CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Giải pháp về hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Thống kê II
3.2.1. Môi trường kiểm soát
* Sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên Qua khảo sát tại chương 2, Nhà trường vẫn chưa ban hành các quy tắc đạo đức bằng văn bản cụ thể cũng như những nguyên tắc, biện pháp xử lý kỷ luật cụ thể đối với từng hành vi vi phạm của nhân viên. Việc thiếu những quy định, quy tắc ứng xử sẽ làm tăng rủi ro cho nhân viên, gây ra nhiều rủi ro trong đơn vị, không thể hiện được sự nhất trí từ trên xuống của toàn thể CBGV và người lao động, hình thành sự so bì, từ đó sẽ gia tăng nhiều hành vi vi phạm của những nhân viên vi phạm, từ đó ảnh hưởng không tốt tới các mục tiêu đề ra của đơn vị.
Do đó, điều cần thiết Nhà trường phải làm là phải xây dựng một bộ quy tắc đạo đức bằng văn bản cụ thể, trong đó quy định rõ ràng những hành vi nào nhân viên được làm những hành vi nào không được phép, giúp cho CBGV, người lao động hiểu được vai trò quan trọng của mình trong việc hoàn thành mục tiêu Nhà trường đã đề ra. Tổ chức các đợt học tập triển khai các văn bản mới và quan trọng của Nhà nước, của Trường cho tất cả các cá nhân, bộ phận liên quan. Ví dụ nếu xây dựng quy tắc ứng xử cần quy định rõ hình thức kỷ luật đối với những hành vi vi phạm, phổ biến đến mọi CBGV, sinh viên. Vào đầu mỗi năm học yêu cầu tất cả GV, sinh viên cam kết thực hiện theo quy tắc ứng xử. nếu ai vi phạm sẽ bị hạ bậc thi đua.
Việc thiết lập văn bản quy định quy tắc đạo đức là cần thiết và hữu ích, tuy nhiên để quy tắc này phát huy tác dụng cao nhất cần phải có những hành động cụ thể và sự làm gương của Lãnh đạo trường trong việc thực hiện bộ quy tắc đạo đức này. Đồng thời, cần phải có những chính sách khen thưởng kịp thời đối với những
cán bộ, giáo viên có thành tích phát hiện những sai phạm đe dọa đến mục tiêu hoạt động của Nhà trường.
* Cam kết về năng lực
- Luân chuyển vị trí công việc của các nhân viên trong cùng bộ phận sẽ giúp nhân viên trong Nhà trường nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần học hỏi, sáng tạo trong công việc, hiểu rõ những kỹ năng cần thiết cho các công việc liên quan đến bộ phận mình để có thể thay thế công việc cho những trường hợp bất khả kháng như: nghỉ bệnh dài ngày, thai sản…của những nhân viên khác cùng bộ phận. Hơn nữa việc luân chuyển vị trí công việc giúp cho việc giám sát lẫn nhau tốt hơn giữa các nhân viên, phát hiện các sai sót và điều chỉnh kịp thời, những nhân viên trong cùng bộ phận có thể hiểu được công việc của nhau góp phần tăng cường tính kiểm soát trong hệ thống KSNB trong Nhà trường.
- Nhà trường cần mở các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ và kỹ năng cho CBGV và đội ngũ kế cận các lớp tập huấn phương pháp mới, chương trình mới, chính sách mới…
- Bên cạnh chính sách khen thưởng khi đánh giá mức độ đóng góp của cán bộ, giáo viên hàng tháng, quý, năm Nhà trường nên có những chính sách khen thưởng kịp thời đối với những sáng kiến kinh nghiệm góp phần cải tiến công việc. Chính điều này sẽ là động lực để cán bộ, giáo viên nổ lực hơn nữa trong công việc phấn đấu hoàn thành mục tiêu Nhà trường đề ra.
* Triết lý và phong cách lãnh đạo
Quan điểm quản trị và cách thức quản lý điều hành của Lãnh đạo trường: Làm thế nào để thể chế hóa, làm thế nào để biến những quan điểm quản trị và định hướng quản lý điều hành của Nhà trường vào hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả nhất, thống nhất từ trên xuống dưới với một hệ thống có trách nhiệm và luôn vì mục tiêu của Nhà trường trong ngắn hạn cũng như dài hạn.
Lãnh đạo trường cũng nên thay đổi cách lãnh đạo của mình trong việc tiếp thu ý kiến của CBGV. Thường xuyên tiếp xúc và trao đổi với nhân viên thông qua nhiều hình thức. Khi các nhân viên gặp phải những vướng mắc, khó khăn trong công việc có thể dễ dàng báo cáo với cấp lãnh đạo trực tiếp của mình để trao đỏi, bàn bạc và tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.
Lãnh đạo trường cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để thông qua đó có thể tiếp nhận nhiều ý kiến của CBGV, đề xuất, phản hồi từ các nhân viên của mình từ đó sẽ hoàn thiện hơn trong công tác quản lý, điều hành của minh, nâng cao hiệu quả công việc tại bộ phận mình.
* Cơ cấu tổ chức
Nhà trường cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân, bộ phận. Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm thực hiện sửa đổi bổ sung quy chế hoạt động, trong đó ghi rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận một cách đầy đủ, rõ ràng, cụ thể; xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng cá nhân làm căn cứ thực hiện nhiệm vụ và quy trách nhiệm nếu cần. Có như vậy, Nhà trường mới có thể cơ cấu bộ máy theo hướng tinh gọn và hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế của Trường.
Nhà trường hỗ trợ tiền thuê nhà ở cho CBGV mới về trường công tác nếu có nhu cầu về thuê nhà.
Phòng Tổ chức - Hành chính phải xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá ứng viên làm tiêu chuẩn chung trong tuyển dụng nhân sự
Xây dựng quy chế kỷ luật và nghiêm túc thực hiện theo quy chế.
* Chính sách nhân sự
Thường xuyên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng cho nhân viên chứ không chỉ tập trung vào cấp lãnh đạo. Việc đào tạo, bồi dưỡng này có thể bao gồm các hoạt động như tổ chức các lớp học ngắn hạn, trung và dài hạn, các chương trình hội thảo, nghiên cứu…qua đó sẽ phản ánh và nâng cao được trình độ của nhân viên.
Cần xây dựng quy chế khen thưởng rõ ràng, không chỉ tập trung vào cuối năm, Nhà trường cũng nên đưa ra những chính sách khen thưởng đột xuất kịp thời đối với những cá nhân có đóng góp, xây dựng tạo ra những nguồn thu cho Nhà trường ví dụ như thuê CSVC...Bên cạnh đó, Nhà trường cũng nên ban hành những quy chế kỷ luật rõ ràng đối với từng trường hợp vi phạm phổ biến cho toàn thể nhân viên trong Nhà trường, không duy trì hình thức kỷ luật dựa vào quan điểm chủ quan của Lãnh đạo trường
Nhà trường cũng nên có chính sách luân chuyển công việc giữa các vị trí công việc trong bộ phận hoặc giữa những lãnh đạo cấp phòng và việc đánh giá nhân viên
phải diễn ra thường xuyên định kỳ hàng tháng, nếu đợi cuối năm đánh giá không thấy rõ hết những kết quả mà nhân viên đã làm trong cả một năm