2.1 Nội dung QLRR dự án
2.1.2 Nhận dạng rủi ro (NDRR)
Không thể quản lý được một NTRR nếu như nó không được nhận dạng trước. Do đó, sau khi kế hoạch QLRR hoàn tất, việc đầu tiên trong quá trình QLRR là nhận dạng tất cả các NTRR có thể có liên quan đến mục tiêu dự án [100].
NDRR là quá trình nhận dạng, phân loại và đánh giá ý nghĩa ban đầu một cách có hệ thống và liên tục của các RR liên quan đến một DAXD [38]. NDRR là việc xác định các RR có thể ảnh hưởng đến dự án và ghi nhận các đặc trưng của nó. Redmill [103]
giải thích rằng mục đích của việc nhận dạng nguồn gốc của RR là để ngăn chặn các yếu tố có thể sai lầm và dẫn đến mất an toàn.
Việc nhận dạng nên được thực hiện một cách thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án. Mục đích là để xác định những RR đến mức thực tế tối đa. Sự thật là một số RR không thể nhận biết ngay mà cần có quá trình lặp đi lặp lại mà giai đoạn trước không thể phát hiện [100]. Trong vòng đời dự án, các RR mới liên tục xuất hiện.
Nhóm dự án nên chú ý vào đặc điểm này để phát triển và duy trì sự hợp lý, tính trách
nhiệm liên quan đến các hoạt động ứng phó RR [91]. Các thành phần tham gia vào giai đoạn NDRR này có thể là: giám đốc dự án, thành viên BQLDA, đội ngũ QLRR (nếu đƣợc giao), các chuyên gia không phải là thành viên của dự án, khách hàng, giám đốc các dự án khác, các bên liên quan, và các chuyên gia QLRR [91]. Chapman [54] chỉ ra rằng, bởi vì quá trình QLRR trong xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào giai đoạn nhận dạng ban đầu, nên sự thành công của các giai đoạn QLRR sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi chất lƣợng của giai đoạn nhận dạng đầu tiên.
Đầu vào của quá trình NDRR bao gồm các mục tiêu dự án, phạm vi và kế hoạch của QLRR và dữ liệu quá khứ liên quan đến dự án. Các tài liệu liên quan, thành viên tham gia dự án và các sự kiện xảy ra trong phạm vi của dự án là một số nguồn thông tin sử dụng để NDRR [39]. NDRR phải đƣợc sử dụng một cách có hiệu quả để nhận dạng các cơ hội cũng nhƣ các nguy cơ. Tuy nhiên, kinh nghiệm của hầu hết các đội dự án là tập trung vào các vấn đề tiêu cực.
Có nhiều kỹ thuật khác nhau để NDRR, chẳng hạn nhƣ động não và hội thảo, bảng liệt kê và danh sách nhanh chóng, BCH và phỏng vấn, kỹ thuật Delphi, kỹ thuật nhóm danh nghĩa và các phương pháp biểu đồ khác nhau (sơ đồ nhân quả, hệ thống động, sơ đồ tác động…). Chapman [55] cho rằng các kỹ thuật nhận dạng hiện tại có thể đƣợc chia làm ba loại khác nhau: (1) nhận dạng được thực hiện chỉ từ kiến thức của các nhà nghiên cứu, (2) nhận dạng bởi các nhà nghiên cứu tiến hành phỏng vấn các thành viên trong đội ngũ dự án, và (3) các nhà nghiên cứu chủ trì một nhóm nghiên cứu. Danh sách các công cụ và kỹ thuật dùng trong giai đoạn NDRR cùng với nhận xét điểm mạnh và điểm yếu cho từng công cụ và kỹ thuật đƣợc đề xuất bởi PMI, đƣợc thể hiện ở
Phụ lục 5 NCS ụng trong ồm: Động não; Bảng
liệt kê; Xem xét tài liệu nghiên cứu trước; Dựa vào kiến thức chuyên gia; Phỏng vấn;
BCH; và Cấu trúc RBS.
Quá trình động não, là một thuật ngữ đƣợc mƣợn từ ngành quản lý kinh doanh. Nó bao gồm việc xác định lại vấn đề, tạo ra những ý tưởng, tìm kiếm các giải pháp, phát triển các giải pháp khả thi đƣợc lựa chọn và tiến hành đánh giá [54]. Nguyên khởi của nó xuất phát từ nghiên cứu của Osborn trong những năm 1950, “động não” đƣợc đề xuất như một phương pháp giải quyết vấn đề nhằm mang lại một số lượng lớn các ý
tưởng trong một khoảng thời gian ngắn hơn so với các kỹ thuật hiện tại.
Kỹ thuật Delphi là một phương pháp thu thập hệ thống và đối chiếu kết quả so với các người trả lời khác nhưng bị ẩn danh đối với một chủ đề cụ thể. Thông qua một tập hợp các BCH đƣợc thiết kế cẩn thận gửi đến các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm kèm theo các thông tin tóm tắt và phản hồi ý kiến từ các phản hồi trước đó [54]. Quá trình này thường được lặp đi lặp lại nhiều lần cho đến khi tìm được sự đồng thuận giữa các chuyên gia.
Quá trình nhận dạng đƣợc thực hiện dễ dàng hơn nếu nhƣ dự án có cấu trúc WBS rõ ràng. Del Cano và Cruze [61] phân chia dự án thành bốn giai đoạn (khởi đầu, cân bằng, duy trì và học hỏi), mỗi giai đoạn lại đƣợc phân thành các giai đoạn, các đầu việc và các công việc phụ. Các dự án lớn đƣợc khuyến khích nên có từ 30 đến 50 đầu việc.
Đây là ý tưởng của “WBS”. Trong DAXD, các giai đoạn có liên quan có thể là: đánh giá tính khả thi, thương thảo hợp đồng, thiết kế, xây dựng và giai đoạn vận hành.
Quá trình nhận dạng cũng bao gồm việc phân loại các RR đã đƣợc xác định, nhận dạng cả nguyên nhân, tính chất, hậu quả tiềm tàng (dẫn đến nguy cơ), các dấu hiệu cảnh báo và sự phân bố của chúng. Một tài liệu bao gồm các thông tin về xác định RR đó có thể đƣợc gọi là: “danh mục RR”. Nó chứa đựng tất cả RR đƣợc xác định và thông tin chi tiết cho mỗi nhân tố và có thể giúp các nhân viên dự án rà soát RR một cách thường xuyên trong suốt dự án. Patterson và Neailey [96] tổng hợp các loại thông tin hoặc những công việc được lưu trữ trong danh mục RR. Đối với mỗi NTRR được xác định, thông tin đăng ký có thể đƣợc tóm tắt: Loại RR, nguyên nhân RR và mô tả;
Giai đoạn hoặc công việc tương ứng; Tình trạng RR (tiềm ẩn, rõ ràng, biến mất), hậu quả (về chi phí, thời gian, năng suất…); Khả năng nhận biết RR (hậu quả hoặc nguyên nhân); Xác suất xảy ra (định tính, định lượng); Phân bổ / trách nhiệm của các bên;
Ứng phó RR (tránh, thuyên chuyển, giảm thiểu) và nguồn lực cần thiết; Phụ thuộc lẫn nhau với những RR và các loại ứng phó RR.
Sử dụng một danh mục RR là một tài liệu tham khảo hữu ích cho việc nhận dạng.
Tuy nhiên, nó có thể có vấn đề trong trường hợp CTXD, nơi mà các dự án khác nhau về chủng loại, quy mô, mục tiêu, liên quan đến mức độ mong muốn của các chi tiết và quan điểm của các bên liên quan đến RR. Chapman [54] đề xuất thành lập một Cấu
trúc RBS một cách hệ thống, thứ bậc cấu trúc của RR, nhằm tạo thuận lợi cho việc xác định các NTRR.