2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa
2.2.5. Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa
2.2.5.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Hạch toán chi tiết NVL là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song.
Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng NVL, thẻ này được mở một lần và dùng trong cả năm để theo dõi về số lượng tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL. Mỗi ngày thủ kho phải tính ra lượng nhập, xuất, tồn kho trên mỗi thẻ kho nhằm phục vụ cho công tác quản lý và lập kế hoạch thu mua của phòng cung ứng vật tư được chính xác và hiệu quả, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho nhân viên kế toán vật tư tiến hành hạch toán NVL. Ta có giao diện thẻ kho như sau:
Giao diện 2.8: Giao diện thẻ kho
Các số liệu cụ thể của thẻ kho tháng 11 sẽ được thể hiện rõ ở (phụ lục 9)
* Tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu do kế toán đội mang lên, sau khi kiểm tra cẩn thận kế toán vật tư tiến hành nhập liệu vào phần mềm cho từng công trình theo trình tự thời gian. Số liệu sẽ tự động ghi
vào các Sổ chi tiết, Báo cáo vật tư. Cuối kỳ, kế toán tính toán số dư để ra các báo cáo liên quan đến vật tư.
Phần mềm kế toán DIAMOND-SOFT E có thể đưa ra hệ thống báo cáo chi tiết, tổng hợp theo từng kho theo dõi cả về số lượng và giá trị nhập - xuất - tồn cho từng danh điểm vật tư gồm: Phiếu nhập xuất vật tư, Cân đối Nhập - xuất - tồn, các báo cáo vật tư có liên quan đến các đối tượng theo dõi chi tiết, liên quan đến nhập xuất theo hợp đồng...
Để xem các sổ chi tiết và báo cáo liên quan tới vật tư, trên giao diện làm việc của phần mềm kế toán, kế toán vật tư vào Menu Báo cáo => Chọn báo cáo vật tư (Giao diện 2.9) => Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn theo TK 152 ( Giao diện 2.10).
Giao diện 2.9:Giao diện các báo cáo về vật tư
Giao diện 2.10: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu
Những số liệu của bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn sẽ được thể hiện chi tiết hơn trong ( phụ lục 10).
2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa
Phương pháp kế toán mà công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, để theo dõi tình hình biến động, tăng giảm nguyên vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng TK 152 để hạch toán tổng hợp NVL ngoài ra công ty còn sử dụng TK khác có liên quan như: TK 111, TK 133, TK 112,TK 621, TK 623…
a. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT đã kiểm tra Kế toán tổng hợp vật liệu chỉ phải kiểm tra, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vật liệu, định khoản tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. Vì vậy các công đoạn vào sổ kế toán tổng hợp đều do phần mềm thực hiện ghi sổ theo hệ thống sổ của hình thức Nhật ký chung.
Nguyên vật liệu của công ty phần lớn được mua ngoài. Nhìn chung, đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công và bạn hàng thường là đối tượng thân quen tiến hành giao dịch nhanh chóng nên ở công ty ít khi có trường hợp hóa đơn về mà nguyên vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hóa đơn cùng về trong tháng.
Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập nguyên vật liệu từ các nguồn khác, nhập lại nguyên vật liệu do không dùng hết...Tuy nhiên, các trường hợp này rất ít khi phát sinh và trong tháng 11 năm 2012 không phát sinh các nghiệp vụ này.
* Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài
Căn cứ vào ví dụ 1 đã nêu ở phần trên và các chứng từ Hóa đơn GTGT(phụ lục 1), Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 7), Phiếu chi ( phụ lục 8), kế toán mở phần mềm kế toán => vào phân hệ mua hàng => chọn nhập chứng từ mới ( hóa đơn mua hàng) .Giao diện trắng dưới đây chỉ mang tính minh họa cho các công việc nhập dữ liệu của kê toán cụ thể như sau:
Giao Diện 2.11:Giao diện nhập chứng từ mới Bước 1: Nhập thông tin vào phiếu nhập kho gồm:
+ Dòng “ Ngày nhập” kế toán nhập là ngày 01/11/2012
+ Dòng “ Số phiếu nhập” phần mềm sẽ tự động nhập theo thứ tự
+ Dòng “Đối tượng” chọn mã C phần mềm sẽ tự động nhảy ra tên công ty + Dòng “Ông ,bà” đây là địa chỉ cán bộ giao vật tư, Kế toán nhập tên Nguyễn Hữu Hậu; Địa chỉ: Cán bộ vật tư.
+ Dòng “Diễn giải” Kế toán nhập mua vật tư về làm công trình + Dòng “TK có” Kế toán ghi TK 111
Bước 2: Nhập các số liệu vào phiếu xuất kho gồm:
+ Cột “ Vật tư” kế toán chọn mã N45, cột “tên vật tư” kế toán nhập tên Xi măng + Cột “ Đvt” Kế toán nhập kg, cột “Tk nợ” Kế Toán nhập TK 152
+ Cột “Kho” chọn kho NVL
+ Cột “Số lượng” nhập 6000 ; cột “ Đơn giá” nhập 1.072,70 Bước 3: Trong phần chi tiết kế toán nhập như sau:
+ Dòng “ Đối tượng VAT” nhập 10%
+ Dòng “TK nợ” nhập TK 133(1), “TK có” nhập TK 111(1) +Dòng “Số hóa đơn” nhập 0000184, “Ngày” nhập 29/10/2012
Một số thông tin còn lại không nhất thiết phải nhập kế toán có thể để trống ví dụ như dòng khoản mục chi phí thì hiện tại chưa biết xuất phục vụ cho bộ phận nào nên tốt nhất kế toán để trống, chỗ tạo phiếu thanh toán kế toán có thể tích vào ô để tạo hoặc không tùy vào cách lựa chọn của người nhập vì phần nầy còn liên quan đến phiếu chi trong phân hệ tiền mặt .
Bước 4: Lưu và kiểm tra lại chứng từ đã nhập
Khi thực hiện xong lần lượt các công việc trên, phần mềm sẽ tự động hiện lên tiền hàng , thuế VAT, tổng tiền thanh toán là bao nhiêu cụ thể ở đây tổng tiền thanh toán sẽ là 7.079.820đ. Sau đó kế toán chọn => “ chấp nhận” để lưu chứng từ mới vừa nhập => quay lại phần hóa đơn mua hàng ( chính là tập hợp danh sách các phiếu nhập kho – đây chính là ưu điểm của phần mềm kế toán DIAMOND-SOFT các phiếu nhập kho sẽ được tạo luôn khi chúng ta nhập các thông tin trong phần hóa đơn mua hàng) ta chọn phiếu nhập kho cần kiểm tra như giao diện 2.12 bên dưới => ta xem các thông tin trên phiếu nếu không có gì sai sót cần chỉnh sửa thì kế toán chọn in phiếu nhập kho để hoàn thành các thủ tục và tiến hành lưu giữ => Phiếu nhập kho (phu lục 4)
* Hạch toán phế liệu thu hồi
Khi nghiệm thu quyết toán công trình kết thúc hợp đồng xây dựng hoặc các phế liệu thu hồi trong quá trình thi công như: sắt vụn, tôn, gỗ, tre, gạch vụn,... Công ty tận dụng phế liệu này để tiếp tục sử dụng cho quá trình thi công mà không nhập kho hoặc xuất bán nên kế toán không tiến hành hạch toán trên sổ kế toán.
Thực trạng tại Công ty cho thấy nếu số nguyên vật liệu đã xuất dùng cuối kỳ chưa sử dụng hết nhưng để lại tiếp tục sử dụng cho thi công công trình trong kỳ sau thì kế toán vật tư không hạch toán giảm chi phí trong kỳ kế toán.
b. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu ở công ty được xuất chủ yếu cho thi công công trình, ngoài ra nguyên vật liệu còn được xuất bán hoặc xuất gia công chế biến...
Kế toán vật tư khi nhận giấy đề nghị xuất kho sẽ xác định lý do xuất phục vụ cho mục đích gì, công trình, hợp đồng nào để từ đó hạch toán chính xác vào tài khoản chi phí liên quan. Phương pháp xuất kho là phương pháp thực tế đích danh.
Căn cứ vào ví dụ 2 đã nêu ở phần trên và các chứng từ kế toán ở (Phụ lục 4,5) kế toán vào mở phần mềm kế toán chọn phân hệ kho => phiếu xuất kho
=> giao diện phiếu xuất kho trắng dưới đây chỉ mang tính minh họa cho công việc nhập dữ liệu vào phần mềm của kế toán.
Bước 1: Nhập thông tin vào phiếu xuất kho gồm:
+ Dòng “ Ngày ” kế toán nhập là ngày 01/11/2012
+ Dòng “ Số chứng từ” phần mềm sẽ tự động nhập theo thứ tự
+ Dòng “Đối tượng” chọn mã PL1 phần mềm sẽ tự động nhảy ra tên công trình là “công trình rãnh thoát nước GDD1 đồi Trầm Lình” do kế toán đã khai báo trước đó.
+ Dòng “Ông ,bà” đây là người đại diện nhận vật tư, Kế toán nhập tên Nguyễn Hữu Hậu; Địa chỉ: Cán bộ vật tư.
+ Dòng “Diễn giải” Kế toán nhập xuất vật tư làm công trình rãnh thoát nước GDD1 đồi Trầm Lình.
+ Dòng “Bộ phận ” Kế toán ghi vật tư + Dòng “TK nợ” Kế toán ghi TK 621
Bước 2: Nhập các số liệu vào phiếu xuất kho gồm:
Đối với Xi măng kế toán lấy đơn giá của phiếu nhập kho số 036 lần nhập ngày 1/11/2012 cùng ngày.
+ Cột “ Vật tư” kế toán chọn mã N45, cột “tên vật tư” kế toán nhập tên Xi măng + Cột “ Đvt” Kế toán nhập kg, cột “Tk có” Kế Toán nhập TK 152
+ Cột “Kho” chọn kho NVL
+ Cột “Số lượng” nhập 6000 ; cột “ Đơn giá” nhập 1.072,70 (phiếu NK số036) Tương tự kế toán nhập các danh mục vật tư khác có trong giấy đề nghị xuất kho(phụ lục 5).
Giao diện 2.13: Phiếu xuất kho trắng
Bước 3: Lưu và kiểm tra lại chứng từ đã nhập
Khi thực hiện xong lần lượt các công việc trên kế toán chọn => “ chấp nhận” để lưu chứng từ mới vừa nhập => quay lại phần xuất kho chọn phiếu xuất kho cần kiểm tra như giao diện 2.14 bên dưới => ta xem các thông tin trên phiếu nếu không có gì sai sót cần chỉnh sửa thì kế toán chọn in phiếu xuất kho để hoàn thành các thủ tục và tiến hành lưu giữ => Phiếu xuất kho (phu lục 6)
Giao diện 2.14: Danh sách phiếu xuất kho
c. Sổ sách, báo cáo kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Sau khi kế toán vật tư đã hoàn thành nhập liệu vào phần mềm kế toán trên máy. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 152, sổ Cái các TK chi tiết của 152 và các tài khoản đối ứng liên quan như: 141, 331, 621, 623, 627, 641, 642…
Để xem, in, xuất các sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản trên giao diện phần mềm => vào menu Báo cáo => tìm kiếm trong phần sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung chọn ( sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản)
Giao diện 2.15: Giao diện các loại sổ sách kế toán
Giao diện 2.16: Giao diện sổ nhật ký chung
Giao diện 2.17: Giao diện sổ chi tiết TK 152
Cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán, sau khi kiểm tra, đối chiếu, tính số dư, khóa sổ, kế toán in sổ Nhật ký chung, các Sổ Cái theo yêu cầu quản lý, sau đó phải xin đầy đủ chữ ký của người lập, Kế toán trưởng, Giám đốc nộp lên cấp trên và lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.