2.2 Nội dung các quy định pháp luật hiện hành về đăng ký tạm trú
2.2.4 Thủ tục đăng ký tạm trú
Về thủ tục đăng ký tạm trú, người đến đăng ký tạm trú phải xuất trình:
1. Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó đã đăng ký thường trú;
2. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng nhà ở đó;
3. Nộp phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, bản khai nhân khẩu;
4. Trường hợp chỗ ở hợp pháp là nhà do thuê, mượn hoặc ở nhờ của cá nhân thì phải được người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đồng ý bằng văn bản.
Theo khoản 3 Điều 30 Luật Cư trú 2006 quy định 04 loại giấy tờ cần chuẩn bị, theo đó, loại giấy tờ thứ nhất là Chứng minh nhân dân, hoặc giấy tờ có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó đã đăng ký thường trú, nhằm mục đích chứng minh nhân thân. Từ sau khi Luật Căn cước công dân năm 2014 ra đời, thì căn cước công dân đã trở thành giấy tờ tùy nhân của công dân Việt Nam, được sử dụng và có giá trị ngang với chứng minh nhân dân ngày trước. Loại giấy tờ thứ 2 và thứ 4 là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng nhà ở đó và văn bản đồng ý của người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ trong trường hợp nơi ở là cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ; loại giấy tờ này nhằm chứng minh chỗ ở của cá nhân đăng ký tạm trú là chỗ ở hợp pháp. Nếu cần ý kiến đồng ý chủ hộ, thì chủ hộ phải ghi rõ vào phiếu báo thay đổi nhân khẩu, có chữ ký, ghi rõ ngày tháng năm. Riêng việc chứng minh chỗ ở hợp pháp cũng có điều khoản quy định riêng (tại Điều 6, Nghị định 31/2014/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật cư trú). Và loại giấy tờ thứ 3 đó là Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, bản khai nhân khẩu, phục vụ mục đích nhập dữ liệu dân cư mỗi khi có thay đổi về cư trú. Mẫu này cá nhân có nhu cầu đăng ký tạm trú sẽ được phát tại các điểm đăng ký và tại trụ sở công an xã, phường, thị trấn.
Tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 35/2014/TT-BCA cũng thống nhất các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú gồm:
a) Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; bản khai nhân khẩu (đối với các trường hợp phải khai bản khai nhân khẩu);
b) Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 31/2014/NĐ-CP (trừ trường hợp được chủ hộ có sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú đồng ý cho đăng ký tạm trú thì không cần xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp). Trường hợp chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ thì phải được người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đồng ý cho đăng ký tạm trú vào chỗ ở của mình và ghi vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu, ký, ghi rõ họ, tên; trường hợp người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đã có ý kiến bằng văn bản đồng ý cho đăng ký tạm trú vào chỗ ở của mình thì không phải ghi vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu.
Xuất trình chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó thường trú.
Sổ tạm trú được cấp cho cá nhân đã đăng ký tạm trú và có giá trị xác định nơi tạm trú của công dân.
Kết quả của đăng ký tạm trú đó là “Sổ tạm trú”, sổ này được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật có giá trị xác định nơi tạm trú của công dân và có thời hạn tối đa là 24 tháng.
Ngoài ra, các quy định chi tiết về thời hạn sử dụng sổ, điều chỉnh và xóa tên trong sổ tạm trú tại Điều 17, 18 và 19 Thông tư 35/2014/TT-BCA.
Thời hạn tạm trú theo đề nghị của công dân nhưng tối đa không quá hai mươi bốn tháng. Hết thời hạn tạm trú, hộ gia đình hoặc cá nhân vẫn tiếp
tục tạm trú thì đại diện hộ gia đình hoặc cá nhân đến cơ quan Công an nơi cấp sổ tạm trú làm thủ tục gia hạn tạm trú; thời hạn tạm trú của mỗi lần gia hạn tối đa không quá thời hạn còn lại của sổ tạm trú. Trường hợp sổ tạm trú hết thời hạn sử dụng mà hộ gia đình hoặc cá nhân vẫn tiếp tục tạm trú tại đó thì đại diện hộ gia đình hoặc cá nhân đến cơ quan Công an nơi cấp sổ tạm trú làm thủ tục cấp lại sổ tạm trú. Như vậy, có thể hiểu, mỗi sổ tạm trú chỉ có thời hạn 24 tháng, trong vòng 24 tháng này, cá nhân, hộ gia đình tạm trú có thể tùy ý gia hạn theo nhu cầu và mục đích tạm trú. Tuy nhiên, sau khi hết 24 tháng thì cần thay sổ mới. Việc để thời hạn tối đa là 24 tháng và sau đó yêu cầu đổi sổ nếu gia hạn thêm là một cách mở để cá nhân có điều chỉnh, theo dõi phục vụ cho việc làm căn cứ để nhập hộ khẩu sau này.
Giống như Sổ hộ khẩu, mỗi hộ gia đình đăng ký tạm trú thì được cử một người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ làm chủ hộ để thực hiện và hướng dẫn các thành viên trong hộ thực hiện quy định về đăng ký, quản lý cư trú. Trường hợp không có người từ đủ 18 tuổi trở lên hoặc có người từ đủ 18 tuổi trở lên nhưng bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự thì được cử một người trong hộ làm chủ hộ. Đây là hình thức cấp sổ tạm trú theo hộ gia đình, phục vụ trường hợp cá nhân tạm trú có mục đích sinh sống theo gia đình, theo hộ.
Trong trường hợp học sinh, sinh viên, học viên ở tập trung trong ký túc xá, khu nhà ở của học sinh, sinh viên, học viên; người lao động ở tập trung tại các khu nhà ở của người lao động thì cá nhân, cơ quan, tổ chức phải có văn bản đề nghị đăng ký tạm trú, kèm theo danh sách và được ghi vào sổ đăng ký tạm trú. Danh sách bao gồm các thông tin cơ bản của từng cá nhân:
Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; nguyên quán; dân tộc; tôn giáo;
số chứng minh nhân dân; nghề nghiệp, nơi làm việc; nơi thường trú; nơi tạm trú, thời hạn tạm trú. Công an xã, phường, thị trấn có trách nhiệm xác nhận về
việc đã đăng ký tạm trú vào danh sách đăng ký tạm trú của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp cá nhân có nhu cầu cấp sổ tạm trú riêng thì được cấp riêng.
Việc gia hạn tạm trú đòi hỏi cá nhân cần làm thủ tục trong vòng 30 ngày trước ngày hết hạn tạm trú và cần chuẩn bị:
- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;
- Sổ tạm trú;
- Đối với trường hợp học sinh, sinh viên, học viên ở tập trung trong ký túc xá, khu nhà ở của học sinh, sinh viên, học viên;
người lao động ở tập trung tại các khu nhà ở của người lao động thì phải có văn bản đề nghị gia hạn tạm trú kèm theo danh sách.
Do đã có sổ tạm trú nên quy định nhằm xác nhận một lần nữa việc sinh sống, tạm trú thực tế của cá nhân còn duy trì hay không. Đảm bảo việc đăng ký đúng với thực tế và quản lý dân cư hiệu quả. Thời hạn trả hồ sơ gia hạn là 02 ngày làm việc.
Trường hợp sổ tạm trú hư hỏng thì được đổi, sổ tạm trú bị mất hoặc hết thời hạn sử dụng thì được cấp lại. Sổ tạm trú được đổi, cấp lại có số, nội dung như sổ đã được cấp trước đó. Cá nhân cần chuẩn bị: Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu và Sổ tạm trú (đối với trường hợp sổ tạm trú bị hư hỏng hoặc hết thời hạn sử dụng). Thời hạn cấp lại sổ là 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Do chỉ là cấp lại và không ảnh hưởng tới thời hạn lưu trú đã đăng ký trước đó, nên không yêu cầu cá nhận xác nhận lại nhu cầu tạm trú thực tế và sau này.
Sổ tạm trú được cấp bởi Trưởng công an xã, phường, thị trấn, bởi vậy, nếu công dân thay đổi nơi tạm trú ngoài phạm vi xã, phường, thị trấn thì được
cấp sổ tạm trú mới. Nhằm đảm bảo mục tiêu quản lý dân cư và phân cấp quản lý của các đơn vị hành chính cơ sở.
Trong quá trình đăng ký tạm trú nếu có sai sót của cơ quan đăng ký trong khi ghi sổ tạm trú thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày công dân đề nghị, cơ quan đăng ký tạm trú phải có trách nhiệm điều chỉnh trong sổ tạm trú cho phù hợp với hồ sơ đăng ký tạm trú.
Trách nhiệm của người tạm trú đối với sổ tạm trú là bảo quản và sử dụng sổ theo đúng quy định. Phải xuất trình sổ tạm trú khi cán bộ Công an có thẩm quyền kiểm tra. Nghiêm cấm sửa chữa, tẩy xóa, thế chấp, cho mượn, cho thuê hoặc sử dụng sổ tạm trú trái pháp luật.
Trong quá trình sinh sống sẽ phát sinh những vấn đề cần phải có sự thay đổi trong sổ tạm trú như thay đổi chủ hộ, cải chính tên họ, thông tin cá nhân của người trong sổ, thay đổi địa giới hành chính, địa chỉ, số nhà; thay đổi chỗ ở nhưng vẫn thuộc sự quản lý của công an quận, huyện, thị trấn trước đây đã đăng ký tạm trú. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Công an xã, phường, thị trấn có trách nhiệm điều chỉnh, bổ sung những thay đổi trong sổ tạm trú cho công dân và sổ đăng ký tạm trú.