Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn tài sản cho doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường…Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hay ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (mẫu số 05-VT), xác định số chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
1.7.1.1. Kiểm nhận nguyên vật liệu trước khi nhập kho a. Trường hợp 1: Kiểm nhận phát hiện thừa
* Nếu nhập kho toàn bộ số hàng theo hóa đơn, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Giá trị số NVL thực nhập
Nợ TK 133 (1331) – Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn
Có TK 331,111,141,112 – Tổng số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn Có TK 338 (3381) - Số thừa chờ giải quyết (không có thuế GTGT) - Sau đó tuỳ từng nguyên nhân xử lý hàng thừa:
Nợ TK 338 (3381) - Trị giá NVL thừa
Có TK 152 - Bên bán giao nhầm, DN xuất kho trả lại
Có TK 711 - Không tìm ra nguyên nhân hoặc do thừa tự nhiên Nếu doanh nghiệp đồng ý mua luôn số hàng thừa, dựa vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ sung về số hàng thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3381) - Trị giá NVL thừa
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT tương ứng với số hàng thừa Có TK 111, 112, 331 - Tổng thanh toán số hàng thừa
* Nếu nhập kho theo số ghi trên hóa đơn Nợ TK 152 - Trị giá thực tế NVL nhập kho
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn Có TK 331, 141 - Trị giá thanh toán theo hóa đơn
Số thừa coi như giữ hộ người bán, ghi: Nợ TK 002 “Vật tư hàng hóa giữ hộ, nhận gia công”, khi xử lý ghi Có TK 002, đồng thời căn cứ vào cách xử lý để hạch toán như sau:
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung, ghi:
Nợ TK 152 - Trị giá NVL thừa (giá chưa thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào số hàng thừa
Có TK 331 - Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác.
Nợ TK 152 - Trị giá NVL thừa (giá chưa thuế GTGT)
Có TK 711 - Trị giá NVL thừa không rõ nguyên nhân b. Trường hợp 2: Kiểm nhận phát hiện thiếu
Kế toán chỉ ghi tăng giá trị NVL nhập kho đúng theo trị giá NVL thực nhận, ghi:
Nợ TK 152 - Trị giá thực tế nhập kho của số NVL thực nhập Nợ TK 138 (1381) - Trị giá NVL thiếu (giá chưa thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn
Có TK 331,111,112,… - Tổng số tiền thanh toán theo hóa đơn Sau đó căn cứ vào biên bản xử lý để phản ánh trị giá vật liệu thiếu vào các tài khoản có liên quan:
- Nếu hàng mất do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:
Nợ TK 111, 334, 138 (1388) - Phần tổ chức, cá nhân bồi thường Có TK 138 (1381) - Xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331) - Thuế GTGT của NVL thiếu - Khi xác định NVL thiếu liên quan đến nhà cung cấp + Nếu nhà cung cấp giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Trị giá NVL thiếu
+ Nếu nhà cung cấp không giao tiếp số hàng thiếu, bên bán lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho số hàng thiếu và giao cho bên mua. Kế toán bên mua căn cứ vào hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm, ghi:
Nợ TK 111,112, 331 - Số tiền người bán phải trả lại, giảm số tiền phải trả Có TK 138 (1381) - Xử lý số thiếu
Có TK 133 (1331) - Thuế GTGT giảm tương ứng với số NVL thiếu - Nếu không xác định được nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 632 - Trị giá NVL thiếu ghi nhận vào giá vốn của hàng tiêu thụ Có TK 138 (1381) - Xử lý số thiếu
1.7.1.2. Kiểm kê nguyên vật liệu trong kho
Mọi trường hợp thiếu hụt NVL trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy trìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
- Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:
+ Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán
+ Nếu giá trị NVL hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép kế toán ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK152- Nguyên vật liệu
+ Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381) - Phải thu khác (Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK152 - Nguyên vật liệu
+ Căn cứ vào quyết định xử lý hàng thiếu hụt, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388), 111, 334,… - Phần bắt bồi thường Nợ TK 632 - Nếu NVL hao hụt được tính vào chi phí
Có TK 138 (1381) - Giá trị NVL thiếu - Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa
+ Thừa trong định mức dư thừa tự nhiên:
Nợ TK 152 - Giá trị guyên vật liệu thừa Có TK 632 - Giảm giá vốn hàng bán
+ Nếu đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 338 (3388) -Trị giá NVL thừa phải trả cho các bên liên quan Có TK 111, 112 - Số tiền phải trả cho các bên liên quan
+ Nếu chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
Có TK 338 (3381) - Số thừa chờ giải quyết + Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3881) - Giá trị NVL thừa
Có TK 338 (3388) - Trị giá NVL thừa phải trả cho các bên liên quan Có TK 111, 112 - Số tiền phải trả cho các bên liên quan
Có TK 632 - Ghi giảm giá vốn hàng bán
+ Nếu nguyên vật liệu thừa xác định phải trả lại cho đơn vị khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì ghi: Nợ TK 002 “Vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công hộ”, khi xuất trả NVL ghi: Có TK 002
1.7.2. Đánh giá lại nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp đem nguyên vật liệu đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp giá NVL có biến động lớn.
- Khi đánh giá lại NVL, doanh nghiệp phải lập hội đồng đánh giá lại. Căn cứ vào biên bản đánh giá lại:
+ Nếu giá đánh giá lại cao hơn trị giá đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá tăng, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
+ Nếu giá đánh giá lại thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán thì số chênh lệch giá giảm, ghi:
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- Cuối năm tài chính, xử lý chênh lệch đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền:
+ Nếu chênh lệch tăng được quyết định bổ sung nguồn vốn kinh doanh, ghi:
Nợ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh.
+ Nếu khoản giảm được quyết định ghi giảm nguồn vốn kinh doanh, ghi:
Nợ TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản.