Từ khi thành lập cho đến nay, công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa đã hoàn thiện và phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý.
Các công trình mà công ty nhận thầu xây dựng ngày càng đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Trong điều kiện nền kinh tế chuyển đổi từ kế hoạch hóa tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý vĩ mô của Nhà nước thì sự cạnh tranh diễn ra giữa các Doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trước tình hình đó công ty đã không ngừng đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại, liên tục đổi mới
công nghệ để nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm. Công ty luôn nhận biết được rằng chi phí chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung, đặc biệt là công tác kế toán NVL có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm của công ty.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty, em đã có điều kiện tìm tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu tại công ty nói riêng, em nhận thấy rằng:
2.3.1. Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế toán
+ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung: Toàn bộ công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán. Chứng từ sau khi được các phòng thu thập, kiểm tra và gửi về phòng kế toán kiểm tra lại tính chính xác hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tổng hợp ghi vào sổ kế toán. Mô hình này phù hợp với quy mô của công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa, nó đảm bảo quản lý tập trung và thống nhất công tác kế toán, dễ phân công, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
+ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả và công ty đã đưa quyết định mới của Bộ tài chính vào áp dụng thực tế. Các cán bộ kế toán được phân công, phân nhiệm rõ ràng nên sự chuyên môn hóa rất cao, đảm bảo các phần hành tiến hành nhanh nhẹn, độ chính xác cao và đảm bảo khả năng cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, kịp thời.
Về hình thức sổ kế toán áp dụng
+ Hiện nay công ty đang vận dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung. Giữa các phần hành có quan hệ đối chiếu với nhau. Công ty đã áp dụng và tuân thủ theo những nguyên tắc chung về chế độ chứng từ kế toán từ khâu lập, kiểm tra, luân chuyển cho đến khâu xử lý, bảo quản chứng từ theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Phương pháp này đơn giản dễ thực
hiện tránh được sự trùng lặp trong quá trình ghi sổ, phù hợp với trình độ năng lực và yêu cầu quản lý của công ty.
+ Công ty lựa chọn và áp dụng thành công phần mềm kế toán DIAMOND – SOFT giúp giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, đưa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Về công tác thu mua, bảo quản và sử dụng NVL
+ Đối với khâu thu mua: Mặc dù yêu cầu về NVL của công ty tương đối phức tạp, đa dạng về chủng loại, đa dạng về quy cách phẩm cấp nhưng luôn được công ty đáp ứng kịp thời đảm bảo cho quá trình SXKD diễn ra thường xuyên liên tục. Làm được điều này phần lớn là do công ty đã có kế hoạch thu mua vật tư hợp lý trên cơ sở tính toán các định mức tiêu hao và nghiên cứu kỹ các hợp đồng xây dựng, năng động tìm nguồn cung cấp cùng với đó là sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng cung ứng vật tư, bộ phận sản xuất và phòng thiết kế để từ đó xác định chính xác nhu cầu NVL để có kế hoạch thu mua hợp lý, làm phát triển chất lượng của công tác thu mua cũng như tăng hiệu quả của công tác thu mua.
+ Đối với khâu bảo quản: NVL trước khi đưa vào xây dựng thì dù ít hay nhiều đều chịu tác động của môi trường tự nhiên làm chúng bị hao hụt về mặt số lượng và giảm sút về mặt chất lượng. Tuy nhiên mức độ nhiều hay ít phụ thuộc lớn vào công tác bảo quản, cất trữ của mỗi doanh nghiệp. Vấn đề này được công ty đặc biệt quan tâm chú trọng. Để phục vụ công tác bảo quản NVL thì công ty đã trang bị hệ thống kho tàng, bến bãi, lều trại khoa học hợp lý, tổ chức NVL và điều kiện bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại NVL do vậy NVL luôn được bảo quản trong điều kiện tốt nhất, đảm bảo về số lượng và chất lượng trong quá trình sản xuất. Mặt khác công ty lại có đội ngũ cán bộ kỹ thuật và thủ kho giàu kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm với công việc nên hiệu quả công tác bảo quản càng cao tạo điều kiện giảm bớt các chi phí cho Doanh nghiệp ít bị hư hỏng thiếu hụt. Đây là điều đáng khen và cần được phát huy với các doanh
nghiệp. Đặc biệt là đối Doanh nghiệp có nhiều chủng loại ngyên VL dễ bị hao hụt, mất mát.
+ Với khâu sử dụng: Thực tế việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý rất chẽ. Phòng kế hoạch vật tư của công ty đã xây dựng định mức vật tư cho từng công trình cụ thể. Khâu xuất kho NVL được quản lý rất chặt chẽ đảm bảo NVL xuất dùng đúng mục đích, đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả quản lý với khâu sử dụng NVL.
Về công tác kế toán nguyên vật liệu
+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp mở thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho.
+ Kế toán nguyên vật liệu luôn phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL, phù hợp với đặc trưng của ngành và đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật lệu được chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Do đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú cả về chủng loại, số lượng và giá cả. Việc quản lý nguyên vật liệu lại phân tán theo từng địa điểm thi công công trình, được sử dụng thường xuyên với khối lượng và số lần nhập xuất lớn. Vì vậy, công tác quản lý cũng như kế toán nguyên vật tại công ty là rất phức tạp và khó khăn.
Phòng tài chính kế toán là một trong những nhân tố tạo nên sự thành công của của đơn vị, không chỉ đảm nhân việc ghi chép, phản ánh thông tin kinh tế tài chính mà còn có nhiệm vụ tham mưu, dự báo cho ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan về thông tin tài chính của đơn vị. Tuy nhiên trình độ của các kế toán
viên còn chưa thực hiện tốt khả năng dự báo kinh tế tài chính nên công tác này chưa thực sự phát huy hiệu quả.
Vì vậy, bên cạnh những thành tựu mà công ty đạt được thì em nhận thấy công tác kế toán NVL tại công ty còn có những hạn chế :
+ Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên nhân là theo hợp đồng mua hàng do là khách quen nên công ty thường được bao chọn gói vận chuyển, bốc dỡ NVL về tại kho nhưng một số trường hợp công ty phải chịu cử người bốc dỡ NVL xuống kho hoặc chân công trình và người bốc dỡ thường là lao động trực tiếp của công ty và công ty không hạch toán trả công riêng cho phần bốc dỡ này mà tính vào phần công việc của ngày khoán lương hôm đó. Dù cho khoản chi phí này nhỏ và phát sinh ít thì theo nguyên tắc giá gốc mà công ty đang áp dụng phải tính vào giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho nhưng công ty lại không tính mà hạch toán thẳng vào chi phí phát sinh trong kỳ làm giá trị nguyên vật liệu tồn kho hiện tại bị giảm đi và chi phí tiêu hao nguyên vật liệu thực tế lại tăng lên.
+ Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: Tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh thì kế toán phải xác định ngay được trị giá vật liệu xuất kho để ghi vào phiếu xuất kho. Tuy nhiên do chủng loại nguyên vật liệu tại công ty là rất lớn, số lần xuất kho rất nhiều, mẫu mã, chất lượng, giá cả phong phú đặc biệt là đối với một số mặt hàng như: xăng, dầu,…nên kế toán phải theo dõi rất chi tiết, ghi chép nhiều nên dễ gây nhầm lẫn sai sót dẫn tới việc phản ánh giá xuất kho của nguyên vật liệu tiêu đôi khi không chính xác.
+ Về đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán trên máy tính: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp cho công việc kế toán viên gọn nhẹ và nhanh chóng chính xác hơn rất nhiều nhưng do nhược điểm của hình thức này là dùng trên máy tính có những sự cố xảy ra bất ngờ làm mất toàn bộ dữ liệu trong máy như:
lỗi phần mềm, hỏng ổ cứng.... Khi máy tính bị lỗi mất hết dữ liệu kế toán viên mất một thời gian nhất định để phục hồi lại dữ liệu, hoặc phải chờ bên cung cấp
phần mềm đến sửa làm ứ đọng công việc trong thời gian đó làm mất tính chính xác trong thông tin kế toán.
Ngoài ra, việc phân quyền sử dụng trong kế toán máy không được chú trọng, các kế toán viên có thể vào các phần hành của nhau. Vì vậy có thể sẽ xảy ra tình trạng sửa đổi, mất mát dữ liệu kế toán.
+ Do phòng kế toán phân công công việc cố định cho từng người nên mỗi kế toán viên chỉ nắm vững phần hành của mình mà không làm thay cho người khác được. Vì vậy, vì một lý do nào đó có nhân viên phải nghỉ một thời gian như nghỉ thai sản, người làm thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành. Điều đó có thể làm cho công việc bị dồn ứ, áp lực công việc dồn lên những người còn lại nên không thể không xảy ra sai sót.
+ Do đặc điểm là công ty xây lắp vì vậy mà nguyên vật liệu của công ty sau khi hoàn tất thủ tục mua bán có thể sẽ chuyển thẳng đến chân công trình để tiến hành xây dựng luôn và được bảo quản ở lán trại tạm thời nhưng trên thủ tục kế toán vẫn phản ánh quá trình nhập-xuất kho diễn ra bình thường để phù hợp hơn với phần mềm kế toán và các thủ tục sổ sách. Vì vậy đôi khi kế toán đã hạch toán không đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.