CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1.3. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
1.3.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực
Đảm bảo số lượng nhân viên với những phẩm chất, năng lực phù hợp thông qua việc hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, và tuyển dụng được đúng người cho đúng công việc vào đúng thời điểm cần thiết.
1.3.1.1 . Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần được thực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược, chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực thường được các doanh nghiệp thực hiện thông qua các bước sau (Trần Kim Dung, 2011):
- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
- Dự báo khối lượng công việc.
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực.
- Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực.
- Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trịnguồn nhân lực.
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Tóm lại, muốn có được một đội ngũ nhân viên đủ năng lực hoàn thành mục tiêu của tổ chức, điều quan trọng là tổ chức phải làm tốt công tác hoạch định nguồn nhân lực để biết nhu cầu nhân lực trong từng giai đoạn ngắn hạn hay dài hạn. Nhờ vậy, nhà quản
trị có thể ra những quyết định chính xác như thêm, bớt, thăng chức, thuyên chuyển hay phải đào tạo và phát triển để đáp ứng nhu cầu nhân lực của tổ chức trong hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, những quyết định này cần linh hoạt, tinh tế để không làm ảnh hưởng đến tinh thần và không khí làm việc của nhân viên trong tổ chức.
1.3.1.2 .Phân tích công việc
Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và xác định nên tuyển những người có năng lực, phẩm chất nào để thực hiện công việc tốt nhất. Đây là một tiến trình nghiên cứu để mô tả và ghi lại mục tiêu của công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết hoàn thành công việc. Sau khi phân tích công việc, nhà quản trị xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc là tài liệu cung cấp những thông tin liên quan đến các tác nghiệp cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn, những mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc.
Bảng tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu liên quan đến trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực, đặc điểm cá nhân… mà công việc đòi hỏi ở người phụ trách.
Để phân tích công việc chính xác, chuyên viên phân tích ngoài khả năng chuyên môn, cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhà quản lý trực tiếp và bản thân người lao động làm công việc đó.
Quy trình thực hiện phân tích công việc thường được thực hiện gồm 6 bước sau (Trần Kim Dung, 2011):
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc một cách hợp lý.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo từng yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Có nhiều phương pháp phân tích công việc như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát, tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc. Việc áp dụng phương pháp phân tích nào phụ thuộc vào từng loại thông tin cần thu thập.
Tóm lại, một tổ chức muốn vận hành tốt nhờ vào sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, năng suất lao động cao; có sự rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên, từng phòng ban; đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên; lương bổng, thăng tiến được công bằng, kích thích người lao động…
thì tổ chức đó nhất thiết phải tiến hành phân tích công việc.
1.3.1.3 . Tuyển dụng
Tuyển dụng là hoạt động bao gồm công tác tuyển mộ và tuyển chọn ứng viên vào một vị trí trong doanh nghiệp.
Tuyển mộ là quá trình thu hút và nhận dạng những ứng viên có khả năng từ các nguồn khác nhau tham gia ứng tuyển. Nguồn ứng viên có thể từ trong nội bộ doanh nghiệp hay đến từ bên ngoài. Mỗi nguồn ứng viên đều có ưu điểm và hạn chế khác nhau.
Nguồn từ trong nội bộ doanh nghiệp có ưu điểm kích thích nhân viên tự bồi dưỡng; nhân viên đã có kiến thức về doanh nghiệp, lòng trung thành với doanh nghiệp đã qua thử thách; doanh nghiệp có đầy đủ thông tin về nhân viên; tiết kiệm chi phí tuyển chọn. Tuy nhiên, có thể gây ra có những hạn chếnhư hiện tượng rập khuôn làm theo cách cũ, thiếu đi sự sáng tạo; doanh nghiệp không có cơ hội tuyển được người có kinh nghiệm, năng lực, trình độ cao từ bên ngoài. Có những vị trí khi tuyển dụng từ nguồn bên ngoài giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt những cơ hội kinh doanh, đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí đào tạo lại khi ứng viên bên trong doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu công việc. Vì vậy, tùy vào tính chất công việc và điều kiện thực tế mà doanh nghiệp lựa chọn nguồn cung cấp ứng viên cho phù hợp.
Tuyển chọn là quá trình sàng lọc, lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất sau khi tuyển mộ, dựa trên các yêu cầu cụ thể của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc về chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, khả năng thích nghi với môi trường làm việc…
Trình tự của quá trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Bước 2: Thông báo tuyển dụng Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm Bước 6: Phỏng vấn lần 2 Bước 7: Xác minh, điều tra Bước 8: Khám sức khỏe
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng Bước 10: Bố trí công việc