CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC ĐỘI NGŨ KIỂM SOÁT HẢI
3.2. Một số giải pháp nâng cao năng lực đội ngũ KSHQ tại Cục Hải quan Hải Phòng
3.2.1. Phân tích công việc và xác định tiêu chuẩn chức danh công chức
Việc xác định tiêu chuẩn phải phù hợp với từng vị trí công tác của đơn vị KSHQ. Qua nghiên cứu, hiện nay ở Cục Hải quan chưa thực hiện tốt việc phân tích công việc trong các đơn vị trực thuộc, chưa xây dựng được “bản mô tả công việc”
chưa có “bản tiêu chuẩn chức danh công chức”, dẫn đến việc cán bộ không nắm được đầy đủ công việc mình phải đảm nhận và trách nhiệm của mình ra sao đối với công việc. Do vậy cần phải phân tích công việc và xác định tiêu chuẩn chức danh công chức trong đội ngũ KSHQ thực hiện như sau:
3.2.1.1. Xác định mục tiêu hoạt động của toàn bộ hệ thống
Các đơn vị thực hiện KSHQ cần xác định các mục tiêu hoạt động một cách cụ thể. Bên cạnh các mục tiêu Cục Hải quan Hải Phòng chỉ đạo, các đơn vị KSHQ phải xác định mục tiêu công việc cho đơn vị mình phù hợp với chiến lược phát triển chung. Chính vì thế, cần phải xác định một cách chính xác các mục tiêu của hệ thống, vai trò và vị trí của các mục tiêu đó, mức độ quan trọng và cấp thiết của từng mục tiêu. Để xác định được một cách chính xác các mục tiêu hoạt động của hệ thống phải dựa vào:
- Các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước cũng như Cục Hải quan Hải Phòng về phát triển kinh tế - xã hội hiện tại và những năm tiếp theo.
- Kế hoạch hành động và phát triển đội ngũ, mà Cục Hải quan Hải Phòng đã được Tổng Cục phê duyệt.
- Kết quả phân tích tình hình thực tiễn diễn ra rất phức tạp trên địa bàn quản lý.
Từ những căn cứ trên, phải xác định được những mục tiêu mà đơn vị cần đạt được, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lược dài hạn nhất... tuy nhiên các mục tiêu này luôn cần được tham chiếu đến các mục tiêu, chính sách tầm vĩ mô của Đảng và Nhà nước để phù hợp với hoạt động chung của toàn bộ hệ thống hành chính, tận dụng được những cơ hội và tránh được những rủi ro do không phù hợp với sự phát triển chung gây ra.
3.2.1.2. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc nhằm đạt được các mục tiêu của hệ thống, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh cán bộ, hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Xuất phát từ các mục tiêu cần phải đạt được, phải xây dựng hệ thống công
việc của đội ngũ KSHQ. Mục tiêu của đơn vị sẽ được cụ thể hoá bằng các mục tiêu của các bộ phận chức năng và tiếp đó là mục tiêu của các công việc bên trong các bộ phận chức năng đó. Với hệ thống công việc hiện tại, tổ chức có thể thực hiện các hoạt động bổ sung, rút bớt các nhiệm vụ nhằm hoàn thiện hệ thống công việc trong khi vẫn có thể đạt được mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất. Để hệ thống công việc được xây dựng một cách hợp lý, cần thiết phải quan tâm đến một số điểm sau:
- Tất cả mục tiêu của đội ngũ KSHQ đều cần được quan tâm trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc. Điều này có nghĩa là mặc dù hệ thống công việc được xây dựng đảm bảo vừa có thể đạt được các mục tiêu quan trọng và cấp thiết vừa đảm bảo các các mục tiêu thứ yếu cũng có thể được thực hiện thông qua hệ thống công việc đó.
- Các công việc trong hệ thống phải đảm bảo bao quát được mục tiêu cần thực hiện, đặc biệt là đối với các mục tiêu quan trọng song không được chồng chéo hoặc phân chia trách nhiệm không đồng đều.
- Các công việc phải đảm bảo sử dụng được một cách hợp lý các nguồn lực hiện tại của tổ chức (con người, tài chính...).
- Các công việc được xây dựng trên quan điểm hiện đại, tiên tiến, đảm bảo có thể được thay đổi để thích nghi với những yêu cầu mới của xã hội.
3.2.1.3. Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin để phục vụ cho việc phân tích công việc là việc cần thiết.
Mặc dù thông tin cần thu thập có càng nhiều thì việc phân tích công việc càng được thực hiện tốt. Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tuỳ thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin như quỹ thời gian, ngân sách... Nói chung, để làm rõ bản chất của một công việc cụ thể cần phải thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động cần có để thực hiện công việc, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc. Đây là loại thông tin đặc biệt có vai trò quyết định đến chất lượng của phân tích công việc nên phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót những gì mà người cán bộ cần phải làm, các trách nhiệm cần
phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, kể cả hao phí thời gian (ước tính) để thực hện từng nhiệm vụ đó.
3.2.1.4. Xây dựng “Bản mô tả công việc”
Từ những thông tin thu thập được, xây dựng “bản mô tả công việc”, dưới dạng một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
1. Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương... ngoài ra có thể có một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.
2. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
3. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Tuy nhiên, việc thực hiện mô tả công việc cần được trình bày một cách toàn diện với những tiêu chuẩn chung thống nhất.
3.2.1.5. Xây dựng “Bản tiêu chuẩn chức danh công chức”
Khi xây dựng bản mô tả công việc, Đội KSHQ phải xây dựng "Bản tiêu chuẩn chức danh công chức” cho riêng mình. "Bản tiêu chuẩn chức danh công chức" là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với cán bộ công chức về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Tiêu chuẩn chức danh cán bộ công chức kiểm soát được xây dựng nhằm các mục đích sau:
- Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong công tác KSHQ.
- Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với công chức KSHQ.
- Là căn cứ để tổ chức thi tuyển, thi nâng bậc cho cán bộ KSHQ tại Cục Hải quan Hải Phòng.
- Là căn cứ, cơ sở để công chức KSHQ phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Một bản tiêu chuẩn chức danh KSHQ phải bao hàm các nội dung cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ chính trị - Tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng
- Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lý - Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Đối với các yêu cầu về trình độ chuyên môn, bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần đặc biệt quan tâm đến kiến thức, kỹ năng về quản lý hành chính công, sự hiểu biết về các chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Pháp luật của Nhà nước. Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh của công chức KSHQ cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Nắm giữ các vị trí càng cao thì đòi hỏi đối với các tiêu chuẩn càng phải cao.
- Yếu tố về đức (phẩm chất và trình độ chính trị, đạo đức cách mạng, tinh thần làm việc, đạo đức công việc) phải luôn được đề cao đối với mỗi công chức KSHQ.
- Các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được xác định một cách chính xác trên cơ sở công việc và thực hiện công việc song đảm bảo không bị lạc hậu trước những thay đổi do quá trình đổi mới đặt ra.