Những nội dung cơ bản về quản lý nhân lực trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP

1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nhân lực trong doanh nghiệp

1.2.2. Những nội dung cơ bản về quản lý nhân lực trong doanh nghiệp

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực: là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng các nhu cầu đó trong tương lai.

Thực chất của kế hoạch hoá nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả cao, để hoàn thành thắng lợi các mục tiêu của nó. Do đó, lập kế hoạch nguồn nhân lực là một trong các nội dung quan trọng nhất của công tác quản lý nhân lực trong các doanh nghiệp.

Kế hoạch hóa nhân lực bao gồm 2 nội dung chính:

1. Hoạch định nhân lực 2. Phân tích công việc 1. Hoạch định nhân lực:

* Vai trò của hoạch định nhân lực.

Hoạch định nhân lực giữ

vai trò trung tâm trong quản lý chiến lƣợc nhân lực.

Lực lƣợng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngày càng trở nên quan trọng đã và đang trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Bất kỳ tổ chức nào muốn tồn tại và đứng vững trong cạnh tranh thì việc hoạch định nhân lực là rất cần thiết.

Hoạch định nhân lực của tổ chức tốt khi đƣợc xây dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho tổ chức, cụ thể:

- Hoạch định nhân lực giúp cho tổ chức chủ động thấy trước các khó khăn và tìm biện pháp khắc phục.

- Xác định rõ khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và định hướng tương lai của tổ chức.

- Tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến vào quá trình hoạch định chiến lƣợc.

- Nhận thấy rõ các hạn chế và cơ hội của nhân lực trong tổ chức.

Sự thành công của chiến lƣợc nhân lực tùy thuộc vào tình hình và khung cảnh cụ thể mà các chiến lƣợc đó đƣợc sử dụng. Nói cách khác, chiến lƣợc nhân lực có ảnh hưởng rất quan trọng đến sự hoàn thiện tổ chức và hiệu quả của nó tùy thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lƣợc nhân lực với chiến lƣợc tổng thể của tổ chức, đặc trưng của tổ chức, năng lực của tổ chức và sự thay đổi của môi trường. Do đó, khi ra quyết định về nhân lực càng phải quan tâm đến các chiến lƣợc khác của tổ chức như: chiến lược tài chính, chiến lược thị trường, chiến lược sản phẩm cũng như các thay đổi của môi trường kinh doanh.

Hoạch định nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của tổ chức. Để đạt đƣợc các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kĩ năng và khả năng cần thiết.

Hoạch định nhân lực là cơ sở cho các hoạt động biên chế nhân lực, đào tạo và phát triển nhân lực.

* Các kế hoạch nhân lực.

Kế hoạch hóa nhân lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lƣợc hoạt động của tổ chức. Để đạt đƣợc các mục tiêu trong thời gian dài, mỗi tổ chức phải có chiến lược hoạt động đúng đắn, phù hợp với môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.

Quy mô và cơ cấu lực lƣợng lao động của tổ chức phải đƣợc xác định vào kế hoạch hoạt động của chính tổ chức đó: những loại lao động nào cần thiết để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức? Số lƣợng lao động để hoàn thành mỗi công việc, mỗi sản phẩm là bao nhiêu?

Thực tế kế hoạch hoạt động của tổ chức đƣợc xây dựng ở ba mức: dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và tương ứng với nó cũng cần phải có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về nhân lực. Kế hoạch nhân lực xuất phát từ kế hoạch hoạt động của tổ chức, gắn với kế hoạch hoạt động và phục vụ kế hoạch hoạt động đó.

* Quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực: gồm 4 bước Bước 1 : Xác định khả năng nhu cầu nhân lực.

Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp và từng bộ phận trong doanh nghiệp về phương án phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, năng lực tài chính của doanh nghiệp. Nhu cầu nhân lực đƣợc xác định cả về số lƣợng, chất lượng và không chỉ thỏa mãn cho hiện tại mà phải dự tính đáp ứng cho tương lai.

Nhu cầu phải đƣợc xác định theo một cơ cấu tối ƣu, khả năng nhân lực đƣợc xác định chủ yếu dựa vào việc thống kê đánh giá lại nhân lực hiện có, loại trừ những biến động có thể dự kiến trước như cho đi đào tạo, thăng chức, thuyên chuyển, về hưu...

- Bước 2: Cân đối nhu cầu và khả năng nhân lực: xảy ra 3 trường hợp.

+ Nhu cầu bằng khả năng + Nhu cầu > khả năng + Nhu cầu < khả năng

Với mỗi trường hợp trên, doanh nghiệp sẽ lựa chọn chính sách thích hợp.

- Bước 3: Đề ra chính sách và biện pháp thực hiện.

Các chính sách thường được áp dụng gắn với việc cải tiến hệ thống tổ chức sắp xếp, bố trí hợp lý hoạt động các chính sách về xã hội đối với người lao động như đào tạo, thăng tiến, thuyên chuyển, hưu trí, bồi dưỡng... Biện pháp thực hiện diễn ra khi thiếu hay thừa lao động.

+ Nếu thiếu lao động: Thiếu về số lƣợng thì cần tuyển thêm từ ngoài doanh nghiệp. Thiếu về chất lƣợng thì cần bố trí, sắp xếp lại nhƣ cho thuyên chuyển, thăng chức, đào tạo, bồi dƣỡng thêm. Để tiến hành công việc trên thì phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc

+ Nếu thừa lao động: Hạn chế tuyển lao động, giảm giờ làm việc, giảm biên chế, cho nghỉ hưu sớm hay cho nghỉ việc tạm thời.

Chú ý: Tất cả các biện pháp nêu trên đều có ảnh hưởng đến quyền và lợi ích người lao động. Do vậy, trước hết phải tham khảo ý kiến của những người quản lý trực tiếp và phải thực hiện đúng theo quy định trong luật lao động.

- Bước 4: Kiểm soát và đánh giá.

Đây là bước quan trọng nhằm mục đích kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu,

nội dung đã đƣợc hoạch định trong kế hoạch nhân lực, đánh giá tiến trình, mức độ đạt đƣợc ở mỗi giai đoạn để từ đó điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

* Phương pháp xác định nhu cầu nhân lực.

Có nhiều phương pháp xác định nhu cầu lao động. Tuy nhiên, tùy theo những điều kiện cụ thể khác nhau ở mỗi doanh nghiệp mà có sự lựa chọn phương pháp khác nhau. Thông thường có những phương pháp sau:

- Phương pháp phân tích: Chủ yếu là nghiên cứu phân tích xu hướng tuyển dụng lao động ở doanh nghiệp trong những thời kỳ trung, dài hạn. Qua nghiên cứu rút ra tốc độ phát triển nhu cầu nhân lực so với mục tiêu kinh doanh, trình độ tiến bộ kỹ thuật công nghệ trong kỳ, từ đó có thể xác định nhu cầu lao động.

- Phương pháp xác định dựa vào mối tương quan giữa lao động cần dùng với một số chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật khác.

+ Dựa vào mục tiêu doanh thu

+ Dựa vào sản lƣợng và định mức thời gian cho lao động chính 2. Phân tích công việc

* Phân tích công việc:

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tƣ liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ các yêu cầu sau:

- Với từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì?

- Họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào?

- Những máy móc, thiết bị, công cụ nào đƣợc sử dụng?

- Những mối quan hệ nào đƣợc thực hiện?

- Các điều kiện làm việc cụ thể?

- Những yêu cầu về kiến thức, kĩ năng và các khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc?

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng trong quản lý nhân lực, là công cụ cơ

bản để hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ và đánh giá con người trong tổ chức.

Quá trình phân tích công việc bao gồm nhiều hoạt động, nhìn chung có thể chia ra thành bốn bước như sau:

Bước 1 : Xác định các công việc cần phân tích.

Danh mục các công việc cần phân tích đƣợc xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp. Thông thường, phân tích công việc được tiến hành trong các trường hợp sau:

- Khi tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên đƣợc tiến hành.

- Khi xuất hiện các công việc mới.

- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới , các thủ tục mới hoặc công nghệ mới .

- Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc.

Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc. Thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.

Bước 3 : Tiến hành thu thập thông tin.

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào mục đích của phân tích công việc, chẳng hạn hoạch định nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc ...

1.2.2.2.Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện trong quản lý nhân lực bao gồm:

- Tuyển dụng nhân lực - Bố trí, sử dụng nhân lực - Đào tạo nhân lực

- Đánh giá và Chính sách đãi ngộ đối với người lao động

* Tuyển dụng:

Tuyển dụng là một quá trình thu hút nhân lực có khả năng đáp ứng công việc và đƣa vào sử dụng, bao gồm các khâu tuyển mộ và tuyển chọn.

* Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc về phía tổ chức để các nhà tuyển dụng lựa chọn và sàng lọc những người có đủ điều kiện vào làm việc tại một vị trí nào đó trong tổ chức. Một tổ chức có thể tuyển mộ từ bên trong hoặc từ thị trường lao động bên ngoài với nhiều phương pháp khác nhau. Quá trình tuyển mộ bao gồm các bước như:

- Xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ: Tuyển mộ là chức năng cơ bản của quản lý nhân lực. Các bảng mô tả công việc và bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển mộ, nó được dùng làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại những vị trí cần tuyển mộ. Xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ với các nội dung sau:

+ Lập kế hoạch tuyển mộ: Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển. Tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lượng các ứng cử viên còn lại ở từng bước trong quá trình tuyển chọn và số người sẽ được chấp nhận vào bước tiếp theo.

+ Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ: Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy người từ bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phương pháp tuyển phù hợp.

+ Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ: Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng tuyển mộ, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển chọn.

- Tìm kiếm người xin việc: Khi đã xây dựng xong chiến lược tuyển mộ và đã lập kế hoạch tuyển mộ thì các hoạt động tuyển mộ đƣợc tiến hành. Quá trình tìm người xin việc có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc.

- Đánh giá quá trình tuyển mộ: Sau quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải đánh giá các quá trình tuyển mộ của mình để hoàn thiện các công tác này ngày càng tốt hơn.

* Tuyển chọn là sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu, chính thức thu nhận vào bộ máy với số lƣợng cần thiết. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức. Quá trình tuyển chọn bao gồm các bước sau:

Bước 1 - Phỏng vấn sơ bộ.

Bước 2- Sàng lọc các ứng viên qua đơn xin việc.

Bước 3- Trắc nghiệm tuyển chọn.

Bước 4- Phỏng vấn tuyển chọn.

Bước 5- Khám sức khỏe và đánh giá thể lực.

Bước 6- Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp.

Bước 7- Thẩm định các thông tin đã thu thập được.

Bước 8- Tham quan thử việc.

Bước 9- Ra quyết định tuyển chọn.

*). Bố trí, sử dụng nhân lực

Việc sử dụng tối đa nhân lực là mục đích chính của phát triển nhân lực.

* Sử dụng số lượng lao động.

Vấn đề sử dụng số lƣợng lao động trong các doanh nghiệp sao cho hợp lý đang là một vấn đề nan giải của các nhà quản lý. Hiện tƣợng này có thể do nhiều nguyên nhân nhƣ thiếu nguyên vật liệu, máy móc hỏng, thiếu việc làm ... Để giải quyết tình trạng này nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng các biện pháp có hiệu quả nhanh chóng nhƣ:

+ Không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nhằm giải quyết việc làm cho người lao động.

+ Không ngừng phát triển những lĩnh vực sản xuất kinh doanh mới, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ trong và cả ngoài nước.

+ Cải tiến máy móc, thiết bị mới hiện đại và đồng bộ. Sắp xếp lại lực lƣợng lao động, những người đủ tiêu chuẩn thì giữ lại, những người không đủ tiêu chuẩn cho nghỉ hưu hoặc cho thôi việc. Đồng thời, tạo điều kiện cho những người có năng lực đƣợc đi học thêm nâng cao trình độ tay nghề.

* Sử dụng thời gian lao động.

Trong sản xuất kinh doanh thời gian là vàng ngọc. Vì vậy, các nhà quản lý phải biết tận dụng tối đa thời gian lao động để hạ giá thành sản phẩm. Để làm đƣợc như vậy, trước hết doanh nghiệp phải quan tâm đến điều kiện làm việc và mức sống của người lao động một cách thiết thực nhất. Việc sử dụng biện pháp kinh tế để động viên người lao động hăng say làm việc là biện pháp hiệu quả nhất.

* Sử dụng chất lượng lao động.

- Sử dụng chất lƣợng lao động có nghĩa là sử dụng đúng ngành nghề, bậc thợ, chuyên môn, chất lượng của người lao động.

Để sử dụng chất lƣợng lao động một cách có hiệu quả, các nhà quản lý thường áp dụng các hình thức phân công lao động trong các doanh nghiệp như:

+ Phân công lao động theo nghề.

+ Phân công lao động theo công việc.

Doanh nghiệp cần có những chính sách thưởng, phạt công bằng, đúng lúc và đúng người.

* Thuyên chuyển người lao động.

Thuyên chuyển là sự điều động người lao động đang làm từ công việc này sang làm công việc khác hoặc từ nơi này sang nơi khác.

Thuyên chuyển có thể đƣợc đề xuất từ phía doanh nghiệp, cũng có thể đƣợc đề xuất từ phía người lao động với sự chấp nhận của doanh nghiệp. Từ phía doanh nghiệp, thuyên chuyển có thể đƣợc thực hiện do những lý do sau:

- Để điều hòa nhân lực giữa các bộ phận và công việc kinh doanh đang bị suy giảm.

- Để lấp các vị trí việc làm còn trống bởi các lý do nhƣ mở rộng sản xuất, chuyển đi, về hưu, chấm dứt hợp đồng...

- Để sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động.

Thuyên chuyển với nhiều lý do đa dạng, nhiều công ty thường áp dụng chương trình đa dạng hóa công việc bằng cách cho nhân viên làm việc tại nhiều bộ phận phòng ban khác nhau, làm cho nhân viên đa năng, đa dạng, năng động trong

công việc để khi cần thiết họ có thể thuyên chuyển công tác hay thành cấp quản lý.

- Mục đích :

+ Nhằm kích thích khả năng giỏi nhiều nghề và linh hoạt của người lao động.

+ Nhằm đáp ứng những đòi hỏi cần thiết về tổ chức.

+ Nhằm nâng cao tính hiệu quả trong việc đạt đƣợc các mục tiêu, do đó một số doanh nghiệp thực hiện thuyên chuyển lao động ngay khi mà khả năng của người lao động không tăng lên.

Có hai loại thuyên chuyển sau: Thuyên chuyển tạm thời và thuyên chuyển vĩnh viễn.

Để quản lý có hiệu quả các quá trình thuyên chuyển, tổ chức cần đề ra các chính sách và các quy định cụ thể về thuyên chuyển, trong đó cần lưu ý đến các vấn đề sau:

- Cần quy định rõ về người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển, người có quyền và trách nhiệm về việc đề ra quyết định thuyên chuyển.

- Khi thuyên chuyển, cần đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của người lao động và vị trí việc làm mới, thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển để cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho người lao động.

- Khi thuyên chuyển, cần lưu ý mối quan hệ giữa mức tiền công hiện tại của người lao động với mức tiền công ở vị trí việc làm mới.

- Việc thuyên chuyển đối với những " người lao động có vấn đề" cần phải thực hiện bởi các thủ tục chặt chẽ, phải có các biện pháp giáo dục trước khi thuyên chuyển, phải được người lãnh đạo ở bộ phận mới chấp nhận.

* Đề bạt người lao động

Đề bạt là việc đưa người lao động tới một công việc tốt hơn, kèm theo đó là trách nhiệm lớn hơn, uy tín và kỹ năng cao hơn, được trả lương cao hơn và thời gian lao động hoặc điều kiện làm việc tốt hơn.

- Mục đích :

+ Củng cố tính trung thành của người lao động đối với tổ chức.

+ Để giữ được những người lao động tốt và có tài năng.