CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG
3.3. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát
3.3.1. Hoàn thiện kiểm soát nhóm chi thanh toán cho cá nhân 3.3.1.1. Hoàn thiện kiểm soát chi tiền lương, tiền công
Nhiều khoản chi trả cho cá nhân phụ thuộc vào bảng chấm công của từng bộ phận. Tuy nhiên, tại Trung tâm không kiểm soát đối chiếu việc chấm công nên thực tế đã ảnh hưởng đến tiền lương, tiền khoán công tác phí, tiền cơm trực và tiền độc hại, vì các khoản chi đều căn cứ vào bảng chấm công để thanh toán.
Công tác kiểm soát chấm công ngay từ các khoa, phòng theo phương thức giám sát và đối chiếu, ví dụ: hàng tháng, kế toán tiền lương kiểm tra bảng chấm công, phải đối chiếu sổ theo dõi các ngày nghỉ của từng nhân viên khoa, phòng để xác định đúng ngày công thực tế. Bảng chấm công do từng khoa (phòng) lập ra phải được trưởng khoa ký xác nhận và chịu trách nhiệm, nếu có sự thay đổi bảng chấm công cũng phải có ký xác nhận của trưởng khoa, kế toán tiền lương phải thường xuyên kiểm soát và cập nhật tình hình nhân sự biến động trong tháng, kiểm tra, đối chiếu việc tính toán trước khi trình lãnh đạo ký duyệt
3.3.1.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thu nhập tăng thêm
Việc kiểm soát tiến hành song song với việc thực thi nhiệm vụ hàng ngày của mỗi nhân viên trong toàn đơn vị, luôn giám sát, phát hiện những vi phạm qui chế của cơ quan như, đi trễ, về sớm, nghỉ việc riêng nhưng vẫn chấm công, vi phạm qui tắc ứng xử giữa thầy thuốc với bệnh nhân, có dấu hiệu tiêu cực trong việc KCB…để nhận xét, bình bầu thi đua hàng tháng, quý, đối chiếu hệ số công việc và hệ số thi đua của từng nhân viên và kiểm tra phưong pháp phân chia.
Tại Trung tâm, phương pháp phân phối thu nhập tăng thêm chia theo tỉ lệ hệ số lương cơ bản và hệ số phụ cấp. Đây là một nghịch lý trong kích thích năng suất lao động và là hạn chế không nhỏ trong công tác thu hút cán bộ trẻ có năng lực ( thực tế tại đơn vị, hệ số lương cơ bản của một y tá cao hơn nhiều lần hệ số lương của 1 bác sĩ có năng lực mới ra trường).
Mục tiêu của quy trình, thực hiện theo nguyên tắc quyền lợi tỉ lệ thuận với hiệu quả lao động, khuyến khích người lao động tăng năng suất, tăng chất lượng phục vụ, tiết kiệm chi, tăng thu và đem lại lợi ích cao nhất cho toàn Trung tâm.
Muốn vậy, Trung tâm cần thay đổi quy trình thực hiện phân phối thu nhập tăng thêm thông qua việc xây dựng hệ số công việc để xác định mức độ công việc của cá nhân, từng nhóm công việc
Bước 1: Hội đồng Thi đua của Trung tâm căn cứ vào chức vụ, chức danh để thiết lập và ban hành Hệ số công việc (HSCV) của từng nhóm công việc, đưa ra Hội nghị CBCC để tham gia, sau đó phê duyệt và triển khai thực hiện. Hệ số này áp dụng cho nhân viên Trung tâm đã được xét tuyển viên chức, không áp dụng đối với nhân viên hợp đồng. Giữ nguyên Hệ số xếp loại thi đua mà Trung tâm đã áp dụng:
(xếp loại A= Hệ số 1; xếp loại B= Hệ số 0,8; xếp loại C = Hệ số 0,6).
Luận văn đề xuất hệ số công việc cho toàn Trung tâm theo bảng dưới đây Bảng 3.1. Hệ số công việc áp dụng để chi thu nhập tăng thêm
STT Chức vụ, chức danh Hệ số công việc
01 Giám đốc 2,0
02 Các phó giám đốc 1,8
03 Bác sĩ, Dược sĩ là Trưởng khoa 1,6
04 Bác sĩ, Dược sĩ là Chuyên khoa 2 1,6
05 Bác sĩ, Dược sĩ là Chuyên khoa 1 1,5
06 Cử nhân là Trưởng phòng 1,4
07 Bác sĩ, Dược sĩ là phó khoa 1,2
08 Cử nhân là Phó phòng, Điều dưỡng trưởng 1,1
09 Bác sĩ là nhân viên 0,9
10 Cử nhân là nhân viên, cán bộ điều dưỡng 0,8
11 Trung cấp chuyên môn ngành y tế 0,6
12 Trung cấp chuyên môn ngoài ngành y tế và Hộ lý 0,4
13 Lái xe, bảo vệ…. 0,3
Bước 2: Các khoa phòng và Hội đồng thi đua của Trung tâm bình xét thi đua của nhân viên dựa vào số lượng công việc đã phân công và kết quả công việc đã thực hiện trong từng tháng, quý để xếp loại thi đua (A, B, C).
Bước 3: Hằng tháng, bộ phận Kế toán xác định tổng số thu nhập tăng thêm trong tháng, quý trình giám đốc phê duyệt.
Bước 4: Kế toán tiền lương căn cứ HSCV và HSTĐ tính thu nhập tăng thêm cho từng nhân viên theo công thức: Tổng thu nhập tăng thêm được trích trong (tháng, quý) chia (:) Tổng Hệ số công việc và hệ số thi đua (tháng, quý) nhân (x) hệ số (công việc + thi đua) của từng cá nhân.
Giả định: Tổng thu nhập tăng thêm tháng Y (theo báo cáo của bộ phận Kế toán) là: 1.000.000.000đ; Tổng hệ số công việc và hệ số thi đua tháng Y là: 1.000 đơn vị
Theo cách tính trên thì thu nhập tăng thêm của một trưởng phòng T Xếp loại A: (1,4+1,0) x 1.000.000 = 2.400.000đ
Xếp loại B: (1,4+0,8) x 1.000.000 = 2.200.000đ Xếp loại C: (1,4+0,6) x 1.000.000 = 2.000.000đ
Thu nhập tăng thêm của Điều dưỡng trưởng X và Phó trưởng phòng C Xếp loại A: (1,1+1,0) x 1.000.000 = 2.100.000đ
Xếp loại B: (1,1+0,8) x 1.000.000 = 1.900.000đ Xếp loại C: (1,1+0,6) x 1.000.000 = 1.700.000đ
Bước 5: Bộ phận TC-HC tổng hợp, trình giám đốc phê duyệt, chuyển bộ phận Kế toán lập thủ tục chi cho nhân viên toàn Trung tâm (qua thẻ ATM) và hạch toán, ghi sổ theo quy định
Với phương pháp này, dễ dàng nhận thấy sự hợp lý (tương đối) trong việc phân phối thu nhập tăng thêm tại đơn vị, thể hiện hiệu quả lao động của từng nhân viên theo sự phân công công việc.
3.3.2. Kiểm soát việc quản lý, sử dụng TSCĐ, CC-DC
3.3.2.1. Kiểm soát việc theo dõi quản lý, sử dụng TSCĐ
Hoàn thiện việc kiểm soát về quản lí, sử dụng TSCĐ cần yêu cầu bộ phận Kế toán phải lập hồ sơ riêng cho từng tài sản gồm, biên bản giao nhận TCSĐ, hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ khác có liên quan. Kiểm soát việc phân loại, đánh số và lập thẻ TSCĐ theo mẫu quy định của Bộ Tài chính nhằm kiểm tra linh kiện, phụ tùng kèm theo, tránh thất thoát trong quá trình sử dụng và điều chuyển, sửa chữa hoặc đề xuất mua mới.
3.3.2.2. Kiểm soát tài sản cố định theo đơn vị sử dụng
Tại Trung tâm, việc điều động TSCĐ cố định từ khoa này sang khoa khác hoặc từ phòng này sang phòng khác theo chỉ đạo của lãnh đạo (không có văn bản) và chỉ theo dõi sổ tay của người phụ trách tài sản, không lập phiếu đề xuất dịch chuyển, điều động làm cho việc theo dõi tài sản gặp nhiều bất cập; ví dụ khi kiểm kê tài sản không biết tài sản ở đâu để kiểm kê và quá trình dịch chuyển dễ xảy ra hư hỏng, mất phụ kiện.
Để kiểm soát việc theo dõi tài sản đúng theo quy định về quản lý tài sản công của Bộ Tài chính, trong quá trình sử dụng nếu tài sản được điều động, chuyển từ khoa này sang khoa khác cần tạo lập thông tin để kiểm soát theo quy trình: Các khoa, phòng cần chuyển TSCĐ đi, đến phải có giấy đề xuất có xác nhận của khoa Dược (đối với tài sản sử dụng cho chuyên môn) hoặc bộ phận TC-HC (đối với tài sản sử dụng hành chính) và phê duyệt của giám đốc. Kiểm tra nơi chuyển đi, đến phù hợp với nội dung đề xuất, kiểm tra linh kiện, phụ kiện kèm theo của từng tài sản. Sau khi thực hiện, kiểm tra việc theo dõi, ghi sổ và lưu phiếu đề xuất tại bộ phận Kế toán.(Mẫu 3.2)
3.3.2.3. Kiểm soát việc quản lý CC- DC đã hết giá trị phân bổ
Trung tâm không theo dõi phế liệu thu hồi đối với CCDC đã hết giá trị phân bổ. Theo quy định về quản lý, sử dụng CCDC thì tất cả CC-DC đã phân bổ hết giá trị như xô nhựa, giường bệnh, nệm, tủ sắt của phòng bệnh nhân, tủ giữ lạnh, thùng đựng rác…phải theo dõi và tổ chức thanh lý đúng kỳ hạn để thu hồi phế liệu hỏng làm mất vệ sinh nơi KCB, ảnh hưởng đến cảnh quan môi trường của Trung tâm.
Việc tăng cường kiểm soát nhằm tránh tình trạng tuỳ tiện thu tiền bán phế liệu của các khoa, phòng. Cần quy định CC-DC đã hết giá trị phân bổ, không còn sử dụng phải được tập kết đúng địa điểm quy định, không làm ảnh hưởng đến cảnh quan môi trường của đơn vị, kiểm soát việc lập biên bản khi tổ chức thanh lý, nếu bán phải kiểm tra phiếu thu tiền.
Việc tổ chức thanh lý theo các bước
Bước 1: Cuối quý hoặc 6 tháng, các phòng, khoa sử dụng CC-DC lập phiếu đề nghị thanh lý CC-DC gửi bộ phận TC-HC; bộ phận này tổng hợp chuyển bộ phận Kế toán đối chiếu giá trị, kiểm tra số lượng, ghi sổ theo dõi CC-DC;
Bước 2: Bộ phận TC-HC tổ chức thanh lý, lập Biên bản thanh lý (nội dung biên bản ghi rõ thành phần, số lượng CC-DC hủy hay bán phế liệu, số tiền bán được), sau đó chuyển biên bản cho bộ phận Kế toán trình lãnh đạo ký, lập thủ tục thu tiền ghi tăng Quỹ phúc lợi hoặc chuyển cho công đoàn quản lý, sử dụng.
3.3.3. Kiểm soát khoản chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ, CC-DC
Việc sửa chữa xe ô tô thường do lái xe tự đưa đến xưởng sửa chữa rồi báo về bộ phận TC-HC, sau đó làm thủ tục báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và bộ phận Kế toán, đặt lãnh đạo và bộ phận Kế toán vào chuyện đã rồi không có cơ sở kiểm soát;
thiết bị tin học cũng tương tự, khi có sự cố hỏng hóc về máy, nhân viên sử dụng tự liên hệ với đơn vị sửa chữa, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển kế toán thanh toán. Cách làm này dễ dẫn đến tình trạng không trung thực giữa nhân viên sử dụng với đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc kê khối lượng công việc sửa chữa.
Với mục tiêu giảm bớt rủi ro, ngăn chặn gian lận và có cơ sở kiểm soát nội dung, khối lượng công việc sửa chữa thường xuyên tài sản và CC-DC văn phòng, Luận văn đề xuất quy trình kiểm soát chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ và CC-DC.
Bước 1: Lái xe và các khoa phòng lập đề xuất sửa chữa khi có tài sản cố định bị hư hỏng gửi về bộ phận TC-HC hoặc khoa Dược.
Bước 2: Bộ phận TC-HC (khoa Dược) phối hợp với bộ phận Kế toán và kỹ thuật chuyên môn kiểm tra thực tế, xem xét mức độ hư hỏng, chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, khảo sát giá sửa chữa và lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt cho sửa chữa.
Bước 3: Bộ phận TC-HC và khoa Dược theo dõi thực hiện, nghiệm thu công việc đã thực hiện, xác nhận và chuyển cho bộ phận Kế toán.
Bước 4: Các đơn vị cung ứng dịch vụ cung cấp các thông tin chứng từ hợp pháp để thanh toán. Kế toán lập các thủ tục thanh toán theo quy định, trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt thanh toán và ghi sổ kế toán.
Với quy trình trên, thể hiện việc kiểm soát ngay sau khi có đề xuất của bộ phận sử dụng, có sự kiểm tra, đối chiếu mức độ hư hỏng của chuyên gia kỹ thuật và giám sát của bộ phận Kế toán. Việc sửa chữa được thực hiện công khai, minh bạch, có sự giám sát của khoa phụ trách, có sự phối hợp kiểm tra, xác nhận mức độ hư hỏng, khối lượng sửa chữa, thực hiện chi trả đúng người, đúng việc, kiểm soát và ngăn chặn sự gian lận giữa người quản lý tài sản với đơn vị cung cấp dịch vụ.
3.3.4. Hoàn thiện kiểm soát nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn
Đây là nhóm chi chủ yếu, có tỉ trọng cao so với tổng chi của Trung tâm và cũng là nhóm chi có nhiều khả năng xảy ra sai sót, tiêu cực, gian lận để hưởng chênh lệch giữa người mua và đơn vị cung ứng làm giảm chất lượng và số lượng sản phẩm; thất thoát tiền mặt nhưng chưa được kiểm soát chặt chẽ do trong suốt quá trình cung ứng không có sự tham gia của bộ phận Kế toán.
Để kiểm soát việc mua thuốc, hóa chất, vật tư y tế thì việc cung ứng phải có sự tham gia của bộ phận Kế toán, phải tổ chức thực hiện kiểm tra, đối chiếu số lượng thực nhận và số lượng thực dùng dựa trên 3 đối chiếu Kế toán - khoa Dược - khoa sử dụng.
3.3.4.1. Hoàn thiện quy trình kiểm soát mua vật tư, thuốc thiết yếu
Tuy Trung tâm có thẩm quyền mua các loại thuốc có trong danh mục đã được đấu thầu của cấp có thẩm quyền giá trị đến 200 triệu/lần mua, nhưng để thể hiện công khai, minh bạch thì cần phải tổ chức chọn đơn vị cung cấp theo hình thức báo giá cạnh tranh: đơn vị cung cấp gửi báo giá (niêm phong), Trung tâm lập Biên bản mở, chọn, sau đó lập thủ tục mua theo quy định. Việc kiểm soát thiết lập theo các bước
Bước 1: Kiểm soát ngay khi khoa, phòng lập Dự trù danh mục thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao cần thiết đủ để sử dụng trong tháng, đối chiếu các chỉ tiêu: tên thuốc, hàm lượng, đơn vị tính, nơi sản xuất, số lượng tồn đầu tháng, số lượng đã dùng trong tháng trước và số lượng dự trù sử dụng trong tháng trước khi khoa Dược trình giám đốc phê duyệt.
Bước 2: Giao khoa Dược kiểm soát danh mục hàng, nếu mặt hàng nào có trong Danh mục đã được Sở Y tế đấu thầu thì mua theo giá và đơn vị cung cấp đã trúng thầu; nếu mặt hàng nào không có trong Danh mục đấu thầu của Sở y tế thì tham khảo giá thị trường, lập Bảng tổng hợp dự trù của các khoa phòng và đề xuất đơn vị cung cấp.
Bước 3: Kiểm soát việc lựa chọn đơn vị cung cấp theo hình thức báo giá cạnh tranh theo giá thuốc thấp nhất, kiểm tra, so sánh qui cách sản phẩm, nước sản xuất và đơn giá sản phẩm. Kiểm tra việc lập biên bản mở xét chọn đơn vị cung cấp
chú ý về thời gian và tên đơn vị trúng thầu. Kế toán đối chiếu sổ tổng hợp của khoa Dược đúng với dự trù mua hàng đúng với danh mục, số lượng, giá. Sau khi kiểm soát, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển khoa Dược tiến hành mua hàng theo dự trù đã được phê duyệt.
3.3.4.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nhập, vật tư, thuốc thiết yếu
Bước 1: Kiểm soát việc khoa Dược lập Phiếu nhập kho theo mẫu quy định của Bộ Tài chính kèm theo Biên bản kiểm nhập hàng hóa (Phụ lục 3.1) bộ phận Kế toán đối chiếu nhãn hiệu, quy cách, số lượng, hạn sử dụng giữa nội dung biên bản trúng thầu với hoá đơn thực xuất, ký và trình lãnh đạo ký duyệt.
Bước 2 : Kiểm soát thực tế thuốc sử dụng trong tuần, tháng, quý: yêu cầu từng khoa chuyên môn lập Báo cáo nhanh tình hình sử dụng thuốc và vật tư tiêu hao trong tuần (Phụ lục 3.2), đồng thời kiểm soát việc lập Phiếu lĩnh thuốc và vật tư tiêu hao (Phụ lục 3.3), kiểm tra việc khoa Dược lập phiếu xuất kho cấp tạm ứng (theo mẫu quy định của Bộ Tài chính), bộ phận Kế toán kiểm soát và ký vào phiếu xuất kho trước khi trình lãnh đạo ký duyệt và kiểm soát việc tổng hợp chứng từ nhập, xuất, quyết toán và lưu trữ tại bộ phận Kế toán.
3.3.4.3. Xây dựng định mức tiêu hao thuốc thiết yếu
Mục đích: Tại Trung tâm, thuốc thiết yếu, vật tư tiêu hao sử dụng mỗi loại dịch vụ y tế thực hiện theo đề xuất bởi khả năng chuyên môn của nhân viên, chưa có một định mức cụ thể. Luận văn đề xuất xây dựng định mức thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao sử dụng trong từng loại hình dịch vụ kỹ thuật y tế để làm căn cứ thanh toán, nhằm tránh việc đã sử dụng cho liên doanh nhưng nhà nước phải chi trả (thông qua cơ quan Bảo hiểm y tế).
Nội dung quy trình: Thành lập Hội đồng chuyên môn của Trung tâm bao gồm các thành viên: Giám đốc (Chủ tịch Hội đồng), Phó giám đốc phụ trách chuyên môn, Trưởng phòng TC-HC-KT, Trưởng khoa Dược, Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp, các Trưởng khoa chuyên môn và điều dưỡng trưởng.
Hội đồng xác định danh mục thuốc và vật tư tiêu hao dùng cho từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế.
Cử một cán bộ điều dưỡng có trình độ chuyên môn giỏi và một cán bộ điều dưỡng có trình độ trung bình thực hiện một ca kỹ thuật chuyên môn trên bệnh nhân, xác định số lượng vật tư tiêu hao sử dụng thực tế, lần lượt như vậy cho đến hết các loại dịch vụ kỹ thuật của Trung tâm như mổ ruột thừa, mổ u nang buồng trứng, mổ viêm tai, mổ nội soi các loại, siêu âm màu…
Hội đồng họp và xác định định mức hợp lý dựa trên thực tế sử dụng thuốc và vật tư tiêu hao của các điều dưỡng thực hiện sau đó ký ban hành Định mức thuốc và vật tư y tế tiêu hao sử dụng cho tất cả các loại dịch vụ KCB tại Trung tâm làm căn cứ để thanh quyết toán số lượng thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao đã sử dụng.
3.3.4.4. Hoàn thiện quy trình kiểm soát sử dụng vật tư, thuốc thiết yếu Bước 1: Căn cứ để kiểm soát là yêu cầu vào ngày 26 mỗi tháng, mỗi khoa chuyên môn căn cứ số lượng ca dịch vụ y tế thực hiện trong tháng, nhân (x) với định mức thuốc thiết yếu và vật tư tiêu hao, đối chiếu với số liệu thực tế sử dụng và lập Báo cáo tình hình sử dụng thuốc và vật tư tiêu hao (Phụ lục 3.2) có chữ ký của điều dưỡng trưởng và trưởng khoa, chuyển về khoa Dược.
Bước 2: Kiểm soát việc tổng hợp của khoa Dược, đối chiếu với số liệu báo cáo của các khoa chuyên môn về tình hình sử dụng thuốc và vật tư tiêu hao trong tháng của toàn Trung tâm chuyển về bộ phận kế toán.
Bước 3: bộ phận Kế toán kiểm soát căn cứ định mức đã thiết lập, đối chiếu số liệu báo cáo tình hình sử dụng thuốc và vật tư của khoa Dược với số liệu cung cấp các dịch vụ trong tháng của các khoa và số thu viện phí, thu bảo hiểm y tế để kiểm soát tính phù hợp giữa số lượng nhập và xuất.
Kiểm soát việc sử dụng thuốc, hoá chất sẽ căn cứ vào định mức đã xây dựng, kiểm tra việc hàng tháng các khoa, phòng lập báo cáo tình hình sử dụng thuốc, đối chiếu nội dung sử dụng, kiểm tra việc theo dõi sử dụng từng hoạt động. Định mức trên là cơ sở đòn bẩy cho việc tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập cho người lao động.
Áp dụng các quy trình kiểm soát mua, quản lý, sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế như đề xuất trên, khoa Dược của Trung tâm sẽ có cơ sở để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý thuốc, hóa chất sử dụng cho bệnh nhân, các quy trình trên sẽ giúp