CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁT PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ IBF
4.2. Một số giải pháp phát triển dịch vụ giao nhận hàng hoá XNK bằng đường biển của Công ty TNHH Giải pháp công nghệ IBF Việt Nam
4.2.1. Giải pháp về mở rộng quy mô thị trường và khách hàng
Thị trường giao nhận hàng hoá bằng đường biển ngày càng diễn ra sôi nổi, mạnh mẽ cùng với đó là sự cạnh tranh gay gắt đến từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước, để có thể tồn tại và phát triển thì công ty cần phải mở rộng hơn nữa về quy mô thị trường cũng như tìm kiếm nhiều tập khách hàng hơn nữa để nâng cao thị phần và vị thế cạnh tranh của mình. Tuy nhiên, việc tiến hành mở rộng quy mô và tập khách hàng còn chịu tác động bởi rất nhiều các yếu tố như sự khác biệt trong môi trường kinh tế, xã hội, chính
trị - pháp luật…giữa các quốc gia. Dưới đây là một số giải pháp giúp công ty có thể mở rộng thị trường:
- Mở rộng quy mô cung ứng tới những thị trường trọng điểm trên thế giới, nơi có các Hiệp định thương mại giữa Việt Nam như ASEAN, EU… để hưởng những ưu đãi trong quá trình cung ứng dịch vụ.
- Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường, nắm bắt được những nhu cầu ở các thị trường khác nhau, từ đó xây dựng được những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đem lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
- Xây dựng hình ảnh, uy tín của công ty trong mắt khách hàng bằng việc đem đến cho khách hàng những giá trị và sự tin tưởng khi sử dụng dịch vụ của công ty. Đồng thời, thỏa mãn những nhu cầu đa dạng của khách hàng thông qua việc sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phức tạp của khách hàng.
- Thường xuyên trao đổi, tư vấn, cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích, có giải pháp để cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả, hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, công ty cũng nên duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối với những khách hàng thân quen thì nên có những chính sách ưu đãi riêng.
4.2.2. Nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân viên
Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất với tất cả các công ty và được xem là một lợi thế cạnh tranh, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Do đó, đầu tư xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực, nhạy bén là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng.
Những biện pháp trước mắt mà công ty có thể áp dụng để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực hiện tại:
- Cần chú ý ngay từ công tác tuyển dụng, tuyển các ứng viên có trình độ cũng như chuyên môn nghiệp vụ. Các bộ phận cần phối hợp với bộ phận nhân sự để khâu tuyển dụng có thể tiến hành nghiêm túc, khách quan và lựa chọn được những người thực sự có tài và có tâm.
- Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ, bồi dưỡng, đào tạo những kiến thức chuyên môn và kĩ năng cho cán bộ công ty và đội ngũ trực tiếp tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.
- Chú ý cập nhật các thay đổi hay các quy định mới về thủ tục hoạt động giao nhận vận tải đường biển và phổ biến cho toàn thể nhân viên công ty.
- Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ để phục vụ công việc tốt hơn. Công ty có thể tổ chức các lớp học bồi dưỡng thêm cho nhân viên hoặc hỗ trợ tài chính để họ đi học thêm các lớp ngoại ngữ.
- Chú trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi họ là những người năng động, nhiệt tình, được tiếp cận với tri thức mới, có khả năng tư duy nhạy bén, sáng tạo và sẵn sàng cống hiến vì công ty.Ngoài những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, công ty cũng cần chú ý trang bị cho nhân viên các kỹ năng “mềm” như: kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lí tình huống phát sinh…để nhân viên được phát triển toàn diện và ngày càng chuyên nghiệp.
4.2.3. Giải pháp về nâng cao chất lượng dịch vụ
- Luôn đảm bảo thực hiện các cam kết với khách hàng theo tiêu chí đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi và đúng địa điểm mà khách hàng quy định, đảm bảo lợi ích của khách hàng khi có vấn đề xảy ra như hư hỏng, tổn thất về hàng hóa…
-Với sự ảnh hưởng trực tiếp của tính mùa vụ, để hàng hóa được di chuyển theo đúng như lịch trình và không bị gián đoạn, thì trước hết công ty phải có sự đảm bảo về phương tiện vận chuyển hàng hóa cũng như về các hoạt động bên phía đại lý nước ngoài.
Cụ thể, công ty cần ký kết các hợp đồng dài hạn với các hàng tàu để vào mùa cao điểm hàng hóa vẫn được vận chuyển mà không bị rớt lại, đồng thời mối quan hệ với các đại lý nước ngoài cần phải được thắt chặt thông qua cam kết có giá trị pháp lý.
- Với tiềm lực tài chính hạn chế, công ty không thể đầu tư xây dựng được cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại cần thiết cho việc cung ứng dịch vụ như hệ thống kho bãi, trang thiết bị bảo quản hàng hóa... Do đó, công ty có thể đi thuê ngoài tận dụng những nguồn lực sẵn có bên ngoài bằng các hợp đồng dài hạn, duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Công ty cần tăng cường thiết lập mối liên kết với các doanh nghiệp trong ngành giao nhận vận tải nội địa vì lợi ích chung cùng phát triển, việc liên kết này sẽ giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường cũng như học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp mình.
4.2.4. Giải pháp phát triển các loại hình dịch vụ mới
Vì yêu cầu và mong đợi của khách hàng thay đổi không ngừng và có xu thế tăng lên dần nên công ty cần cải thiện liên tục để phát triển thêm các loại dịch vụ mới để có
thể đáp ứng các đòi hỏi đa dạng từ phía khách,từ đókhách hàng sẽ tăng sự thỏa mãn của họ đối với dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty
- Ngoài các dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển mà công ty đang cung cấp như vận chuyển đường biển hàng container (FCL), vận chuyển đường biển hàng lẻ (LCL), vận chuyển đường biển hàng rời…thì công ty nên đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp cho khách hàng, mở rộng nhiều dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, quản lý và kiểm soát hàng hóa... để hướng tới phát triển toàn diện dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK, đây là giải pháp hết sức cần thiết đối với công ty trong xu thế cạnh tranh gay gắt hiện nay.
- Phạm vi giao nhận ngày nay là vô cùng rộng lớn, sự di chuyển của hàng hóa mang tính toàn cầu. Vì vậy, nếu chỉ chú trọng sử dụng thuần túy phương thức vận tải đường biển thì việc giao nhận đôi khi sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí. Chính vì vậy, công ty cần có sự chú trọng đồng đều các phương thức vận tải để chất lượng dịch vụ được hoàn thiện về nhiều mặt trong hoạt động giao nhận, nên kết hợp nhiều phương thức vận chuyển cho hàng hóa từ đó phát triển thêm dịch vụ vận tải đa phương thức nhằm hướng đến mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
1.2.5.Tăng cường công tác marketing, mở rộng thị trường a. Tăng cường công tác marketing
Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng
Giảm giá trong mùa hàng xuống sẽ là biện pháp hiệu quả để thu hút khách hàng, đem lại việc làm và nguồn thu nhập cho công ty.
Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng thực hiện chiến lược giảm giá công ty sẽ có một cái lợi lớn là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được.
Khi tiến hành giảm giá ,IBF phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì vào mùa hàng xuống, các hãng tàu cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, vì vậy cũng không nên để bị cuốn vào vòng xoáy cạnh trạnh giá cả vì sẽ làm cho lợi
nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất. Do đó, IBF nên chuyển theo hướng thứ hai.
Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi
Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo. Dịch vụ phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh.
b. Mở rộng thị trường
Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hoá, phong tục tập quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành các công việc sau:
Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán và xu hướng của thị trường.
Tiến hành nghiên cứu thị trường cần tìm hiểu rõ các thông tin sau:
Thứ nhất, cần tìm hiểu về phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác so với những thị trường mà công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho công tác thâm nhập thị trường và thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó không.
Thứ hai, tìm hiểu và nắm vững đối thủ cạnh tranh về hoạt động dịch vụ giao nhận như:
+ Thế mạnh của đối thủ là gì?
+ Giá cả của các sản phẩm và dịch vụ. Chiến lược và chiến thuật giá cả họ áp dụng.
+ Điểm khác biệt trong dịch vụ khách hàng của họ.
+ Số lượng và trình độ của nhân viên + Xu hướng cạnh tranh trong thời gian tới + Điểm yếu của họ là gì, nếu có?
Thứ ba, nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa: Muốn biết đó có phải là thị trường triển vọng để phát triển lâu dài không, IBF phải tìm hiểu xem nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên thị trường đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang còn ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một thị trường đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thoái thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm.
Thứ tư, tiếp cận và khai thác thị trường truyền thống: công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa.
công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ không, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của công ty.
Để có được những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn:
− Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức như WTO, cơ quan chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thương Mại các nước. Nguồn thông tin này tuy có ưu điểm là chính xác và đầy đủ, nhưng chưa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty.
− Thông qua đại diện thương mại, tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài để tìm hiểu tình hình thị trường.
− Đặc biệt công ty nên cử cán bộ có khả năng đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các công ty khác trong và ngoài nước, tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ.
Thâm nhập thị trường
Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nghiên cứu thị trường, công ty cần lựa chọn một số thị trường phù hợp để tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau:
Để làm được như vậy đòi hỏi bộ máy lãnh đạo phải hoạch định được chiến lược thâm nhập đúng đắn, các cán bộ của công ty phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ, có kiến thức về marketing, thông thạo ngoại ngữ, có nghệ thuật giao tiếp khách hàng.
Bên cạnh đó, công ty phải trường vốn mới có thể giữ vững được thị trường vì những khoản chi phí phải bỏ ra để thực hiện các công việc trên là rất đáng kể.
Khi tự mình thâm nhập thị trường công ty giữ được thế chủ động tối đa nhưng cũng phải chấp nhận rủi ro vì những nỗ lực bỏ ra chưa chắc ngay lập tức đã thu được kết quả. IBF chỉ nên áp dụng phương thức này cho một vài thị trường quan trọng như Trung Quốc, EU còn với những thị trường khó khăn hay quá mới công ty nên áp dụng phương thức thứ hai.
1.2.6. Nghiên cứu, áp dụng chuỗi cung ứng Logistic trong giao nhận
Như đã phân tích ở trên, hiện nay công ty đã áp dụng Logistics trong giao nhận hàng hóa nhưng vẫn còn một số tồn tại. Để khắc phục điều này công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
Tiếp tục đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa, đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý như: thay thế các máy tính cũ bằng cái hiện đại hơn để các phần mềm quản lý có thể hoạt động tốt, dùng internet như là một công cụ để tìm kiếm khách hàng cũng như thị trường một cách có hiệu quả; đồng thời cũng là kênh cập nhật thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu, thuế và quy trình thủ tục Hải quan cũng như các chính sách khác của các cơ quan hữu quan có liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa.
Chú trọng hệ thống kho bãi phục vụ việc lưu kho hàng hóa trong xuất nhập khẩu.
Bằng cách:
Mở rộng diện tích kho tại các khu vực đã có ở Tp.HCM, Hà Nội và xây mới tại khu vực Đà Nẵng. Chẳng hạn như ở Tp.HCM tổng diện tích khu vực là 10.000 m2 nhưng mới chỉ sử dụng 2.500 m2, ở Hà Nội sử dụng 1.500 m2 trên tổng diện tích 4.500 m2.
Mua sắm thêm và thay thế các trang thiết bị phục vụ việc xếp dỡ và bảo quản hàng hóa tại kho như: đầu kéo, xe nâng, hệ thống thông gió, các palet phải chắc chắn
để cố định hàng hóa thuận lợi cho việc xếp dỡ và vận chuyển, đặc biệt là hệ thống kho lạnh cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Thường xuyên phổ biến cho nhân viên xếp dỡ các kiến thức về hàng hóa để họ biết cách xếp dỡ như thế nào đối với từng loại hàng hóa cụ thể.
Thực hiện các công việc trên công ty không những có một hệ thống kho bãi đủ rộng, hiện đại mà còn có các lợi ích sau:
+ Bảo quản hàng hóa tốt, an toàn sẽ tạo lòng tin ở khách hàng và họ sẽ tiếp tục sử dụng dịch vụ của IBF
+ Đội ngũ nhân viên xếp dỡ am hiểu về tính chất hàng hóa cũng giúp cho khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ xếp dỡ của công ty.
+ Đồng thời, hệ thống kho hiện đại cũng tạo nên một lợi thế cạnh tranh cho SAFI.
Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên bằng cách thực hiện các công việc sau:
Cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ; và nhất là khi có các thay đổi hay các quy định mới về thủ tục giao nhận cần phổ biến cho toàn thể nhân viên để họ biết mà thực hiện tạo nên sự chuyên nghiệp trong giao nhận. Đặc biệt là các nhân viên thực hiện công việc làm thủ tục hải quan, các nhân viên này phải được trang bị một kiến thức tổng quát về xuất nhập khẩu để khi đi khai hải quan được nhanh chóng và chính xác.
Bên cạnh đó, để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm vững những kiến thức mình được học trong các buổi tập huấn Công ty cần tổ chức các bài kiểm tra, ra tinh huống cho nhân viên xử lý. Có như vậy mới không lãng phí công sức cũng như chi phí bỏ ra cho các đợt tập huấn mà còn giúp nhân viên nắm vững những gì mình được học.
Ngoài những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ Công ty cũng cần trang bị cho nhân viên các kỹ năng “mềm” đó là các kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ, kỹ năng giải quyết vấn đề..v.v…
Thực hiện các công việc sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp phù hợp với xu thế hiện nay. Từ đó tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, làm cho lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều đem lại doanh thu cho công ty.