CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN
1.1. Nội dung của khoản mục tiền và tương đương tiền
1.1.4. Kiểm soát nội bộ với tiền và tương đương tiền
Tiền tham gia vào hầu hết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp lại dễ xảy ra sai sót và gian lận nên doanh nghiệp cần đảm bảo thiết lập kiểm soát tối ưu. Một
hệ thống kiểm soát tốt đối với tiền bao gồm kiểm soát nghiệp vụ thu- chi và kiểm soát số dư tiền, tức hệ thống kiểm soát đó phải đáp ứng các yêu cầu sau:
a. Yêu cầu đối với kiểm soát
Thu đủ: Mọi khoản tiền đều bắt buộc phải được thu đầy đủ và gửi vào ngân hàng, kho bạc hay nộp vào quỹ trong thời gian sớm nhất.
Chi đúng: Tất cả các khoản chi tiêu đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt và ghi chép đầy đủ, chính xác.
Duy trì số dư hợp lý: Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo được việc chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ khi đến hạn. Nhưng cũng cần phải tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì giảm khả năng sinh lợi mà có thể gặp rủi ro gian lận.
b. Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ với tiền
Mỗi doanh nghiệp có các thiết lập kiểm soát nội bộ khác nhau phụ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp cũng như đặc điểm, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ, …. Sau đây là một số nguyên tắc chung giúp doanh nghiệp xây dựng được một kiểm soát nội bộ hiệu quả:
(1) Nhân viên phải có đủ năng lực, tinh thần trách nhiệm và liêm chính.
(2) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này yêu cầu sự cách ly một số chức năng đặc thù liên quan tới tiền trong doanh nghiệp. Các chức năng như ghi chép, theo dõi, uỷ quyền và phê chuẩn, quản lý; không để cho một người cùng nắm giữ để tránh xảy ra gian lận. Ngoài ra nó còn giúp các chức năng được chuyên môn hoá hơn, giảm sai sót và giảm thời gian xử lý.
(3) Hạn chế sử dụng tiền mặt, thiết lập chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, thực hiện tối đa những giao dịch, nghiệp vụ qua ngân hàng. Sử dụng tiền mặt nhiều gây ra những tốn kém về thời gian cũng như nhân lực để trong coi, bảo quản và quản lý. Không những thế còn tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến hư hỏng, mất cắp; cũng như khả năng xảy ra nhầm lẫn và gian lận cao.
(4) Ghi chép kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ diễn ra. Đặc biệt chú trọng vào các khoản thu, nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hoặc ngân hàng.
(5) Các nghiệp vụ thu chi phải có chứng từ đầy đủ.
(6) Hàng ngày, đối chiếu những số liệu giữa thủ quỹ và kế toán. Cuối mỗi tháng phải thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế và giữa các bộ phận quản lý độc lập với nhau.
c. Kiểm soát thu tiền
(1) Phiếu thu và biên lai thu tiền phải đánh số thứ tự từ trước.
(2) Bán hàng cung cấp dịch vụ thu tiền trực tiếp cần có những kiểm soát sau:
- Tách biệt trách nhiệm giữ người thu giữ tiền và người ghi sổ. Cần có các văn bản được ban hành với quy định rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân ở mỗi vị trí.
Thủ quỹ kiểm kê tiền mặt cuối mỗi ngày, kế toán so sánh số tiền ghi nhận trong bộ chứng từ giao dịch với số tiền thu trong quỹ hoặc giấy báo Có của ngân hàng.
- Định kỳ, đối chiếu và kiểm tra chéo giữa các bộ phận
- Đảm bảo điều kiện cất trữ và bảo quản là tốt và an toàn thông qua nhân viên trông coi, camera giám sát, két sắt, khoá an toán,…
(3) Các kiểm soát đối với thu nợ khách hàng:
- Tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Cần phân công cho những cá nhân độc lập đảm nhiệm các chức năng: lập hoá đơn, theo dõi công nợ, đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết, theo dõi việc thu nợ.
- Đặc biệt chú ý đến thủ thuật gối đầu. Thủ thuật gối đầu: nhân viên thu được khoản nợ của khách hàng không nộp lại ngay mà chiếm dụng dùng vào việc cá nhân.
Sau đó lấy các khoản nợ thu lại được sau đó để bù đắp. Để kiểm soát việc này, doanh nghiệp giao cho nhân viên đi thu nợ phiếu thu. Nhân viên có trách nhiệm đi thu nợ đến nhận bàn giao phiếu thu; việc này cần được ghi chép theo dõi lại và lấy chữ ký xác nhận từ nhân viên đó. Nhân viên có trách nhiệm giao nộp lại phiếu thu có xác nhận của khách hàng nếu chưa thu được tiền.
d. Kiểm soát chi tiền
(1) Các phiếu chi và séc sẽ phải được đánh số thứ tự liên tiếp trước. Phiếu chi và séc cần được đánh số thứ tự trước và lần lượt.
(2) Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán do những hạn chế khi bảo quản và sử dụng; đặc biệt quá trình rút tiền ra từ quỹ để sử dụng có thể tạo sơ hở, cơ hội hoặc khiến trỗi dậy lòng tham con người.
(3) Vận dụng triệt để nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn trong chi tiêu. Khi phê chuẩn các khoản chi cần dựa trên cơ sở là các văn bản quy định cụ thể về quy trình, phân quyền và điều kiện để xét duyệt. Đặc biệt người phê duyệt các khoản chi phải là người có đủ thẩm quyền, có khả năng và liêm chính. Kế toán, thủ quỹ chỉ chi tiền khi có phiếu chi được duyệt bởi người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền.
(4) Định kì kế toán tiền mặt đối chiếu với thủ quỹ, kế toán tiền gửi đối chiếu với ngân hàng, đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Và cũng cần đối chiếu giữa các bộ phận độc lập với nhau để phát hiện và ngăn chặn một cách sớm nhất các sai sót và gian lận có thể xảy ra. Đặc biệt là gửi biên bản đối chiếu đến nhà cung cấp để tránh nhân viên thực hiện thủ thuật gối đầu, biển thủ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
1.1.4.2. Kiểm soát nội bộ với tương đương tiền
Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn có kì hạn từ ba tháng trở xuống vậy nên KSNB đối với các khoản tương đương tiền tương tự các kiểm soát đối với các khoản đầu tư tài chính:
- Xây dựng quy định lập kế hoạch và xét duyệt đầu tư.
- Kế hoạch đầu tư cần lập một cách chi tiết trên cơ sở xem xét kĩ lưỡng so với các phương án khác. Trước khi tiến hành đầu tư cần có sự xét duyệt bởi người có đủ thẩm quyền.
- Theo dõi và giám sát thường xuyên tiến độ đầu tư và các thông tin cập nhật.
- Kiểm soát việc ghi chép và phân loại các khoản đầu tư.