CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ
2.1. KHÁI QUÁT V Ề NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH PHÚ TÀI
2.2.3. Th ực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng
2.2.3.1. V ề Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát hoạt động huy động vốn ảnh hưởng đến cách thức quản lý hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát
triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài, môi trường kiểm soát hoạt động huy động vốn bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến việc thiết kế và vận hành tổ chức KSNB đối với hoạt động huy động vốn, trước hết phải kể đến các yếu tố thuộc về môi trường pháp lý của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài. Tiếp theo là các nhân tố bên trong như tính chính trực và giá trị đạo đức, triết lý quản lý và phong cách điều hành, cam kết về năng lực, sự tham gia của HĐQT, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,..
Triết lý quản lý và phong cách điều hànhcủa nhà quản trị: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo tác động đến cách thức chi nhánh kiểm soát trong quá trình huy động vốn. Tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài, kể cả Trưởng và phó phòng cùng đội ngũ nhân viên đều rất chú trọng đến công tác kiểm soát đối với hoạt động huy động vốn, điều này thể hiện bằng việc các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động huy động vốn đều được thực hiện và bám sát theo từng công văn cụ thể của BIDV ban hành theo từng thời kỳ nhất định.
Không riêng ở các phòng ban quan tâm tới vấn đề này, mà Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài cũng đã quyết định thành lập công tác hậu kiểm nghiệp vụ huy động vốn tại chi nhánh để triển khai công tác kiểm tra KSNB hiệu quả, đảm bảo tính khách quan, trung thực, phù hợp với khối lượng công việc và quy mô của chi nhánh và của các PGD trực thuộc, phân công bố trí nhân viên có đủ năng lực chuyên môn, kinh nghiệm và trung thực, quy định cụ thể mức độ chịu trách nhiệm đối với từng cá nhân có liên quan khi để xảy ra sai sót.
Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức: Tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài có hướng dẫn cụ thể về quy tắc đạo đức và quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của nhân viên ngân hàng được quy định
bằng Bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của nhân viên ngân hàng. Ngoài việc truyền đạt và công bố rõ ràng giá trị đạo đức, những điều không được làm của nhân viên thông qua cuộc họp và các cuộc gặp gỡ hàng ngày cùng nhân viên còn đề cập đến quy tắc ứng xử như công bố sứ mệnh của BIDV. Cam kết đối với khách hàng thông qua website chính thức: http://www.bidv.vn và cam kết đối với nhân viên thông qua các công văn chế độ cụ thể. Do đó có thể thấy rằng việc công bố rõ ràng và hướng dẫn chi tiết quy tắc ứng xử tại bộ quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của nhân viên ngân hàng đóng vai trò khá quan trọng đến hiệu quả hoạt động tại Chi nhánh. Mặc khác, Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài cũng chú trọng giải quyết các vấn đề phát sinh mâu thuẫn với khách hàng, nhân viên, các đối tượng khác công bằng và trung thực.
Định kỳ hàng tháng, chi nhánh tiến hành họp giao ban tới nhân viên lãnh đạo chủ chốt của chi nhánh và hàng quý tiến hành họp toàn thể nhân viên, nhằm tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của chi nhánh, những kết quả đã đạt được, những mục tiêu trung và dài hạn phải làm. Thông qua cuộc họp, Chi nhánh tiến hành phê bình, kiểm điểm những cá nhân vi phạm các quy tắc đạo đức và ứng xử của nhân viên viên chức đối với khách hàng. Việc đánh’giá định kỳ này giúp cho chi nhánh xác định những vi phạm của nhân viên một cách kịp thời (nếu có), nguyên nhân của sai phạm để có biện pháp giảm thiểu cơ hội phát sinh gian lận.
Sự tham gia của hội đồng’quản trị: Ban lãnh đạo độc lập với phòng Quản lý rủi’ro, kiểm tra KSNB, độc lập với Trưởng các phòng ban liên quan thì môi trường’kiểm soát đối với hoạt động huy’động vốn vận hành càng hiệu’quả.
Tất cả các thông’tin được phòng Quản lý rủi’ro kiểm tra KSNB bộ thường xuyên rà soát, cập nhật và được cung ứng kịp thời cho Ban lãnh đạo để giúp cho việc giám sát các mục’tiêu chiến lược của BIDV.
Cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài : Hiện nay tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài có cơ cấu tổ chức từng phòng ban đơn giản với 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 2 nhân viên làm nghiệp vụ cho vay, 2 nhân viên làm nghiệp vụ giao dịch và huy động, 1 nhân viên làm công tác kho quỹ và 1 nhân viên bảo vệ. Trong đó, chức năng, ’nhiệm vụ của các thành viên liên quan đến hoạt động huy động vốn được phân định rõ ràng và đảm bảo phối hợp nhịp nhàng’giữa các bộ phận:
Bộ phận điện toán tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài: Thực hiện việc in, giao các loại báo cáo đầy đủ, kịp thời chính xác theo đúng quy định để phục vụ công tác hậu kiểm tại chi nhánh.
Giao dịch viên tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài: Kiểm tra, đối chiếu tính khớp đúng (về số lượng) giữa chứng từ và bảng liệt kê chi tiết từng giao dịch do mình trực tiếp đã cập nhật vào hệ thống hàng ngày, sắp xếp và giao nộp đầy đủ tài liệu kế toán liên quan cho bộ phận hậu kiểm chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo
Kiểm soát viên: kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ, chính xác và đầy đủ với tài liệu kế toán của các nhân viên do mình kiểm soát, đưa ra phương pháp điều chỉnh kịp thời, báo cáo lãnh đạo và tiến hành xử lí kịp thời các sai sót do bộ phận hậu kiểm phát hiện đảm bảo đúng và chính xác
Như vậy Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài đã xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động huy động vốn trên các nguyên tắc:
- Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên - Phân cấp ủy quyền chi tiết rõ ràng trong hoạt động;
- Xác định rõ quyền hạn, ’trách nhiệm của từng nhân viên theo phân cấp ủy quyền và chức năng, nhiệm vụ được giao
Chính sách về nhân sự và cam kết về năng lực: Chính sách nhân sự tại
hệ thống BIDV khá bài bản, biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đánh giá, đào tạo, động viên, khen thưởng, kỷ luật. Đối với BIDV nói chung, cũng như Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài nói riêng thì chính sách nhân sự nhìn chung rất được quan tâm, xây dựng đúng mức, đồng thời khuyến khích nhân viên viên chức thi tuyển tập trung tại hội sở chính do trường’đào tạo và quản lý nhân lực BIDV tổ chức trong từng thời kỳ theo nhu cầu nhân sự được đề xuất từ chi nhánh.