Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tam Đa
Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của bộ máy kế toán:
* Trưởng phòng TC - KT kiêm kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kế toán tài chính của công ty, đồng thời là người phân công công việc, kiểm tra các kế toán viên. Quản lý và xử lý các chứng từ sổ sách, lên và báo cáo các kế hoạch thu chi để ban lãnh đạo biết đầy đủ và chi tiết các thông tin về tình hình tài chính của công ty. Cuối năm kế toán trưởng có trách nhiệm lên báo cáo tài chính, hoàn thiện sổ sách với sự giúp đỡ của các kế toán viên.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi được duyệt.
* Kế toán tiền gửi ngân hàng huy động vốn: Thực hiện quan hệ giao dịch với các ngân hàng như thu, chi tiền gửi ngân hàng, huy động vốn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường. Đồng thời theo dõi việc hoàn trả vốn.
Kế toán vật tư
Kế toán tiền lương
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán tiền gửi ngân hàng, huy động vốn
Trưởng phòng TC – KT kiêm kế toán trưởng
kiêm kế toán trưởng
* Kế toán nguyên vật tư: Thực hiện các công việc theo dõi số lượng, chất lượng và tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu.
+ Làm các công việc liên quan đến vật tư + Lập các báo cáo về nguyên vật liệu
* Kế toán tiền lương: Kế toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn).
* Kế toán tổng hợp: Thực hiện các công việc sau: Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết toàn bộ tài sản của công ty, kế toán tài sản cố định, kiểm kê TSCĐ, lập báo cáo tài chính.
2.1.5.2. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng a. Chế độ kế toán áp dụng
- Chế độ kế toán: Công ty thực hiện chế độ kế toán ban hành theo QĐ số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư, hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của bộ tài chính.
- Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán
+ Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12.
+ Kỳ kế toán theo quý.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán: Việt Nam Đồng (VND).
b. Các chính sách kế toán áp dụng
- Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Trên cơ sở giá gốc.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh.
- Phương pháp kế toán quản lý hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp KKTX, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc , trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
- Khấu hao TSCĐ: khấu hao tài sản được trích lập phù hợp với quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của bộ tài chính theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản.
c. Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng phần mềm kế toán DIAMOND-SOFT thiết kế theo hình thức Nhật ký chung và đã phát huy được chức năng của nó hơn so với kế toán thủ công.
- Sổ Nhật ký chung: Sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết.
Giao diện 2.1: Giao diện chính của phần mềm kế toán DIAMOND-SOFT Việc sử dụng phần mềm DIAMOND-SOFT trong công tác kế toán nói
chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng giúp Công ty hạch toán tương đối nhanh và thuận lợi, giảm bớt khối lượng công việc, kế toán chủ yếu chỉ tập trung vào khâu xử lý, phân loại chứng từ và định khoản kế toán.
Sơ đồ 2.3: Quy trình kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng dấu và lưu trữ.