Để giúp cho Hội đồng chỉ đạo biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập có thể nghiên cứu và sử dụng được các tài liệu đã sưu tầm, các cơ quan, đơn vị ở trung ương và ở các địa phương cần làm tốt công tác chú thích và xác minh các tài liệu đó. Cụ thể là mỗi tài liệu gửi đi nhất thiết phải kèm theo một bản hồ sơ nói rõ các vấn đề sau đây:
1) Tài liệu này do ai cung cấp? (cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào?). Ngày, tháng, năm cung cấp tài liệu;
2) Hồ Chủ tịch nói hoặc viết bài, thƣ đó trong hoàn cảnh nào, bao giờ? (ở hội nghị nào? hoặc viết cho ai? vì sao?);
3) Sau khi Hồ Chủ tịch có chỉ thị hoặc nói chuyện, v.v. thì phong trào hoặc cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân đó có biến chuyển gì tốt.
VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Ở các cơ quan trung ƣơng
Các cấp uỷ ở các cơ quan trung ƣơng cần cử những cán bộ có năng lực làm công tác sưu tầm, xác minh và chú thích các tài liệu để chuyên trách làm những công tác trên đây và trực tiếp báo cáo tình hình sưu tầm tài liệu cho Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Ở các tỉnh và thành phố
Ban chấp hành đảng bộ các tỉnh, thành phố cần giao các công tác sưu tầm, thống kê, chú thích nói trên cho ban nghiên cứu lịch sử Đảng của tỉnh, thành (hoặc cơ quan nào thích hợp) tổ chức thực hiện và báo cáo với Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Trong quân đội
Tổng cục Chính trị Quân đội nhân dân Việt Nam cần căn cứ vào Nghị quyết của Bộ Chính trị Trung ƣơng Đảng về việc xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập và Thông tri này để ra chỉ thị cụ thể cho các cơ quan và đơn vị trong quân đội tổ chức thực hiện.
VỀ THỜI GIAN THỰC HIỆN Từ tháng 9 đến tháng 12-1978:
Các cơ quan, đơn vị, các ban nghiên cứu lịch sử Đảng ở trung ƣơng và địa phương cần làm xong một bước công tác sưu tầm và thống kê tài liệu để gửi báo cáo về Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Từ tháng 1 đến tháng 4-1979:
Cơ quan có trách nhiệm nói trên cần tiến hành các công việc chú thích, xác minh các tài liệu đã sưu tầm để gửi dần về cho Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Từ tháng 5 năm 1979 trở đi:
Công việc sưu tầm, xác minh, chú thích các tác phẩm của Hồ Chủ tịch cần đƣợc tiếp tục tiến hành trong nhiều năm. Do đó, các cơ quan có trách nhiệm làm công việc này ở trung ương và ở các địa phương cần có kế hoạch làm việc từng năm; và hằng quý đều có báo cáo tình hình cho Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Cơ quan thường trực của Hội đồng chỉ đạo việc biên tập và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập, làm việc tại trụ sở Nhà xuất bản Sự thật, 24 phố Quang Trung, Hà Nội, chịu trách nhiệm tiếp nhận các tài liệu và các báo cáo của các nơi gửi tới.
*
* *
Việc sưu tầm tài liệu để xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập là một công tác quan trọng của toàn Đảng, toàn dân và toàn quân ta; đồng thời, công tác này cũng giúp cho các địa phương và các cơ quan, đơn vị, các ngành tìm lại những lời dạy của Hồ Chủ tịch để làm công tác tuyên huấn, bảo tàng, lưu niệm và viết lịch sử Đảng của địa phương mình.
Do đó, Ban Bí thƣ Trung ƣơng mong rằng các cấp uỷ đảng trong toàn Đảng, toàn quân sẽ khẩn trương thực hiện tốt Thông tri này, tích cực góp phần vào việc xây dựng và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Ban Tuyên huấn Trung ƣơng, Ban Nghiên cứu Lịch sử Đảng Trung ƣơng, Tổng cục Chính trị quân đội, Bộ Văn hoá và Thông tin, các cơ quan báo chí, thƣ viện, bảo tàng và lưu trữ trung ương cần hướng dẫn công tác cho các cơ quan trong ngành thực hiện tốt Thông tri này.
T/M BAN BÍ THƢ NGUYỄN DUY TRINH Lưu tại Kho Lưu trữ
Trung ƣơng Đảng.
THÔNG TRI CỦA BAN BÍ THƢ Số 54-TT/TW, ngày 30 tháng 8 năm 1978
Về việc sưu tầm các tác phẩm của Hồ Chủ tịch ở nước ngoài để góp phần xây dựng và xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập
Ngày 7-1-1978, Bộ Chính trị Trung ƣơng Đảng đã ra nghị quyết về việc xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập. Nghị quyết đã chỉ rõ: "Xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập bao gồm toàn bộ những tác phẩm mà Người để lại cho chúng ta dưới những hình thức rất phong phú: từ những báo cáo, luận văn chính trị, lời kêu gọi, lời huấn thị, diễn văn, trả lời phỏng vấn đến các hình thức về văn học, nghệ thuật, các thư từ, điện văn và các văn kiện của Đảng và của Nhà nước ta mà Người ký tên, đã được xuất bản và chưa xuất bản; kể cả các bút tích của Hồ Chủ tịch trên các sách báo, tài liệu và văn hoá phẩm ở trong nước và ở nước ngoài".
Song, hiện nay, nói riêng ở nước ngoài, những tác phẩm đó của Hồ Chủ tịch đang còn phân tán ở một số nước trên thế giới, do nhiều cơ quan, nhiều tổ chức và cá nhân ở nước ngoài cất giữ, chưa được sưu tầm và tập trung để phục vụ cho việc xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập.
Do đó, để thực hiện Nghị quyết của Bộ Chính trị Trung ƣơng Đảng về việc xuất bản Hồ Chí Minh toàn tập, Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng yêu cầu các cơ quan của Đảng và Nhà nước ta ở nước ngoài cần nghiên cứu kỹ nghị quyết nói trên của Bộ Chính trị Trung ƣơng Đảng và Thông tri này, đề ra những chủ trương, biện pháp cụ thể nhằm thực hiện tốt các công tác sau đây: