CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1. Đặc điểm của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương của khách hàng có ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính
1.1.4. Kiểm soát nội bộ với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
➢ Môi trường kiểm soát
Tiến hành tìm hiểu về môi trường kiểm soát, nội quy của công ty xem liệu BGĐ có thực sự tạo nên văn hóa công ty về sự trung thực, ngăn chặn các rủi ro liên quan đến hành vi đạo đức của NLĐ hay chưa. Chú ý theo dõi đặc thù của ngành nghề như có tính chu kỳ, mùa vụ hay không? Thị trường cạnh tranh của doanh nghiệp trong khu vực lân cận khiến cho giá cả, đơn hàng giảm hay không? Đơn vị có nguồn tài chính nhàn rỗi? Trong tình hình Covid 19 hiện nay, công ty ban hành thêm quy định, chính sách gì mới? Ngoài ra, cần xem
30
xét về mức độ am hiểu và cái nhìn của Giám đốc đối với chu trình kiểm soát nội bộ tiền lương. Những quy định của công ty có được thực hiện theo đúng như quy định của giám đốc và của pháp luật hay không? Nếu không tìm hiểu lý do. Tìm hiểu về yêu cầu giám đốc đối với năng lực nhân viên trong công ty, mức độ của năng lực để đáp ứng với công việc, và mức lương tương ứng với năng lực hay không? Tiến hành tìm hiểu cách giám đốc tiếp cận đối với việc quản lý, chấp nhận những rủi ro kinh doanh, quan điểm đối với vấn đề lương, thưởng của nhân viên công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty đã theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa? Nếu chưa thì điều tra nguyên nhân. Công ty có chính sách về thông lệ và nhân sự không? Việc áp dụng và tiến hành do ai thực hiện và giám sát? Tìm hiểu về thành phần nhân viên tham gia vào chu trình tiền lương, gồm những ai tham gia và tham gia vào các khoản mục nào.
➢ Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Hiểu rõ ngành nghề đặc thù của công ty, từ đó xác định các rủi ro kinh doanh bên ngoài của công ty. Thị trường có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh không? Các quy định pháp lý liên quan đến ngành nghề của công ty có những yêu cầu, quy định khó thực hiện gì đối với quý công ty. Rủi ro về môi trường như xuất hiện các vấn đề kinh tế-xã hội, chính trị hoặc các vấn đề khí hậu, thời tiết, dich bệnh. Công ty theo chế độ kế toán nào? Hạch toán bằng phần mềm hay bằng tay, quy trình hạch toán như thế nào, tài liệu có được đánh số và cất giữ cẩn thân, tránh gian dối hoặc bỏ sót. Từ đó xác định rủi ro liên quan đến mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính của công ty. Từ những quy trình tìm ra điểm mạnh và những rủi ro để ước tính, đánh giá rủi ro của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp để xác định các cơ chế, thủ tục kiểm soát phù hợp như là chọn mẫu. Đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các kiểm toán nội bộ, dựa trên hai yếu tố là xác suất xảy ra và mức độ ảnh hưởng khi rủi ro sảy ra. Đối với vấn đề rủi ro vốn có này của đơn vị, xem xét ban giám đôc có hay không lập ra các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro đó hay không? Nếu phát hiện các rủi ro có thể phát sinh hoặc đã phát sinh trong quá trình đánh giá rủi ro trong chu trình tiền lương của đơn vị, xem xét nó có là rủi ro trọng yếu hay không, nếu là rủi ro trọng yếu, xem xét lý do công ty
31
không chỉnh sửa hoặc phát hiện ra, từ đó đánh giá xem quy trình kiểm soát nội bộ tiền lương hiện nay có còn phù hợp với công ty không.
➢ Hệ thống thông tin và truyền thông
Tìm hiểu về hệ thống thông tin của đơn vị liên quan đến chu trình tiền lương của công ty, bao gồm các thủ tục thực hiện trong hệ thống công nghệ thông tin hoặc thủ công của kế toán như thế nào? Các khâu thu thập thông tin, tạo lập, ghi chép, xử lý các thông tin để tính lương cũng như ghi vào sổ cái. Các tài liệu này là bản mềm hay bản cứng? Nhân viên có in ra và cất giữ phòng trường hợp máy tính hỏng hóc hay không? Tiến hành tìm hiểu cách thức đơn vị trao đổi thông tin về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọng khác liên quan đến chu trình tiền lương của công ty, bao gồm trao đổi giữa giám đốc và các bộ phận hành chính, thông tin với bên ngoài liên quan đến lương như là cơ quan thuế, ngân hàng. Quy trình này có xuất hiện rủi ro hoặc có khả năng xuất hiện rủi ro không?
Trong trường hợp xuất hiện rủi ro, công ty đã tiến hành xử lý như thế nào? Hoặc nếu có sai sót trọng yếu thì tại sao công ty lại không phát hiện ra? Vấn đề hệ thống thông tin gặp trục trặc ở khâu nào. Thêm vào đó, hệ thống thông tin còn ảnh hưởng lớn tới quyết định của nhà quản trị. Việc lựa chọn ban ngành nào, những ai được báo cáo trực tiếp với giám đốc, những ban ngành hay nội dung nào báo cáo theo tính chất công việc được xây dựng sẽ giúp cho thông tin không bị bão hòa và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
➢ Các hoạt động kiểm soát
➢ Tiếp nhận và quản lý nhân sự
Đây là bước công việc đầu tiên có vai trò quyết định đến các nghiệp vụ tiền lương.
Đây chính là quá trình tuyển dụng và ra quyết định tiếp nhận nhân sự. Quá trình này thường được thực hiện bởi bộ phận tổ chức hành chính và ban lãnh đạo cấp cao trong đơn vị. Yêu cầu về kiểm soát nội bộ đối với bước công việc này là phải xây dựng và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng, phê duyệt và ký hợp đồng lao động. Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành. Đây là giai đoạn tổ chức chấm công, lập bảng kê xác nhận khối
32
lượng hoàn thành, tính lương và các khoản khác có liên quan, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Yêu cầu KSNB đối với giai đoạn này là:
- Thứ nhất, đảm bảo người quản lý bộ phận phải chịu trách nhiệm về việc lập bảng chấm công hay phiếu báo sản phẩm hoàn thành. Người trực tiếp theo dõi lao động phải có tư cách tốt, đảm bảo độ tin cậy;
- Thứ hai, nếu có điều kiện, doanh nghiệp có thể dùng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến, giờ về của từng nhân viên và phải thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với kết quả máy ghi giờ;
- Thứ ba, doanh nghiệp phải đảm bảo tách biệt giữa các chức năng theo dõi kết quả lao động với chức năng tính lương, ký bảng thanh toán lương, chi trả lương;
- Thứ tư, trường hợp doanh nghiệp có công nhân viên làm thêm giờ, làm đêm thì doanh nghiệp phải lập phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ đầy đủ và có xác nhận của những người có liên quan.
➢ Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách
Đây là giai đoạn tính toán tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả cho từng nhân viên và từng bộ phận trong đơn vị, lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng chịu chi phí, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương. Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với giai đoạn này là:
- Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng được định mức, đơn giá lương sản phẩm, lương thời gian một cách đầy đủ, rõ ràng. Nếu có thay đổi về tiền lương, bộ phận quản lý nhân sự phải thông báo kịp thời cho bộ phận tính lương;
- Thứ hai, phải có sự kiểm tra tính chính xác của bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, thêm ngày, phiếu báo sản phẩm hoàn thành của người độc lập với bộ phận theo dõi kết quả lao động;
33
- Thứ ba, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đối chiếu kết quả tính lương và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về lương của người độc lập; đảm bảo tách biệt giữa chức năng tính lương, ghi lương và phát lương;
➢ Thanh toán lương và các khoản khác cho nhân viên
Căn cứ vào bảng thanh toán lương để phát lương cho nhân viên. Công việc này thường do thủ quỹ thực hiện. Đối với bước công việc này, yêu cầu kiểm soát nội bộ như sau:
- Thứ nhất, khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán lương, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi, séc chi với danh sách trên bảng thanh toán lương, thưởng;
- Thứ hai, sau khi đối chiếu xong và tiến hành chi lương cho nhân viên thì phải yêu cầu họ ký nhận vào phiếu chi hoặc séc chi, đồng thời phải đóng dấu và ký vào phiếu “Đã chi tiền”;
- Thứ ba, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra việc ký nhận lương trực tiếp của công nhân viên hoặc ký séc chi lương.
➢ Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động
Trong bước công việc này, doanh nghiệp căn cứ vào quy định, chế độ và yêu cầu của NLĐ để giải quyết chế độ về lương và chấm dứt hợp đồng lao động cho NLĐ. Yêu cầu về kiểm soát nội bộ trong bước công việc này là:
- Thứ nhất, các chế độ về lương và các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng quy định, chế độ hiện hành;
- Thứ hai, kế toán, phòng nhân sự và Ban Giám đốc làm thủ tục chấm dứt hợp đồng cho NLĐ. Hợp đồng lao động có thể chấm dứt khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
+) Doanh nghiệp hoặc NLĐ đơn phương chấm dứt hợp đồng;
34
+) Hợp đồng lao động có thời hạn nay hết thời hạn mà doanh nghiệp không có nhu cầu hoặc NLĐ không có nhu cầu tiếp tục làm viêc;
+) Doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản;
+) NLĐ chết, ...
• Giám sát các kiểm soát
Tiến hành xem xét giám đốc sau khi ban hành quy định công ty có duy trì và thực hiện giám sát các kiểm soát hay chưa. Nếu chưa, điều này thể hiện nhà quản lý chưa thực sự quan tâm đến việc kiểm soát thường xuyên trong quá trình hoạt động, tăng rủi ro gian lận trong doanh nghiệp. Nếu có, tiến hành kiểm tra giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt.
+) Các hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị, ví dụ: Nhân viên kế toán báo cáo hoạt động về tiền lương và các khoản công ty chi tiêu liên quan đến lương, những khác biệt hay chênh lệch này có chênh lệch trọng yếu hay không, sẽ được đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân. Ngoài ra, việc đối chiếu số liệu ghi chép về tiền lương, khoản bảo hiểm trên sổ sách với số liệu thực tế cũng là thủ tục giám sát thường xuyên.
+) Giám sát định kỳ: người thực hiện giám sát định kỳ là do giám đốc hay do tự đánh giá giữa quản lý và nhân viên đảm nhận nhiệm vụ cụ thể như chấm công, tính lương có cái nhìn trực tiếp nhất đối với thủ tục kiểm soát chu trình tiền lương. Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ theo quý, tháng hay năm? Đánh giá trong giám sát định kỳ thông qua bảng hỏi, hoặc thông qua so sánh với doanh nghiệp khác.