CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG ĐIỆN TOÀN TÂM
3.2 LĨNH VỰC KINH DOANH
3.3.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận
Bộ phận quản lý công ty được tổ chức theo cơ cấu chức năng trực tuyến.
Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực thi một công việc cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo Công Ty
3.3.3.1 Giám đốc công ty
Giám đốc công ty là lãnh đạo cao nhất điều hành toàn diện và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, hội đồng thành viên về mọi hoạt động của công ty.
a.Nhiệm vụ:
Tổ chức, quản lý, sử dụng mọi nguồn lực của công ty để sản xuất kinh doanh, tìm kiếm thị trường.
Đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được nguồn vốn của công ty.
Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ chính sách, quy định của Nhà nước và của địa phương, nơi hoạt động sản xuất kinh doanh.
b.Quyền hạn:
Lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh, phương án tổ chức quản lý, phương án tổ chức nhận sự, phương án tổ chức quản lý, phương án tổ chức hạch toán kế toán…
Lựa chọn, sắp xếp, bố trí, sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong toàn công ty. Trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế.
Tổ chức các hoạt động tiếp thị, định hướng phát triển kế hoạch ngắn hạn và dài hạn.
Điều hành hoạt động vốn trong sản xuất kinh doanh. Các mặt hoạt động giao lưu và đối ngoại. Điều hành và phối hợp mọi hoạt động của công ty.
Triệu tập và chủ trì các cuộc họp định kỳ và đột xuất. Lập kế hoạch, chương trình tuần, tháng làm việc, kiểm tra các đơn vị thành viên.
3.3.3.2 Phó giám đốc
Giúp giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn và trực tiếp chỉ đạo, điều hành kế hoạch
Chỉ đạo, quản lý, kiểm tra chặt chẽ công tác An toàn lao động, An toàn thiết bị, An toàn công trình trong toàn công ty.
d. Nhiệm vụ:
Tiếp nhận hồ sư kĩ thuật, tổ chức khảo sát thực địa, xem xét tính khả thi các công trình xây dựng hồ sơ dự thầu .. Đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đã ký kết.
Điều động và theo dõi các hồ sơ đã ký kết. Tiếp nhận số liệu do các bộ phận trực tiếp báo cáo, lập Hồ sơ hoàn công và Quyết toán công trình. Theo dõi thanh quyết toán.
Lập các kế hoạch tài chính đảm bảo có đủ ngân quỹ để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh có đủ ngân quỹ để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, có đủ tiền để thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Phân tích tài chính, xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty báo cáo Giám đốc để kịp thời khắc phục. Giám sát và hướng dẫn các hoạt động chi tiêu phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
b.Quyền hạn:
Có quyền điều động mọi thành viên trong công ty (từ cấp trưởng phòng trở xuống) phục vụ công tác sản xuất của công ty.
Trực tiếp phụ trách phòng nghiệp vụ. ký kết các hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của Giám đốc, thực hiện hợp đồng đến khi hoàn tất thanh quyết toán và thanh toán Hợp đồng.
Giao dịch với ngân hàng, ký kết các Hợp Đồng Tín Dụng, tranh thủ các nguồn vốn vay ngắn hạn, trung hạn lãi suất thấp để đảm bảo sản xuất kinh doanh.
Trực tiếp kiểm tra và ký duyệt Hồ sơ nghiệm thu. Ký duyệt các văn bản nội bộ như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, lệnh điều động nhân sự, phương tiện vật tư.
3.3.3.3 Phòng KH-KT-VT a. Chức năng:
Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chỉ đạo thực hiện kế hoạch.
Quản lý, kiễm tra chặt chẽ công tác An Toàn Lao Động, An Toàn Công Trình, Quản lý kỹ thuật, Giám sát thi công đảm bảo chất lượng công trình.
Tổ chức lập kế hoạch, quản lý, cung ứng và dự trữ vật tư, thiết bị phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
b. Nhiệm vụ
- Bộ phận phụ trách kỹ thuật:
Tiếp nhận hồ sơ kỹ thuật, khảo sát thực địa, xem xét tính khả thi các công trình công ty dự kiến thực hiện.
Xây dựng phương án vận chuyển, phương án cung ứng vật tư, phương án thi công công trình. Phân công từng cá nhân, đơn vị với từng phần việc cụ thể và tiến độ yêu cầu thể hiện trên “Bảng phân công”.
Lập kế hoạch từng tháng để các đơn vị thực hiện có sự chuẩn bị cần thiết.
Kế hoạch phải thể hiện rõ trên “Bảng kế hoạch thi công tháng” dưới dạng biểu đồ thanh ngang.
Trực tiếp chỉ huy các công trình trọng điểm, các công trình có tính chất phức tạp hay ở các khu đông dân cư, các công trình mang tính cấp thiết không có thời gian điều chuyển nhân lực phù hợp. Trực tiếp tham gia các công tác nghiệm
thu, kiểm tra hồ sơ nghiệm thu. Thanh tra luân phiên từng công trình, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các quy định An Toàn Lao Động.
Quản lý toàn bộ các dụng cụ an toàn, bảo hộ lao động, đồ nghề,…cả về số lượng và kỹ thuật an toàn. Tổ chức bồi dưỡng, huấn luyện về kỹ thuật an toàn, vệ sinh phòng cháy nổ định kỳ hàng năm cho toàn thể nhân viên công ty.
- Bộ phận phụ trách vật tư:
+ Chức năng:
Tổ chức lập kế hoạch, quản lý và cung ứng vật tư phụ tùng thiết bị.
Dự trữ, bảo quản vật tư thiết bị phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch nhu cầu ngắn hạn, kế hoạch phân phối, tổ chức đảm bảo cung ứng vật tư cho các đơn vị.
Tổ chức tiếp nhận, thu mua vật tư, bảo quản vật tư, cấp phát và sử dụng vật tư tiết kiệm, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vật tư, quản lý chặt chẽ vật tư tồn kho. Tổ chức hệ thống kho tàng cho hợp lý và phương pháp quản lý cho phù hợp, chống mất mát và chống cháy nổ.
Nắm vững tình hình vật tư cung ứng, phân phối cho các đơn vị và tồn kho, làm sổ sách rõ ràng, đúng biểu mẫu. Thống kê báo cáo Giám đốc và Trưởng phòng đúng định kỳ và đột xuất quy định.
Hướng dẫn các đơn vị về nghiệp vụ quản lý vật tư, kiễm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch vật tư và định mức sử dụng vật tư, đồng thời phản ánh tình hình sử dụng vật tư ở cơ sở cho Giám đốc và Trưởng phòng.
3.3.3.4 Phòng Nghiệp vụ a. Bộ phận kế toán - Chức năng:
Là bộ phận nghiệp vụ kinh tế, tham mưu cho giám đốc tổ chức bộ máy hạch toán của công ty. Tổ chức và thực hiện kế hoạch công ty giao về mặt tài chính, bảo vệ tài sản của công ty, đảm bảo việc sử dụng vật tư, tiền vốn đúng nguyên tắc và có hiệu quả kinh tế.
- Nhiệm vụ:
Kiểm tra chứng từ gốc các mặt: định khoản kế toán, tính hợp lệ của chứng từ.
Tổ chức thực hiện các quy trình, quy định về quản lý tài chính và hạch toán kế toán theo hệ thống tài khoản thống nhất của công ty.
Xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích hoạt động kinh tế, đề xuất biện pháp tăng lợi nhuận trong sản xuất kinh doanh.
Lập kế hoạch thu chi tài chính quý, năm. Báo cáo chỉ tiêu thu nộp ngân sách.
- Quyền hạn:
Kiểm tra thường xuyên, đột xuất quỹ tiền mặt đơn vị.
Được quyền kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất các đơn vị chứng từ, tài liệu sổ sách kế toán các khoản thu chi trong và ngoài kế hoạch.
Kiểm tra tài chính đột xuất các đơn vị trong doanh nghiệp phải được sự đồng ý của Giám đốc, tuyệt đối giữ bí mật với các đơn vị bị kiểm tra.
Để tiện việc quản lý, theo dõi và kiểm tra. Doanh nghiệp áp dụng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ3.2: Sơ đồ bộ phận kế toán c. Bộ phận hành chính - Chức năng:
Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra nội bộ và kiểm tra đôn đốc nhắc nhở thực hiện quy trình an toàn lao động. Bảo vệ tài sản và bảo vệ an toàn lao động. Quản lý và chỉ đạo công tác văn thư hành chính, quản trị.
Kế toán tưởng (Kế toán tổng hợp)
Thủ quỹ Kế toán LĐTL
và BHXH Kế toán TSCĐ
(Vật tư-CCDC)
Kế toán thanh toán
- Nhiệm vụ:
+ Phó phụ trách tổ chức
Theo dõi việc thực hiện điều lệ hoạt động và quy chế của công ty. Quản lý chặt chẽ số lượng và chất lượng lao động trong đơn vị.
Tăng cường các hợp đồng phối hợp với các cơ quan chức năng địa phương trong việc phục vụ mọi mặt hoạt động của công ty. Quản lý hồ sơ CB-CNV, áp dụng thực hiện chính sách lao động (tuyển dụng, tiếp nhận, đề bạt, nâng bật lương, BHXH,…).
+ Phó phòng hành chính
Tiếp nhận công văn đến và phối hợp công văn đi. Quản lý toàn bộ bất động sản, tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc.
Quản lý toàn bộ xe máy, ghe, xà lan, thiết bị thi công tài sản của công ty.
Tổ chức và quản lý công tác bảo dưỡng và định kỳ, công tác sữa chữa.
- Quyền hạn:
+ Phó phòng phụ trách
Thay mặt Giám đốc tiếp khách khi Giám đốc ủy quyền. Nhắc nhở các đơn vị về việc báo cáo theo chế độ quy định.
Tham gia công tác đối ngoại tạo môi trường thuận lợi, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn công ty.
+ Phó phòng hành chính
Thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản thông báo nội bộ, sao y bản chính, công văn nghiệp vụ hành chính quản trị, giấy giới thiệu có tính chất giao dịch thông thường, giấy công tác, giấy tờ chứng nhận triệu tập hội họp hoặc nhắc nhở các đơn vị. Nhắc nhở các đơn vị về báo cáo theo chế độ quy định.
Được quyền kiểm tra việc sử dụng tài sản, dụng cụ làm việc của các phòng ban. Đề xuất các ý kiến về việc bảo dưỡng và sữa chữa phương tiện xe máy.
Được quyền từ chối bố trí phương tiện, xe máy đối với các đơn vị không có kế hoạch đăng ký trước hoặc không phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tham dự các cuộc họp định kỳ về đề bạt, nâng bật lương, khen thưởng, kỷ luật.
3.3.3.5. Đội thi công a. Chức năng
- Đội thi công là các đơn vị do công ty thuê ngoài theo các hợp đồng ngắn hạn dưới hình thức khoán gọn nhằm mục đích:
- Thực hiện các công trình không yêu cầu cao về kỹ thuật thi công, kỹ thuật an toàn… Trong trường hợp này công ty có thể khoán gọn một phần khối lượng thực hiện.
- Bổ sung nhân lực để đáp ứng yêu cầu về tiến độ. Trong trường hợp này công ty áp dụng hình thức khoán công đoạn.
e. Nhiệm vụ
- Tiếp nhận và bảo quản dụng cụ đồ nghề, vật tư do công ty cấp, chịu trách nhiệm bồi hoàn nếu xảy ra mất mác.
- Tiếp nhận và phân phối đầy đủ trang thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân, biển báo an toàn điện, biển báo an toàn giao thông.
- Tiếp nhận hồ sơ kỹ thuật công trình, phối hợp chặt chẽ với giám sát A, phòng kỹ thuật của công ty để giải quyết các vấn đề vướng mắc, các yêu cầu kỹ thuật chất lượng và mỹ thuật trên công trường.
f. Quyền hạn
Có ý kiến cụ thể lên các văn bản đề nghị, yêu cầu, bảng chấm công, bảng lương…của công nhân trong tổ khi gởi trực tiếp về công ty trong trường hợp đặc biệt.
Xếp loại khen thưởng hoàn thành nhiệm vụ của công nhân trong tổ. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật, điều chỉnh bậc lương công nhân trong tổ.
Khen thưởng nếu hoàn thành công trình đúng tiến độ đảm bảo chất lượng và an toàn tuyệt đối, không để mất mác hư hỏng vật tư thiết bị, đồ nghề.