 2.2)
(2) Bộ phận cung ứng tổ chức mua hàng
(3) Hàng nhập kho, vật tư, hàng hóa do đơn vị cung cấp chuyển đến được khoa Dược nhập kho và quản lý, khoa Dược lập phiếu nhập kho (kèm theo hoá đơn mua hàng), trình lãnh đạo duyệt cho hàng nhập kho. Sau đó, chuyển hóa đơn về bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán.
Các khoa, phòng Khoa Dược
Bộ phận kế toán Thủ trưởng đơn vị
(1)
(3) (4)
Đơn vị cung cấp (2)
(4) Bộ phận kế toán lập chứng từ thanh toán trình thủ trưởng phê duyệt thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Căn cứ để kiểm soát khoản chi mua mua vật tư, thuốc, hoá chất là đối chiếu Bảng tổng hợp dự trù danh mục thuốc cần sử dụng trong kỳ với danh mục số lượng thuốc dự trù mua phải dưới mức tồn kho quy định (xác nhận của thủ kho dược).
Khi sản phẩn nhập kho phải kiểm tra số lượng, qui cách, xuất xứ, hạn sử dụng, đối chiếu đơn giá tại báo giá với đơn giá tại hoá đơn xuất hàng và phải thanh toán qua ngân hàng.
Kiểm soát việc xuất vật tư, hàng hoá
Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất vật tư, thuốc, hóa chất
(1) Các khoa chuyên môn lập Phiếu lĩnh vật tư, hàng hóa sử dụng trong tháng chuyển về khoa Dược.
(2) Khoa Dược trình thủ trưởng đơn vị ký phê duyệt và xuất hàng cho các khoa chuyên môn sử dụng.
(3) Khoa Dược chuyển cho kế toán theo dõi quyết toán
Cuối tháng các khoa chuyên môn lập bảng báo cáo sử dụng thuốc và vật tư tiêu hao gửi khoa Dược làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Cuối quý, khoa Dược gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán để quyết toán.
Trung tâm chưa lập định mức sử dụng thuốc, vật tư tiêu hao sử dụng cho từng dịch vụ kỹ thuật y tế như, dịch vụ XNCLS, dịch vụ phẫu thuật nội soi các loại, dịch vụ mổ đẻ…nên khi xuất vật tư tiêu hao không căn cứ vào định mức mà chỉ xuất theo thực tế.
Khoa chuyên môn Khoa Dược
Bộ phận Kế toán Thủ trưởng duyệt
(1)
(2) (3)
Việc kiểm soát xuất vật tư, thuốc, hoá chất thông qua kiểm tra nội dung ghi chép và theo dõi việc xuất dùng phải tiến hành đồng thời giữa thủ kho và kế toán dược, kiểm tra nội dung ghi chép cả về số lượng, giá trị, tên thuốc, số lượng xuất tránh nhầm lẫn và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Nhận xét về kiểm soát nhóm chi mua và xuất vật tư, hàng hoá
Đây là nhóm chi chủ yếu của đơn vị, chiếm tỷ trọng trên 53%/ tổng thu ngân sách và thu sự nghiệp (không kể thu hoạt động liên doanh) và có nhiều khả năng xảy ra sai sót, gian lận làm giảm chất lượng và số lượng sản phẩm; dễ nảy sinh tiêu cực làm ảnh hưởng đến uy tín của Trung tâm và chất lượng KCB. Tuy nhiên với quy trình mua hàng trên dễ dàng nhận thấy không thể kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu cung ứng tổ chức mua hàng, thể hiện sự không công khai, minh bạch trong việc chọn đơn vị cung cấp. Việc theo dõi, cung ứng, quản lý đều do khoa Dược trực tiếp làm việc với lãnh đạo và đơn vị cung ứng, Kế toán chỉ làm thủ tục thanh toán tiền cho đơn vị cung ứng, theo dõi công nợ (nếu có) và không tham gia bất kỳ công đoạn nào nên việc chi mua, xuất dùng không kiểm soát được.
Mặc khác, Trung tâm chưa xây dựng định mức vật tư tiêu hao sử dụng cho từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế. Do đặc thù của các đơn vị y tế là các loại vật tư tiêu hao, thuốc thiết yếu và hóa chất sử dụng cho một số dịch vụ kỹ thuật rất nhiều chủng loại rất khó đo lường nên dễ xảy ra sai sót và gian lận. Tuy nhiên, công tác này cần có thời gian nghiên cứu để xây dựng thông tin về một quy trình hoàn chỉnh nhằm kiểm soát hiệu quả mục chi này.
2.6.1.3. Kiểm soát chi mua trang phục, tài kiệu dùng cho công tác chuyên môn
Căn cứ để kiểm soát nhóm chi này là giấy đề nghị sử dụng của mỗi khoa phòng và chỉ tiêu kế hoạch giao cho tuyến quận, huyện. Đối chiếu giấy đề nghị với bảng tổng hợp do bộ phận TC-HC lập trình lãnh đạo phê duyệt, kiểm tra việc khảo
sát giá, số lượng, quy cách (nếu có) và kiểm tra việc ký nhận của các đối tượng được cấp phát.
2.6.1.4. Kiểm soát chi dịch vụ công cộng, truyền thông - liên lạc Kiểm soát chi điện, nước, rác thải
Căn cứ để kiểm soát là hóa đơn tiền điện, tiền nước, rác thải…thể hiện trên hóa đơn số kw điện, số m3 nước sử dụng và số Kg rác thải thực tế… Nhà cung cấp lập Uỷ nhiệm chi thanh toán qua kho bạc.
Kiểm soát chi nhiên liệu
Chứng từ thanh toán là phiếu điều xe do bộ phận TC-HC lập (lái xe thực hiện), cuối tháng lái xe ghi số km đã thực hiện vào Phiếu điều xe và tổng hợp các phiếu điều xe chuyển sang bộ phận kế toán để thanh toán. Số nhiên liệu thực sử dụng theo đề nghị của lái xe, bộ phận kế toán thanh toán theo phê duyệt, không có định mức tiêu hao nhiên liệu để đối chiếu và kiểm soát.
Việc kiểm soát thông qua nội dung thực hiện tại phiếu điều xe (ngày giờ đi, số Km) đối chiếu với bảng kê chứng từ của lái xe. Do đơn vị chưa lập định mức sử dụng nhiên liệu nên không thể đối chiếu tương ứng km với số nhiên liệu tiêu hao.
Nếu có định mức nhiên liệu sẽ căn cứ vào định mức để kiểm soát xác định số nhiên liệu tiêu hao và thanh toán theo đơn giá ghi trên hoá đơn.
Kiểm soát chi mua vật tư văn phòng phẩm
Đối với khoản chi văn phòng phẩm, thủ tục chi là bảng dự trù các loại văn phòng phẩm, vật tư văn phòng của các phòng, ban gửi về bộ phận kế toán, kế toán tổng hợp trình lãnh đạo ký duyệt, tiến hành mua và phân phối cho các phòng theo dự trù ban đầu, Trung tâm chưa có quy định kiểm soát sử dụng và tiết kiệm.
Căn cứ để kiểm soát khoản chi mua vật tư văn phòng phẩm là đối chiếu dự trù của các khoa phòng với mức quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ và bảng tổng hợp do bộ phận TC-HC lập trình lãnh đạo phê duyệt, đối chiếu với số lượng, đơn giá ghi trên hoá đơn của đơn vị cung cấp, kiểm tra việc ký nhận của các đối tượng được cung cấp.
Kiểm soát chi tuyên truyền liên lạc