CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
3.1. Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam
3.1.3. Cơ cấu tổ chức và các nguồn lực của Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ
3.1.3.1.Cơ cấu tổ chức
Nhìn chung mô hình quản lý của Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam đang dần đi vào ổn định, thoát khỏi mô hình công ty gia đình như một số công ty ở Việt Nam. Công ty bao gồm nhiều bộ phận, giữa các bộ phận có quan hệ chặt chẽ với nhau giúp cải tiến quy trình công việc được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn và tiết kiệm chi phí.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam
(Nguồn: Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam)
Đứng đầu là ban quản trị, giám đốc là Đồng Xuân Thắng có nhiệm vụ: quyết định, điều hành hoạt động hàng ngày của công ty; kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức quy chế quản lý nội bộ công ty; quyết định các vấn đề có liên quan đến cán bộ công nhân viên, bổ nhiệm miễn nhiệm, nâng bậc lương; quyết định chiến lược phát triển công ty phương án đầu tư; chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Bên cạnh đó chức năng của ban này cũng là giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý; định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức.
Phòng kinh doanh: Tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Phối hợp với các bộ phận liên quan cùng lập các chương trình thúc đẩy kinh doanh với đối tác. Giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, quản lý mở rộng khách hàng, phối hợp với phòng hành chính nhân sự và các phòng liên quan trong công ty để xây dựng kế hoạch mục tiêu chất lượng hàng năm.
Phòng kế toán: Tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực kế toán, thực hiện các công việc như: tổ chức công tác kế toán, thống kê theo luật định; xây dựng kế hoạch tài chính, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình sản xuất; kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định của Tổng Công ty và xí nghiệp; quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí theo quy định.
Phòng hành chính nhân sự: Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Chức năng nhiệm vụ chính của phòng ban này là thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo theo yêu cầu chiến lược của công ty; xây dựng quy chế lương, thưởng, các biện pháp khuyến khích, kích thích nhân viên làm việc, thực hiện các chế độ cho nhân viên; quản lý hồ sơ, lý lịch của toàn bộ nhân viên công ty, làm cầu nối giữa Giám đốc công ty và nhân viên; chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương của Giám đốc.
Phòng nghiệp vụ:
Phòng chăm sóc khách hàng - Customer Service (CUS): Tham mưu cho ban Giám đốc trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, quản lý, giao dịch những khách hàng được công ty giao phó. Theo dõi sát các đơn hàng và nhanh chóng giải quyết các yêu cầu của khách hàng. Lưu giữ thông tin khách hàng và duy trì mối quan hệ mật thiết với họ.
Phòng hiện trường - OPS: Tham mưu cho ban Giám độc trong lĩnh vực hiện trường, khai báo cho hải quan tại cảng; theo dõi quá trình đóng, pick up và xếp hàng
trực tiếp tại kho; phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận chứng từ và giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn thảo thuận; báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách bộ phận và giám đốc.
Phòng khai báo hải quan: đối với phòng ban này có các chức năng, nhiệm vụ như sau: Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa; làm khâu hải quan, xử lý các vấn đề liên quan
3.1.3 .2.Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng, quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty. Vì vậy mỗi công ty đều nghiên cứu kỹ chất lượng và số lượng nhân lực ở công ty mình để thu được lợi ích nhiều nhất.
Bảng 3.2 Cơ cấu lao động của Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam
Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Phân theo trình độ 40 100
Trình độ đại học trở lên 38 95
Trình độ cao đẳng, trung cấp 2 5
Phân theo tính chất lao động 40 100
Lao động trực tiếp 39 97,5
Lao động gián tiếp 1 2,5
Phân theo giới tính 40 100
Lao động nam 14 35
Lao động nữ 26 65
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Căn cứ vào bảng số liệu, có thể thấy phần lớn nhân viên công ty đều có trình độ Đại học và sau đại học ở các trường khối đầu về kinh tế như Đại học Thương Mại, đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế quốc dân, chiếm 95% số lượng nhân viên.
Còn lại số ít nhân viên tốt nghiệp từ các trường Cao đẳng, Trung cấp nhưng đã có kinh nghiệm làm việc và gắn bó với công ty được một thời gian.
Về tính chất lao động, nhân viên công ty chủ yếu làm việc trực tiếp tại văn phòng, chiếm 97,5% nhân viên và có duy nhất 1 nhân viên là lao động gián tiếp, làm
việc từ xa. Cơ cấu lao động theo giới tính, lao động nữ chiếm 65% tổng số lao động của công ty và nam chiếm 35%. Cơ cấu lao động của công ty phân theo phòng ban chức năng được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.3: Cơ cấu lao động của công ty phân theo phòng ban chức năng
Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ (%)
Phân theo phòng ban chức năng 40 100
Ban Giám đốc 1 2,5
Phòng Hành chính, nhân sự 2 5
Phòng Kế toán 3 7,5
Phòng Chăm sóc khách hàng 11 27,5
Phòng Kinh doanh 12 30
Phòng Hiện trường 6 15
Phòng Khai báo hải quan 5 12,5
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Tính đến thời điểm hiện tại, công ty có tổng cộng 40 nhân viên. Có thể thấy, phòng Kinh doanh có số lượng nhân viên nhiều nhất với 12 thành viên tương đương với 30% số lượng nhân sự tổng công ty, do đây là một phòng ban quyết định đầu ra và đầu vào của công ty. Trong phòng ban này, nhân sự hầu như là các bạn trẻ, năng động ngoài ra còn có các bạn sinh viên sắp ra trường. Phòng Chăm sóc khách hàng cũng chiếm 1 phần đáng kể, chiếm 27,5% số nhân sự trong công ty. Có thể thấy, công ty rất chú trọng đến việc nâng cấp sự hài lòng của khách hàng, luôn hỗ trợ khách hàng mọi lúc.
Nhìn chung, đội ngũ nhân viên của công ty này hầu như còn khá trẻ nhưng vẫn đảm bảo về chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kết hợp với những nhân viên làm lâu năm, dày dặn kinh nghiệm, hỗ trợ nhân viên mới, vì vậy sẽ đáp ứng nhu cầu của công ty cho những kế hoạch trong tương lai.