CHƯƠNG 3. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
3.2.3. Lựa chọn ứng viên
a. Kết hợp tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ là lần tiếp xúc chính thức đầu tiên của ứng viên với Công ty, vì vậy tâm trạng của ứng viên thường rất lo lắng. Do đó, ngay ở lần tiếp xúc này Công ty cần đảm bảo tạo ra một bầu không khí thoải mái, thân thiện nhằm tạo sự an tâm, tự tin và cảm tình nơi ứng viên. Ngay cả khi ứng viên không đƣợc tiếp nhận thì hình ảnh của Công ty cũng cần phải tạo ra ấn tƣợng tốt đẹp với họ. Công ty nên lựa chọn văn phòng nơi tiếp ứng viên lịch sự, yên tĩnh nhƣng cũng không quá nghiêm trang (vì có thể tạo sự căng thẳng lo sợ nơi ứng viên).
80
Phỏng vấn viên phải là những người vui vẻ tính tình cởi mở, luôn thể hiện sự thiện chí, có sự hiểu biết tổng quát về Công ty, có khả năng giao tiếp tốt.
Mục đích của phỏng vấn sơ bộ:
- Yêu cầu ứng viên điền những dữ liệu còn thiếu vào hồ sơ xin việc;
- Cung cấp một số thông tin cơ bản về Công ty cho ứng viên;
- Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc, điều kiện làm việc để ứng viên tự đánh giá khả năng, hoàn cảnh của mình nhằm xác định thêm quyết tâm xin việc hay tự rút lui nếu thấy không phù hợp;
- Tìm hiểu những thông tin cơ bản về ứng viên để đánh giá những tiềm năng của ứng viên;
- Tìm ra các ứng viên thiếu một ít tiêu chuẩn nhƣng đƣợc bù đắp bằng kinh nghiệm làm việc phong phú, có tinh thần cầu tiến...;
- Gặp gỡ trực tiếp, nhằm đánh giá hình dáng diện mạo ứng viên [11].
b. Kết hợp phần thi trắc nghiệm và tự luận trong nội dung thi tuyển Hình thức bài thi viết dành cho ứng viên có thể là thi trắc nghiệm hoặc thi tự luận. Mỗi hình thức thi có những ƣu điểm và nhƣợc điểm riêng, cụ thể:
Đối v p ƣơn p áp t v ết trắc nghiệm:
Ưu điểm:
- Ứng viên dành nhiều thời gian để đọc và suy nghĩ, lựa chọn câu trả lời đúng nhất trong số những câu trả lời gợi ý;
- Số lƣợng câu hỏi nhiều, bao quát đƣợc nhiều kiến thức mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Ứng viên trả lời ngắn gọn;
- Nhà tuyển dụng có điều kiện tự do bộc lộ kiến thức và các giá trị của mình thông qua việc đặt câu hỏi;
- Kiểm tra đƣợc một số lƣợng lớn ứng viên;
- Người chấm thi ít tốn công và kết quả chấm là khách quan vì không bị ảnh hưởng tâm lý khi chấm.
81
Nhược điểm:
- Chất lƣợng của bài trắc nghiệm đƣợc xác định phần lớn dựa vào kỹ năng của người soạn thảo;
- Người ra đề tốn nhiều công sức và thời gian;
- Cho phép và đôi khi khuyến khích sự phỏng đoán của học viên.
Đối v p ƣơn p áp t v ết tự luận:
Ưu điểm:
- Kiểm tra đƣợc tính tƣ duy, logic, sự trình bày, khả năng diễn đạt, sử dụng ngôn ngữ của ứng viên;
- Biên soạn bài thi không quá khó khăn và tốn ít thời gian;
- Ứng viên có thể bộc lộ khả năng sáng tạo, kinh nghiệm làm việc trong các câu hỏi tình huống, câu hỏi mở đƣợc đƣa ra trong bài thi viết.
Nhược điểm:
- Chấm bài mất nhiều thời gian và khó chính xác, khách quan;
- Không thể sử dụng các phương tiện hiện đại trong chấm bài và phân tích kết quả kiểm tra, cách chấm bài ứng viên duy nhất là bộ phận tuyển dụng phải đọc kỹ bài của ứng viên;
- Mất thời gian để kiểm tra số lƣợng lớn ứng viên;
Như vậy với ưu điểm và nhược điểm của cả 2 phương pháp thi viết trắc nghiệm và thi viết tự luận nhƣ trên, cùng với thực tế công tác tuyển dụng tại Công ty, việc kết hợp giữa thi trắc nghiệm nhằm đánh giá kiến thức chuyên môn tổng quát và thi tự luận nhằm đánh giá khả năng xử lý sự cố, tình huống trong công việc của ứng viên là phù hợp.
c. Đánh giá lựa chọn ứng viên Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Việc sàng lọc hồ sơ ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển dụng của Công ty phải đƣa ra các tiêu chí sàng lọc ứng viên một cách cụ thể, rõ ràng, đảm bảo
82
tính khách quan, công bằng trong tuyển chọn. Tùy từng vị trí công việc mà có những yêu cầu cụ thể trong đơn xin việc để đánh giá năng khiếu, kinh nghiệm của ứng viên. Bộ phận tuyển dụng thực hiện sàng lọc hồ sơ xin việc theo bảng tiêu chuẩn ứng viên và kết hợp rà soát hồ sơ theo ba bước:
- Bước 1: nhân viên tuyển dụng loại những hồ sơ không đáp ứng những tiêu chuẩn cơ bản nhƣ không có văn bằng tốt nghiệp đúng tiêu chuẩn;
- Bước 2: đánh dấu những hồ sơ nổi bật về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng, đã đƣợc đào tạo và có các chứng chỉ về công nghệ thông tin, đặc biệt là chứng chỉ quốc tế;
- Bước 3: đối với những ứng viên đáp ứng yêu cầu về mặt hồ sơ sẽ được gọi điện thoại thông báo kết quả, thời gian và địa điểm cho vòng thi viết tiếp theo.
Thiết kế bài kiểm tra viết
- Bài kiểm tra chuyên môn: gồm các kiến thức chuyên ngành phục vụ cho công việc
Trắc nghiệm:
o Đối với vị trí chuyên viên phòng Kỹ thuật và Mạng viên thông: 50 câu hỏi nhằm đánh giá kiến thức chuyên môn tổng quát của ứng viên về hệ thống mạng – CCNA, hệ thống máy chủ - MCSA, hệ thống bảo mật – CEH, hệ thống ảo hóa – Vmware;
o Đối với vị trí chuyên viên phòng Công nghệ thông tin: 50 câu hỏi nhằm đánh giá kiến thức chuyên môn tổng quát của ứng viên về hệ thống cơ sở dữ liệu – Oracle, SQL, hệ thống webserver – IIS, Apache, PHP...
Tự luận: 2 câu nhằm đánh giá kinh nghiệm, khả năng xử lý tình huống của ứng viên trong lĩnh vực chuyên môn, thường là một số câu hỏi liên quan đến công việc trực tiếp mà Công ty đang thực hiện.
83
- Bài kiểm tra tiếng Anh: cho các ứng viên chƣa có bằng tiếng Anh chuẩn quốc tế hoặc bằng hết hiệu lực trong vòng 2 năm:
Nghe: 8 đoạn văn, mỗi đoạn văn trả lời 3 câu hỏi nhằm đánh giá khả năng nghe hiểu của ứng viên. Cấu trúc những đoạn văn nghe thường ngắn, trả lời nhanh các ý, phù hợp với tính chất kỹ thuật, thông thường có thể lấy nội dung từ các bài thi Toeic;
Nói: cán bộ từ Ban Quan hệ quốc tế của Tổng công ty sẽ trực tiếp kiểm tra, nhằm kiểm tra khả năng giao tiếp của ứng viên;
Đọc: gồm 4 bài đọc dài về các vấn đề CNTT, mỗi bài đọc trả lời 5 câu hỏi nhằm đánh giá khả năng đọc hiểu tài liệu của ứng viên. Những bài thi đọc sẽ có nội dung dài, có thể thuần túy về vấn đề kỹ thuật chuyên môn của ứng viên, nhằm đánh giá khả năng đọc hiểu của ứng viên về tài liệu chuyên ngành, đồng thời bài đọc dài sẽ đánh giá khả năng xử lý thông tin, áp lực đọc hiểu của ứng viên trong thời gian ngắn;
Viết: viết 2 đoạn văn, mỗi đoạn văn khoản 100 từ nhằm đánh giá khả năng viết email tiếng anh của ứng viên, nội dung có thể trình bày các vấn đề liên quan đến kỹ thuật chuyên môn, yêu cầu hãng sản xuất, đối tác hỗ trợ kỹ thuật cho một vấn đề gặp phải trong công việc.
- Thời gian kiểm tra: đƣợc thực hiện 2 buổi:
Sáng kiểm tra kiến thức chuyên môn;
Chiều kiểm tra tiếng Anh.
- Quá trình thi cử: thực hiện nghiêm túc, đánh giá công bằng bài thi của ứng viên. Bài thi đƣợc thiết kế với tiêu chuẩn, điểm chuẩn cụ thể cho từng hạng mục, đảm bảo cho quá trình chấm thi bài thi viết đƣợc thuận lợi.
Thiết kế bài phỏng vấn
Lựa chọn các phương pháp phỏng vấn đánh giá năng lực hành vi có cấu trúc nhằm đánh giá: khả năng thích ứng, khả năng học hỏi đối với ứng viên
84
phòng Kỹ thuật và Mạng viễn thông; khả năng làm việc nhóm, khả năng sáng tạo đối với ứng viên phòng Công nghệ thông tin và theo mô hình STAR với:
S: Situation – Tình huống: mô tả chi tiết những sự kiện, kinh nghiệm làm việc mà ứng viên đã từng trải qua trong các công việc đã từng làm.
- Ứng viên mô tả tình huống nhƣ thế nào?
- Tình huống này có liên quan nhƣ thế nào đến vị trí ứng tuyển?
- Các chi tiết của tình huống có hợp lý hay không?
T: Task – Nhiệm vụ: mục tiêu và kết quả mà ứng viên đặt ra cho công việc từng thực hiện.
- Độ phức tạp của vấn đề hay độ khó của nhiệm vụ ra sao, nên chú ý thêm về ngôn ngữ, cử chỉ của ứng viên?
A: Action – Hành động: yêu cầu ứng viên mô tả hành động, quá trình từng bước đã làm để giải quyết vấn đề.
- Giải pháp ứng viên đƣa ra là gì?
- Vì sao ứng viên đƣa ra giải pháp này?
- Những khó khăn gặp phải và cách ứng viên giải quyết chúng?
- Giải pháp này đƣợc thực hiện độc lập hay theo nhóm, nếu thực hiện theo nhóm thì vai trò của ứng viên trong nhóm nhƣ thế nào?
- Có nhiều bên liên quan tham gia thực hiện hay không?
R: Result – Kết quả: đƣa ra kết quả của công việc đó.
- Kết quả thực hiện nhƣ thế nào, ứng viên đã đạt đƣợc những gì?
- Ứng viên đã học đƣợc gì từ kết quả đó?
STAR giúp hướng ứng viên vào bài toán mà Công ty cần họ giải hoặc tìm hiểu những bài toán mà họ đã trải qua. Nghĩa là có 2 cách áp dụng STAR:
- Cách 1: gợi ý cho ứng viên để họ đƣa ra những bài toán họ đã gặp phải.
Những bài toán mà Công ty cần cho công việc của họ trong tương lai. Sau đó đƣa ra những câu hỏi để tìm hiểu xem họ đã làm nhƣ thế nào và kết quả ra
85
sao. Các câu hỏi sẽ xoay quanh nội dung ứng viên đã thực hiện vận hành và xử lý các sự cố tại nơi mà ứng viên đã làm việc trước đây như thế nào (2-3 tình huống).
- Cách 2: chuẩn bị sẵn một số tình huống, yêu cầu, kết quả mong đợi và đƣa cho ứng viên để họ giải quyết ngay lúc đó. Cách này thì ứng viên sẽ khá thụ động vì họ sẽ không biết Công ty sẽ đƣa cho họ tình huống gì và mong đợi gì ở tình huống này. Đƣa ra 2-3 tình huống sự cố, hoặc một số vấn đề cần có giải pháp tại Công ty mình để ứng viên xử lý.
Quy trình phỏng vấn
Các bước phỏng vấn được thực hiện một cách chuyên nghiệp: Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên của ban tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng là khác nhau.
Ban Giám đốc: sẽ phỏng vấn những ứng viên cho vị trí trưởng, phó phòng chuyên môn vì những vị trí công việc này sẽ làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc. Cụ thể. Giám đốc sẽ phụ trách phòng Tổng hợp, Phó Giám đốc thứ nhất phụ trách phòng Công nghệ thông tin và Phó Giám đốc thứ hai phụ trách phòng Kỹ thuật và Mạng viễn thông.
Trưởng phòng Tổng hợp và trưởng phó các phòng chuyên môn, chuyên viên cao cấp các phòng: phỏng vấn những ứng viên xin việc vào các phòng chuyên môn. Bởi vì, Trưởng phòng Tổng hợp là người am hiểu về Công ty, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao trong các hoạt động nhân sự (bao gồm hoạt động tuyển dụng), có kinh nghiệm phỏng vấn, đánh giá tốt năng lực hành vi các ứng viên. Trưởng, phó và cán bộ cao cấp phòng chuyên môn hiểu rõ nhất yêu cầu của vị trí cần tuyển dụng, ứng viên có phù hợp với bộ phận của mình hay không.
Cuộc phỏng vấn nên diễn ra trong bầu không khí thoải mái, hai chiều, ứng viên có thể vừa trả lời, vừa có thể đặt ra những thắc mắc chƣa rõ của
86
mình về Công ty, về vị trí tuyển dụng. Qua đó, phỏng vấn viên đề cao Công ty với những ứng viên, đồng thời thu thập đƣợc những thông tin cần thiết của ứng viên, từ đó tạo được hình ảnh tốt cho Công ty đối với người xin việc.
Trong quá trình phỏng vấn, cần đặt câu hỏi một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tạo điều kiện cho ứng viên có cơ hội trình bày, dẫn dắt ứng viên vào những điểm chính của cuộc nói chuyện, tránh tình trạng ứng viên né tránh câu hỏi. Thời gian của cuộc phỏng vấn nên linh hoạt giữa các ứng viên. Nếu thấy ứng viên phù hợp với Công ty thì nên tăng thêm thời gian phỏng vấn, còn nếu ứng viên quá kém thì có thể dừng khéo léo cuộc phỏng vấn trong thời gian ngắn nhất.
Quyết định lựa chọn
Trên cơ sở các vòng thi: kiểm tra và phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng sẽ chọn ra những ứng viên xuất sắc, phù hợp với tổ chức để tiến hành thương thảo, ký hợp đồng thử việc theo quy định hiện hành (thông thường đối với Công ty là 2 tháng thử việc). Trong quá trình đàm phán, thương lượng, bộ phận tuyển dụng sẽ thông báo với ứng viên về các điều kiện làm việc, nội quy, quy định khi làm việc tai Công ty, mức lương thử việc và các chế độ đãi ngộ trong thời gian thử việc dựa trên hệ thống thang bảng lương của Công ty và chức danh, vị trí mà ứng viên đảm nhiêm. Ƣu tiên các ứng viên có kinh nghiệm chuyên môn cao và phù hợp với văn hóa của Công ty khi xem xét lựa chọn.
Thực hiện việc lựa chọn và thông báo cho các ứng viên kết quả nhanh nhất có thể, tránh tình trạng kéo dài thời gian vì nếu thời gian chờ đợi kết quả quá lâu sẽ khiến cho vị trí công việc bị trống, không có đủ nhân lực làm việc.
Đồng thời, các ứng viên có thể sẽ nhận lời mời làm việc tại các công ty khác.
Bên cạnh đó, việc giảm thời gian của quá trình lựa chọn cũng tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả quá trình tuyển dụng ứng viên.
87
Việc thông báo kết quả tuyển dụng nên đƣợc thực hiện rộng rãi, công khai trên hệ thống website của Công ty hoặc Tổng công ty. Với việc sử dụng các công cụ thông tin điện tử nhƣ email, mạng xã hội, việc thông báo kết quả đến ứng viên sẽ nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm chi phí cho hoạt động liên lạc với ứng viên để thông báo kết quả. Mặt khác, việc đăng thông tin kết quả tuyển dụng một cách công khai nhƣ vậy cũng giúp cho các ứng viên yên tâm về tính minh bạch của hoạt động tuyển dụng tại Công ty. Góp phần nâng cao hình ảnh tuyển dụng của Công ty – một đơn vị doanh nghiệp nhà nước.
Công tác khám sức khỏe sẽ đƣợc thực hiện sau khi phỏng vấn ứng viên.
Hiện tại, Công ty chỉ thực hiện kiểm tra giấy khám sức khỏe của ứng viên trong vòng 12 tháng. Tuy nhiên, do một số vị trí tuyển dụng làm việc trong môi trường ca kíp, liên tục 24/7, với nhiệt độ môi trường làm việc có thể hạ thấp do nhân viên làm việc trong môi trường phòng máy trung tâm dữ liệu.
Bên cạnh đó, môi trường có tiếng ồn do các thiết bị, máy móc đang vận hành.
Do đó, Công ty nên có thêm bước kiểm tra sức khỏe trực tiếp, đảm bảo nhân viên có đủ điều kiện thể chất làm việc trong môi trường trung tâm dữ liệu.
Thực hiện công tác thử việc đối với ứng viên: đây là một trong các bước quan trọng của quá trình lựa chọn, vì bước này sẽ quyết định ứng viên có đƣợc lựa chọn làm việc tại Công ty hay không. Tại thời điểm này, năng lực chuyên môn của ứng viên sẽ đƣợc bộc lộ rõ ràng thông qua công việc đƣợc giao, cách thức xử lý tình huống trong công việc. Sau khi hoàn thành 2 tháng thử việc, ứng viên sẽ viết bảng báo cáo những nội dung công việc đƣợc giao, mức độ hoàn thành công việc… Và cán bộ phụ trách đối với người thử việc, thông thường là Trưởng, Phó bộ phận chuyên môn hoặc các nhân viên được giao giám sát ứng viên sẽ báo cáo ý thức chấp hành các nội quy của tổ chức, quy định của cơ quan, kết quả hoàn thành nhiệm vụ, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cách thức xử lý tình huống, thái độ, tinh thần trách nhiệm trong
88
công việc… và đƣa ra quyết định có tiếp nhận ứng viên cho vị trí công việc hay không.
Nếu ứng viên sau khi thử việc, đƣợc đánh giá đạt tiêu chuẩn, phòng Tổng hợp sẽ mời ứng viên ký hợp đồng chính thức. Trường hợp, ứng viên không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn của vị trí công việc, bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm thông báo với ứng viên bằng văn bản và thông báo cho các phòng chức năng liên quan để giải quyết vấn đề lương như đã thỏa thuận với ứng viên theo luật quy định.
Đào tạo cán bộ tuyển dụng chuyên sâu
Để có thể chọn đƣợc những ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất, điều không thể thiếu của Công ty là cần có những cán bộ tuyển dụng chuyên sâu, những phỏng vấn viên chuyên nghiệp. Hiện tại, Công ty chỉ có các cán bộ phòng Tổng hợp làm các công tác kiêm nhiệm, chƣa có cán bộ tuyển dụng chuyên trách. Việc sử dụng cán bộ tuyển dụng chuyên sâu sẽ giúp cho việc phỏng vấn đƣợc tốt hơn, đánh giá tốt các năng lực hành vi của ứng viên. Cán bộ tuyển dụng chuyên trách giúp cho việc thiết kế buổi phỏng vấn theo đúng hướng phỏng vấn có cấu trúc, các câu hỏi đƣợc chuẩn bị kỹ càng, tránh việc phỏng vấn viên hỏi ứng viên theo cảm tính, tránh các lỗi phạm phải trong quá trình phỏng vấn như: lỗi tương tự, lỗi tương phản, quá nhấn mạnh vào các thông tin bất lợi, thành kiến về giới tính, chủng tộc, diện mạo, lỗi ấn tƣợng đầu tiên, lỗi vầng hào quang, các nhân tố không lời, lỗi nghe và nhớ… Những cán bộ tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ hiểu về những vấn đề này và sẽ có tương tác, trao đổi với các thành viên khác trong ban tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng để hạn chế những việc này. Việc đào tạo cán bộ tuyển dụng chuyên sâu có thể đƣợc thực hiện tại Ban Tổ chức và Nhân sự của Tổng công ty – Ban thực hiện chức năng tuyển dụng, định hướng tuyển dụng cho toàn Tổng công ty. Khi Công ty có nhu cầu có thể yêu cầu hỗ trợ cán bộ tuyển dụng từ Tổng công ty