CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ
2.1. KHÁI QUÁT V Ề NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH PHÚ TÀI
2.2.3. Th ực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động vốn tại Ngân hàng
2.2.3.2. Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát quá trình huy động vốn
Trong quá trình huy động’vốn hằng ngày, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – CN Phú Tài, đã nhận thức được những rủi ro thường gặp phải và có những hoạt động kiểm soát cụ’thể như sau :
Bảng 2.3: Đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát quá trình huy động vốn
TT Giai Đoạn
Bộ phận thực hiện
Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát
1
Tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản của’khách hàng
Giao dịch viên
Hồ sơ giấy tờ pháp lý không đầy đủ, giấy tờ tuỳ thân hết hạn sử dụng.
Giao dịch viên kiểm tra kỹ bộ hồ sơ được nhận, bao gồm các giá trị pháp lý (đối với khách’hàng mở tài khoản tổ chức), giấy tờ tuỳ thân còn hạn sử dụng (đối với khách hàng cá nhân)
2
Thu tiền và nhập tiền mặt vào hệ thống
Giao dịch viên
Nhân viên ngân hàng thu tiền của khách’hàng, nhưng không nhập dữ liệu vào hệ thống, dẫn đến khách hàng khiếu nại, ngân
Bắt buộc mọi chứng từ trước khi trả khách hàng phải được in chân theo quy trình 3690/QĐ-TTDVKH-
BIDV [18], trường hợp do lỗi hệ thống không
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát hàng bị thiệt hại về
vật chất( nếu có), hình ảnh thương hiệu, uy tín,..
in chân được, phải ký tối thiểu hai cấp và đóng dấu đơn vị.
3
Phát hành sổ, thẻ tiết kiệm cho khách
hàng
Giao dịch viên,
’Kiểm soát viên
Phát hành sai số sêri thẻ tiết kiệm, khi đến hạn khách hàng không rút được tiền
Trước khi ký tên và đóng dấu trên sổ tiết kiệm, Kiểm soát viên kiểm tra lại sự khớp đúng giữa thẻ TK đang cầm và số thẻ cập nhật trên hệ thống, đảm bảo chính xác, nếu có sai sót, phải có phương hướng xử lý kịp thời trước khi giao sổ cho khách hàng.
4
Phát hành sổ, thẻ tiết kiệm cho khách
hàng
Giao dịch viên,
’Kiểm soát viên
Các sổ tiết kiệm làm lùi ngày hiệu lực, hệ thống phải tính toán lại và trả lãi cho những ngày trong quá khứ, mặt dù ngày giao dịch hiện tại giao dịch mới được cập nhật vào hệ thống.
Hàng ngày in báo cáo:
Cognos- báo cáo các giao dịch lùi ngày để chấm và lưu cùng tập chứng từ, kèm theo tờ trình, có cấp Lãnh đạo chi nhánh duyệt lí do tại sao phải mở tài khoản tiết kiệm lùi ngày hiệu lực.
5
Lưu trữ ấn chỉ quan trọng
Giao dịch viên
Ấn chỉ quan trọng bị thất lạc, dẫn đến nhiều rủi ro trầm trọng, gây tổn thất về tài sản, uy tín của ngân’hàng
Định kỳ cuối giờ giao dịch buổi sáng, và cuối ngày làm việc, Giao dịch viên in báo cáo:
Quản lý ấn chỉ- Báo cáo ấn chỉ trên Host-
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát Sổ/thẻ tiền gửi , chuyển Kiểm soát viên kiểm đếm từng loại, và ký tên xác nhận trên báo cáo, lưu và chuyển báo cáo ấn chỉ theo cùng tập chứng từ giao dịch trong ngày về hậu kiểm lưu trữ theo quy định.
6
Giới thiệu về tính năng của từng sản phẩm tiền gửi
Chi nhánh
Mức độ công khai của sản phẩm, dịch vụ khi phát sinh gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích khách hàng
Thông báo công khai các loại sản phẩm huy động tiền gửi, cùng lãi suất,.. các dịch vụ đi kèm liên quan cho khách hàng nắm bắt, giải thích đầy đủ cho khách hàng hiểu về sản phẩm dịch vụ trước khi thực hiện giao dịch cho khách hàng.
7
Quản lý bảo mật thông tin của khách hàng
Giao dịch viên,
’Kiểm soát viên,..
Thông tin tiền gửi của khách hàng phải tuyệt đối được quản lý và lưu trữ theo đúng quy định, không để tình trạng tiết lộ số dư, thông tin cho những đối tượng không liên quan.
Mỗi nhân viên trong ngân hàng được cấp một mã truy cập vào hệ thống, chỉ khi nhập đúng user với pass của mình thì hệ thống mới cho phép truy cập, thời gian truy cập, dữ liệu truy cập đều được hệ thống ghi nhận lại lịch sử. Bản thân user đó
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về dữ liệu, và mục đích truy cập dữ liệu của mình.
8 Xử lý dữ liệu
Hệ Thống
Nếu công nghệ lạc hậu, việc gửi một nơi và rút nhiều nơi là điều không thể, gây mất thời gian và gặp nhiều rủi ro trong quá trình gửi cho khách hàng
Công tác hạch toán các giao dịch huy động vốn tại chi nhánh đều thông’qua hệ thống phần mềm điện tử đó là chương trình Core banking - BDS (Đây là chương trình core mới, thay cho hệ thống IBS cũ). Core banking được đưa vào vận hành và sử dụng từ ngày 01/01/2005, hệ thống tài khoản’chi tiết và hệ’thống sổ sách của ngân hàng được chuẩn hóa thống nhất, mỗi giao dịch nhập vào chương trình đều được tự động hạch toán ghi Nợ/Có các tài khoản liên quan và tính năng chương trình cho phép in chứng từ điện tử, chiết xuất các báo cáo tài chính tự động. Nhờ chức năng hỗ trợ của
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát công nghệ hiện đại hóa, các bút toán hạch toán được thực hiện đơn giản, đảm bảo chính xác trong việc tính toán, ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản, ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách đồng thời có thể tra cứu vấn tin nhanh chóng
9
Thực hiện giao dịch rút tiền gửi theo yêu cầu khách hàng
Giao dịch viên,
’Kiểm soát viên
Nếu giao dịch rút tiền gửi của’khách hàng không đúng quy định, có thể xảy ra nhiều hệ luỵ như khách hàng khiếu nại, đền bù các tổn thất (nếu có)
Toàn bộ chứng từ giao’dịch trong ngày của giao dịch’viên được đóng thành tập, in kèm báo cáo: 201 - Báo cáo giao dịch hoàn thành để chuyển về bộ phận hậu kiểm của bộ phận giao dịch chi nhánh vào cuối ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu ngày làm việc tiếp theo, để bộ phận hậu kiểm’kiểm tra sau toàn bộ các chứng từ giao dịch, ’trong đó chú trọng các giao dịch rút tiền gửi, đảm bảo đúng hồ sơ pháp lý và chữ ký yêu cầu đúng với chữ ký đã lưu trên
TT Giai Đoạn Bộ phận thực
hiện Đánh giá’rủi ro Hoạt động’kiểm soát hệ thống.
10
Quản lý hồ sơ tiền gửi của khách hàng
Giao dịch viên
Thất lạc hồ sơ tiền gửi, đặc biệt là các hồ sơ có uỷ quyền, đồng chủ sở hữu, chuyển nhượng, cho tặng,.. có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhu cầu rút tiền của khách hàng sau này
Hồ sơ tiền gửi được lưu theo tiêu chuẩn ISO 9001-2015, và Quy định về Hồ sơ quản lý’thông tin khách hàng của BIDV, định kỳ hàng ngày: Kiểm soát viên kiểm tra lại cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ của Giao dịch viên. Trong vòng 1 ngày đến 3 ngày Bộ phận giao dịch có thể tập hợp toàn bộ hồ sơ tiền gửi của khách hàng chuyển về cho Bộ phận Quản trị tín dụng để cập nhật chữ ký, mẫu dấu và lưu trữ hồ sơ theo quy định. Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất , Phòng Quản lý rủi ro chi nhánh và đoàn ISO của ngân hàng có thể chọn mẫu kiểm tra và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm.
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các quy trình đang áp dụng tại chi nhánh) Bên cạnh các hình thức kiểm soát như trên, còn có nhiều cách kiểm soát
như để đăng nhập vào chương trình Corebanking, mỗi nhân viên được cấp một user và password. Đồng thời, để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chương trình Corebanking được phân quyền sử dụng các chức năng khác nhau tùy theo vị trí nhân viên. Đối với giao’dịch viên – nhân viên thực hiện’giao dịch trực tiếp với
’khách hàng tại quầy, chương trình chỉ cho phép nhập giao dịch và vấn tin các giao dịch đã thực hiện. Các bút toán chỉ được hạch toán trên chương trình sau khi các giao dịch nhập được phê duyệt bởi các user kiểm soát viên theo đúng hạn mức được phân cấp, ủy quyền. Chính vì vậy, mọi nghiệp vụ’xảy ra đều phải được’phê duyệt bởi kiểm soát viên. Nhân viên có trách nhiệm tự bảo quản user, password của mình, nghiêm cấm cho người khác mượn user của mình để thực hiện các giao dịch’nhằm tránh rủi ro phát sinh các giao dịch ảo, không có thực. Mặt khác, nhằm nâng cao tính bảo mật, chương trình corebanking yêu cầu người sử dụng thay đổi password đăng nhập định kỳ, tối thiểu 30 ngày thay đổi một lần.
Toàn bộ chứng từ và báo cáo hàng ngày của mỗi giao dịch viên được tổng hợp cuối ngày và lưu trữ, kiểm tra, quản lý chung tại kho chứng từ của phòng Quản lý nội bộ và phải bảo đảm các thủ tục giao nhận chứng’từ giữa hai bộ phận giao dịch và Quản lý nội bộ theo quy trình’luân chuyển tập hợp chứng từ’kế toán do BIDV ban hành. Tập chứng từ có thể được sắp xếp gồm có: báo cáo giao dịch tiền mặt tại chi nhánh, báo cáo giao dịch tiền mặt tại máy chủ, báo cáo các giao dịch chưa hoàn thành trong ngày, liệt kê chứng từ cuối ngày được in trên chương trình BDS và kèm thứ tự toàn bộ các chứng từ đã giao dịch với khách hàng theo thứ tự của liệt kê do Giao dịch viên trực tiếp thực hiện đã cập nhật vào hệ thống.
Bộ phận hậu kiểm: được cấp mã bảo mật có quyền truy cập vào hệ thống theo cấp độ quy định để thực hiện’nhiệm vụ thuộc thẩm quyền.
Tiếp nhận đối chiếu kiểm soát lại toàn bộ tài liệu kế toán phát sinh sau mỗi ngày giao dịch từ các cá nhân, phòng ban đã cập nhật vào hệ thống đảm bảo đúng
khớp giữa số liệu hạch toán chi tiết trên liệt kê, báo cáo tại các phân hệ nghiệp vụ với số liệu hạch toán tổng hợp trên bảng cân đối tài khoản kế toán hàng ngày và hoàn thành việc kiểm tra, đối chiếu ngày vào ngày làm việc kế tiếp.
Được quyền yêu cầu các cá nhân, phòng ban bổ sung hoàn tất kịp thời các tập chứng từ chưa đầy đủ và sắp xếp chưa đúng trình tự quy định, sắp xếp đóng, bảo quản, lưu trữ hồ sơ, chứng từ đúng quy định.
Tiếp nhận và quản lý mẫu chữ ký của cá nhân có thẩm quyền , trách nhiệm tham gia xử lý các giao dịch kế toán (Giao dịch viên, kiểm soát viên,...) để làm căn cứ kiểm soát tính chính xác và trách nhiệm của từng nhân viên liên quan
Phải tuyệt đối giữ bí mật các thông tin, tài liệu kế toán của đơn vị, không tiết lộ mã khóa bí mật, cung cấp các số liệu, thông tin, tài liệu kế toán khi chưa được lãnh đạo đơn vị chấp thuận
Kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ hợp pháp các nội dung, yếu tố ghi trên chứng từ… theo đúng quy định nhằm phát hiện kịp thời các sai sót trong xử lí giao dịch, hạch toán kế toán, các chênh lệch giữa số liệu tại phân hệ nghiệp vụ và tài khoản kế toán tổng hợp đảm bảo chống mọi biểu hiện tiêu cực, sai chế độ, lãng phí, tham nhũng. Bộ phận hậu kiểm kiểm tra đầy đủ theo quy trình, đó là môi trường kiểm soát tốt để tăng tính hữu hiệu của kiểm tra KSNB trong đơn vị.