a. Ứng dụng phần mềm tác nghiệp thương mại điện tử trong doanh nghiệp
Các phần mềm là công cụ không thể thiếu hỗ trợ quy trình kinh doanh và vận hành sản xuất của doanh nghiệp, trong đó có hai nhóm phần mềm chính là các phần mềm phổ thông gồm phần mềm văn phòng, kế toán và các phần mềm chuyên dùng như CRM, CSM, ERP…
- Các phần mềm phổ thông
Các phần mềm phổ thông được ứng dụng nhiều nhất là phần mềm soạn thảo văn bản và phần mềm kế toán. Tại Việt Nam, bộ phần mềm soạn thảo văn bản của Microsoft với các phần mềm chính như Microsoft Word, Micrsoft Excel… đang là lựa chọn phổ biến. Các phần mềm soạn thảo văn bản và kế toán đa được phổ cập rộng rãi trong doanh nghiệp.
Hình 6.7. Tình hình sử dụng phần mềm phổ thông trong doanh nghiệp năm 2009
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Năm 2009, 98% doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết có sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office. Tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng giữa các địa phương cũng khá đồng đều. Tại Hà Nội, 100% doanh nghiệp có sử dụng phần mềm văn phòng. Tỷ lệ tương ứng tại thành phố Hồ Chí Minh và các địa phương khác là 99% và 97%. Điều này khẳng định việc có kĩ năng sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản dần trở thành một yêu cầu không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng.
Kế toán là công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp, có khối lượng lớn và đòi hỏi độ chính xác cao, cần được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính với khả năng lưu trữ, xử lý nhanh chóng, chính xác nghiệp vụ kế toán.
Với những ưu điểm vượt trội, dự đoán xu hướng trong các năm tới phần lớn doanh nghiệp sẽ áp dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc kế toán trên giấy tờ truyền thống. So sánh theo quy mô doanh nghiệp, tỷ lệ các doanh nghiệp nhỏ và vừa ứng dụng phần mềm kế toán là 91% còn các doanh nghiệp lớn là 99%. Điều này phản ánh thực tế do các doanh nghiệp lớn thường có khối lượng công việc kế toán khổng lồ, nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm sẽ rất thiếu hiệu quả và dễ xảy ra sai sót. Đồng thời các doanh nghiệp lớn cũng có khả năng kinh phí cao hơn để mua quyền sử dụng các phần mềm này.
- Các phần mềm chuyên dụng
Việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng đã được doanh nghiệp chú ý tới. Tuy nhiên, tỷ lệ ứng dụng chưa cao và phần lớn doanh nghiệp chưa ứng dụng được các giải pháp phức tạp. Việc sử dụng các giải pháp này cũng có sự khác biệt lớn giữa các loại phần mềm, quy mô và địa bàn hoạt động khác nhau. Các phần mềm chuyên dụng được khảo sát bao gồm phần mềm Quản lý nhân sự, SCM, CRM và ERP theo thứ tự tăng dần về mức độ phức tạp.
Hình 6.8. Tình hình sử dụng các phần mềm chuyên dụng trong doanh nghiệp năm 2009
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự là 43%, SCM 32%, CRM 27% và ERP 9%. Theo mức độ chuyên dụng thì CRM đứng đầu, sau đó là ERP, SCM và sau cùng là quản lý nhân sự. Như vậy mức độ ứng dụng tỷ lệ nghịch với mức độ chuyên dụng của phần mềm.
Đối với các phần mềm chuyên dụng, mức độ ứng dụng tại các doanh nghiệp thuộc các quy mô và địa bàn khác nhau cũng có những khác biệt rõ rệt. Tỷ lệ các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa ứng dụng các phần mềm chuyên dụng thấp hơn rất nhiều so với các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp Hà Nội đứng đầu trong việc ứng dụng SCM. Các doanh nghiệp thành phố Hồ Chí Minh dẫn đầu trong việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, CRM, ERP.
6.2.2. Xây dựng và sử dụng website
72% các website được thành lập trong khoảng thời gian từ năm 2006 tới nay. Điều này phản ánh thực tế phát triển và bùng nổ của Internet tại Việt Nam. Đặc biệt, 23% doanh nghiệp thành lập website trong năm 2007, bằng tổng cả giai đoạn 2001-2005. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp thành lập website mới có xu hướng giảm dần qua các năm.
Hình 6.9. Tỷ lệ doanh nghiệp sở hữu và sẽ xây dựng website
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Năm 2009, tỷ lệ doanh nghiệp có website là 38%, giảm so với năm 2008 (45%), tương đương với năm 2007. Do yếu tố địa bàn hoạt động có ảnh hưởng lớn tới tỷ lệ doanh nghiệp có website, việc các doanh nghiệp tham gia khảo sát không tập trung vào Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh gây nên sự suy giảm này.
Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ doanh nghiệp có dự định xây dựng website trong tương lai là 17%. Trong khi các năm trước đó, tỷ lệ doanh nghiệp dự định xây dựng website chỉ vào khoảng 5-10%. Điều này chứng tỏ nhu cầu có website riêng của doanh nghiệp vẫn ở mức cao và sẽ tiếp tục tăng trưởng trong các năm tới.
Giữa các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, sự chênh lệch về tỷ lệ doanh nghiệp có website là khá lớn. Các lĩnh vực tài chính, công nghệ thông tin và chuyên môn có tỷ lệ doanh nghiệp sở hữu website lớn nhất với các tỷ lệ tương ứng là 67%, 53% và 49%. Các lĩnh vực có tỷ lệ doanh nghiệp sở hữu website thấp nhất là xây dựng, bán buôn bán lẻ và nghệ thuật. Lĩnh vực thương mại bán buôn bán lẻ vốn được coi là một lĩnh vực ứng dụng thương mại điện tử đầy tiềm năng. Tuy vậy, tỷ lệ sở hữu website của các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này thấp cho thấy các doanh nghiệp vẫn tập trung vào kênh phân phối và bán hàng truyền thống. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này dự định xây dựng website trong tương lai rất cao, lên tới 22%. Điều này cho thấy trong thời gian tới việc ứng dụng thương mại điện tử nói chung và xây dựng website nói riêng sẽ còn nhiều chuyển biến.
Hình 6.10. Tình hình cập nhật website của doanh nghiệp qua các năm
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Số liệu về tần suất cập nhật website từ năm 2005 đến 2009 cho thấy phần nào hiệu quả sử dụng website của doanh nghiệp. Số doanh nghiệp không cập nhật hay thỉnh thoảng mới cập nhật website giảm dần qua các năm.
Trong khi đó, tỷ lệ doanh nghiệp cập nhật website hàng tuần tăng cao.
6.2.3. Tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử
Theo điều tra của Bộ Công thương, năm 2009, 12% doanh nghiệp đã tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử trong và ngoài nước. Tỷ lệ này là giữ nguyên so với năm 2008 sau ba năm tăng đều đặn.
Hình 6.11. Tỷ lệ doanh nghiệp tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử qua các năm
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Điều này có thể giải thích một phần qua việc tỷ lệ các doanh nghiệp thuộc các địa phương khác năm nay cao hơn so với các năm trước. Tuy nhiên, đà tăng trưởng của các sàn giao dịch thương mại điện tử có phần chững lại, do trong các năm qua hiệu quả của việc tham gia sàn đối với các doanh nghiệp chưa thực sự cao.
Theo quy mô doanh nghiệp, 9% các doanh nghiệp nhỏ và vừa, 25% các doanh nghiệp lớn đã tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử. Tỷ lệ các doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử chỉ bằng khoảng 1/3 so với các doanh nghiệp lớn.
Hình 6.12. Doanh nghiệp tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử theo quy mô năm 2009
Nguồn: Bộ Công thương, Báo cáo thương mại điện tử 2009
Do đó các tổ chức quản lý sàn giao dịch thương mại điện tử cần chú ý hơn nữa tới đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đồng thời, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng cần chủ động tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử do đây là môi trường giao thương mở, chi phí thấp, ít bị chi phối bởi quy mô doanh nghiệp và tạo ra nhiều cơ hội mới so với thương mại truyền thống.
Theo địa bàn hoạt động, 19% doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội đã tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử. Tỷ lệ doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh là 10%. Trong khi đó, tỷ lệ doanh nghiệp tại các địa phương khác tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử chỉ có 7%. Các năm vừa qua đã chứng kiến sự phát triển của nhiều sàn giao dịch thương mại điện tử tại các địa phương. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp tại các địa phương khác tham gia sàn giao dịch thấp cho thấy, các sàn giao dịch thương mại điện tử chưa hỗ trợ thỏa đáng các doanh nghiệp không thuộc địa bàn Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời nhận thức của các doanh nghiệp ở các địa phương về lợi ích của việc tham gia các sàn giao dịch thương mại điện tử chưa cao.
Các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu tham gia các sàn giao dịch như ECVN, Gophatdat, EC21, Alibaba, vatgia, chodientu, 123mua, muare… và một số sàn giao dịch thương mại điện tử của các địa phương. Trong số các doanh nghiệp đã tham gia sàn giao dịch, 48% đánh giá hiệu quả của việc tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử đạt mức cao. 40%
đánh giá hiệu quả ở mức trung bình. Chỉ có 9% đánh giá hiệu quả ở mức thấp và rất thấp. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp cho rằng tham gia sàn thương mại điện tử có hiệu quả rất cao chỉ đạt 3%. Tỷ lệ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của việc tham gia sàn giao dịch thương mại điện tử ở mức trung bình khá là 88%.
6.2.4. Đặt hàng và nhận đơn đặt hàng qua các phương tiện điện tử
Các phương tiện điện tử hiện đang được các doanh nghiệp chủ động ứng dụng trong việc nhận đơn đặt hàng cũng như đặt hàng. Về nhận đơn hàng qua các phương tiện điện tử, doanh nghiệp hiện sử dụng phổ biến nhất là hai phương tiện điện thoại và fax với tỷ lệ 95%
và 91%. Tuy chưa phổ biến bằng hai phương tiện nói trên song email cũng ngày càng được nhiều doanh nghiệp sử dụng, 70% doanh nghiệp đã chấp nhận đơn đặt hàng qua email. Các phương tiện trên có yếu điểm là chỉ có khả năng tiếp nhận và xử lý từng đơn hàng đơn lẻ.
Trong khi đó, phương tiện điện tử có khả năng tiếp nhận, lưu trữ và xử lý cùng lúc nhiều đơn hàng là website hiện chỉ được 22% doanh nghiệp sử dụng. Đây là tỷ lệ khá khiêm tốn so với các phương tiện còn lại.
Việc sử dụng các phương tiện điện tử cũng đóng góp một phần quan trọng vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Năm 2009, tỷ lệ doanh thu từ các đơn đặt hàng qua phương tiện điện tử chiếm 33% tổng doanh thu của doanh nghiệp. Tỷ lệ này còn có ý nghĩa hơn đối với các doanh nghiệp lớn do chiếm tới 40% tổng doanh thu của các doanh nghiệp lớn. Các
doanh nghiệp nhỏ và vừa có tỷ lệ doanh thu từ các đơn đặt hàng qua phương tiện điện tử trên tổng doanh thu là 31%.
Song song với việc nhận đơn đặt hàng, các doanh nghiệp cũng đã chủ động đặt hàng thông qua các phương tiện điện tử. Tỷ lệ đặt hàng qua các phương tiện điện tử khá tương đồng so với tỷ lệ nhận đơn. Tỷ lệ doanh nghiệp đã sử dụng điện thoại và fax để đặt hàng là 95% và 91%. Tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng email để đặt hàng là 68%. Còn 24% doanh nghiệp đã đặt hàng thông qua website. Trong tổng chi phí đặt hàng của doanh nghiệp, chi phí đặt hàng thông qua các phương tiện điện tử trung bình chiếm 28%. Tỷ lệ chi phí đặt hàng qua các phương tiện điện tử của doanh nghiệp lớn là 29% còn doanh nghiệp nhỏ và vừa là 27%.