2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa
2.2.3. Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Ta Đa được thực hiện ở cả kho và phòng kế toán. Tại kho, chỉ quản lý nguyên vật liệu về số lượng và chủng loại. Ở phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý cả về số lượng và giá trị. Do đặc tính, đặc thù của ngành xây dựng nên công ty ít dự trữ nguyên vật liệu nhưng khi các đội có nhu cầu thì công ty tổ chức mua nguyên vật liệu theo đúng dự toán đề ra. Việc mua và dự trữ nguyên vật liệu chỉ áp dụng trong trường hợp nhập ngoại, hoặc có dự báo chính xác nguyên vật liệu đó trong thời gian ngắn sẽ tăng giá. Nhưng nguyên vật liệu chỉ dự trữ trong thời gian ngắn để hạn chế tình hình ứ đọng vốn, mà vẫn đảm bảo được tiến độ thi công công trình.
Vì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm giá trị lớn trong tổng giá trị công trình nên khi thi công doanh nghiệp luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu. Tiết kiệm ở đây không có nghĩa là bớt xén, hoặc thay đổi nguyên vật liệu không theo thiết kế. Mà điều quan trọng ở đây là sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức đã thiết kế nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và đúng thời hạn như trong quá trình thi công sản xuất, các đội công trình tiến hành thu hồi phế liệu: Các đầu sắt, thép, gỗ, vỏ bao xi măng... để tận dụng vào các công trình khác nhằm hạ bớt chi phí cho công ty. Mặt khác do đặc điểm của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu của công ty thường không phải để trong kho khóa kín vì vậy mà công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu càng cần được chú trọng và quan tâm nhiều hơn nữa để tránh những thất thoát không đáng có.
2.2.4. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu tại công ty 2.2.4.1. Thủ thục mua và nhập kho nguyên vật liệu
. Tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoach cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hóa đơn
mua hàng như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của đơn vị bán, hóa đơn cước phí vận chuyển... lên phòng kế toán.
Trước khi nhập kho, vật tư sẽ được tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: 1 cán bộ đại diện phòng vật tư, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 2 bản: 1 bản giao cho phòng vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, 1 bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp nguyên vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản nữa để phòng vật tư làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Nguyên vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
- Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán.
- Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ.
* Nhập kho nguyên vật liệu do mua vào
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty
Ví dụ 1: Trong quý IV năm 2012, công trình rãnh thoát nước GĐ 1 đồi Trầm Lình đang trong giai đoạn thi công. Căn cứ vào dự toán, báo cáo tiến độ thi công và kế hoạch thi công cho tháng tiếp theo. Ngày 29 tháng 10 năm 2012, Công ty mua vật liệu của công ty TNHH một thành viên Phát Đạt Phú Thọ phục vụ thi công công trình trên, công trình do ông Nguyễn Hữu Hậu phụ trách.
Khi hàng về ngày 1/11/2012 căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000184 ( phụ Nhập kho
Phòng kế toán
lục 3). Kế toán vật tư tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán DIAMOND-
SOFTnhư sau:
+ Bước 1: Trên giao diện phần mềm kế toán DIAMOND-SOFT, kế toán chọn phân hệ mua hàng => chọn hóa đơn mua hàng => chọn nhập chứng từ mới (phần mềm này sau khi kế toán nhập đầy đủ các dữ kiệu vào hóa đơn mua hàng thì phiếu nhập kho sẽ tự động được tạo thành ).
+ Bước 2: Căn cứ vào chứng từ ở trên, kế toán nhập các thông tin cần thiết vào phần “chứng từ mới” này (công việc sẽ được mô tả cụ thể trong mục kế toán tổng hợp NVL của phần sau)
+ Bước 3: Nhấn chuột vào lệnh “lưu” để lưu chứng từ vào phần mềm kế toán.
+ Bước 4: Trên giao diện Danh sách phiếu nhập kho (giao diện2.3)=> “In phiếu” => chọn “ chấp nhận” => giao diện in phiếu nhập kho (Giao diện 2.4).
Phiếu nhập kho( Phụ lục 4)
Giao diện 2.2: Danh sách phiếu nhập kho
Giao diện 2.3: Giao diện in phiếu nhập kho
Sau đó, kế toán kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin trên chứng từ phiếu nhập kho và phiếu nhập trên phần mềm đảm bảo chính xác hoàn thành việc nhập liệu.
2.2.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận và sau đó chuyển lên cho giám đốc ký duyệt. Trong đó cần phải trình bày rõ những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng, thông qua phòng vật tư. Căn cứ
vào phiếu đề nghị xuất kho đã được duyệt, kế toán vật tư viết phiếu xuất kho, lập 03 liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho phòng vật tư và giám đốc ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ ký, thủ kho gửi lại một liên, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư.
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với giá trị thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng.
Ví dụ 2: Ngày 01 tháng 11 năm 2012, căn cứ vào tiến độ thi công công trình rãnh thoát nước GĐ 1 đồi Trầm Lình, ông Nguyễn Hữu Hậu thuộc đội quản lý thi công công trình trên viết Giấy đề nghị xuất vật tư ( phụ lục 5), kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho sau khi có đầy đủ chữ ký chuyển xuống cho thủ kho làm căn cứ xuất vật liệu.
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán DIAMOND-SOFTnhư sau:
+Bước 1: Trên giao diện bàn làm việc của phần mềm kế toánDIAMOND- SOFT kế toán chọn phân hệ kho => “ phiếu xuất kho ”
Giao diện 2.4: Phân hệ kho
+ Bước 2: Nhập thông tin từ chứng từ vào phiếu xuất kho (giao diện 2.5)
( kế toán nhập các thông tin cần thiết vào phiếu xuất kho theo đơn giá lần nhập kho của phiếu nhập kho – phụ lục 4, cụ thể sẽ được mô tả trong mục kế toán tổng hợp NVL của phần sau).
Giao diện 2.5: Giao diện phiếu xuất kho
+ Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin và dữ liệu cần thiết vào phiếu xuất kho trên ta nhấn chuột vào lệnh “chấp nhận” để lưu chứng từ vào phần mềm kế toán.
+ Bước 4: Trên giao diện Danh sách phiếu xuất giao diện 2.6=> “In phiếu” => chọn “ chấp nhận” => giao diện in phiếu xuất kho Giao diện 2.7.
Phiếu xuất kho ( phụ lục 6)
Giao diện 2.6: Danh sách phiếu xuất kho cần kiểm tra
Giao diện 2.7: Giao diện in phiếu xuất kho
Sau đó kế toán kiểm tra, đối chiếu lại các thông tin trên chứng từ và phiếu xuất kho trên phần mềm để đảm bảo chính xác hoàn thành việc nhập liệu.