5.4. Tổ chức, triển khai chiến lược thương mại điện tử
5.4.2. Xây dựng, duy trì và phát triển website
Website là một “Show-room” trên mạng Internet – nơi trưng bày và giới thiệu thông tin, hình ảnh cho mọi người trên toàn thế giới Website là một tập hợp một hay nhiều trang web, giống như một quyển sách là tập hợp nhiều trang sách. Có thể có những website chỉ có 1 trang web, nhưng ít gặp trường hợp này. Để một website hoạt động được cần phải có tên miền
(domain), lưu trữ (hosting) và nội dung (các trang web hoặc cơ sở dữ liệu thông tin). Đặc điểm tiện lợi của website: thông tin dễ dàng cập nhật, thay đổi, khách hàng có thể xem thông tin ngay tức khắc, ở bất kỳ nơi nào, tiết kiệm chi phí in ấn, gửi bưu điện, fax, thông tin không giới hạn (đăng tải thông tin không hạn chế, không giới hạn số trang, diện tích bảng in...) và không giới hạn phạm vi địa lý.
Khi xây dựng, duy trì website, doanh nghiệp cần xác định rõ website do ai xây dựng:
Doanh nghiệp tự thực hiện, thuê dịch vụ bên ngoài hay kết hợp cả hai hình thức.
a. Các bước xây dựng website
- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ mạng, thiết kế web
Hiện nay số lượng các nhà cung cấp các dịch vụ mạng (ISP) và số các nhà thiết kế mạng tăng lên nhanh chóng nên doanh nghiệp có nhiều cơ hội để lựa chọn. Các ISP và các nhà thiết kế mạng thông thường đưa ra năm kiểu dịch vụ: truy cập thông qua hệ thống điện thoại hoặc sử dụng các đường thuê riêng (leased line), các dịch vụ web hosting, phát triển website, các dịch vụ thiết kế web cho các cơ sở dữ liệu và việc đào tạo qua mạng.
Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung: giá cả và chất lượng, khả năng hỗ trợ kỹ thuật; nội dung các loại dịch vụ; tốc độ truy cập; độ ổn định của mạng. Khi lựa chọn nhà thiết kế web thì chú ý: kinh nghiệm thiết kế web, xem các website tốt nhất của họ; chi phí cực đại và cực tiểu; thời gian thiết kế website; giải pháp đồ hoạ trong các website; kế hoạch quảng bá website; đăng ký với các nhà cung cấp dịch vụ tìm kiếm.
- Bước 2: Lựa chọn hình thức lưu trú web
Để trang web được hiện lên khi truy cập vào website thì dữ liệu phải được lưu trữ trên một máy tính (máy chủ - server) luôn hoạt động và kết nối Internet. Máy tính này là host server. Một host server có thể lưu trữ rất nhiều website cùng một lúc. Nếu máy tính này có sự cố bị tắt trong một thời điểm nào đó thì lúc đó không ai truy cập được những website lưu trữ trên máy tính đó. Tùy theo nhu cầu mà doanh nghiệp có thể chọn mua host với dung lượng 100MB (tức chứa được tối đa 100MB dữ liệu), 200MB, 500MB, 1000MB hay nhiều hơn.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức lưu trú web:
• Lưu trú chia sẻ: Nhiều khách hàng cùng chia sẻ việc sử dụng một máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ. Máy chủ dùng chung hoàn toàn sẽ do nhà cung cấp dịch vụ quản lý, khách hàng chỉ có thể quản lý tài khoản cá nhân và bảo trì website
• Thuê địa điểm, đường truyền (Collocated hosting): Khách hàng của gói dịch vụ hosting này hoàn toàn chủ động trang bị một máy chủ đáp ứng đúng theo yêu cầu riêng. Nhà cung cấp dịch vụ chỉ đóng vai trò tiếp nhận máy chủ từ khách hàng, sắp xếp vị trí đặt máy chủ, cung cấp năng lượng hoạt động và kết nối máy chủ vào hệ thống mạng
• Tự lưu trú: Khi doanh nghiệp có đầy đủ các điều kiện về phần cứng, phần mềm, nhân lực và các dịch vụ truyền thông cần thiết có thể tự mình xây dựng, cài đặt và quản lý website của mình.
Khi lựa chọn thuê máy chủ (Web hosting) thì phải lưu ý: tốc độ kết nối Internet và so sánh với ISP khác; dung lượng bộ nhớ cho một người thuê là bao nhiêu MB; dịch vụ đăng ký tên miền và chi phí; kế hoạch phát triển website và công cụ cần thiết để duy trì; có sử dụng dịch vụ Telnet và FTP để truy cập tới website. Hiện nay có 2 xu hướng chủ yếu để xây dựng website:
dùng host mã nguồn mở với ngôn ngữ lập trình PHP và Cơ sở dữ liệu MySQL; dùng host trên nền Windows với ngôn ngữ lập trình ASP.Net (C# hoặc VB.Net) và Cơ sở dữ liệu MS SQL.
- Bước 3: Đăng ký tên miền
Trong mạng internet địa chỉ IP được sử dụng để vận chuyển dữ liệu. Tuy nhiên địa chỉ IP khó nhớ nên khái niệm tên miền được sử dụng: là một định danh của một mạng lưới máy tính trên mạng internet bao gồm một chuỗi các chữ cái được phân cách bằng những dấu chấm, được lưu trong cơ sở dữ liệu DNS80 và có hai phần chính là tên riêng.tên khu vực.
Ví dụ như Yahoo.com, Hunre.edu.vn, home.vnn.vn... Thành phần thứ nhất “yahoo”, hunre” hay “home” là tên của máy chủ hay còn gọi là tên riêng. Thành phần thứ hai “.com”,
“.edu.vn”, “.vnn.vn” được gọi là tên khu vực. Trong đó, “.com”, “.edu.vn” gọi là tên miền mức cao nhất TLD81; "vnn" gọi là tên miền mức hai SLD82.
Khi đặt tên riêng, nên chọn tên doanh nghiệp hoặc tên thương hiệu. Tên miền là địa chỉ duy nhất trên Internet, không cho phép có sự trùng nhau. Trong trường hợp tên miền doanh nghiệp lựa chọn đã bị trùng tên riêng, nên chọn sản phẩm hoặc thêm bớt một số từ ghép. Tên miền dài có ý nghĩa không hề khó nhớ và không ảnh hưởng đến tốc độ truy cập.
Nhưng để có được sự thuận tiện cho người sử dụng, doanh nghiệp nên đăng ký tên miền càng ngắn càng tốt. Bởi không phải ai cũng sử dụng thành thạo máy tính. Việc gõ một tên miền dài vào thanh địa chỉ của trình duyệt sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.
TLD được chia thành 2 cấp độ cao nhất: tên miền quốc tế và tên miền quốc gia. Tên miền quốc tế là những tên miền có phần đuôi là .com, .net, .org, .gov, .edu, .mil, .biz, .info.
Tên miền quốc gia có phần đuôi là ký hiệu của mỗi quốc gia do ICANN tổ chức và quản lý.
Việt nam có phần đuôi là VN, Australia có tên là AU, Pháp là FR,...Hiện có hơn 200 tên miền quốc gia khác nhau. Dưới mỗi tên miền quốc gia có tên miền cấp 2 và cấp 3 (ví dụ com.vn, edu.vn...). Hệ thống này được thể hiện ở phần phụ lục 5.
Có ba loại tên miền:
Tên miền cấp cao nhất: là tên miền được đăng ký trực tiếp với các nhà cung cấp Domain name. Theo sau ngay phần tên riêng tùy chọn là phần TLD có dạng: .com, .net, .org, .gov, .edu, .info,.biz,... hoặc .com.vn, .net.vn, .org.vn, .gov.vn,... Ví dụ như:
www.vietsol.net, www.khkt.net, www.lyhocdongphuong.org.vn. Các tên miền cấp cao nhất thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong kinh doanh trên Internet của các doanh nghiệp.
Tên miền thứ cấp: là những tên miền phải phụ thuộc vào một tên miền cấp cao nhất.
Cấu trúc tên miền thứ cấp có dạng: tên riêng.tên nhà cung cấp.tên khu vực. Ví dụ như:
http://html.khkt.net, http://home.vnn.vn. Để đăng ký tên miền thứ cấp, cần phải liên hệ trực tiếp với người quản lý tên miền cấp cao nhất.
Tên miền miễn phí: là những tên miền phải phụ thuộc vào một tên miền cấp cao nhất của những nhà cung cấp miễn phí tên miền. Ví dụ như: safeShopper.com/têncôngty/).
Trong thương mại điện tử, nên lựa chọn tên miền cấp cao cấp nhất và chọn tên miền quốc tế là “.com” vì nó nằm tại khu vực thương mại. Tất cả mọi người đều nhớ đến ".com"
trước tất cả các loại "DOT" khác. Có người còn cho là mọi tên miền trên thế giới đều có phần đuôi là ".com". Nếu sử dụng một tên miền ".net" và cố gắng quảng cáo thương hiệu của mình, chẳng hạn nếu sử dụng tên miền MyStore.net thì hơn 70% khách hàng sẽ gõ vào trình duyệt của họ là MyStore.Com và nhấn Enter. Như vậy là quảng bá cho công ty có tên miền MyStore.Com mà không phải là MyStore.Net. Nếu người truy cập quên không gõ vào trình duyệt của họ phần đuôi TLD thì bất cứ mọi trình duyệt nào hiện nay điều mặc định thêm vào phần đuôi “.com”. Ví dụ : Nhập yahoo sẽ được www.yahoo.com; nhập microsoft sẽ được www.microsoft.com.
80 DNS: Domain Name System - hệ thống tên miền, được duy trì và kiểm soát bởi Hiệp hội Internet về đăng ký tên và chữ số
81 TLD: top level domain name - tên miền mức cao nhất
82 STD: second level domain name - tên miền mức hai
Hiện nay vấn đề đăng ký và bảo vệ tên miền là một trong những vấn đề nổi cộm.
Doanh nghiệp cần có những hiểu biết cơ bản về bản quyền và về sở hữu trí tuệ để có tìm cách bảo vệ tên miền và nội dung mà mình đưa lên trang Web. Ðể bảo vệ tên miền Internet, doanh nghiệp cần đăng ký tên miền với các tổ chức quốc tế có các chức năng lưu trữ và quản lý tên miền. Khi doanh nghiệp thiết kế trang Web nên giao việc đăng ký tên miền cho nhà thiết kế hoặc cho nơi đặt nội dung trang Web (Web hosting). Nếu doanh nghiệp tự đăng ký, nên xem tại trang Web có địa chỉ http://www.internic.com hoặc http://www.registerfly.com xem tên mình định đăng ký có trùng với một tên nào đó đã đăng ký trước hay không, nếu không chỉ việc gửi tên miền của mình tới InterNIC theo mẫu hướng dẫn trên trang Web của InterNIC.
Khi đã có tên miền và host, website đã có thể vận hành. Tùy theo nội dung (file, dữ liệu) mà doanh nghiệp đưa lên host, người truy cập từ mọi nơi trên thế giới có thể truy cập vào website của doanh nghiệp. Nhiều tên miền có thể cùng lúc trỏ đến một host.
- Bước 4: Tạo và quản lý nội dung
Những nội dung trên website bao gồm: nội dung văn bản, âm thanh, hình ảnh và các đoạn phim cấu thành trang web; nội dung web động; nội dung thông tin thương mại, tập hợp thông tin và làm cho chúng luôn sẵn dùng và có thể truy cập miễn phí diện rộng trên Web.
Việc xây dựng nội dung website được thực hiện theo hai hình thức là bán xen lẫn (cross- selling), đưa ra các sản phẩm dịch vụ tương tự nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng hay bán nâng cấp (up-selling), đưa ra phiên bản nâng cấp của sản phẩm để đẩy mạnh bán hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, các nội dung xúc tiến (như phiếu thưởng, giảm giá, chiết khấu) và các nội dung bình luận (như lời bình luận, nhận xét hoặc lời khuyên của các chuyên gia)
Nguồn gốc nội dung có thể từ nhiều nguồn: tự tạo nội dung, nội dung được tạo bởi chủ nhân website hoặc các chuyên gia phát triển web theo mục đích của chủ website; mua nội dung, nội dung có được từ các nguồn bên ngoài nên sẽ là các nội dung bổ sung, không phải là các nội dung gốc, doanh nghiệp có thể mua nội dung từ một nhà cung cấp nội dung (thường liên quan tới các nội dung số hóa); dịch nội dung từ các ngôn ngữ khác, vấn đề cơ bản đặt ra là tốc độ và chi phí dịch nội dung. Các nhà cung cấp nội dung chuyên nghiệp bao gồm:
akamai.com; sandpiper.net; mirrorimage.com; nytimes.com; cnn.com…
Để việc tạo nội dung phải được thực hiện trên cơ sở các mục tiêu kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp xác định các chức năng cần thiết của hệ thống và các yêu cầu thông tin cần phải có để thực hiện các chức năng đó, thể hiện ở bảng 5.4:
Bảng 5.4. Các yêu cầu thông tin của trang web theo hệ thống mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu kinh doanh Chức năng hệ thống Yêu cầu thông tin
Hiển thị hàng hoá trên web Catalog điện tử Văn bản động và catalog dạng hình ảnh Cung cấp thông tin về sản phẩm Cơ sở dữ liệu sản phẩm Các thuộc tính của sản phẩm
Mô tả sản phẩm, mã sản phẩm, các mức quản lý kho
Các sản phẩm may đo theo
yêu cầu của khách Theo dõi (tracking) khách hàng trên website Thực hiện một giao dịch Hệ thống giỏ mua hàng và
thanh toán
Bảo mật các thanh toán qua thẻ tín dung, cung cấp cho khách hàng nhiều sự lựa chọn khác Tích luỹ thông tin khách hàng
Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng, Đăng ký khách hàng trực tuyến
Mã khách hàng, tên, địa chỉ, điện thoại, e- mail
Cung cấp dịch vụ sau bán Cơ sở dữ liệu bán hàng Mã khách hàng, tên, ngày đặt, thanh toán, ngày giao hàng, quá trình cung cấp dịch vụ sau bán
Điều phối các chương trình quảng cáo và tiếp thị
Ad-server, E-mail server, quản lý chiến dich e-mail, quản lý ad-banner
Xác định các khách hàng tiềm năng để thực hiện quảng cáo, gửI thư điện tử
Đánh giá hiệu quả tiếp thị Hệ thống báo cáo và theo dõi nhật ký website
Số lượng khách, số đơn hàng, số trang web khách đến xem, số sản phẩm mua trong đợt quảng cáo
Cung ứng vật tư và liên kết
với các nhà cung cấp Hệ thống quản lý kho
Hệ thống các cấp kho sản phẩm, địa chỉ và danh sách các nhà cung cấp, số liệu số lượng sản phẩm của các đơn đặt hàng
Nguồn: TS. Nguyễn Đăng Hậu, 2004, Kiến thức thương mại điện tử, Khoa Công nghệ thông tin, Viện đào tạo công nghệ và quản lý quốc tế
Quản lý nội dung là quá trình thêm, bớt sửa chỉnh và loại bỏ nội dung trên một website để đảm bảo nội dung thông tin luôn cập nhật, chính xác, hấp dẫn và tin cậy. Quá trình quản lý nội dung bao gồm: kiểm tra nội dung; đánh giá chất lượng nội dung; giải quyết khó khăn trong việc quản lý nội dung; loại bỏ nội dung; sử dụng phần mềm quản lý nội dung.
- Bước 5: Thiết kế website
Trong khi thiết kế website, doanh nghiệp cần lưu ý các phần nội dung sau:
• Chức năng của trang web
Trang chủ: trang đầu tiên hiện lên khi truy cập website đó. Trang chủ là nơi liệt kê các liên kết đến các trang khác của website. Trang chủ thường dùng để trưng bày những thông tin mới hoặc thông tin mà doanh nghiệp muốn giới thiệu đầu tiên đến người xem.
Trang liên hệ: trưng bày thông tin liên hệ với doanh nghiệp và thường có một form liên hệ để người xem gõ câu hỏi ngay trên trang web này.
Trang thông tin giới thiệu về doanh nghiệp (About us): người xem khi đã xem website và muốn tìm hiểu về nhà cung cấp, do đó doanh nghiệp cần có một trang giới thiệu về mình, nêu ra những thế mạnh của mình so với các nhà cung cấp khác.
Trang giới thiệu về sản phẩm hay dịch vụ: giới thiệu sản phẩm, dịch vụ với các thông tin và hình ảnh minh họa.
Trang hướng dẫn hoặc chính sách: dùng để cung cấp thông tin cho người xem trong trường hợp họ muốn mua hay đặt hàng, dịch vụ. Thông tin trên trang này sẽ hướng dẫn họ phải làm gì, chính sách của doanh nghiệp như thế nào v.v... Trang này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều công sức trả lời các câu hỏi “làm thế nào” của người xem và tạo cho người xem ấn tượng tốt về tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Diễn đàn (forum): mục tiêu tạo “sân chơi” trao đổi ý kiến cho cộng đồng người xem website, từ đó thu hút đông đảo người xem và tham gia thảo luận trên diễn đàn. Người xem có thể đăng tải chủ đề, câu hỏi của mình lên website, đọc và trả lời các câu hỏi khác v.v... Quyền thao tác trên diễn đàn được phân chia theo nhiều cấp, từ đơn giản là chỉ đọc, đến được quyền trả lời, được tạo chủ đề mới, được kiểm soát bài viết trên diễn đàn v.v... Một diễn đàn điển hình là http://www.ttvnol.com/forum/ (Trái tim Việt Nam Online).
Đăng ký nhận bản tin: với mục tiêu giữ mối liên lạc với người xem để có thể gửi đến người xem những bản tin (newsletter) cung cấp thông tin hữu ích (và có thể kèm theo thông tin quảng cáo sản phẩm, dịch vụ), một số website có chức năng cho phép người xem đăng ký nhận bản tin gửi định kỳ qua email. Người quan tâm có thể cung cấp địa chỉ email của mình để định kỳ nhận bản tin gửi từ chủ sở hữu của website. Nên có chức năng cho phép từ chối nhận khi người nhận không muốn nhận bản tin nữa.
Thông báo, tin tức mới: trên một số website nên có chức năng đăng tải những thông báo, tin tức mới nhất, hiển thị trên trang chủ để người xem có thể nhìn thấy ngay. Đây là dạng cơ sở dữ liệu với công cụ quản lý nhập liệu dễ sử dụng để người không biết về web cũng có thể nhập liệu.