Chương 2. QUY CHẾ PHÁP LÝ CỦA ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC DOANH NGHIỆP
2.2 Hoạt ủộng của ủơn vị phụ thuộc doanh nghiệp
2.2.1 Văn phũng ủại diện
Văn phũng ủại diện ủược doanh nghiệp thành lập ủể thực hiện nhiệm vụ ủại diện và bảo vệ lợi ớch của doanh nghiệp. Cỏc văn phũng ủại diện của doanh nghiệp cú thể thực hiện cỏc hoạt ủộng trong phạm vi sự ủy quyền của doanh nghiệp và khụng ủược hoạt ủụng kinh doanh thu lợi trực tiếp. Được ủộc lập thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi ủy quyền và có con dấu riêng.
2.2.1.1 Điều kiện hoạt ủộng
Văn phũng ủại diện phải cú giấy chứng nhận ủăng ký hoạt ủộng. Sau khi ủăng ký hoạt ủộng hợp lệ văn phũng ủại diện ủược cấp giấy chứng nhận ủăng kớ hoạt ủộng buộc cỏc văn phũng ủại diện phải cú ủể văn phũng ủại diện ủược cấp con dấu, ủược hoạt ủộng.
Doanh nghiệp chủ quản phải cũn hoạt ủộng, tức là doanh nghiệp chủ quản không bị giải thể, phá sản, sáp nhập, tạm ngưng kinh doanh hoặc không bị thu hồi giấy phộp kinh doanh. Ngoài ra doanh nghiệp cũn phải ủỏp ứng cỏc ủiều kiện khỏc do phỏp luật quy ủịnh mới ủược thành lập văn phũng ủại diện, thương nhõn
GVHD: Đoàn Nguyễn Minh Thuận SVTH: Lê Thanh Thúy 28 nước ngoài muốn thành lập văn phũng ủại diện tại Việt Nam phải là thương nhõn ủược phỏp luật nước, vựng lónh thổ (sau ủõy gọi chung là nước) nơi thương nhõn ủú thành lập hoặc ủăng ký kinh doanh cụng nhận hợp phỏp; ủó hoạt ủộng khụng dưới 01 năm, kể từ khi ủược thành lập hoặc ủăng ký kinh doanh hợp phỏp ở nước của thương nhân.
Văn phũng ủại diện ủược hoạt ủộng trong một thời hạn ủược ghi trong chứng nhận ủăng kớ hoạt ủộng, theo ủú văn phũng ủại diện chỉ hoạt ủộng trong thời hạn này và thời hạn gia hạn thờm theo quy ủịnh của phỏp luật, qui ủịnh thời hạn chủ yếu tập trung vào cỏc văn phũng ủại diện của doanh nghiệp nước ngoài.
Văn phũng ủại diện của thương nhõn nước ngoài Giấy phộp thành lập văn phũng ủại diện, chi nhỏnh tại Việt Nam của thương nhõn nước ngoài cú thời hạn 05 năm nhưng khụng vượt quỏ thời hạn cũn lại của Giấy ủăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ cú giỏ trị tương ủương của thương nhõn nước ngoài trong trường hợp phỏp luật nước ngoài cú quy ủịnh thời hạn Giấy ủăng ký kinh doanh của thương nhõn nước ngoài21. Tờn Văn phũng ủại diện phải ủược viết bằng cỏc chữ cỏi trong bảng chữ cái Tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu, phỏt õm ủược; tờn văn phũng ủại diện phải mang tờn doanh nghiệp ủồng thời kốm theo cụm từ "Văn phũng ủại diện" ủối với ủăng ký thành lập văn phũng ủại diện22.
Văn phũng ủại diện khụng ủược làm ủại diện cho thương nhõn khỏc. Phạm vi hoạt ủộng của văn phũng ủại diện do doanh nghiệp chủ quản quy ủịnh, nếu văn phũng ủại diện ủại diện cho một thương nhõn khỏc khi ủú phỏp luật về ủại diện cho phộp người ủược ủại diện ủặt ra phạm vi ủại diện, nếu phạm vi ủại diện khỏc với phạm vi ủại diện của văn phũng ủại diện cho doanh nghiệp chủ quản thỡ văn phũng ủại diện sẽ khụng ủược hoạt ủộng do văn phũng ủại diện, chỉ hoạt ủộng trong phạm vi ủại diện cho doanh nghiệp chủ quản. Ngoài ra trong trường hợp ủại diện cho thương nhõn thuộc ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp chủ quản thỡ ủõy là một hoạt ủộng cú thu trực tiếp, văn phũng ủại diện khụng ủược phộp hoạt ủộng sinh lợi cho nờn khụng ủược ủại diện cho thương nhõn khác.
Doanh nghiệp phải ủăng ký hoạt ủộng văn phũng ủại diện với cơ quan ủăng ký kinh doanh, phải cú quyết ủịnh thành lập, bổ nhiệm người ủứng ủầu văn phũng ủại diện, ủối với doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề mà phỏp luật cú quy ủịnh riờng muốn thành lập văn phũng ủại diện phải ủược sự cho phộp của cơ
21 Điều 4 Nghị ủịnh 72/2006/NĐ-CP
22 Điều 18 Nghị ủịnh 43/2010/NĐ-CP
GVHD: Đoàn Nguyễn Minh Thuận SVTH: Lê Thanh Thúy 29 quan quản lý chuyờn ngành thỡ phải ủược sự cho phộp của cơ quan quản lý ủú chẳng hạn như ngõn hàng nước ngoài muốn thành lập văn phũng ủại diện tại Việt Nam phải ủược sự cho phộp của Ngõn hàng nhà nước. Văn phũng ủại diện trong quỏ trỡnh hoạt ủộng bỏo cỏo với cơ quan ủăng ký hoạt ủộng, ủõy là một hoạt ủộng mang tớnh chất nghĩa vụ của văn phũng ủại diện với cơ quan quản lý nhà nước. Nú giỳp cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra ủược văn phũng ủại diện hoạt ủộng ủỳng mục ủớch, phạm vi ủó ủăng ký hoạt ủộng, kiểm soỏt ủược tỡnh hỡnh hoạt ủộng của cỏc văn phũng ủại diện. Theo ủú, văn phũng ủại diện sẽ bỏo cỏo về thay ủổi nhõn sự, tuyển lao ủộng, hoạt ủộng, hướng và kế hoạch triển khai hoạt ủộng sắp tới;cỏc hoạt ủộng khỏc nếu cú.
Trưởng văn phũng ủại diện là người ủứng ủầu văn phũng ủại diện, ủỏp ứng ủầy ủủ cỏc ủiều kiện theo quy ủịnh của phỏp luật về năng lực về hành vi, cỏc ủiều kiện về chuyờn mụn, năng lực quản lý chịu trỏch nhiệm quản lý, ủiều hành văn phũng ủại diện, chịu trỏch nhiệm chớnh trước doanh nghiệp và phỏp luật về hoạt ủộng của văn phũng ủại diện. Người ủứng ủầu văn phũng ủại diện của một thương nhõn nước ngoài khụng ủược kiờm nhiệm cỏc chức vụ: Người ủứng ủầu chi nhỏnh tại Việt Nam; người ủại diện theo phỏp luật của thương nhõn nước ngoài ủể ký kết hợp ủồng mà khụng cần uỷ quyền bằng văn bản của thương nhõn nước ngoài; người ủại diện theo phỏp luật của doanh nghiệp ủược thành lập theo pháp luật Việt Nam23.
2.2.1.2 Hoạt ủộng của văn phũng ủại diện Xúc tiến kinh doanh
Văn phũng ủại diện khụng ủược trực tiếp thực hiện cỏc hoạt ủộng xỳc tiến thương mại, chỉ ủược thực hiện cỏc hoạt ủộng xỳc tiến thương mại thụng qua cỏc thương nhõn khỏc bằng việc ký kết hợp ủồng khi cú sự ủy quyền của doanh nghiệp chủ quản.Văn phũng ủại diện của thương nhõn khụng ủược trực tiếp thực hiện hoạt ủộng quảng cỏo thương mại. Trong trường hợp ủược thương nhõn ủy quyền, Văn phũng ủại diện cú quyền ký hợp ủồng với thương nhõn kinh doanh dịch vụ quảng cỏo thương mại ủể thực hiện quảng cỏo cho thương nhõn mà mỡnh ủại diện24.
Văn phũng ủại diện cú thể thực hiện nghiờn cứu thị trường bao gồm: thăm dò ý kiến, quan sát, phân tích thông tin từ website và các phương pháp tương tự, phỏng vấn trực tiếp hoặc thảo luận nhúm giữa cỏc ủỏp ứng viờn. Khụng ủược lợi dụng việc nghiờn cứu thị trường ủể xõm phạm ủến lợi ớch của cỏc doanh nghiệp,
23 Điều 20 Nghị ủịnh 72/2006/NĐ-CP
24Điều 103 luật Thương Mại 2005
GVHD: Đoàn Nguyễn Minh Thuận SVTH: Lê Thanh Thúy 30 cá nhân, tổ chức khác, không sử dụng kết quả nghiên cứu thị trường cung cấp cho doanh nghiệp khỏc. Vớ dụ, ủiều tra thụng tin trờn website của doanh nghiệp khỏc lại lợi dụng truy cập vào mạng nội bộ của doanh nghiệp ủú hay phỏng vấn người ủược trả tiền trước ủể lấy kết quả cụng khai nhằm lừa dối khỏch hàng.
Văn phũng ủại diện cú chức năng liờn lạc những cụng việc của một văn phòng liên lạc bao gồm: làm hồ sơ, cung cấp thông tin, hướng dẫn thủ tục tiếp cận với dịch vụ và hàng hóa của doanh nghiệp, hỗ trợ khách hàng thực hiện hợp ủồng hay liờn lạc trong nội bộ doanh nghiệp. Vớ dụ, trong một hợp ủồng gia cụng thương mại, một ủối tỏc nước ngoài ủặt gia cụng hàng húa và một doanh nghiệp tại Việt Nam, văn phũng ủại diện của cụng ty nước ngoài ủú sẽ hỗ trợ về nguyờn liệu, chuyờn gia ủể hoàn thành sản phẩm. Trong tỡnh huống khỏc, văn phũng ủại diện của một doanh nghiệp có trụ sở ở miền Bắc có nhiều chi nhánh hay công ty con ở miền Nam, văn phũng ủại diện cú thể liờn lạc với cỏc cụng ty con và cỏc chi nhỏnh cỏc chỉ ủạo của doanh nghiệp chủ quản ủối với chi nhỏnh, cụng ty con hoặc là yờu cầu của chi nhỏnh, cụng ty con với doanh nghiệp, trao ủổi cụng việc với tổng giỏm ủốc ủiều cú thể thụng qua văn phũng liờn lạc như văn phũng ủại diện ủể làm việc khụng cần di chuyển nhiều.
Giỏm sỏt, ủụn ủốc thực hiện hợp ủồng
Giỏm sỏt hợp ủồng là một yờu cầu cần thiết ủể hợp ủồng ủược thực hiện theo mục ủớch ban ủầu hai bờn ủó ký kết, hợp ủồng ủó ký kết thỡ nú ủó cú hiệu lực cỏc bờn theo ủú mà thực hiện. Tuy nhiờn khi thực hiện hợp ủồng khụng phải lỳc nào cũng thuận lợi diễn ra, ủụi khi gặp một số sự cố mà hợp ủồng bị trỡ hoón cần phải cú hai bờn trao ủổi với nhau cỏch khắc phục hay giảm tổn thất, ủụi khi một bờn trong hợp ủồng hiểu sai nội dung của hợp ủồng nờn một số cụng ủoạn làm khụng ủỳng, bờn kia phải theo dừi mới phỏt hiện sai sút ủể kịp thời ủiều chỉnh cho ủỳng. Với chức năng của một văn phũng ủại diện cú thể làm ủược ủiều ủú truyền ủạt ý chớ của doanh nghiệp chủ quản với bờn thứ ba. Trong hợp ủồng văn phũng ủại diện cú cỏc quyền và nghĩa vụ sau:
Văn phũng ủại diện cú quyền yờu cầu ủối tỏc thực hiện ủỳng tiến ủộ hợp ủồng, yờu cầu thực hiện cỏc cam kết ủó thỏa thuận, hỗ trợ cho ủối tỏc khi cần thiết. Thụng tin kịp thời về tiến ủộ hợp ủồng, phải giữ bớ mật thụng tin của doanh nghiệp cũng như khách hàng của doanh nghiệp.
Văn phũng ủại diện cú nghĩa vụ bỏo cỏo trung thực, kịp thời cỏc khỳc mắc của hợp ủồng ủể doanh nghiệp ủiều chỉnh phự hợp, cỏc trường hợp bờn kia của hợp ủồng cố tỡnh khụng thực hiện hợp ủồng hay trỡ hoón. Đại diện cho doanh nghiệp làm một số thủ tục với cơ quan nhà nước. Vớ dụ, một bờn trong hợp ủồng
GVHD: Đoàn Nguyễn Minh Thuận SVTH: Lê Thanh Thúy 31 có vi phạm và bồi thường bằng tài sản của mình nhưng bên này muốn tẩu tán tài sản cho nờn văn phũng ủại diện của bờn kia cú thể yờu cầu tũa ỏn dựng biện phỏp khẩn cấp tạm thời như kờ biờn tài sản ủể ủảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp.
Cỏc quyền khỏc nếu ủược doanh nghiệp ủy quyền như sửa ủổi, bổ sung, ủỡnh chỉ hợp ủồng. Việc sửa ủổi hợp ủồng ủược thực hiện khi hợp ủồng khụng cũn phự hợp với mục ủớch kớ kết ban ủầu của hai bờn, hợp ủồng ủược bổ sung khi trong quỏ trỡnh thực hiện hợp ủồng phỏt sinh những vấn ủề khụng thuộc hợp ủồng ủược ký kết ban ủầu văn phũng ủại diện cú thể kịp thời bổ sung những phần cũn thiếu của hợp ủồng hoặc thờm vào những ủiều khoản làm cho hợp ủồng rừ hơn hoặc trong quỏ trỡnh thực hiện hợp ủồng nếu ủể hợp ủồng tiếp tục sẽ gõy tổn hại cho lợi ớch của doanh nghiệp thỡ buộc phải ủỡnh chỉ hợp ủồng lại.
Cú thể nhõn thấy, văn phũng ủại diện tuy khụng trực tiếp kinh doanh nhưng hoạt ủộng rất rộng, xỳc tiến kinh doanh, giỏm sỏt, ủụn ủốc, thực hiện hợp ủồng từng nội dung ủiều cú những lĩnh vực hoạt ủộng rất rộng cỏc hoạt ủộng này ủụi khi khụng cần sự ủy quyền của doanh nghiệp cú thể hoạt ủộng tương ủối ủộc lập và tự chủ.