CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1. Đặc điểm của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương của khách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
1.1.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc thuê lao động và kết thúc bằng việc thanh toán lương cho NLĐ và thanh toán các khoản khác cho cơ quan Nhà nước như thuế, bảo hiểm, ... Việc tìm hiểu chu trình đóng vai trò rất quan trọng khi tiến hành kiểm toán. Hiểu được các giai đoạn trong chu trình, KTV sẽ nắm được những giấy tờ, những tài liệu cần kiểm tra, những khâu nào trọng yếu và tiềm tàng rủi ro sai phạm, ...
Chu trình tiền lương trong một doanh nghiệp thường bao gồm các giai đoạn như Hình 1.1
21
Nguồn: Tổng hợp của tác giả 1.1.2.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
➢ Chứng từ
Theo Luật lao động số10/2012/QH13, hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức trả lương NLĐ theo tháng hoặc theo tuần. Việc tính lương và các khoản trích theo lương phải được tính riêng cho từng lao động, tập hợp theo tổ, phân xưởng hay phòng ban.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về: “Hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế”, hệ thống chứng từ phát sinh trong việc hạch toán tiền lương được thể hiện trong bảng 1.6 như sau:
Tuyển dụng
•Bộ phận nhân sự lên kế hoạch tìm kiếm nhân lực
•Hồ sơ của các ứng viên đáp ứng điều kiện tuyển dụng được lưu giữ tại phòng nhân sự và bộ phận kế toán
duyệtPhê
•Các thay đổi về mức lương, chức vụ, bậc lương, thưởng,... phải được phê duyệt bởi những người đủ thẩm quyền như Trưởng phòng, Giám đốc,...
Theo dõi quá trình lao động
•Chứng từ phổ biến được sử dụng trong giai đoạn này gồm: bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, hợp đồng giao khoán
Tính và lập bảng lương
•Sau khi thu thập đầy đủ các chứng tù cần thiết, kế toán kiểm tra lại sau đó tiến hành tính toán và lập bảng lương
•Tiền lương của NLĐ phải được phân loại theo từng bộ phận, và dựa vào chức năng của bộ phận đó mà tiền lương được phân bổ vào loại chi phí phù hợp; đồng thời kế toán cần lập và kê khai các khoản phải nộp, phải trả Nhà nước
Ghi chép sổ sách
•Dựa vào bảng lương, kế toán ghi sổ nhật ký tiền lương, sử dụng các tài khoản theo quy định tại Thông tư 200
•Từ sổ nhật ký chung tiến hành chuyển sang sổ cái
Thanh toán
•Thủ quỹ đối chiếu phiếu chi với bảng lưởng, nếu khớp nhau thì thanh toán lương cho NLĐ
•Phiếu chi đã thanh toán cần có chữ ký của NLĐ và thủ quỹ và được đánh số thứ tự, đối với các phiếu chi chưa được thanh toán cần được lưu giữ cẩn thận
Hình 1.0-1. Chu trình tiền lương tại doanh nghiệp
22
Bảng 1.0.6. Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán lao động tiền lương
STT Tên chứng từ Số hiệu
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL4
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL5
5 Giấy đi đường 04-LĐTL6
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
05-LĐTL7
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL8
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL9
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL10
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
09-LĐTL11 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL12
12 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 11-LĐTL
Nguồn: Tổng hợp từ TT 200 1.1.2.3. Phương pháp hạch toán
Theo Thông tư 200/2014/TT−BTC (TT 200) hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 133/2016/TT−BTC hướng dẫn Chế độ kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tài khoản được dùng để theo dõi khoản phải trả cho NLĐ là tài khoản 334.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của NLĐ (trích TT 200). Về kết cấu tài khoản 334:
➢ Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho NLĐ; các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của NLĐ.
➢ Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho NLĐ.
➢ Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ. Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số
23
dư bên Nợ tài khoản này phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho NLĐ.
Về đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kì, nếu tài khoản 334 ứng với đối tượng có số dư có với gốc ngoại tệ (VD: lương, phụ cấp phải trả cho các chuyên gia người nước ngoài) thì doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kì. Ngoài ra, để theo dõi các khoản trích theo lương và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) , TT 200 hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng các tài khoản:
➢ TK 3382: Kinh phí công đoàn
➢ TK 3383: Bảo hiểm xã hội
➢ TK 3384: Bảo hiểm y tế
➢ TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
➢ TK 3335: Thuế Thu nhập cá nhân
Các tài khoản kế toán khác có liên quan đến chu trình tiền lương và nhân viên, bao gồm:
➢ TK 111, 112: Dùng để thanh toán tiền lương, nộp các quỹ
➢ TK 141: Tạm ứng
➢ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
➢ TK 353: Quỹ khen thưởng phúc lợi
➢ TK 335: Trích trước tiền lương nghỉ phép, trích trước các khoản thưởng
➢ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
➢ TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng
➢ TK 6411: Chi phí nhân viên (bán hàng)
➢ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác.
Tài khoản 334 - Phải trả NLĐ, có 2 tài khoản cấp 2:
24
- Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
- Tài khoản 3348 - Phải trả NLĐ khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho NLĐ khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của NLĐ.
➢ Phương pháp hạch toán một số giao dịch kinh tế
Phương pháp hạch toán các giao dịch, nghiệp vụ phổ biến, thường gặp trong các doanh nghiệp liên quan đến phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương được tóm tắt lần lượt theo Hình 1.3 và Hình 1.4 – Hình hạch toán tài khoản chữ T như sau:
25
Hình 1.0-1. Phương pháp hạch toán tài khoản 334
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ Thông tư 200/2014/TT – BTC
TK 334
TK 111, 112 TK 622, 6271, 6411, 6421
Tiền lương trả cho NLĐ
Tiền lương, thưởng phải trả
TK 335
Lương nghỉ phép phải
trả Trích trước tiền lương nghỉ phép
TK 241
Khấu trừ thuế TNCN phải nộp vào lương
Chi phí lương của bộ phận xây dựng cơ bản
Tiền thưởng từ Quỹ khen thưởng phúc lợi Tạm ứng thừa trừ vào lương và các khoản
khác khấu trừ vào lương
Tiền BHXH chi hộ cơ quan BH Thu hộ cơ quan khác hoặc giữ hộ lương cho NLĐ
TK 3335
TK 141, 138
TK 3383 TK 353
TK 3338
26
Hình 1.0-2. Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ Thông tư 200/2014/TT – BTC
➢ Sổ sách
Tùy vào đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các hình thức sau:
➢ Nhật ký chung;
➢ Nhật ký – Sổ cái;
TK 111, 112 TK 241 TK 334
TK 334
TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384, 3386, 3335 TK 622, 6271, 6411, 6421
Chi phí lương của bộ phận xây dựng cơ bản Trích tiền lương của NLĐ đóng BH bắt buộc
Khấu trừ thuế TNCN phải nộp vào lương Nộp cho các cơ quan quản lý quỹ hoặc chi tiêu kinh
phí công đoàn
Chi phí lương, thưởng phải trả
Tiền BHXH cấp bù
27
➢ Chứng từ ghi sổ;
➢ Nhật ký chứng từ;
Tuy nhiên, kế toán và thanh toán tiền lương thường liên quan đến các sổ sau:
➢ Sổ chi tiết chi phí theo từng đối tượng (theo bộ phận, theo sản phẩm, ...);
➢ Sổ theo dõi nhân sự;
➢ Sổ nhật ký tiền lương;
➢ Sổ cái tài khoản 334, 333, 338, 622, 627, 641, 642, 141, ... là sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi sự biến động của việc phát sinh chi phí tiền lương và các khoản tiền lươngcủa doanh nghiệp.
Dưới đây là ví dụ về hình thức ghi sổ nhật ký chung (đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng hình thức ghi sổ này, kết hợp với hình thức kế toán trên máy vi tính).
Hình 1.0-3. Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền lương theo hình thức sổ Nhật ký chung
Ghi chú:
Chứng từ gốc Bảng phân
bổ tiền lương và
BHXH
Sổ chi tiết thanh toán với NLĐ Chứng từ ghi sổ
Sổ cái các tài khoản 334, 338
Bảng cân đối p/s BCTC
28
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu