CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY VTC MOBILE
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, hầu hết trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của các DN tại Việt Nam chưa bao gồm bộ phận KTQT. Bộ phận này có nhiệm vụ thu nhận xử lý thông tin liên quan đến HĐKD của các DN một cách chi tiết cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của DN. Việc đưa bộ phận KTQT vào cơ cấu tổ chức công tác kế toán giúp cho chia sẻ gánh nặng của KTTC đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN ra quyết định quản lý kip thời. Ngoài ra, nó còn giúp kiểm soát hoạt động của DN theo đúng mục tiêu đề ra.
Căn cứ vào tình hình hoạt động, quy mô và đặc điểm kinh doanh, Công ty VTC Mobile đã lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Trong đó, các cán bộ làm công tác kế toán đang kiêm nhiệm thêm phần KTQT, điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cả hai phần hành, đặc biệt công tác KTQT để kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
Để làm được điều đó, Công ty cần bố trí số lượng cán bộ phòng Tài chính kế toán đủ để các phần hành làm việc độc lập, không bị kiêm nhiệm nhiều việc sẽ hạn chế việc chuyên sâu vào công tác quản trị. Công ty nên thành lập hẳn một bộ phận KTQT gồm 2-3 người. Bộ phận này sẽ thực hiện phân tích đánh giá số liệu thông tin kế toán, để từ đó đưa ra các nhận định, dự đoán, đề xuất các quyết định quản lý phù hợp theo từng thời kỳ của thị trường Game. Dựa trên cơ sở số liệu do bộ phận KTTC cung cấp, bộ phận KTQT tổng hợp và tạo ra các báo cáo KTQT theo các chỉ số mà Ban lãnh đạo mong muốn. Bộ phận KTQT cần phải hoàn thiện hệ thống báo cáo quản
trị, các báo cáo KTQT - Báo cáo nội bộ được lập trên cơ sở vận dụng phương pháp tổng hợp cân đối, đó là các báo cáo thực hiện phản ánh số liệu quá khứ, đồng thời báo cáo KTQT còn phản ánh số liệu trong tương lai về DT, CP và KQKD để so sánh các phương án kinh doanh đang xem xét và quyết định trong tương lai. Hiện tại, Công ty cũng chưa xây dựng các tiêu chuẩn, tiêu chí để làm căn cứ nhận diện, mã hóa và xử lý thông tin lập hệ thống báo cáo KTQT trên phần mềm, chủ yếu vẫn đang thực hiện thủ công bằng Excle trên cơ sở dữ liệu từ các phòng ban liên quan cung cấp. Do đó, Công ty cần xây dựng tiêu chuẩn nội bộ về KTQT và hệ thống báo cáo về DT, CP và KQKD.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức và áp dụng hệ thống chứng từ kế toán
TT200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó đã chỉ rõ danh mục chứng từ kế toán DN cần áp dụng. Thông tư cũng đã hướng dẫn một số mẫu chứng từ áp dụng. Tuy nhiên, do đặc thù mỗi DN có thể linh động thay đổi mẫu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị mình.
Để đáp ứng hơn nữa yêu cầu quản lý của nhà quản trị, Công ty cần phải sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện hệ thống lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển và Cách mạng Công nghệ 4.0 có ảnh hưởng ngày càng sâu rộng trong mọi lĩnh vực, đặc biệt Công ty VTC Mobile hoạt động trong lĩnh vực nội dung số, các hoạt động kinh doanh gần như đều phát sinh trên nền tảng internet thì việc hướng đến số hóa và lưu trữ chứng từ, tài liệu điện tử trong đó có chứng từ, tài liệu kế toán là một điều tất yếu.
Công ty nên xây dựng quy trình về lưu trữ dữ liệu điện tử như quy định về tạo folder, tạo file, cách đặt tên, cách sắp xếp, … để việc lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm, sử dụng lại khi cần. Việc sao lưu dữ liệu từ phần mềm kế toán sang các thiết bị lưu trữ được thực hiện theo định kỳ, phù hợp với yêu cầu của phần mềm kế toán và kế hoạch hoạt động của Công ty. Tuổi thọ của thiết bị lưu trữ và tính an toàn của dữ liệu khi lưu trữ theo dạng kỹ thuật số cũng là vấn đề phải quan tâm. Việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống cũng phải là thường xuyên, liên tục để đảm bảo khả năng hoạt động, không làm gián đoạn, ảnh hưởng tới hoạt động chung của Công ty. Các thiết bị trực
tiếp lưu trữ dữ liệu như máy tính, ổ cứng, … phải thường xuyên được đánh giá lưu lượng đã sử dụng và lưu lượng còn trống để có kế hoạch mở rộng kho lưu trữ khi cần.
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hiện tại Công ty đang hạch toán doanh thu theo mảng dịch vụ. Hệ thống Tài khoản chưa chi tiết theo dõi đến từng sản phẩm.
Cụ thể, doanh thu game đang được kế toán ghi nhận bao gồm tất cả các game của Công ty phát hành và chưa theo dõi riêng được doanh thu của từng dự án game.
Điều đó sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin về hiệu quả của các dự án cho Ban điều hành có được các quyết định kinh doanh kịp thời, ví dụ như đẩy mạnh quảng cáo cho dự án nào đang hiệu quả, ngừng các hoạt động marketing cho dự án không có người chơi hoặc ngược lại…
Để khắc phục được điều này, Công ty cần tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết để có thể hạch toán theo dõi DT, CP tới từng sản phẩm game nhằm xác định được hiệu quả của từng dự án.
3.3.4. Hoàn thiện về kế toán doanh thu HĐKD
Công ty cần xác định và ghi nhận đúng thời điểm doanh thu dịch vụ game:
việc xác định xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu hàng tháng của dịch vụ game tại Công VTC Mobile hiện nay đang được thực hiện theo doanh số khách hàng mua Scoin, mà chưa xác định theo số Scoin thực tiêu vào game của Công ty, đến cuối kỳ kế toán Công ty mới xác định được lượng Scoin tồn trên hệ thống để ghi nhận giảm doanh thu trong kỳ và tăng doanh thu chưa thực hiện. Điều này có thể dẫn đến số liệu hàng tháng / quý của Công ty bị sai lệch đáng kể nếu lượng Scoin tồn trên hệ thống và tại các đại lý lớn.
Điều này đòi hỏi Công ty cần xây dựng hệ thống kỹ thuật để có thể ghi nhận chính xác được lượng Scoin khách hàng tiêu trong tháng để ghi nhận doanh thu. Khi đó, cuối mỗi tháng khi nhận được tiền từ khách hàng mua Scoin, Công ty xuất hóa đơn và định khoản hạch toán như sau:
Bút toán 1: Nợ 111/112 - Tiền mặt / Tiền gửi NH Có 131 - Phải thu khách hàng
Bút toán 2: Nợ 131 - Phải thu khách hàng Có 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp Bút toán 3: Nợ 3387 - Doanh thu chưa thực hiện
Có 5113 – Doanh thu Game
Như vậy, hàng tháng đơn vị sẽ có thể ghi nhận chính xác doanh thu thực tế phát sinh, từ đó việc hạch toán DT – CP tương ứng phù hợp hơn, đồng thời tính được lượng Scoin còn tồn lại là số dư Có của TK 3387.
3.3.5. Hoàn thiện về kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Để hạch toán kế toán đúng và đủ doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ kế toán, Công ty cần xây dựng bảng tổng hợp theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi có kỳ hạn. Từ đó tính toán ra số lãi tiền gửi trả sau được hưởng trong năm để ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính của kỳ kế toán đó.
3.3.6. Hoàn thiện về kế toán chi phí hoạt động tài chính
Tương tự việc ghi nhận chi phí lãi tiền vay trả sau, đối với các khoản vay phát sinh trong kỳ nhưng kỳ hạn trả nợ có thể lân sang kỳ sau, kế toán cần lập bảng theo dõi chi tiết theo từng món vay, từ đó xác định số lãi phải phải trả trong kỳ để ghi nhận đủ chi phí hoạt động tài chính của kỳ kế toán đó.
3.3.7. Hoàn thiện về kế toán chi phí thuế TNDN
Thuế thu nhập doanh nghiệp là nguồn thu quan trọng để đảm bảo ổn định ngân sách và giúp Nhà nước thực hiện chức năng tái phân phối thu nhập. Trong khi cơ quan thuế muốn thu càng nhiều thuế nhưng DN thì ngược lại, vì cách xác định DT, CP theo quan điểm của thuế và kế toán có sự khác biệt, dẫn đến lợi nhuận trước thuế thường thấp hơn thu nhập chịu thuế. Kế toán ghi nhận DT và CP theo Chuẩn mực và Chế độ kế toán còn thuế ghi nhận DT và CP theo Luật Thuế. Do đó, dễ xuất hiện sự chênh lệch khi tính thuế TNDN giữa lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN theo kế toán và thu nhập tính thuế TNDN theo Luật thuế.
Trên thực tế, nhiều DN cố gắng điều chỉnh cách ghi sổ kế toán theo quy định của thuế để tránh những rắc rối khi lập tờ khai thuế TNDN và dẫn đến thay đổi kết quả khoản mục thuế TNDN và VTC Mobile hiện nay cũng đang thực hiện cũng vậy.
Để khắc phục điều này, Công ty cần phân biệt rõ và xác định đúng lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN, tính các khoản chênh lệch tạm thời / vĩnh viễn để hạch toán các khoản chênh lệch vào TK thuế TNDN hiện hành và TK thuế TNDN hoãn lại nhằm phản ánh chính xác bức tranh tài chính của Công ty.
Ngoài ra, liên quan đến việc kế toán thuế TNDN tại Công ty VTC Mobile, việc xác định chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN đối với chi phí quảng cáo marketing rất đáng được lưu tâm. Như tác giả đã đề cập ở trên, chi phí quảng cáo marketing là một hạng mục phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong cấu thành giá vốn của dịch vụ game. Do đặc thù cung cấp dịch vụ game trên di động, Công ty thường xuyên phải chạy quảng cáo trên các nền tảng Facebook, Google, Tiktok…, việc thanh toán cho các đối tác này phải sử dụng thẻ tín dụng ngân hàng, mà hiện nay ở Việt Nam, các ngân hàng chưa cấp thẻ tín dụng cho DN, vì vậy Công ty phải ủy quyền mở thẻ tín dụng cho các cá nhân có độ tin tưởng cao như Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ… để sử dụng thanh toán cho các dịch vụ này. Đồng thời Công ty phải làm việc với Cơ quan Thuế để có văn bản chấp nhận các chi phí đó phát sinh là hợp lệ.
Đây là ví dụ điển hình cho việc Chính sách nhà nước chưa theo kịp với thực tế phát sinh tại các DN.
3.3.8 Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán tài chính, ngăn ngừa sai sót, tham ô, lãng phí. Thực hiện tốt công tác này góp phần quan trọng vào việc chấp hành các quy định của Công ty, quy trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh; chính sách của Nhà nước về tài chính; hạn chế những rủi ro nghiệp vụ, rủi ro thất thoát tài sản; đảm bảo quy trình kế toán và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, ở VTC Mobile hiện nay, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện thường xuyên,
đồng bộ theo những quy trình đã được xây dựng thống nhất. Vì vậy, để công tác tổ chức kiểm tra kế toán phát huy hết chức năng của mình, VTC Mobile cần xây dựng quy trình kiểm tra kiểm soát, theo từng phòng ban, từng mảng nghiệp vụ. Đồng thời, Công ty cần hoàn thiện theo các nội dung sau:
Đối với bộ phận kiểm tra nội bộ:
- Cần bố trí các nhân viên có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn, nắm bắt được những sai phạm nào thường xuyên xảy ra, dễ sai sót, những chi phí nào nhạy cảm, ...
- Cần thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập, chuyên trách và được xây dựng bài bản theo quy chuẩn. Các quy trình hoạt động tại các bộ phận cần được giám sát chặt chẽ đảm bảo tính tuân thủ phải được thực hiện. Đối với tầng kiểm soát thứ hai là bộ phận quản lý rủi ro, để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận này cần phải nâng cao tính độc lập, chuyên trách, trình độ chuyên môn về quản lý rủi ro và quản lý tài chính.
Thời gian kiểm tra định kỳ của VTC Mobile là mỗi năm 1 lần. Thời gian này quá lâu nên khối lượng công việc nhiều. Do đó, không thể kiểm tra hết được sai sót, dễ bỏ qua nhiều lỗi. Ngoài ra việc 1 năm mới kiểm tra một lần thì việc xử lý, có biện pháp chấn chỉnh, khắc phục các sai sót này càng khó, khiến cho ảnh hưởng tới tình hình tài chính của Công ty.
Đối với từng nhân viên kế toán, nhân viên công ty:
Tất cả nhân viên trong Công ty phải thường xuyên liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ liên quan đến công việc mình thực hiện để kịp thời phát hiện sai sót, có biện pháp sửa chữa phù hợp. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước bộ phận, Công ty và pháp luật về kết quả thực hiện nghiệpvụ kinh doanh được phân công thực hiện. Riêng đối với nhân viên kế toán phải thường xuyên, liên tục kiểm tra các điều kiện, bằng chứng xác thực của nghiệp vụ phát sinh để phản ánh ban đầu trên các chứng từ kế toán; kiểm tra phương pháp tính toán, xác định cơ sở khoa học và pháp lý nhằm khẳng định tính trung thực, khách quan, chính xác của số liệu được phản ánh trên các chứng từ kế toán làm cơ sở để hạch toán, tổng hợp và
báo cáo ở các giai đoạn sau nhất là cuối kỳ kế toán. Khi phát hiện sai sót, nhân viên kế toán và các phòng ban cần phải báo cáo cho người trực tiếp quản lý để xem xét mức độ sai phạm, đưa ra hướng xử lý.
Tóm lại, công tác kiểm tra kế toán tại VTC Mobile cần được tiến hành thường xuyên, liên tục ngay từ khâu thu nhận chứng từ, hệ thống hóa xử lý và cung cấp thông tin kế toán về toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán; kiểm tra bởi mỗi nhân viên kế toán, bộ phận kế toán, kế toán trưởng, và phòng Kiểm soát nội bộ của VTC Mobile.