- Tại Công ty Cổ phần Sản Xuất và Thƣơng Mại Vũng Tàu, kế toán luôn cập nhật, phản ánh một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình biến động tăng, giảm
4.2.2. Giải pháp 2: Nâng cao công tác hạch toán kế toán tại công ty VP&T:
Hiện tại trong công tác kế toán tại công ty VP&T có một số nhƣợc điểm cần phải đƣa ra giải pháp để hoàn thiện nhƣ công ty không theo dõi chi tiết TSCĐ bằng hình thức ghi thẻ, công ty không lập báo cáo kết quả kinh doanh hằng quý, công ty không lập dự toán về sửa chữa lớn TSCĐ...những nhƣợc điểm này có thể làm công ty không thể quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả TSCĐ đƣợc, vì vậy nó sẽ làm ảnh hƣởng đến lợi nhuận mà công ty đạt đƣợc. Chính vì lý do đó nên cần đƣa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty VP&T.
Thứ nhất: Công ty nên theo dõi chi tiết TSCĐ bằng hình thức ghi thẻ TSCĐ cho từng danh mục:
- Việc theo dõi chi tiết TSCĐ bằng thẻ TSCĐ cho mỗi danh mục có nghĩa là mỗi danh mục TSCĐ đƣợc ghi trên một thẻ với đầy đủ các thông tin liên quan nhƣ: Tên, số hiệu chứng từ, bộ phận quản lý, lý do, nguyên giá, khấu hao... Những thông tin này sẽ làm cơ sở giúp cho công ty ghi nhận vào sổ TSCĐ.
- Thẻ TSCĐ giúp công ty theo dõi đƣợc tình hình tăng giảm của từng loại TSCĐ trong công ty, mỗi khi xảy ra sự cố nhƣ mất mát thì những thông tin trong thẻ TSCĐ sẽ giúp cho ban quản lý nắm bắt đƣợc nguồn tin kịp thời về TSCĐ đó,tạo thuận lợi hơn cho công tác quản lý TSCĐ.
70
- Khi công ty mua mới một TSCĐ hay thanh lý TSCĐ, quá trình luân chuyển chứng từ của công ty là dựa vào các biên bản giao nhận, các hóa đơn... để ghi vào sổ TSCĐ, từ đó ghi vào báo cáo chi tiết TSCĐ, chính điều này làm cho việc ghi sổ sách của kế toán trở nên khó khăn và dễ thất lạc chứng từ. Để tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ sách kế toán và dễ quản lý hơn thì công ty nên theo dõi chi tiết TSCĐ bằng hình thức ghi thẻ TSCĐ.
Thứ hai: Công ty nên hạch toán kết quả kinh doanh hàng quý:
- Khi đó công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng sẽ đƣợc tính và ghi sổ hàng quý. Điều này giúp cho HĐQT và BGĐ nắm bắt kịp thời số liệu và tình hình biến động tài sản, vốn của công ty. Nếu nhƣ công ty chƣa kịp đánh giá TSCĐ định kỳ thì việc xác định kết quả kinh doanh hàng quý sẽ giúp công ty biết thông tin về nguyên giá, khấu hao TSCĐ hiện có của công ty.
- Ngoài ra, nó còn là nguồn số liệu cho BGĐ phân tích nhanh một số chỉ tiêu tài chính cơ bản, hiệu quả sử dụng TSCĐ hoặc cơ cấu TSCĐ trong tổng tài sản của doanh nghiệp, để từ đó BGĐ nắm bắt đƣợc kịp thời những thông tin tài chính cũng nhƣ hiệu quả sử dụng TSCĐ vào thời điểm đó. - Nếu dựa vào những chỉ tiêu phân tích TSCĐ cho thấy TSCĐ không đƣợc
sử dụng hiệu quả thì việc xác định kết quả kinh doanh hàng quý sẽ giúp cho BGĐ kịp thời tìm ra đƣợc những nguyên nhân làm ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng TSCĐ và đƣa ra những giải pháp một cách nhanh chóng để khắc phục tình trạng này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Thứ ba: Công ty nên thực hiện lập kế hoạch dự toán về sửa chữa lớn TSCĐ hàng năm và trích truớc vào chi phí :
- Nếu công ty không lập kế hoạch dự toán về sữa chữa lớn thì khi có phát sinh sữa chữa lớn TSCĐ thì công ty không có nguồn thực hiện, lúc này công ty sẽ không có sẵn tiền cho việc sữa chữa TSCĐ, TSCĐ bị hƣ hỏng nặng sẽ không đƣa vào hoạt động kinh doanh của công ty, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả kinh doanh cũng nhƣ lợi nhuận đạt đƣợc của công ty.
- Nếu trƣờng hợp công ty không lập dự toán về sữa chữa lớn TSCĐ nhƣng khi có phát sinh chi phí sữa chữa lớn mà công ty lại lấy những nguồn vốn khác hoặc lấy quỹ tiền mặt của công ty ra chi trả thì nhiều hoạt động khác của công ty sẽ không có nguồn để thực hiện, sẽ làm ảnh hƣởng đến những hoạt động đó, kéo theo hiệu quả kinh doanh kém hiệu quả.
71
- Nếu công ty lập kế hoạch dự toán về sữa chữa lớn TSCĐ và trích trƣớc vào chi phí thì việc này sẽ giúp cho Ban giám đốc công ty quan tâm hơn đến công tác phục hồi giá trị sử dụng của TSCĐ, không nên để TSCĐ hƣ rồi mới tiến hành sửa chữa lớn, nhƣ vậy sẽ vừa tốn kém nhiều, vừa mất thời gian nhiều và ảnh hƣởng đến các hoạt động khác của công ty.
Thứ tư: Công ty nên xây dựng một kế hoạch chi phí hợp lý, cần phải lên chính sách tiết kiệm chi phí một cách tối đa:
- Năm 2011 có chỉ tiêu số vòng quay TSCĐ đƣợc 0,23 vòng, hơn năm 2010 0,02 vòng và hơn năm 2009 là 0,03 vòng, chứng tỏ TSCĐ cũng đƣợc sử dụng một cách có hiệu quả, tạo ra doanh thu thuần cao hơn những năm trƣớc. Nhƣng chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế trên TSCĐ năm 2011 đạt 10,5%, thấp hơn năm 2010 là 0,2% và thấp hơn năm 2009 là 0,8%, qua đó ta thấy đƣợc mặc dù TSCĐ đƣợc sử dụng hiệu quả làm doanh thu thuần tăng nhƣng công ty lại chƣa kiểm soát chi phí chặt chẽ làm lợi nhuận sau thuế giảm.
- Nhìn vào bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy năm 2011 so với năm 2010 thì chi phí giá vốn tăng 289.579.014đ, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 84.259.251đ và chi phí khác tăng 35.833.004đ. Qua thực tế tìm hiểu tại công ty Cổ phần sản xuất và Thƣơng mại Vũng Tàu đã tồn tại những công việc cá nhân đƣợc đƣa vào trong công ty nhƣ: Gọi điện thoại vì mục đích cá nhân, nhân viên đọc tin tức trong giờ làm việc... Ngoài ra, công ty phải đƣa ra những biện pháp theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí về hội họp, tiếp khách, khấu hao để tránh không sử dụng vào việc không đúng mục đích.
- Để hiệu quả sử dụng TSCĐ của công ty tốt hơn nữa thì công ty nên kiểm soát chi phí chặt chẽ và những chi phí liên quan đến TSCĐ phải đƣợc giảm thiểu đến mức có thể. Trƣớc khi đầu tƣ xây dựng TSCĐ hay nâng cấp, sữa chữa TSCĐ thì công ty nên lập kế hoạch đƣa ra nhiều phƣơng án, rồi lựa chọn, so sánh những phƣớng án đó để thấy phƣơng án nào ít tốn chi phí nhƣng sẽ tạo đƣợc lợi nhuận cao. Việc kiểm soát chi phí của công ty là bài toán về giải pháp tài chính để có thể xây dƣng một tập thể công ty vững mạnh.
- Công ty muốn tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả thì cần tuân thủ những nguyên tắc nhƣ:
+ Lập định mức chi phí: Công ty cần nghiên cứu kỹ các dữ liệu, đƣa ra một sự so sánh các mức chi tiêu của các loại chi phí, từ đó xây dựng một định mức chi phí phù hợp.
72
+ Trƣớc khi đầu tƣ nên thẩm định dự án, xây dựng phƣơng án, so sánh chi phí và lợi nhuận giữa các phƣơng án để lựa chọn phƣơng án tối ƣu nhất. + Thu thập thông tin về chi phí thực tế, các loại chi phí phải đƣợc phân bố thành từng loại cụ thể.
+ So sánh giữa chi phí thực tế với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác nhau giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi chi phí biến động. Sau khi điều tra và biết đƣợc nguyên nhân biến động chi phí, công ty sẽ kiểm soát đƣợc chi phí một cách dễ dàng.