CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3. Một số kiến nghị để thực hiện các giải pháp
3.3.1 Từ phía Nhà nước
Nhà nước cần tăng cường trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước đối với hoạt động dịch vụ sự nghiệp. Định kỳ, kiểm tra việc tổ chức thực hiện chủ trương xã hội hóa ở các đơn vị đó, kịp thời xử lý các vướng mắc và cập nhật, bổ sung các chính sách chế độ cho phù hợp.
Trong lĩnh vực giáo dục, khái niệm KSNB còn khá mới mẻ. Các nhà quản lý trong lĩnh vực này chưa hiểu rõ vai trò cũng như tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong việc đạt được các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. Trong đó, mục tiêu giáo dục không chỉ đơn thuần ảnh hưởng đến một tổ chức, một cá nhân, chất lượng giáo dục có thể ảnh hưởng đến toàn xã hội. Do đó, Nhà nước cần xây dựng hướng dẫn về KSNB trong khu vực công làm cơ sở tham khảo hướng dẫn chuẩn mực KSNB của INTOSAI và của một số quốc gia khác.
Hoàn thiện chế độ thông tin báo cáo, công tác tài chính kế toán và trách nhiệm giải trình về kết quả đầu ra của các đơn vị sự nghiệp; hình thành tổ chức kiểm định, đánh giá độc lập về chất lượng dịch vụ sự nghiệp công lập với sự tham gia của Nhà nước, các nhà chuyên môn và xã hội.
Bên cạnh đó, Bộ giáo dục và đào tạo nên đưa vào chương trình đào tạo cán bộ quản lý những kiến thức và kỹ năng về thiết lập KSNB. Kiểm soát nội bộ giúp Lãnh
đạo trường có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong Nhà trường theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu. Do đó, khái niệm và các chuẩn mực kiểm soát nội bộ cần được đưa vào chương trình đào tạo cán bộ quản lý các đơn vị khu vực công.
3.3.2 Từ phía Lãnh đạo trường
Để hệ thống KSNB hiệu quả, Lãnh đạo trường có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để hệ thống này hoạt động tốt cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự chính trực, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ Nhà trường. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao, mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ nhân viên nào của Nhà trường cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ trong Nhà trường.
Qua tìm hiểu thực trạng về hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II, tác giả đưa ra một số giải pháp đối với Lãnh đạo trường như sau:
- Lãnh đạo trường phải xác định đúng vị trí của công tác KSNB, coi công tác KSNB là một bộ phận có ý nghĩa quyết định sự thành công của Trường
- Lãnh đạo trường nên chú trọng tạo dựng môi trường văn hóa trong đó đề cao tính trung thực và giá trị đạo đức, phải làm gương cho nhân viên
- Lãnh đạo các cấp phải nhận thức rõ vai trò của hệ thống KSNB trong việc đạt được mực tiêu của toàn đơn vị nói chung và của từng bộ phận nói riêng
- Khuyến khích nhân viên phát hiện các rủi ro
- Xây dựng lại cơ chế khen thưởng, kỷ luật phù hợp nhằm đảm bảo khuyến khích kịp thời những nhân viên có đóng góp trong sự phát triển của Nhà trường và có những biện pháp kỷ luật nghiêm khắc những hành vi vi phạm mang tính chất răn đe.
- Xây dựng chương trình đào tạo và phát triển trình độ cho nhân viên chứ không chỉ tập trung ở cấp lãnh đạo. Việc đào tạo phải gắn với chiến lược, mục tiêu
của Nhà trường, tìm ra những nhân viên giỏi, có năng lực nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực của nhân viên.
- Cần xem xét và xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên. Phải rõ ràng, định lượng được các tiêu chí nhằm tạo sự đồng thuận của các nhân viên khi được đánh giá vào cuối năm.
- Thực hiện việc hoán đổi, luân chuyển vị trí công việc của các nhân viên trong cùng bộ phận
- Khuyến khích nhân viên thực hiện việc tố giác đối với những hành vi gian lận xảy ra thông qua đường dây nóng, mạng nội bộ, hòm thư góp ý…
- Hoàn thiện hệ thống các chứng từ, đảm bảo việc kiểm soát và cung cấp thông tin cho các cấp.
- Tổ chức tập huấn cho các bộ phận cũng như các cá nhân kiến thức về KSNB - Lãnh đạo trường cần thường xuyên đánh giá lại hệ thống KSNB có được vận hành hiệu quả hay không để có những biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
3.3.3 Từ phía các bộ phận của Trường
Để hệ thống KSNB tại Nhà trường hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả, phát huy hết vai trò, đảm bảo các mục tiêu đã được thiết lập thì các phòng ban, khoa, trung tâm cần phải:
- Thực hiện nghiêm túc các quy trình, thủ tục kiểm soát mà Nhà trường đã thiết lập.
- Tuyên truyền phổ biến rộng rãi cho CBGV, người lao động nghiêm chỉnh chấp hành các quy định, quy trình hoạt động của Nhà trường, nếu có xảy ra vấn đề bất thường phải báo cáo cho Lãnh đạo trường để có thể những biện pháp xử lý kịp thời.
- Ban thanh tra nhân dân phải thường xuyên giám sát công tác kế toán, đảm bảo rằng các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép chính xác, các báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý
- Phòng Tài vụ nên công khai các quy trình thu - chi, công khai báo cáo tài chính cho toàn thể cán bộ công nhân viên toàn trường, hướng dẫn toàn thể cán bộ nhân viên, giảng viên nắm rõ quy chế chi tiêu nội bộ.
- Phòng TC-HC nên công khai các quy trình tuyển dụng, đào tạo, đề bạt cùng các chính sách liên quan đến lương, thưởng nhằm tạo động lực để các cán bộ nhân
viên, giảng viên cố gắng phấn đấu trong công việc, đồng thời tạo sự công bằng trong Nhà trường.
- Lựa chọn nguồn nhân lực trẻ, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn, tính năng động, nhiệt tình, dễ thích nghi, phân công đội ngũ này vào các chốt kiểm soát chủ yếu trong các quy trình hoạt động.
- Cân đối tài chính để thực hiện việc xây dựng các quy chế, quy định, mua sắm tài sản phục vụ nhu cầu kiểm soát, thực hiện các chính sách động viên khuyến khích người lao động, nhưng phải cân nhắc dựa trên quan điểm cân đối lợi ích và chi phí.
Tuy nhiên, việc đầu tưu trang thiết bị, cũng như các công cụ sử dụng đến nguồn tài chính phải cân nhắc thận trọng trước khi ra quyết định vì sẽ ảnh hưởng đến khả năng cân đối nguồn tài chính hiện nay của Nhà trường.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Thống kê II, chương 3 tác giả đã đưa ra những giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường, đặc biệt tập trung hoàn thiện năm yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Có thể những hạn chế này chưa ảnh hưởng nhiều đến Nhà trường nhưng việc khắc phục nó để hoàn thiện hệ thống là rất cần thiết nhằm hạn chế được những rủi ro, thiệt hại trong tương lai.
Các giải pháp mà tác giả đưa ra hy vọng rằng sẽ góp phần giúp ích cho Nhà trường trong việc hạn chế những rủi ro phát sinh, đảm bảo các mục tiêu về hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, thông tin cung cấp chính xác, tuân thủ các luật lệ và quy định tại Trường, giúp cho Lãnh đạo trường nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả hoạt động hoàn thành tốt mục tiêu chung của Nhà trường đề ra.