CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG HÀ AN
2.2. Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển và Xây dựng Hà An
2.2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Ngay từ thời điểm đấu thầu bộ phận kế toán, kế hoạch và kỹ thuật sẽ phối hợp với nhau lên dự toán công trình. Theo đó sẽ lên các hạng mục cụ thể theo tiến độ công trình. Trong đó bộ phận kỹ thuật sẽ bóc tách định mức nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung cho từng hạng mục theo chỉ số kỹ thuật tiêu chuẩn của xây lắp cầu đường. Bộ phận kế hoạch dựa trên thông số
bóc tách tìm nhà cung cấp để lên hợp đồng mua bán nguyên vật liệu. Cuối cùng bộ phận kế toán tổng hợp lại số liệu để theo dõi hóa đơn chứng từ và thực tế phát sinh tại công trường.
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm. Trong xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng, chúng thường chiếm từ 60% đến 80% tùy theo kết cấu của công trình trong giá thành sản phẩm. Do vậy việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm vật liệu là một yêu cầu hết sức cần thiết trong công tác quản lí, nhằm làm giảm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp. Xác định được tầm quan trọng đó công ty luôn chú trọng tới việc quản lí vật liệu từ khâu mua vào, vận chuyển cho tới khâu xuất dùng vào quá trình sản xuất thi công.
Tại Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển và Xây dựng Hà An chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xây lắp gồm toàn bộ vật liệu chính, phụ, các cấu kiện, các bộ phận kết cấu công trình, hạng mục công trình. Không bao gồm giá trị vật liệu, nhiên liệu sử dụng cho máy thi công và vật liệu sử dụng cho quản lý đội công trình. Đối với những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt (phân xưởng, bộ phận sản xuất hoặc sản
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
phẩm, lao vụ…) thì hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó. Đối với vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí hạch toán riêng biệt thì áp dụng phương pháp tập hợp gián tiếp cho các đối tượng có liên quan.
Nguyên liệu, vật liệu được tập hợp theo chứng từ gốc và tính theo giá thực tế xuất dùng.
- Chứng từ kế toán gồm:
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho xuất thẳng
Phiếu nhập xuất tồn
Hoá đơn GTGT
Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành
Khoản mục chi phí vật liệu trong giá thành công tác xây lắp của Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển và Xây dựng Hà An thường bao gồm:
- Giá trị của vật liệu xây dựng: gạch, cát, xi măng, sắt, thép…
- Giá trị các vật liệu khác: đinh, que hàn, sơn, vôi ve, gỗ, cốp pha, giàn giáo …
- Các vật liệu xây dựng khác.
Do đặc điểm hoạt động của công ty chuyên thi công các công trình xây dựng, để hạch toán hàng tồn kho công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Vì vậy để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của toàn bộ vật liệu theo số tiền, kế toán mở TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”.
Nguyên vật liệu xuất dùng có thể được huy động từ hai nguồn: Cung cấp tại kho và vật liệu mua ngoài xuất thẳng vào công trình
- Vật liệu cung cấp tại kho bao gồm những vật liệu đặc chủng như sắt, thép, đá, cát… Khi có nhu cầu sử dụng, đội trưởng các đội hoặc chủ nhiệm công trình báo cáo với phòng kế toán để lập phiếu xuất kho.Tuy nhiên trường
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
hợp này ít xảy ra vì xuất phát từ đặc điểm hiện nay nguồn cung cấp vật tư rất phong phú, mặt khác vốn tồn đọng trong các công trình xây dựng cơ bản là rất lớn nên Công ty hạn chế việc dự trữ vật tư để tăng thêm vòng quay của vốn lưu động, chỉ trừ khi giá những loại vật tư có biến động tăng giá lớn.
- Vật liệu mua ngoài: Đây là hình thức chủ yếu như đã nói ở phần trên.
Khi có nhu cầu vật tư căn cứ vào kế hoạch của các công trình Công ty sẽ cử cán bộ vật tư làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp, chuẩn bị nguồn vốn để khi Công trường cần sẽ cung cấp kịp thời đảm bảo tiến độ.
Để thực hiện, đội trưởng hoặc chủ nhiệm lập “Đơn xin tạm ứng” trình Giám đốc công ty kèm theo bản dự trù vật tư sử dụng. Sau khi xem xét thấy lí do xin tạm ứng là hợp lý, giám đốc ký duyệt. Đó là cơ sở để thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt hoặc kế toán viết séc giao cho người xin tạm ứng. Các khoản tạm ứng này được theo dõi trên tài khoản 141- Tạm ứng.
Khi nhận được tiền, người xin tạm ứng đi mua vật tư và chuyển thẳng đến chân công trình. Kế toán đội sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho và lập luôn một phiếu xuất kho để kịp thời đưa vật liệu vào sản xuất. Thủ tục này nhằm giúp cho kế toán viên dễ hạch toán và quản lý.
Sau đó người xin tạm ứng sẽ gửi lại phòng tài chính kế toán công ty toàn bộ chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng thông thường), giấy đề nghị nhập xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập vào máy lần lượt từ phiếu nhập rồi đến phiếu xuất.
Thông thường vật liệu của Công ty khi mua về thường xuất thẳng đến chân Công trình. Tuy nhiên do đặc điểm của phần mềm kế toán tài khoản 621 chỉ theo dõi tổng chi phí theo từng công trình hay hạng mục công trình, nên để kiểm soát về mặt số lượng cũng như phục vụ cho mục đích cung cấp thông tin kế toán vẫn làm thủ tục nhập xuất kho qua tài khoản 152.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Đối với những vật liệu không cần kiểm soát khối lượng kế toán sẽ hạch toán thẳng vào tài khoản 621 mà không hạch toán qua tài khoản 152.
Việc thanh toán chi phí mua vật tư có thể ghi có tài khoản 141, trong trường hợp chủ nhiệm công trình tạm ứng tiền đi mua và về làm đề nghị thanh toán. Nếu chủ nhiệm công trình không tạm ứng trước mà đi mua về mới làm đề nghị thanh toán thì kế toán sử dụng TK111, TK331, TK112.
Giấy đề nghị nhập xuất vật tư được dùng để kế toán theo dõi và làm thủ tục hoàn ứng cho chủ nhiệm công trình nếu chủ nhiệm công trình tạm ứng tiền trước để mua vật tư, hàng hoá.(phụ lục 01)
Trong trường hợp trên sau khi đi mua vật tư về làm đủ thủ tục nhập xuất kho, chủ nhiệm công trình sẽ làm giấy đề nghị nhập, xuất vật tư. Căn cứ vào các chứng từ mà kế toán đội gửi lên (đã có đầy đủ chữ ký của chủ nhiệm công trình và các phòng ban ký duyệt) Kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ đó và nhập vào máy. Mẫu giấy đề nghị này thể hiện ở phụ lục 02, hóa đơn giá trị
gia tăng được thể hiện ở phụ lục 03.
Sổ chi tiết TK 621 được thể hiện ở Phụ lục 04.