CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY BEST CARE
3.4. Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
3.4.1. Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
Sử dụng phương pháp thanh tra hiện trường và sau quá trình tổng hợp từ phiếu điều tra và trao đổi với trưởng bộ phận giao nhận, trực tiếp quan sát tổng thể và các
hoạt động diễn ra tại công ty, các rủi ro có thể xuất hiện trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh công ty Best Care Shipping tại Hà Nội
3.4.1.1. Rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Booking tàu
- Không book được container rỗng hay chỗ do book muộn hoặc rơi vào mùa cao điểm.
- Rủi ro từ chuyên môn nhân lực yếu: cán bộ nhân viên chưa trang bị đầy đủ các kiến thức về chuyên môn và kinh nghiệm chưa nhiều, dẫn đến chọn vỏ cont chưa đúng với hàng hóa, tính toán sai chủng loại gây tốn thêm nhiều loại chi phí.
- Không check kỹ tình trạng container trước khi làm biên bản giao nhận, khi xảy ra rủi ro về cont phải chịu trách nhiệm với hãng tàu.
Trường hợp với hàng lẻ LCL:
- Các lô hàng theo LCL xác suất gặp tổn thất tài chính do đóng gói không đúng cách cao hơn đáng kể so với các lô hàng FCL. Vì thực tế là người gửi hàng phải chịu rủi ro đóng gói của nhà xuất khẩu khác.
- Hàng giao bị thiếu, mất hàng, hỏng hàng, tàu không đạt chất lượng mà không nhận được đền bù xứng đáng do chọn hãng tàu không uy tín.
Bước 2: Xin giấy phép, đăng ký các chứng nhận liên quan
- Không đăng ký các chứng nhận liên quan sớm gây khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng, lãng phí thời gian và chi phí của công ty.
- Không nắm được thông tin về quy định, luật lệ tại quốc gia XK và nhập khẩu, dẫn đến thiếu giấy phép cần thiết khiến không thể NK hàng hoá.
Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ
- Không nhận được chứng từ đúng hạn hoặc chứng từ vẫn bị sai sót, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ khai báo hải quan cũng như tốn thêm chi phí hải quan của công ty.
- Thất lạc chứng từ hay chuyển phát chứng từ trễ từ nhà XK đến công ty, thiếu chứng từ khiến hàng bị roll và công ty phải chịu các chi phí phát sinh liên quan.
Bước 4: Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà XK
- Tai nạn, hư hại diễn ra trên biển do việc đóng hàng không chắc chắn, chọn pallet không phù hợp loại hàng gây hư hỏng hàng hóa.
- Giao hàng chậm trễ, kéo dài thời gian giao hàng…
- Rủi ro trong vận chuyển, bốc dỡ: hàng hóa hư hỏng, mất mát, lừa đảo, gặp sự cố…
- Rủi ro trong khâu giao nhận hàng hóa: sai sót, nhầm lẫn các thông tin trong hợp đồng giữa hai bên và hãng tàu khiến quá trình giao nhận gặp khó khăn.
Bước 5: Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh giao hàng (D/O)
- FWD mang thiếu chứng từ nên không lấy được D/O.
- Mang lệnh hết hạn về, quên không xin dấu bill, quên lấy hoặc cầm nhầm hóa đơn…
- FWD không đối thiếu B/L với D/O Bước 6: Thông quan hàng nhập khẩu 1. Khai hải quan điện tử và đóng thuế
- Bộ phận Cung ứng áp sai mã HS cho mặt hàng công ty nhập khẩu dẫn tới lô hàng không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu hay thậm chí bị xử phạt.
- Lên tờ khai sai lệch với chứng từ đi kèm gây mất rất nhiều thời gian để sửa lại tờ khai, dẫn đến việc tiến hành ra cảng nhận hàng chậm trễ, nhiều chi phí phát sinh như tiền lưu container, lưu bãi. Có trường hợp công ty đã phải hủy tờ khai, dẫn đến việc phát sinh chi phí, khó khăn trong làm thủ tục nhập hàng.
2. Đăng ký tờ khai tại cảng
- Thông tin trên hồ sơ giấy sai lệch trên bản khai điện tử.
- Khi bộ phận hải quan tính thuế phát hiện có sự sai sót trong việc áp mã hàng hóa không đúng, kiểm tra đơn giá, mức thuế suất, tổng số thuế bị chênh lệch.
2. Kiểm hóa (nếu luồng đỏ)
- Số seal thực tế sai với số seal trên chứng từ, mất, đứt seal, FWD phải lập biên bản sai, mất, hư seal, số seal mới để ký xác nhận với tàu/hãng tàu.
3. Trả tờ khai hải quan
Ở bước này, hải quan đã kiểm tra và trả tờ khai hải quan, tờ khai chính thức được thông quan nên gần như không xảy ra rủi ro ở bước này.
Lưu ý: Với hàng LCL, vì các nhà giao nhận vận tải gom hàng từ ít nhất hai nhà xuất khẩu khác nhau. Do đó, ít nhất hai nghiệp vụ hải quan xuất khẩu khác nhau phải được hoàn thành. Nếu một trong những nhà xuất khẩu không thể hoàn thành
hoạt động xuất khẩu của mình trong thời gian, container có thể bị cơ quan hải quan tạm giữ.
Bước 7: Thanh lý tờ khai và vận chuyển hàng về kho - Tài xế làm mất phiếu EIR, phải xin cấp lại phiếu EIR.
- Trong quá trình vận chuyển hàng về kho có thể xảy ra rủi ro như mất hàng, lừa đảo, xe bị tai nạn…
Bước 8: Trả container rỗng cho hãng tàu và nhận cược
- Quên lột tem nguy hiểm trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu.
- Quá trình kiểm tra thực tế có sự mất mát, sai lệch thông tin so với ban đầu, seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá, tình trạng hàng hóa bị biến đổi, cont chứa hàng bị móp méo, lúc này sẽ phải đóng thêm tiền phí vệ sinh và phí sửa chữa container.
- Xuất hiện tranh chấp do không xác nhận với nhân viên kiểm tra tình trạng cont bàn giao trả sau khi rút ruột cont trả lại vỏ.
Bước 9: Quyết toán và lưu hồ sơ
- Thanh toán bằng L/C nên xảy ra một số rủi ro như: giao hàng trễ, rủi ro về tỷ giá…
- Công ty không lưu trữ chứng từ hay lưu trữ thiếu, thất lạc gây khó khăn khi cần rà soát lại, ảnh hưởng tới công tác kiểm tra sau thông quan.
3.4.1.2. Nguy cơ rủi ro
Chi trả toàn bộ chi phí khi không kiểm tra được đúng tình trạng của container và hàng hóa khi nhập khẩu.
Gây mất uy tín, làm hình ảnh của công ty xấu đi và làm mất khách hàng hiện tại đồng thời không gây được thiện cảm với khách hàng tiềm năng.
Chủ hàng không đến nhận hàng khiến hàng hoặc hàng hóa bị hải quan giữ lại khiến kho, bãi tại cảng bị quá tải khiến ban lãnh đạo khó thực hiện công tác hoạch định được chiến lược tối ưu hóa khả năng sử dụng cầu tàu và kho, bãi, nhân lực của công ty.
Quá trình thanh toán kéo dài, đổi tác không thanh toán, tỷ giá biến động khiến công ty không thu về cả doanh thu và lợi nhuận.
3.4.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
3.4.2.1. Phân tích rủi ro
a. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Nguyên nhân gây ra rủi ro từ các chủ thể đối tác: Do đối tác cố tình sử dụng những từ ngữ dễ nhầm lẫn nhằm tạo ra sơ hở trong hợp đồng. Đồng thời, nhân sự tại công ty do không tìm hiểu kĩ các thông tin liên quan đến đối tác của mình mà vội vàng kí hợp đồng.
Nguyên nhân gây ra rủi ro về thời gian nhận hàng: Sự ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan về thời tiết hay thiếu cập nhật về tinh hình thời tiết trong thời gian vận chuyển, các yếu tố kĩ thuật tàu thuyền còn lạc hậu không chống chịu được ảnh hưởng lớn của gió, bão khiến cho thời gian nhận hàng không đúng so với thực tế.
Nguyên nhân gây ra rủi ro trong quá trình kiểm, đểm khi giao nhận: Do việc kiểm tra sơ sài và thiểu trung thực, thiếu chính xác của nhân viên giao nhận khi nhận hàng, thậm chí không hiểu biết đầy đủ thông tin về hàng hóa mà vẫn nhận hàng dẫn đến tình trạng một số hàng hỏng vẫn được nhận và nhập kho.
Nguyên nhân rủi ro trong quá trình bốc xếp và vận chuyển hàng từ tàu đưa về bãi, kho: Nhân viên cảng trực tiếp thực hiện quá trình dỡ, vận chuyển hàng. Trong quá trình thực hiện, công ty còn sử dụng các thiết bị, máy móc cũ, kém chất lượng, công cụ xếp dỡ hàng hóa còn ít và công nghệ lạc hậu.
Nguyên nhân rủi ro xảy ra trong quá trình bảo quản hàng hóa tại kho bãi: Những hư hỏng và mất mát trong quá trình bảo quản hàng hóa tại kho, bãi cảng xảy ra do nhân viên nhận những thông tin về đặc tính hàng hoá không chính xác hoặc chứng từ biểu thị không chính xác.
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro do thuê bên trung gian: Vào những mùa cao điểm, lượng hàng hóa thường tăng cao do đó cần thuê ngoài một lượng lớn nhân lực lao động trực tiếp. Do lao động thuê ngoài không được đào tạo bài bản, thiếu tính chuyên nghiệp nên dễ gây mất an toàn lao động.
Nguyên nhân gây ra rủi ro trong quá trình thanh toán: Sự biến động tình hình kinh tế, chính trị giữa các quốc gia, lãi suất ngân hàng biến động gây không ít ảnh hưởng làm quá trình thanh toán diễn ra khó khăn.
Vì là doanh nghiệp nhà nước nên chưa thu hút được nhiều nhân tài. Đồng thời, công ty chưa quan tâm đúng mực đến đào tạo nhân viên giỏi về nghiệp vụ, tăng cường
các kĩ năng chuyên môn để phục vụ cho hoạt động giao nhận hàng hóa.
Công ty chưa có bộ phận riêng nghiên cứu về quản trị rủi ro, việc quản trị rủi ro còn nhiều hạn chế do nhân viên phải kiêm nhiều công việc. Đồng thời việc thiếu nguồn nhân lực liên quan đến kiểm tra chất lượng sản phẩm khi kiểm, đếm lúc dỡ hàng. Điều này dẫn đến một số trường hợp quá tải và không thể kiểm tra kĩ càng dẫn đến hàng hóa bị thiếu và không đạt đúng chất lượng.
b, Phân tích mối hiểm họa
Nguồn: Tổng hợp từ Phiếu khảo sát Phần lớn mối hiểm họa đến từ các yếu tố khách quan (thiên tai, tai nạn, các yếu tố kỹ thuật...) với tỷ lệ 41%. Rủi ro có thể đến từ phương tiện vận tải cũ khả năng chuyên chở kém, các máy móc thiết bị phục vụ bốc dỡ hàng hóa trên tàu còn lạc hậu.
Các tai nạn không thể lường trước được như tàu mắc cạn, chìm tàu, cháy nổ phương tiện, tai nạn... Hoặc có thể là từ các thiên tai như gió bão, sóng thần, động đất... làm container rơi xuống biển, khiến hàng bị thất lạc, hỏng hóc, bẹp, rách.
Các chủ thể (hãng tàu, nhân viên chứng từ, FWD, Hải quan…) chủ quan, sai sót cũng là mối hiểm họa khá lớn đối với Công ty (24%). Việc chủ quan không check kỹ tình trạng container khi booking và trước khi đóng hàng dẫn đến Công ty phải chịu chi phí phát sinh. Nhà XK sai sót trong thiết lập chứng từ, hãng tàu, FWD giao thiếu hàng, thất lạc chứng từ, lên tờ khai bị sai lệch, bộ phận Cung ứng của công ty áp sai mã HS… gây khó khăn lớn đến tiến trình nhập hàng.
Mối hiểm họa cần kể đến tiếp theo là chưa trú trọng đến hoạt động quản trị rủi ro
41%
24%
20%
10%
5%
Biểu đồ 3.2: Các mối hiểm họa trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi
nhánh công ty Best Care Shipping tại Hà Nội
Yếu tố khách quan (thiên tai, tai nạn, ký thuật,…)
Chủ quan, sai sót của các chủ thể
Chưa chú trọng QTRR Trình độ nhân viên
Khác
(chiếm tỷ lệ 20%). Dù là một công ty có kinh nghiệm 06 năm trong ngành nhưng hoạt động quản lý rủi ro đang trong những bước đầu triển khai nên còn yếu, Best Care Shipping chi nhánh tại Hà Nội chưa có đội ngũ nhân viên chuyên trách mà kiêm nhiệm nhiều việc từ các bộ phận khác, chưa có kinh nghiệm và chuyên môn về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng của Công ty, dẫn đến hoạt động quản trị rủi ro chưa đạt được hiệu quả.
Một trong những mối hiểm họa đe dọa đến quá trình nhận hàng nhập khẩu đường biển đó là trình độ của nhân viên. Tuy góp một phần nhỏ (10%) nhưng có thể gây ra những sai sót, gây thiệt hại và ảnh hưởng lớn đến uy tín và thương hiệu của Công ty.
Công ty đã có sự quan tâm nhất định đến việc đào tạo những cán bộ giỏi về nghiệp vụ, chuyên môn để phục vụ cho hoạt động cung ứng nên giảm thiểu được rất nhiều rủi ro liên quan tới trình độ nhân viên. Tuy nhiên mối hiểm họa này vẫn tồn tại và gây ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình nhận hàng nhập khẩu.
5% khác đến từ nội dung ký kết hợp đồng, rủi ro về pháp lý, mua bảo hiểm hàng hóa, thiếu giấy phép và đăng ký các chứng nhận liên quan, rủi ro trong thanh toán hay gian lận đến từ nhà XK.
c, Phân tích tổn thất
Số vụ việc
Rủi ro trong Booking tàu 3
Rủi ro trong Xin giấy phép, đăng ký các chứng nhận liên quan 2
Rủi ro trong Nhận và kiểm tra chứng từ 10
Rủi ro trong Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin 8
Rủi ro trong Nhận A/N và lấy D/O 3
Rủi ro trong Thông quan hàng nhập 15
Rủi ro trong Thanh lý tờ khai và vận chuyển hàng về kho 7
Rủi ro trong Trả container rỗng và nhận cược 5
Rủi ro trong Quyết toán và lưu hồ sơ 4
Bảng 3.3: Số vụ việc rủi ro xảy ra gây tổn thất cho Chi nhánh công ty Best Care Shipping trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giai đoạn 2020 –
đầu năm 2023
Nguồn: Tổng hợp từ Phiếu khảo sát
Từ năm 2020 - 2023, giai đoạn sau đại dịch Covid 19 Chi nhánh Công ty Best Care Shipping đang đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, dù là công ty rất có uy tín trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu và Logistics, Công ty đã gặp phải 57 trường hợp để lại hậu quả, tổn thất cho Công ty, chủ yếu rủi ro về chứng từ và giao nhận vận chuyển hàng hóa.
- Tổn thất từ Booking tàu: Có 3 trường hợp xảy ra trong đó có 2 trường hợp không book được cont rỗng do vào mùa cao điểm, 1 trường hợp do chọn sai vỏ cont và, dẫn tới phải đền bù sửa chữa không đáng có.
- Tổn thất từ Xin giấy phép, đăng ký các chứng nhận liên quan: Có 2 sự việc xảy ra là do sau khi chủ hàng gửi hàng, nhân viên kinh doanh mới bắt đầu làm Đăng ký lưu hành nên không kịp để thông quan.
- Tổn thất từ Nhận và kiểm tra chứng từ: Có 10 vụ việc xảy ra liên quan tới chứng từ được gửi từ nhà XK. Trong đó 2 vụ việc là chứng từ gửi thiếu do không chuẩn bị kịp, 4 vụ việc chứng từ bị sai và 4 vụ việc chứng từ bị thất lạc. Chứng từ đóng vai trò rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, nên khi xảy ra rủi ro với chứng từ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình xuất nhập hàng, gây lãng phí thời gian và chi phí của công ty.
- Tổn thất từ Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà XK: Có 8 vụ việc liên quan đến đóng hàng, vận chuyển bốc dỡ, bảo quản hàng. Trong đó có 5 vụ việc hàng hóa bị mất, hỏng do bên hãng tàu gặp tai nạn làm rơi container xuống biển, container bị thủng làm chất lượng hàng hóa bên trong giảm sút, bốc dỡ không cẩn thận làm đổ vỡ kiện hàng. Và 3 vụ việc hàng không thể thông quan do tàu không thể cập cảng, cảng bị tắc nghẽn, cuối năm hàng hóa phục vụ cho giáng sinh và năm mới khiến giá cước tăng chóng mặt. Tuy nhiên, Công ty được miễn trách nhiệm trong trường hợp này.
- Tổn thất từ Nhận A/N và lấy D/O: Có 3 trường hợp rủi ro xảy ra do FWD mang thiếu chứng từ cần thiết nên không lấy được D/O và 1 trường hợp do FWD không đối chiếu B/L với D/O dẫn đến sai sót.
- Tổn thất từ Thông quan hàng nhập: khâu này xảy ra nhiều rủi ro nhất, Công ty có tới 15 vụ việc. Trong đó có 8 vụ việc do không hiểu rõ về chất liệu và cách thức hoạt động của thiết bị y tế mà nhân viên Cung ứng đã áp sai mã HS có thuế NK 5%
thay vì áp mã HS đúng có thuế NK 10% (thường nhân viên Cung ứng sẽ được bộ phận Kỹ thuật của công ty hỗ trợ thêm về thông số của mặt hàng). Sự chênh lệch về thuế này khiến tổn thất mà Công ty phải chịu là bị phạt hành chính, thiệt hại về tài chính lẫn uy tín của Công ty, dẫn đến mất khách hàng. Có 2 sự việc lên sai tờ khai so với Hợp đồng, Invoice, B/L khiến chậm trễ việc đưa hàng ra cảng, phát sinh thêm chi phí lưu container, lưu bãi. Và 3 vụ việc liên quan tới Kiểm hóa mà Công ty đã từng gặp phải.
Khi hải quan kiểm hóa, hàng bị sai thông tin so với hàng thực tế trên tờ khai, hóa đơn thương mại, giấy phép NK. Khi đó, FWD không thể sửa hay hủy tờ khai mà phải thực hiện khai bổ sung và bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế và xử lý vi phạm hành chính.
- Tổn thất từ Thanh lý tờ khai và vận chuyển hàng về kho: có 4 trường hợp tài xế làm mất phiếu EIR và 3 trường hợp hàng vận chuyển về kho gặp rủi ro như: mất hàng, lừa đảo, cháy nổ, tai nạn… Công ty có trách nhiệm đền bù thiệt hại về hàng hóa hỏng hóc và đền bù theo điều khoản của hợp đồng đã ký với khách hàng.
- Tổn thất từ Trả cont rỗng và nhận cược: Trước khi trả cont rỗng xảy ra 2 vụ việc quên lột tem nguy hiểm nên đã phải đóng phạt theo quy định và sau khi trả cont rỗng kiểm tra thực tế thì xảy ra 3 vụ việc mất mát, seal bị cắt, hư hại hàng và cont bị móp méo. Công ty phải đóng thêm tiền phí vệ sinh và sửa chữa cont.
- Tổn thất từ Quyết toán và lưu hồ sơ: Có 2 trường hợp rủi ro về tỷ giá khi thanh toán bằng L/C cho khách hàng và 2 vụ việc Công ty lưu trữ thiếu chứng từ, thất lạc chứng từ, lúc xảy ra phát sinh không có chứng từ để đối chiếu và hải quan kiểm tra sau thông quan không có chứng từ để thanh tra.
- Tất cả những tổn thất mà Công ty gặp phải đó là tổn thất về mặt tài chính và uy tín, gây ra chậm trễ và làm trì hoãn bước tiếp theo của quy trình, khiến hiệu quả hoạt động nhận hàng nhập khẩu không như mong muốn. Vì vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng và đưa ra những giải pháp để giảm thiểu và ngăn chặn những rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của mình.