CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY BEST CARE
3.3. Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh công ty Best Care Shipping tại Hà Nội
3.3.1. Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Sau khi công ty ký kết hợp đồng ngoại thương sẽ tiến hành booking tàu để nhập hàng. Khách hàng của chi nhánh Best Care Shiping tại Hà Nội sẽ được lựa chọn book theo term. Với EXw, FOB thì công ty FWD sẽ book tàu, còn với CIF thì bên shipper sẽ book tàu. Bộ phận cung ứng sẽ cung cấp thông tin cho FWD để lấy booking, cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:
Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.
Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct).
Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp.
Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát.
Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.
Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,…
Sau đó, họ sẽ liên hệ với nhà XK để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó. Sau khi cung cấp các thông tin cho hãng tàu, kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót thì Công ty sẽ yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.
3.3.2. Xin giấy phép, đăng ký các chứng nhận liên quan
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code… các quy định của Nhà nước mà nhân viên chi nhánh Công ty Best Care Shipping sẽ đăng ký những thủ tục gì để được
cấp các chứng nhận có liên quan. Bước này nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí về sau.
Các loại hàng Best Care Shipping thường nhập mà cần xin giấy phép, đăng kí chứng nhận đó là: Các loại ấn phẩm (sách, báo, tạp chí, tranh, ảnh, lịch), Máy in các loại: offset, flexo, ống đồng, letterpress, máy in lưới (lụa); Máy photocopy màu, máy in có chức năng photocopy màu, Tác phẩm tạo hình, mỹ thuật ứng dụng, tranh, nhiếp ảnh, Đồ chơi trẻ em, Thiết bị y tế,…
Với mặt hàng thiết bị y tế:
Thủ tục phân loại trang thiết bị y tế:
Bước 1: Lập hồ sơ
Bước 2: Gửi hồ sơ về Viện trang thiết bị và công trình y tế.
Bước 3: Đợi phản hồi, bổ sung chỉnh sửa nếu cần
Bước 4: Nhận kết quả phân loại: Loại A nếu mức độ rủi ro thấp, loại B nếu mức độ rủi ro trung bình thấp, loại C nếu mức độ rủi ro trung bình cao và loại D nếu mức độ rủi ro cao.
4. Đăng ký lưu hành trang thiết bị y tế (nếu có)
Nếu được phân vào loại A thì TBYT đó không cần làm đăng ký lưu hành. Loại B, C, D nếu chưa có số đăng ký lưu hành của doanh nghiệp khác thì phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp mới số lưu hành cho thiết bị y tế nhập khẩu.
Sau khi nộp bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thủ tục sẽ được giải quyết trong khoảng từ 15 ngày (đã có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng) và 60 ngày (nếu chưa có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng). Đăng ký lưu hành sẽ có hiệu lực trong 5 năm.
5. Xin giấy phép NK trang TBYT nếu trang TBYT loại B, C, D được quy định thuộc “Danh sách trang thiết bị y tế phải xin giấy phép nhập khẩu”
Thủ tục cấp phép mới gồm các bước chính như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp phép tại Bộ Y tế (Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế)
Bước 2: Chờ phản hồi của Vụ
Bước 3: Bổ sung chỉnh sửa hồ sơ nếu cần
Bước 4: Được cấp giấy phép, nếu hồ sơ đầy đủ hợp lệ; hoặc bị từ chối bằng văn bản, có nêu rõ lý do.
6. Làm công bố cho trang TBYT: Đối với TBYT loại A cần phải làm Công bố tiêu chuẩn chất lượng loại A. Đối với TBYT loại B, C, D cần phải làm Công bố đủ điều kiện mua bán TBYT nếu không thuộc danh mục được mua bán như các hàng hóa thông thường.
3.3.3 Nhận và kiểm tra chứng từ
Khi nhận được bộ chứng từ từ Agent, nhân viên Cus, Docs thực hiện kiểm tra giấy tờ, các thông tin cần theo dõi như: “Tên và địa chỉ Shipper, Consignee, tên tàu, ngày tàu đến, số Cont, số Seal, chi tiết mô tả hàng hóa, khối lượng" là những thông tin cần phải trùng khớp nhất và tuyệt đối không có sai sót.
3.3.4. Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà XK
Lúc này bộ phận Cung ứng cần theo dõi sát sao quá trình nhà XK ở nước ngoài đóng hàng và giao hàng tại cảng. Việc theo dõi này có thể thực hiện thông qua các trang web mà hai bên thống nhất với nhau hoặc liên lạc trực tiếp bằng điện thoại, email và các hình thức khác. Các thông tin cần phải được cập nhật như:
- Thời gian đóng gói hàng, khi nào đóng gói, chi phí là bao nhiêu
- Vận chuyển từ nhà máy đến cảng trong bao lâu, chi phí thế nào
- Ảnh chụp container rỗng
Nếu tàu bị delay trước khi đóng hàng, công ty sẽ yêu cầu cập nhật để chủ động xử lý chứng từ liên quan. Khi có đầy đủ những thông tin này có thể làm căn cứ để tính toán cho những lô hàng NK sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ nhập những lô hàng gấp.
3.3.5. Khai Manifest và lấy lệnh giao hàng (D/O hoặc EDO)
Nhân viên Cus sẽ nhận được Pre-elert và HBL final khi tàu đi. Sau đó mail xin phân quyền từ hãng tàu đại lý. Trước ngày dự kiến tàu đến thường từ 1 tới 2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Đồng thời khi nhận được giấy bảo hàng đến thì nhân viên chứng từ có trách nhiệm thực hiện khai bảo Manifest. Chứng từ để khai Manifest bao gồm: MBL, HBL và A/N của hãng tàu. Tiếp theo, nhân viên Cus sẽ tiến hành làm A/N và Debit note gửi cho khách hàng. Sau đó làm đề nghị thanh toán OF, LCC gửi cho kế toán để thanh toán tiền OF, LCC cho hãng tàu. Sau khi thanh toán phi OF, LCC với hãng tàu, nhân viên Cus sẽ gửi ủy nhiệm chỉ và EDO cho hãng tàu
3.3.6. Thông quan hàng nhập khẩu
- Bước 1: Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Nhân viên Docs sẽ nhận được bộ chứng từ cần thiết để lên tờ khai bao gồm:
Invoice, Bill, A/N, Packing List, hóa đơn cước (nếu là EXW, FOB), hóa đơn LSS (phụ phí giảm lưu huỳnh) (nếu có), C/O, số giấy phép nhập khẩu, phân loại,.. (nếu có).
Docs tiến hành kiểm tra bộ chứng từ xem đã đồng khớp chưa bởi vì sai sót trong bộ chứng từ có thể dẫn đến hàng hóa sẽ rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, bị phạt hoặc thậm chí không nhận được hàng. Nếu phát hiện sai sót gì sẽ báo lại cho khách hàng để kịp thời sửa chữa.
Sau khi có bộ chứng từ gốc đồng khớp, Docs sẽ tiến hành khai báo tờ khai trên phần mềm ECUS: Lên tờ khai nháp gửi khách, sau đó truyền ra thuế gửi khách xác nhận và truyền chính thức tờ khai hải quan. Nếu truyền thành công, hệ thống hai quan tự động bảo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Đối với tờ khai hàng FCL thì phải khai thêm danh sách HYS và danh sách Cont trên phần mềm.
Sau khi khai chính thức và lấy phản hồi phân luồng hàng hóa (có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ), nhân viên Docs sẽ tiến hành đánh chứng tử ký số lên hệ thống. Trong giai đoạn khai báo hải quan phải hết sức cẩn thận, nếu sai sót thông tin sẽ bị xử phạt theo nghị định mới nhất Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Sau đó sẽ gửi tờ khai phân luồng cho OPS để tiến hành phân hổ sơ, thông quan hàng hóa. Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai ra và liên hệ khách hàng nộp thuế.
- Bước 2: Thông quan hàng hóa
Sau khi nhận được tờ khai phân luồng, OPS sẽ đi phân hồ sơ. Đối với luồng xanh, hàng hóa được thông quan miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa, khách hàng chỉ việc đóng thuế, đóng phi cơ sở hạ tầng (đối với cảng Hải phòng hàng FCL và LCL trên 1 tấn), xuất trình phiếu EIR, lấy mã vạch thông quan là có thể lấy hàng hóa. Đối với luồng vàng, Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ. Sau khi chúng tử được Hải quan chấp thuận, khách hàng đóng thuế, lấy mã vạch thông quan đưa cho bộ phận cổng thì sẽ lấy được hàng. Trong trường hợp hải quan chưa chấp thuận tờ khai thì Ops sẽ báo lại cho Docs để khai và truyền sửa tờ khai theo Hải quan hướng dẫn, chấp thuận mới đến bước tiếp theo. Đối với luồng đỏ, hãng sẽ bị kiểm tra chứng từ và thêm một bước
kiểm hóa. Nhân viên Ops sẽ liên hệ với Hải quan kiểm hóa và tiến hành kiểm hóa, có thông tin gì sẽ báo lại với khách hàng để tìm cách giải quyết.
- Bước 3: Kiểm hóa (nếu luồng đỏ)
FWD xem bảng phân công để liên lạc hải quan kiểm hóa. Sau đó làm thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa. Xuống bãi làm thủ tục cắt seal kiểm hóa. Khi container hàng đã ở bãi kiểm hóa, điều công nhân cảng đến cắt seal, dỡ hàng ra khỏi container.
Sau đó mời công chức hải quan kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa theo mức độ hải quan yêu cầu.
- Bước 4: Trả tờ khai hải quan
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong, hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. FWD mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai. FWD kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ.
3.3.7. Thanh lý tờ khai và vận chuyển hàng về kho
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, FWD tiến hành in mã vạch rồi nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho công ty 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ. Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, FWD đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O đóng phí nâng/ hạ/ lưu container... để xuất phiếu EIR. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
Giao hàng cho khách: Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan trả lại bộ chứng tử bao gồm: Tờ khai hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng tử, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa.
Ops đến phòng thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu giao hàng của hãng tàu) và đóng tiền nâng hạ, lưu container để xuất phiếu EIR. Đối với hàng FCL và LCL trên 1 tấn tại cảng Hải Phòng phải đóng thêm phí cơ sở hạ tầng. Sau khi thuế nổi, sẽ lấy mã vạch thông quan trên hệ thống Tổng cục Hải quan cùng với Phiếu EIR đưa cho Hải quan cổng để lấy hàng và thông quan hàng hóa, giao hàng đến địa chỉ của Consignee.
3.3.8. Trả container rỗng cho hãng tàu và nhận cược
Khi xe chở hàng về đến kho, công ty tiến hành kiểm tra các giấy tờ như:
– Seal: Kiểm tra xem có khớp với seal trên Vận đơn (Bill) hay không? Còn nguyên Seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá gì không? Sau đó chụp hình lại trước khi cắt Seal.
– Chụp mặt ngoài và mặt trong, ván sàn, 2 cánh cửa container, ván sàn, lỗ thông gió, chuôi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước.
– Lột tem nguy hiểm (Nếu là hàng nguy hiểm) trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Nếu không sẽ bị phạt tiền.
Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD, theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container. Sau đó FWD sẽ mang giấy cược container, phiếu EIR và phiếu thu đến đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại số tiền cược container.
3.3.9. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, phải kiểm tra và sắp xếp lại chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh. Đồng thời kèm theo đó là bản debit note- giấy bảo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trên đó gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, chi phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có). Sau đó giảm đốc ký tên đóng dấu vào giấy báo nợ này. Nhân viên Sale mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.