CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Khi thực hiện một công việc nào đó thì bước đầu tiên sẽ luôn là bước quan trọng nhất và mang nhiều yếu tố quyết định. Đối với hệ thống KSNB trong tổ chức thì nhân tố môi trường kiểm soát được xem như là nền tảng đầu tiên quyết định sự thành công của toàn hệ thống. Tuy nhiên còn tùy thuộc vào mỗi tổ chức, cơ cấu và quy chế hoạt động mà có thể tập trung phân bổ nguồn lực cho từng bộ phận một cách hợp lý nhất.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Tính trung thực và các giá trị đạo đức”
Câu hỏi
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết 1. Nhà trường có ban hành văn bản quy
định rõ về các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho tất cả CBGV trong Trường không?
0 28 2
2. Nhà trường có xây dựng các yêu cầu về tính trung thực và các giá trị đạo đức của CBGV không?
25 4 1
3. Nhà trường có chính sách cụ thể để khuyến khích CBGV tuân thủ đạo đức không?
2 26 2
4. Nhà trường có phổ biến và hướng dẫn
cụ thể những yêu cầu về đạo đức không? 6 20 4 5. Nhà trường có tồn tại những áp lực
hoặc điều kiện để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực không?
10 13 7
6. Anh (Chị) có biết hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận không trong Nhà trường không?
27 3 0
7. Nhà trường có quy định rõ các biện pháp xử lý khi Anh (Chị) xảy ra hành vi không được chấp nhận không?
4 24 2
8. Lãnh đạo trường có thực hiện nghiêm túc tính trung thực và các yêu cầu về đạo đức đã đề ra trong Nhà trường không?
25 0 5
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, năm 2016)
Qua kết quả của bảng khảo sát ta thấy: Nhà trường rất chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về tính trung thực và các giá trị đạo đức, Lãnh đạo trường luôn làm tấm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức đã đề ra trong Nhà trường.
Mặc dù Nhà trường chú trọng đến việc dựng các yêu cầu về tính trung thực và các giá trị đạo đức nhưng lại chưa quan tâm đến việc truyền đạt và hướng dẫn chi tiết, cụ thể để CBGV hiểu rõ tầm quan trọng của nó, bên cạnh đó Nhà trường cũng chưa có chính sách cụ thể để khuyến khích CBGV tuân thủ đạo đức. Là các yếu tố đạo đức nên CBGV hiểu rõ hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận trong Nhà trường, tuy nhiên lại không hiểu được các biện pháp bị xử lý khi xảy ra hành vi sai phạm.
Mặt khác, Nhà trường chưa chính thức ban hành các văn bản để quy định cũng như hướng dẫn cụ thể, chi tiết các yêu cầu về tính trung thực và các giá trị đạo đức, tuy là một bộ phận nhỏ nhưng trong Nhà trường vẫn tồn tại những áp lực hoặc điều kiện có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo”
Câu hỏi
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết 1. Lãnh đạo Nhà trường có đánh giá cao
vai trò của hệ thống KSNB không? 23 3 4
2. Các cuộc họp giao ban của Lãnh đạo trường với các trưởng phòng, trưởng khoa và các phòng ban có diễn ra thường xuyên, liên tục không?
28 0 2
3. Nội dung các cuộc họp giao ban có
được công khai hay không? 30 0 0
4. Phong cách lãnh đạo của Lãnh đạo Trường có dân chủ, công bằng, minh bạch không?
25 5 0
5. Lãnh đạo Trường có hiểu rõ trách
nhiệm của mình không? 30 0 0
Câu hỏi
Câu trả lời
Ghi Có Không Không chú
biết 6. Lãnh đạo trường có hiểu biết về chế độ
quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp không?
21 0 9
7. Lãnh đạo trường có kiên quyết chống
lại các hành vi gian lận và sai trái không? 23 3 4 8. Lãnh đạo trường có tích cực tham gia
phong trào đoàn thể do trong và ngoài Trường tổ chức không?
3 27 0
9. Lãnh đạo trường có được cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị không?
26 0 4
10. Trong Nhà trường có thường xuyên xảy ra biến động nhân sự ở vị trí Lãnh đạo không?
0 30 0
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, năm 2016) Qua kết quả bảng khảo sát ta thấy: Lãnh đạo trường nhận thức rõ vai trò của hệ thống KSNB trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trường. Nhà trường cũng đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế đào tạo, quy chế tổ chức hoạt động để làm cơ sở thực hiện, kiểm tra, giám sát các hoạt động tại trường. Định kỳ vào thứ hai hàng tuần các phòng ban, khoa đều tiến hành họp giao ban đầu tuần, vào ngày mùng 3 hàng tháng Lãnh đạo trường tổ chức họp giao ban với các trưởng phó phòng ban, khoa để triển khai nhiệm vụ trong tháng. Nội dung các cuộc họp này sẽ được dán công khai ở bảng tin của Nhà trường để mọi CBGV có thể biết được.
Lãnh đạo trường có phong cách lãnh đạo dân chủ, công bằng, minh bạch luôn tôn trọng, lắng nghe ý kiến của CBGV khi xây dựng các quy định, quy chế của nhà trường. Lãnh đạo trường hiểu rõ trách nhiệm của mình và có hiểu biết khá tốt về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp, thường xuyên họp bàn với phòng Tài vụ để đưa ra các quyết định phù hợp nhất. Các thông tin về tình hình hoạt động tài chính của Trường cũng được phòng Tài vụ báo cáo chi tiết vào cuối mỗi tháng.
Lãnh đạo trường ít cùng tham gia phòng trào do các đơn vị trong và ngoài trường tổ chức hay nếu có tham gia chỉ mang tính chất phát động phong trào. Nhân sự ở vị trí lãnh đạo trường cố định ít có sự thay đổi.
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Năng lực và đội ngũ CBGV”
Câu hỏi
Câu trả lời Ghi Có Không Không chú
biết 1. Khi phân công công việc, Nhà
trường có yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của CBGV để giao việc không?
26 4 0
2. Nhà trường có biện pháp nào để biết CBGV có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hay không?
22 2 6
3. Nhà trường có ban hành văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí không?
25 0 5
4. Nhà trường có thường xuyên tổ chức các khóa học để CBGV nâng cao trình độ bản thân không?
23 3 4
5. Nhà trường có khen thưởng kịp thời cho những CBGV có đóng góp tích cực trong các hoạt động của Trường không?
22 5 3
6. Nhà trường có khuyến khích hoặc hỗ trợ CBGV học tập nâng cao trình độ không?
24 1 5
7. Khi luân chuyển, đề bạt cán bộ, công nhân viên Nhà trường có dựa trên năng lực của họ không?
22 8 0
8. Trong Nhà trường có tồn tại những giáo viên, nhân viên yếu kém về năng lực làm việc, giảng dạy không?
22 3 5
9. Nhà trường có đưa ra những biện pháp xử lý cụ thể đối với những nhân viên không đủ năng lực không?
25 5 0
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, năm 2016)
Qua kết quả khảo sát ta thấy: Nhà trường rất quan tâm đến năng lực của đội ngũ CBGV. Mỗi vị trí công việc đều được Nhà trường xây dựng chi tiết yêu cầu về kiến thức, kỹ năng. Khi tuyển dụng mới hoặc giao nhiệm vụ cho mỗi cá nhân đều căn cứ trên trình độ chuyên môn và những kỹ năng cần thiết
Có thể nói năng lực nhân viên được Nhà trường yêu cầu và kiểm soát rất gắt gao. Khi tuyển dụng ngoài những yêu cầu về bằng cấp chuyên môn, người được tuyển dụng phải trải qua nhưng vòng thi như phỏng vấn của Lãnh đạo trường và ban tuyển dụng; phỏng vấn chuyên môn do Trưởng đơn vị đảm nhiệm; kiểm tra ngoại ngữ, tin học, đối với giảng viên phải qua giảng thử trước Hội đồng chuyên môn.
Nhà trường đặc biệt chú trọng đến việc động viên, khuyến khích CBGV trau dồi kiến thức, nâng cao trình độ. Nhà trường có chính sách khuyến khích giảng viên đi học mà vẫn hưởng 100% lương và được trừ nghĩa vụ giảng dạy. Luôn khen thưởng kịp thời cho những CBGV có đóng góp tích cực trong các hoạt động của Trường. Có thể nói, những chính sách này đã góp phần không nhỏ trong việc xây dựng được một đội ngũ giảng viên, nhân viên hùng hậu, tuyên huyết với nghề, có đủ năng lực, trình độ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác giáo dục.
Lãnh đạo Nhà trường rất quan tâm đến năng lực của đội ngũ CBGV nhưng trong Nhà trường vẫn còn tồn tại một số CBGV lớn tuổi chưa đáp ứng được sự đổi mới trong công tác giảng dạy cũng như làm việc của Nhà trường. Ví dụ như yếu kém trong sử dụng công nghệ thông tin trong soạn và giảng bài…Tuy nhiên, Nhà trường cũng đặt ra các quy định đối với các CBGV không đủ năng lực giảng dạy sẽ bị điều chuyển làm công việc khác phù hợp với chuyên môn. Điều này cũng là áp lực đồng thời cũng là cơ hội để CBGV không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu của Trường nói riêng và của xã hội nói chung.
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Câu hỏi
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết 1. Sơ đồ về cơ cấu tổ chức hiện tại có
phù hợp với bản chất và nhiệm vụ của Nhà trường không?
25 0 5
2. Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng CBGV không?
2 26 2
3. Định kỳ, Nhà trường có xem lại cơ
cấu tổ chức hiện hành không? 15 1 14
4. Quyền hạn và nhiệm vụ giữa các phòng ban, khoa có bị chồng chéo, trùng lắp không?
8 22 0
5. Hiện tại cơ cấu tổ chức của Trường có đảm bảo cho việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát không?
25 5 0
6. Nhà trường có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng phòng ban, khoa không?
20 5 5
7. Có sự kiểm tra lẫn nhau giữa các chức
năng thực hiện không? 14 6 10
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, năm 2016) Qua kết quả khảo sát ta thấy: Nhà trường có sơ đồ về cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của Trường theo mô hình trực tuyến - chức năng, mô hình này tương đối phù hợp với hoạt động của các trường học nói chung và trường Cao đẳng Thống kê II nói riêng. Định kỳ, Nhà trường vẫn xem xét lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Bên cạnh việc xây dựng cơ cấu tổ chức, Nhà trường cũng quan tâm đến việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận thông qua các văn bản cụ thể. Mặc dù, Nhà trường có ban hành các văn bản quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của tường khoa, phòng ban cụ thể nhưng trong một số công việc các phòng chức năng vẫn giải quyết theo theo quen
cũ mà không theo một văn bản nào cụ thể. Điều này dẫn đến một công việc nhưng nhiều khoa, phòng quản lý, dẫn đến công việc chồng chéo, gây khó khăn cho người thực hiện.
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự”
Câu hỏi
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết 1. Khi tuyển dụng CBGV mới Nhà
trường có văn bản chi tiết về tiêu chuẩn, tiêu chí tuyển dụng với từng vị trí không?
25 0 5
2. Nhà trường có trả lương, thưởng và đóng các khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ kịp thời cho CBVC, NLĐ không?
30 0 0
3. Nhà trường có sử dụng phiếu đánh giá mức độ hoàn thành công việc đối với CBVC, NLĐ không?
22 4 4
4. Nhà trường có thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ cho các nhân viên không?
25 0 5
5. Nhà trường có chính sách hỗ trợ, huấn luyện để có được đội ngũ CBGV có năng lực và có kỹ năng phù hợp với công việc không?
27 3 0
6. Nhà trường có xây dựng quy chế khen thưởng kịp thời cho những CBGV có đóng góp cho hoạt động của Trường không?
24 4 2
7. Lãnh đạo trường có các cuộc gặp gỡ thường xuyên với CBGV lấy ý kiến về sự phù hợp của các chính sách nhân sự không?
4 25 1
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả , năm 2016)
Qua kết quả khảo sát ta thấy: Chính sách nhân sự của Trường tương đối đầy đủ và hoàn thiện ở tất cả các khâu từ tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, tiền lương, thi đua khen thưởng. Đối với lĩnh vực giáo dục, nhân sự là một nhân tố quan trọng hàng đầu trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và Nhà trường đã thực hiên rất nhiều chính sách thiết thực nhằm thu hút, đào tạo nguồn nhân lực vững mạnh, chất lượng cao cho Nhà trường.
Khi tuyển dụng Nhà trường rất quan tâm đến đạo đức và trình độ chuyên môn của người tuyển dụng, đặc biệt là đối với giảng viên. Mặc dù tuyển dụng gắt gao nhưng rất nhiều chính sách đãi ngộ tương xứng nên vẫn thu hút được nhiều nhân tài về làm việc với Nhà trường.
Về công tác đào tạo: Nhà trường luôn tạo điều kiện về thời gian, giảm nghĩa vụ… để khuyến khích CBGV nâng cao trình độ. Nhà trường thường xuyên cử CBGv tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn tại trường hoặc ngoài trường tổ chức để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh công tác đào tạo về đạo đức và chuyên môn, Nhà trường đã xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng để khuyến khích, động viên mọi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Hàng tháng, các phòng ban, khoa, trung tâm đều tiến hành họp tự đánh giá xếp loại lao động trong tháng. Sau khi họp sẽ gửi kết quả lên phòng TC-HC để tổng hợp tính điểm.
Chính sách tiền lương áp dụng theo quy định hệ số lương của Nhà nước, các khoản chi phúc lợi… được quy định cụ thể rõ ràng trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Chính sách thi đua khen thưởng: Được quy định rõ ràng trong quy chế thi đua khen thưởng của Nhà trường, tuy nhiên về chính sách kỷ luật thì Nhà trường không ban hành quy chế riêng mà áp dụng theo quy định của Nhà nước
Tuy nhiên, Lãnh đạo trường chưa có các cuộc gặp thường xuyên với CBGV lấy ý kiến về sự phù hợp của các chính sách nhân sự.