CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI
4.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh công ty Best Care Shipping tại Hà Nội
4.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình nhận dạng rủi ro
Công ty cần chú trọng nhiều vào công tác dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng vì nó rất quan trọng. Dự báo sớm những rủi ro có thể xảy ra công ty sẽ chủ động hơn trong việc phòng ngửa và kiểm soát nó. Quá trình dự báo rủi ro cần đầu tư rất nhiều thời gian và nhân lực để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, phân tích diễn biến tiến triển của nó và vạch ra biện pháp để kiểm soát hiệu quả, Thực tế tại công ty đang ở những bước khai sơ để hình thành bộ phận mới là quản trị rủi ro nhưng còn nhiều bất cập do nhân viên chưa đủ năng lực để nghiên cứu, dự báo rủi ro, mặt khác lại kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn tới tình trạng khó tập trung vào một công việc. Do đó, công ty cần trang bị kiến thức về nghiên cứu, nhận dạng rủi ro trong các công việc đảm nhiệm, cung cấp cho nhân viên những kiến thức cập nhật về chính sách, thông tin thị trường.
Bên cạnh đó, công ty cần chiêu mộ, đào tạo nhiều cán bộ chuyên sâu về mảng quản trị rủi ro để tập trung nghiên cứu về rủi ro, tạo nền móng vững chắc để thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong công ty. Các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ giỏi sẽ dự
báo rủi ro sớm, có khả năng phân tích và có các kế hoạch để ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro một cách nhanh, chính xác nhất.
Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của kinh tế, chính trị, khả năng cung ứng của thị trường để có xử lí kịp thời những thay đổi và phối hợp với người xuất khẩu thực hiện tốt hợp đồng. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kĩ về đối tác và hoạt động kinh doanh và năng lực của họ để tránh trường hợp bị lừa đảo. Ngoài ra, bộ phận thương vụ luôn phối hợp, báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để có những thay đổi, quyết định điều chỉnh các hoạt động của công ty cho phù hợp với điều kiện hiện thời.
4.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình phân tích và đo lường rủi ro Kiểm tra, giám sát thực hiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu:
Trong tất cả các khâu của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cần được giảm sát kĩ và nghiêm túc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Các bộ phận thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau để cùng nhau hiểu và thực hiện quy trình giao nhận trơn tru, hiệu quả nhất.
Công tác kiểm tra chứng từ cần chú ý và thận trọng kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng tử xem khớp nhau hay chưa, đúng với hợp đồng đã kí không. Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan còn rất rườm rà, nhiều giấy tờ công đoạn nên nhân viên kinh doanh khi làm công tác giao nhận hàng cần có kế hoạch hợp lí để tránh tốn nhiều thời gian chờ.
Các cán bộ cần am hiểu chuyên môn, thực hiện các thao tác nhanh, chính xác, tránh trục trặc rủi ro làm chậm tiến độ giao hàng. Ngoài ra, công tác giao nhận hàng hóa phải thường xuyên cập nhật thông tin về công ty từng giờ, từng ngày để kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, nhanh chóng tìm ra biện pháp xử li thích hợp.
Tăng cường công tác nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu. Một trong những rủi ro thường gặp khi thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty là lỗi hàng hóa, hư hỏng, mất mát. Vì vậy, cần tăng cường kiểm tra về số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng hóa nhập khẩu, đồng thời thuê chuyên gia hay cơ quan giám định có uy tín phối hợp để kiểm tra, giám định hàng hóa một cách chính xác. Cần thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả giảm định hàng hóa
với người xuất khẩu tránh tình trạng không đồng tình giữa các bên. Nhận và kiểm tra hàng cũng phải lên kế hoạch rõ ràng về thời gian và địa điểm, phương pháp kiểm tra cần chặt chẽ, nghiêm túc để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Chú trọng đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra về hàng hóa ở cảng, giỏi về nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng để có thể nhận biết các rủi ro về hàng hóa rõ ràng, kịp thời phân tích và xử lý. Chiêu mộ thêm nhiều nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong việc quản trị rủi ro, có khả năng thông thạo ngôn ngữ anh và trung để sẵn sàng làm việc với đối tác khi có trục trặc trong khi thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần sắp xếp nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro, tránh tình trạng nhân viên chồng chéo công việc, dẫn đến hoạt động không hiệu quả. Phối hợp chặt chẽ các đầu mối công việc tử giám đốc đến nhân viên, hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lí, có hiệu quả.
4.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quá quy trình kiểm soát rủi ro
4.2.3.1. Hoàn thiện công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển phục vụ tốt quá trình giao nhận.
Công ty cần có phương án bố trí nhân công vừa đủ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa. Các nhân viên hiện trường cần có kiến thức chuyên môn về các mặt hàng nhập khẩu để có thể kiểm tra hàng đúng mẫu mã, số lượng cũng như bốc dỡ, xếp hàng phải phù hợp với đặc tính của hàng hóa tránh xảy ra tình trạng xô vỡ, xước hàng. Hệ thống kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoảng mát, có các thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại, áp dụng khoa học công nghệ để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao cho khách. Công ty cần mở rộng hệ thống kho bãi tại Hải Phòng để có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn.
Công ty cần tim hiểu kĩ các hãng tàu, đối tác cho thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có đủ thông tin về số hiệu tàu, chủ tàu trong mỗi chuyến hàng vận chuyển.
Thêm vào đó, khi kí hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu cần quy định rõ rằng các điều khoản về trách nhiệm của các bên khi xảy ra rủi ro. Trong quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải luôn thông báo lịch trình, quá trình di chuyển của các phương tiện vận tải và kế hoạch thực hiện hợp đồng vận chuyển cho rõ ràng chỉ tiết.
4.2.3.2. Hoàn thiện trong quá trình thanh toán
Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi thì bộ phận thương vụ cảng phải phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy trình giao nhận hàng nhập khẩu, tránh những rủi ro không đáng có, gây không lấy được tiền từ khách hàng dẫn đến tổn thất cho công ty.
Công ty cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của môi trường chính trị, kinh tế, biến động tỷ giá để có những biện pháp khắc phục kịp thời rủi ro, sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ, đưa các điều khoản về biến động tỷ giá đồng tiền ngoại tệ và nội tệ với các đối tác trong hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa để khi có rủi ro thì có cơ sở để lấy được tiền. Ngoài ra, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tiền tệ bằng cách kí các hợp đồng kỳ hạn, tương lại khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả.
Khi gặp trục trặc trong quá trình thanh toán với khách hàng, các bên cũng nên ngồi lại để thương lượng, bàn bạc phương án xử lí rủi ro, cùng nhau gánh chịu tổn thất trên cơ sở duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác nước ngoài.
4.2.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả quá trình tài trợ rủi ro
Đẩy mạnh hình thức huy động vốn và khả năng chung chuyển vốn. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam nói chung vẫn còn gặp khó khăn do vốn còn hạn hẹp và khả năng huy động nguồn vốn lớn còn chậm. Do đó, để có thể khắc phục các khó khăn trên, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tự tài trợ rủi ro từ:
+ Khuyến khích cán bộ nhân viên trong công ty mua cổ phần
+ Huy động vốn từ các ngân hàng mà công ty có mối quan hệ thân thiết, để có nguồn vốn dồi dào phục vụ cho việc đầu tư cơ sở vật chất, tận dụng các gói hỗi trợ vay vốn lãi suất thấp của nhà nước để gia tăng nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tài trợ rủi ro.
+ Liên doanh với các đối tác lớn, có uy tín trong và ngoài nước góp cổ phần để có nguồn vốn dồi dào hơn.
+ Bên cạnh đó, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động giao nhận. Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn là một biện
pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, vừa không cần sử dụng nhiều vốn vẫn có thể đem lại doanh thu lợi nhuận cao.