CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC
1.3. Các chức năng của quản trị Nguồn Nhân lực
1.3.1. Nhóm chức năng thu hút Nguồn Nhân lực
Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người.
1.3.1.1. Hoạch định Nguồn Nhân lực
Về phương diện Nguồn Nhân lực, công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được phương hướng, cách thức quản trị Nguồn Nhân lực của mình, bảo đảm cho doanh nghiệp có được người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Tuy nhiên, hoạch định Nguồn Nhân lực không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết cho doanh nghiệp. Hoạch định Nguồn Nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu Nguồn Nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ Nguồn Nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Quá trình hoạch định Nguồn Nhân lực cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường , quá trình hoạch định được thực hiện theo các bước sau đây:
1. Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp
2. Phân tích hiện trạng quản trị Nguồn Nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược phát triển kinh doanh.
3. Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn)
4. Dự báo nhu cầu Nguồn Nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu Nguồn Nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn).
5. Phân tích quan hệ cung cầu Nguồn Nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng Nguồn Nhân lực.
6. Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị Nguồn Nhân lực của doanh nghiệp trong bước năm.
7. Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện.
Quá trình hoạch định Nguồn Nhân lực được thể hiện trong hình 1.1 (Phụ lục 2)
Phân tích công việc: là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị Nguồn Nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành,nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc. Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để tra lương kích thích kịp thời, chính xác (Nguyễn Thanh Hội, Phan Thắng.
2004).
Thực hiện phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó; mối tương quan của công việc đó với các công việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết; và các điều kiện làm việc khác.
Nội dung, trình tự phân tích công việc thường không giống nhau ở các doanh nghiệp. Theo Dessler (G. Dessler, 1997, trang 84), quá trình thực hiện phân tích công việc gồm sáu bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có)
Bước 3: Chọn lực các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
1.3.1.2. Quá trình tuyển dụng nhân viên
Đây là quá trình tìm kiếm, lựa chọn người để thoả mãn các yêu cầu lao động và bổ sung lực lượng lao động cho doanh nghiệp. Mục tiêu của quá trình tuyển dụng là thu hút các nhân viên mới có kiến thức, trình độ, kỹ năng, động cơ phù hợp với đòi hỏi của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân lực bao gồm cả tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực.
Quy trình tuyển dụng thông thường gồm các bước:
1. Lập kế hoạch tuyển dụng
2. Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng 3. Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng
4. Tìm kiếm, lựa chọn ứng viên 5. Đánh giá quá trình tuyển dụng 6. Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
Hai nguồn tuyển dụng được sử dụng : nguồn từ trong nội bộ tổ chức và nguồn ứng viên từ bên ngoài tổ chức.
Nguồn từ trong nội bộ tổ chức : Tuyển dụng nhân viên từ trong nội bộ tổ chức rất phức tạp. Đối với vị trí, chức vụ cao các tổ chức thường sử dụng thuyên chuyển công tác hay đề bạt. Đối với vị trí, chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp niêm yết chỗ làm hay công việc đang cần tuyển người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống. Bảng niêm yết này được dán ngay chỗ công khai để mọi người đều biết.
Ưu điểm của tuyển dụng nhân viên từ trong nội bộ tổ chức :
Nhân viên của tổ chức đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm.
Nhân viên của tổ chức sẽ thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới.
Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên làm việc cho doạnh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi trong nhân viên, kích thích nhân viên
làm việc tích cực, năng động, sáng tạo, có hiệu quả và đạt năng suất cao hơn.
Tuy nhiên hình thức tuyển dụng trực tiếp này cũng thường gặp những khó khăn như:
Việc tuyển nhân viên giữ một chức vụ trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức có thể gây ra hiện tượng chai ỳ, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen cách làm cũ, thiếu sáng tạo, không dấy lên được bầu không khí thi đua mới trong doanh nghiệp.
Trong tổ chức dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công”, họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển dụng, từ đó có tâm lý không phục lãnh đạo, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc.
Nguồn ứng viên từ bên ngoài tổ chức : Tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài tổ chức cần phải nghiên cứu tình hình kinh tế nói chung, điều kiện lao động tại địa phương và thị trường nghề nghiệp. Các nguồn tuyển dụng chính bao gồm bạn bè của nhân viên đang làm việc trong tổ chức, nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn tìm việc, nhân viên của tổ chức khác, các trường đại học, cao đẳng, công nhân lành nghề tự do, người thất nghiệp,…
Tổ chức có thể áp dụng một hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên từ bên ngoài sau:
Thông qua quảng cáo
Thông qua văn phòng dịch vụ lao động
Tuyển các sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng.
Sinh viên thực tập.