CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường
2.2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát chung”
Câu hỏi
Câu trả lời Ghi chú Có Không Không
biết 1. Nhà trường có thiết lập các thủ tục cần
thiết để kiểm soát mỗi hoạt động không? 19 4 7 2. Lãnh đạo trường có thường xuyên rà
soát các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp không?
14 5 11
3. Nhà trường có thường xuyên đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát không?
15 4 11
4. Các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập có được thực hiện một cách nghiêm túc không?
16 5 9
5. Nhà trường có xây dựng chính sách ủy
quyền, xét duyệt không? 24 6 0
6. Các quy trình làm việc có được thể chế thành văn bản để toàn thể CBGV năm được trình tự công việc hay không?
13 8 9
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả , năm 2016)
Qua kết quả khảo sát ta thấy: Nhà trường có thiết lập các thủ tục cần thiết để kiểm soát mỗi hoạt động. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập chưa được thực hiện một cách nghiêm túc trong thực tế, Lãnh đạo trường không thường xuyên rà soát các các thủ tục kiểm soát để đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Nhà trường chưa quan tâm đúng mức đến công tác đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát. Các quy trình làm việc chưa được thể chế thành văn bản để toàn thể CBGV nắm bắt được trình tự công việc. Nhà trường đã xây dựng được chính sách ủy quyền và xét duyệt.
- Hoạt động kiểm soát của phòng Tài vụ:
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát của phòng Tài vụ”
Câu hỏi
Câu trả lời Ghi chú Có Không Không
biết 1. Nhà trường có tình trạng kiêm nhiệm
giữa các công việc: xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản không?
0 5 0
2. Chứng từ kế toán có phản ánh đầy đủ
tất cả các nghiệp vụ phát sinh không? 5 0 0 3. Các chứng từ có đánh số thứ tự trước
khi đưa vào sử dụng không? 5 0 0
4. Có quy định về quy trình luân
chuyển, lưu trữ chứng từ không? 3 2 0
5. Chứng từ kế toán có được ghi chép trung thực và được phê duyệt bởi người có trách nhiệm không?
5 0 0
6. Công tác kiểm kê tài sản có được
thực hiện định kỳ không? 5 0 0
7. Định kỳ, Nhà trường có sự đối chiếu số liệu với kho bạc, ngân hàng và các đơn vị liên kết đào tạo không?
5 0 0
8. Lãnh đạo trường có kiểm tra lại chứng từ và sổ sách liên quan đến thu - chi không?
5 0 0
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả , năm 2016)
Hoạt động kiểm soát công tác kế toán trong Nhà trường tương đối tốt, các nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ đầy đủ, chứng từ được đánh số thứ tự trước khi sử dụng. Lãnh đạo trường định kỳ kiểm tra lại chứng từ và sổ sách liên quan đến thu - chi. Hệ thống sổ sách kế toán tại phòng Tài vụ có sử dụng phần mềm kế toán Misa có quy định nguyên tắc nghi chép, có kiểm tra độc lập. Tuy nhiên, đơn vị chưa xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ cho rõ ràng, hợp lý.
Đối với phân công trách nhiệm trong nội bộ phòng kế toán được thực hiện khá tốt, mỗi người một chức năng riêng, không xảy ra tình trạng kiêm nhiệm giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản.
Bên cạnh đó, định kỳ Nhà trường đều tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu với các đơn vị liên kết đào tạo, kho bạc, ngân hàng. Sau khi kết thúc năm, Nhà trường sẽ tiến hành kiểm kê tài sản nhằm bảo đảm các số liệu được chính xác, tài sản được bảo toàn. Lãnh đạo trường thường xuyên tiến hành kiểm tra, đối chiếu các số liệu kế toán thu - chi của Nhà trường.
Đề nghị mua sắm, sửa chữa
Kiểm tra/lập dự toán chi tiết
Chọn nhà cung cấp
Soạn thảo trình Ký HĐ
Thực hiện hợp đồng
Thanh toán hợp đồng Nhập cơ sở dữ liệu Nghiệm thu thanh lý HĐ
Xem xét, phê duyệt
- Hoạt động kiểm soát Quy trình mua sắm và sửa chữa tài sản:
STT Các bước công việc Thời gian
thực hiện
Đơn vị chịu trách nhiệm
1 Theo kế hoạch Đơn vị sử dụng
2 05 ngày sau khi
nhận hồ sơ
- Phòng TC-HC - Phòng Tài vụ
3 03 ngày làm
việc Lãnh đạo trường
4 03 ngày làm
việc
- Lãnh đạo trường - Phòng TC-HC - Phòng Tài vụ - Đơn vị sử dụng
5 03 ngày làm
việc
- Phòng TC-HC - Phòng Tài vụ - Nhà cung cấp
6 Theo điều
khoản hợp đồng
- Phòng TC-HC - Phòng Tài vụ - Nhà cung cấp - Đơn vị sử dụng
7 Theo điều
khoản hợp đồng
- Phòng TC-HC - Phòng Tài vụ - Đơn vị sử dụng - Tổ nghiệm thu 8
Ngay sau khi
nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng
- Phòng Tài vụ
9
- Sau 05 ngày nhận được đầy đủ hồ sơ thanh toán
- Phòng Tài vụ
(Nguồn: Phòng Tài vụ Trường Cao đẳng Thống kê II) Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Quy trình mua sắm, sửa chữa tài sản
Mô tả chi tiết quy trình:
Bước 1. Các đơn vị sử dụng (Các Khoa, Phòng ban, Trung tâm) lập đề nghị mua sắm tài sản theo nội dung, kế hoạch và dự toán đầu năm đã được phê duyệt gửi phòng TC-HC. Trường hợp đột xuất không có trong kế hoạch phải có đề nghị Lãnh đạo trường duyệt chủ trương mua sắm và bổ sung kế hoạch.
Bước 2. Phòng TC-HC tìm nhà cung cấp, tập hợp ít nhất 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau lập dự toán sau đó chuyển đến phòng Tài vụ. Phòng tài vụ cân đối tài chính và trình Lãnh đạo trường phê duyệt.
Bước 3. Lãnh đạo trường xem xét phê duyệt yêu cầu và giá trị dự toán mua sắm tài sản.
Bước 4. Phòng TC-HC căn cứ trên năng lực của các nhà cung cấp đề xuất Lãnh đạo trường quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 5. Đối với giá tài sản mua sắm, sửa chữa có giá trị dưới 10 triệu đồng thì có thể ký hợp đồng hoặc chỉ cần lập quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Còn trường hợp giá trị trên 10 triệu đồng thì phải tiến hành ký kết hợp đồng. Phòng TC-HC phối hợp với đơn vị cung cấp, soạn thảo Hợp đồng kinh tế, Phòng Tài vụ kiểm tra tính hợp pháp của Hợp đồng kinh tế, phòng TC-HC trình Lãnh đạo trường ký hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp.
Bước 6. Phòng TC-HC và đơn vị đề xuất cùng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
Bước 7. Phòng TC-HC chủ trì phối hợp với Phòng Tài vụ, Tổ nghiệm thu và đơn vị sử dụng tài sản tiến hành nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng. Phòng Tài vụ kiểm tra toàn bộ chứng từ và trình Lãnh đạo trường ký thanh lý hợp đồng với đơn vị cung cấp.
Bước 8. Dựa trên kết quả nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán tài sản ghi nhập và theo dõi tài sản.
Bước 9. Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa tài sản, Phòng TC-HC tập hợp hồ sơ, chứng từ đến Phòng Tài vụ thanh quyết toán.
- Hoạt động kiểm soát Quy trình thanh toán:
STT Các bước công việc Thời gian thực hiện
Đơn vị chịu trách nhiệm
1 30 ngày
- Nhân viên, khách hàng
- Phòng Tài vụ - Phòng ban có liên quan
2 Khi có phát sinh - Kế toán thanh toán
- Kế toán trưởng
3
07 ngày khi nhận
được chứng từ Lãnh đạo trường
4 01 ngày
- Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng - Lãnh đạo trường
5 01 ngày
- Kế toán thanh toán - Văn thư
6 01 ngày - Thủ quỹ
- Kế toán thanh toán
7 Lưu hồ sơ theo
quy định Kế toán thanh toán
(Nguồn: Phòng Tài vụ Trường Cao đẳng Thống kê II) Sơ đồ 2.3: Sơ đồ Quy trình thanh toán
Lập chứng từ thanh toán/tạm ứng
Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định chứng từ.
Phê duyệt
Chuyển văn thư đóng dấu, gửi kho bạc, thủ
quỹ,…
Lưu trữ và quản lý chứng từ kế toán Làm thủ tục thanh toán
Xử lý chứng từ
Mô tả chi tiết quy trình:
Bước 1. Lập chứng từ thanh toán/ tạm ứng
- Khi phát sinh nhu cầu thanh toán/Tạm ứng, các đơn vị, cá nhân phải lập chứng từ/ Giấy đề nghị thanh toán/ Giấy đề nghị tạm ứng gửi về PTV làm căn cứ thanh toán/Tạm ứng
- Để được thanh toán/Tạm ứng cần phải đảm bảo các điều kiện sau:
+ Lập giấy đề nghị thanh toán/Tạm ứng kèm theo các chứng từ thanh toán;
+ Chứng từ chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ thanh toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ hoặc bằng bút chì, hoặc khắc dấu sẵn chữ ký.
+ Mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc sử dụng mẫu do Bộ Tài chính ban hành; Mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn sử dụng do PTV Nhà trường ban hành.
+ Chứng từ phải được sắp xếp gọn gàng và được đánh số thứ tự liên tục cho các tờ từ số 01 đến hết, sau đó ghi tổng số tờ vào cuối trang giấy đề nghị thanh toán.
Các chứng từ kế toán như: biên lai tiền taxi, vé phí cầu đường, vé tàu, vé ôtô… có kích thước nhỏ, người đề nghị thanh toán phải dán hoặc ghim trên tờ giấy khổ A4.
+ Người thanh toán phải tập hợp chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán gửi về PTV trong vòng 30 ngày làm việc kể từ khi nghiệp vụ phát sinh và hoàn thành để được thanh toán.
+ Nguyên tắc sắp xếp chứng từ: các chứng từ kèm theo giấy đề nghị thanh toán / Giấy tạm ứng phải được sắp xếp phía sau.
+ Người thanh toán phải lập bảng kê cho những chứng từ chi cho con người, ký rõ họ tên và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảng kê đó.
- Để được tạm ứng cần phải có các điều kiện sau:
+ Người tạm ứng tiền phải là cán bộ, viên chức trong biên chế của trường.
+ Lập giấy đề nghị tạm ứng và ghi rõ thời gian thanh toán hoàn tạm ứng kèm theo các giấy tờ khác chứng minh số tiền xin tạm ứng.
+ Nộp giấy đề nghị tạm ứng về Phòng Tài Vụ trước 3 ngày tính từ ngày cần nhận khoản tạm ứng
Bước 2. Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do các cá nhân trong và ngoài trường chuyển đến đều phải tập trung về PTV. KTTT sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ.
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Nếu chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì KTV trả lại yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ thanh toán.
Nếu chứng từ kế toán đầy đủ các điều kiện ở trên thì KTTT sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước sẽ bị từ chối thanh toán và báo ngay cho Phụ trách phòng và Lãnh đạo Trường biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Bước 3. Phê duyệt
Chứng từ sau khi được KTTT kiểm tra chuyển qua Kế toán trưởng kiểm tra, thẩm định và ký trên chứng từ thanh toán sau đó trình Lãnh đạo Trường duyệt thanh toán theo quy định trong từng mẫu chứng từ trong vòng 07 ngày. Chứng từ được thanh toán khi đảm bảo các điều kiện sau:
- Các khoản thanh toán phải có trong dự toán ngân sách Nhà nước giao.
- Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức của quy chế chi tiêu nội bộ, cấp có thẩm quyền quy định.
- Đã được LĐT hoặc người được ủy quyền duyệt chi.
Bước 4. Làm thủ tục thanh toán
Tuỳ từng nội dung, tính chất của chứng từ, KTTT sẽ làm thủ tục thanh toán cho các đơn vị và cá nhân trong và ngoài trường.
Làm thủ tục thanh toán bằng tiền mặt hình thức thanh toán là phiếu chi với chứng từ kế toán chi cho các khoản sau:
+ Chi thanh toán cho con người: Tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền giảng, tiền chấm thi, tiền coi thi, tiền cho Hội đồng thi,....
+ Các khoản thanh toán khác: Tiền công tác phí, tiền điện thoại, tiền văn phòng phẩm, tiền mua hàng hoá, dịch vụ, tiền sửa chữa khác...có giá trị thanh toán nhỏ không vựơt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi (Nhưng cũng phải hạn chế ở mức thấp nhất).
Làm thủ tục thanh toán hoàn tạm ứng hình thức thanh toán là giấy thanh toán tạm ứng
+ Các cá nhân trong trường làm thủ tục tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng đúng cho mục đích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho cá nhân khác.
+ Trong thời gian 10 ngày sau khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán đến PTV để làm thủ tục hoàn tạm ứng.
+ Các khoản tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ, nếu không nộp PTV sẽ trừ vào tiền lương hàng tháng của người nhận tạm ứng.
Làm thủ tục chuyển khoản hình thức bằng giấy rút dự toán ngân sách hoặc ủy nhiệm chi kho bạc và ủy nhiệm chi ngân hàng đối với chứng từ kế toán chi cho các khoản sau:
+ Các khoản thanh toán không được dùng tiền mặt: Tiền điện, mua sắm TSCĐ, Sửa chữa TSCĐ; Mua sắm vật tư văn phòng, công cụ, dụng cụ, sách tài liệu,… có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho 01 lần mua; Tiền cước bưu chính, có giá trị từ 2 triệu đồng trở lên cho 01 hoá đơn thanh toán.
+ Các khoản thanh toán có liên quan đến hợp đồng. Khi thanh toán phải nộp cho PTV 02 hợp đồng, 02 thanh lý hợp đồng, 02 biên bản nghiệm thu và các chứng từ khác đi kèm.
Bước 5. Chuyển chứng từ cho văn thư đóng dấu
Sau khi chứng từ được Lãnh đạo Nhà trường phê duyệt KTV sẽ chuyển chứng từ đó cho Văn thư của Nhà trường để đóng dấu.
Bước 6. Xử lý chứng từ
KTV tiến hành phân loại chứng từ.
Phiếu chi chuyển cho thủ quỹ để chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, ngày tháng nhận tiền, ký, ghi họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó.
Chứng từ chuyển khoản sẽ được chuyển ra Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.
Bước 7. Ghi sổ kế toán, lưu trữ và quản lý chứng từ kế toán
Vào ngày 07 tháng sau thủ quỹ phải có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chi và bàn giao hết chứng từ cho KTTT.
Chứng từ chuyển khoản sau khi được Kho bạc Nhà nước duyệt chi, KTTT lấy về để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Tất cả các chứng từ kế toán được KTV tập hợp đầy đủ lại, phân loại và đóng chứng từ thành từng tập đánh số thứ tự tập trên tổng số tập của 01 tháng đưa vào lưu trữ và quản lý theo Luật Kế toán.
- Hoạt động kiểm soát Quy trình giảng dạy của giảng viên
STT Các bước công việc Đơn vị chịu trách nhiệm
1
- Các khoa
- Phòng Đào tạo & QLKH
2
- Các khoa
- Phòng Đào tạo & QLKH - Phòng CT HS-SV
3
- Lãnh đạo trường
- Phòng Đào tạo & QLKH -
4
- Các khoa
- Phòng Đào tạo & QLKH - Phòng TC-HC
5
- Phòng Đào tạo & QLKH - Phòng khảo thí & đảm bảo chất lượng
- Lãnh đạo trường - Các khoa
(Nguồn: Phòng Đào tạo & Quản lý khoa học Trường Cao đẳng Thống kê II) Sơ đồ 2.4: Sơ đồ Quy trình Quy trình giảng dạy của giảng viên
Mô tả chi tiết quy trình:
Bước 1. Lập kế hoạch giảng dạy
Phòng Đào tạo & QLKH chịu trách nhiệm chính, kết hợp với các khoa xây dựng kế hoạch giảng dạy cho toàn khoá học theo mẫu quy định của trường, kế hoạch này được cụ thể cho từng năm học cho từng đối tượng khác nhau (chính quy, vừa làm vừa học, …)
Kế hoạch giảng dạy được lập, trình Hiệu trưởng phê duyệt vào thời gian trước khi khai giảng. Sau khi kế hoạch được phê duyệt Phòng Đào tạo & QLKH sẽ chuyển cho các đơn vị có liên quan trong trường thực hiện.
Lập kế hoạch giảng dạy
Quản lý lịch trình giảng dạy
Quản lý tổ chức giảng dạy Quản lý nội dung giảng
dạy
Quản lý đánh giá kết quả giảng dạy