CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ỐNG THÉP HÒA PHÁT
2.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Chi nhánh Công ty
2.2.3. Thực trạng tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị chi phí sản xuất
a) Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
* Xét về hệ thống chứng từ - Chi phí NVLTT:
Để quản trị chi phí hiệu quả, hệ thống chứng từ NVL phải cung cấp được thông tin liên quan đến NVL như: đơn giá, khối lượng, định mức kế hoạch, bộ phận sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí. Do đó, các chứng từ cơ bản cần dùng là: Hóa đơn mua hàng, Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, bảng kê mua hàng, dự toán NVL…
Tại Chi nhánh Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát, công ty đang sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho (Phụ lục 02), phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng (Phụ lục 03), biên bản kiểm kê vật tư, phiếu đề nghị nhận vật tư, … để phản ánh CPNVLTT sử dụng trong kỳ của DN. Tuy nhiên, xét về KTQT, nội dung chứng từ của công ty chưa thực sự mang lại nhiều ý nghĩa mà chủ yếu vẫn chỉ để phục vụ công tác KTTC của DN.
- Chi phí nhân công trực tiếp:
Căn cứ trên hợp đồng lao động do phòng tổ chức hành chính cung cấp, công ty lập “Sổ theo dõi nhân sự” để theo dõi số lượng lao động. Công ty căn cứ vào các chứng từ để tính lương cho nhân công là bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, phiếu báo sản phẩm hoàn thành, và phiếu nhập kho thành phẩm trong tháng và bảng thanh toán lương theo dõi cho từng phân xưởng.
Bảng 2.1: Mẫu bảng chấm công
Ngoài ra CPNCTT còn được theo dõi qua các chứng từ khác như: Bảng phân bổ tiền lương và phụ cấp tiền ăn ca, bảng tổng hợp và phân bổ chi phí NCTT cho từng sản phẩm, bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào giá thành và phiếu kế toán.
- Chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng gồm các khoản lương chính, lương phụ, các khoản trích theo lương: BHYT, BHXH, BHTN. Còn đối với nhân viên quản lý phục vụ sản xuất như: nhân viên bộ phận kho, điều độ kế hoạch sản xuất, quản đốc phân xưởng, quản lý nhà máy thì trả lương theo hệ số (nghĩa là lương thực lĩnh sẽ được tính vào lương cơ bản, số ngày công đi làm và hệ số hoàn thành công việc của toàn nhà máy). Căn cứ vào từng phân xưởng sản xuất, nhân viên phân xưởng sẽ được theo dõi và tính lương dựa trên các chứng từ tương tự chứng từ của công nhân trực tiếp.
+ Chi phí vật liệu, dụng cụ SX: bao gồm các NVL dùng chung, công cụ dụng cụ sản xuất dùng chung cho phân xưởng. Nhìn chung, chi phí này cũng đòi hỏi các chứng từ giống chứng từ NVLTT. Tuy nhiên, cần lưu ý đối với những công cụ dụng cụ lớn nhưng chưa đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản, khi có nhu cầu xuất dùng phải có phiếu yêu cầu đề nghị vật tư và phiếu xuất kho do kế toán lập kèm theo.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm các TSCĐ dùng chung cho các phân xưởng SX(dây chuyền sản xuất, máy móc sản xuất). Dựa vào thông tin về nguyên giá và thời gian sử dụng ước tính của tài sản lấy từ các chứng từ mua hàng (hóa đơn mua), biên bản bàn giao TSCĐ…, bảng trích khấu hao TSCĐ sẽ được lập trên phần mềm kế toán máy Excel.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, cước dịch vụ viễn thông, thư tín, tiền xăng phục vụ cho hoạt động SXKD của công ty. Cụ thể, tiền điện, tiền nước sẽ được tập hợp theo phân xưởng thông qua các hóa đơn điện, nước gửi về.
+ Chi phí bằng tiền khác: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiếp khách, chi phí thuê đất,... được tập hợp dựa theo phiếu chi, hợp đồng thuê, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiếp khách, vận chuyển,…
* Xét về hệ thống sổ sách kế toán, phần lớn các loại sổ của KTTC có ý nghĩa nhất định cho công tác KTQT của DN. Chi nhánh công ty TNHH Ống thép Hòa
Phát sử dụng phần mềm Bravo, áp dụng hế thống sổ sách của KTTC bao gồm: sổ chi tiết tài khoản, sổ cái, nhật ký chung…Từ các số liệu trên, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh cho từng tháng, làm cơ sở để lập các báo cáo liên quan sau này. Ví dụ Sổ chi tiết tài khoản CPNVLTT (Phụ lục 04), Sổ chi tiết tài khoản CPNCTT (Phụ lục 05), Sổ chi tiết tài khoản CPSXC (Phụ lục 06).
b) Hệ thống tài khoản kế toán:
Tuy Chi nhánh công ty sử dụng hệ thống tài khoản của KTTC theo thông tư 200, không có riêng hệ thống tài khoản cho KTQT nhưng các tài khoản này được chi tiết theo từng nội dung khoản mục chi phí dựa trên một nguyên tắc nhất định - phần đuôi của các tài khoản chi phí chính được mã hoá giống nhau. Cụ thể một số tài khoản dùng để hạch toán các khoản mục CPSX như sau:
- Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được mở chi tiết tới TK cấp 3, xác định cho từng công đoạn. Hệ thống TK cấp 2 được mở như sau: TK 6210 – Chi phí NVL dây kẽm; TK 6211 – Chi phí NVL cắt 1 (tôn đen); TK 6212 – Chi phí NVL tẩy gỉ; TK 6213 – Chi phí NVL cán; TK 6215 – Chi phí NVL mạ dải; TK 6216 – Chi phí NVL cắt 2 (tôn mạ); TK 6217 – Chi phí NVL cho uốn ống; TK 6218 – Chi phí NVL mạ nhúng; TK 6219 – Chi phí NVL ren ống. Trong từng tài khoản cấp 2 kể trên, tùy thuộc vào NVL, đơn vị sẽ lập thêm tiểu khoản đuôi 1 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và tiểu khoản đuôi 2 – Chi phí nguyên vật liệu phân bổ cho từng công đoạn.
- Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp được lập chi tiết tới TK cấp 2 theo từng công đoạn tương ứng như tài khoản 621 phía trên.
- Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng khoản mục chi phí cho từng công đoạn sản xuất tương ứng (dây kẽm, cắt 1, tẩy, cán, mạ dải, cắt 2, uốn ống, mạ nhúng, ren ống). Tài khoản 627 được mở chi tiết tới cấp 3. Tùy từng công đoạn sản xuất, mỗi tài khoản cấp 2 sẽ bao gồm các tài khoản cấp 3 khác nhau.
Ví dụ ở công đoạn “tẩy”, CPSXC gồm 4 TK cấp 3 thể hiện: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài. Nhưng sang tới công đoạn uốn ống, CPSXC gồm 7 TK cấp 3 để thể hiện: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí NVL, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí dây đai khóa đai.