2.2. Quy trình đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
2.2.1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
2.2.2.1. Quy trình đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bằng phương thức trực tiếp
Người thành lập doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi kiểm tra hồ sơ có đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định, tên doanh nghiệp đã được điền đầy đủ vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ và người nộp hồ sơ đã nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ để nhập vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và vận hành để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với dữ liệu phục vụ công tác đăng ký doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia bao gồm Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia là trang thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng, truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp. Sau khi tiếp nhận hồ sơ Phòng đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng đăng ký doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ
hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định, thông tin về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế (Bộ Tài chính). Trong thời hạn hai ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tạo mã số doanh nghiệp và chuyển mã số doanh nghiệp sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp. Thông tin về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được chuyển sang Tổng cục Thuế.
Việc trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh được thực kiện theo Quy trình phối hợp phối hợp trao đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh ban hành kèm theo Quyết định số 1403/QĐ-TCT ngày 1 tháng 9 năm 2010.
Trường hợp Tổng cục Thuế từ chối cấp mã số cho doanh nghiệp thì phải gửi thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong đó nói rõ lý do từ chối để chuyển cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nghĩa là khi doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 24 Luật doanh nghiệp:
1. Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh;
2. Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các điều 31, 32, 33 và 34 của Luật này;
3. Có trụ sở chính theo quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật này;
4. Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật;
5. Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Lệ phí đăng ký kinh doanh được xác định căn cứ vào số lượng ngành, nghề đăng ký kinh doanh; mức lệ phí cụ thể do Chính phủ quy định.
Doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký và trả phí để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ chuyển phát.
Nếu quá 5 ngày làm việc mà cơ quan đăng ký kinh doanh không cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa
đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo.
Sơ đồ tóm tắt quy trình ĐKDN và cấp GCNĐKDN
Thông báo
Hợp lệ Đồng ý cấp MSDN
Không đồng ý
Chuyển Không
hợp lệ
Đồng ý cấp Khiếu nại
Không đồng ý cấp
Dự thảo điều lệ công ty (nếu có)
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh
nghiệp
Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
(Sở KH-ĐT)
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong 5 ngày làm việc)
Tổng cục thuế (Bộ tài chính) Giấy đề nghị đăng
ký doanh nghiệp
Danh sách thành viên (nếu có)
Bản sao các giấy tờ chứng thực: cá nhân,Quyết định
thành lập của tổ chức…
(nếu có)
Xác nhận vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề (nếu có)
Thông báo lý do gởi Bộ
KH - ĐT
Thông báo bổ sung hồ sơ không hợp lệ
Không cấp Giấy chứng nhận, không thông báo (5 ngày kể từ
ngày nhận hồ sơ hợp lệ) UBND cấp tỉnh hoặc khởi
kiện tại tòa hành chính Người thành lập
doanh nghiệp