Chương 2: Đánh giá thực trạng và triển vọng của công ty liên hợp thực phẩm hà tây
2.1. Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.6. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty Liên hợp thực phẩm Hà Tây là doanh nghiệp Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua 12 – 6 - 1999. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật. Công ty hoạt động trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng nên các phòng ban của công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự quản lý, chỉ huy, giám sát của ban lãnh đạo công ty.
Hình 2.2. Bộ máy quản lý của Công ty
Ban lãnh đạo công ty bao gồm một Giám đốc, ba Phó giám đốc.
➢ Giám đốc:
- Giám đốc công ty do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị và trước pháp luật về hoạt động của công ty.
- Quyết định chiến lược kinh doanh, quy mô và phạm vi thị trường, kế hoạch đầu tư và phát triển, chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, sắp xếp và bố trí nhân sự.
- Chỉ đạo, điều hành hoạt động tài chính của công ty.
GIÁM ĐỐC
PGĐ TÀI CHÍNH
PGĐ KĨ THUẬT
PGĐ KINH DOANH
Phòng Tổ chức lao động tiền
lương
Phòng Hành chính
Phòng Kế toán tài vụ
Phòng Kế hoạch
tổng hợp
Phòng Vật tư
Phòng Kinh doanh Phòng
Quản lý chất
lượng (KCS)
Phòng Kĩ thuật công nghệ PX
sản xuất (bia, rượu, bánh, mứt...
PX cơ điện lạnh
Luận văn thạc sĩ
Chương 2 54
- Tổ chức thực hiện bộ máy quản lý chất lượng trong công ty.
- Chịu trách nhiệm công tác đối ngoại của công ty.
- Lựa chọn các nhà cung cấp và các nhà thầu để mua vật tư và thiết bị.
- Lựa chọn các nhà phân phối và tiêu thụ sản phẩm.
➢ Phó giám đốc tài chính:
Giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các việc:
- Các vấn đề tài chính của công ty.
- Xây dựng phương án chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quí, năm trên cơ sở kế hoạch của công ty.
- Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật.
- Là người trực tiếp chỉ huy phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch tổng hợp.
➢ Phó giám đốc kinh doanh:
Giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các việc:
- Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm.
- Lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm đối với sản phẩm các loại.
- Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm.
- Duy trì và phát triển thị phần và thị trường trên cơ sở nắm chắc thị trường, nắm vững các đối thủ cạnh tranh để cùng với tập thể lãnh đạo đề ra các chính sách nhằm củng cố và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
- Xây dựng chính sách đối với khách hàng trên cơ sở chia sẻ lợi ích với khách hàng. Đảm bảo đáp ứng cho khách hàng những yêu cầu chính đáng nhằm xây dựng và củng cố lòng tin giữa các bên.
- Cùng với phòng kỹ thuật thường xuyên đánh giá, phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các mục tiêu thực hiện nhằm tạo sự ổn định, tăng trưởng, hợp tác giữa công ty và các đối tác, các khách hàng có quan hệ kinh doanh với công ty.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2
- Chỉ đạo phòng Kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
Phó giám đốc kinh doanh là người chỉ huy trực tiếp phòng vật tư, phòng kinh doanh dịch vụ.
➢ Phó giám đốc kĩ thuật (sản xuất):
Giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các việc:
- Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kỹ thuật của công ty gồm: quản lý kỹ thuật các hệ thống thiết bị, máy móc, phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh, hệ thống quy trình, quá trình, quy phạm, tiêu chuẩn, hướng dẫn về công nghệ sản xuất ra sản phẩm.
- Quản lý kỹ thuật hệ thống nhà xưởng, vật liệu kiến trúc, kho tàng, và các hạng mục xây dựng khác.
- Quản lý kỹ thuật hệ thống điện, hơi, nước từ khâu đầu đến khâu cuối.
- Đảm bảo các điều kiện về kỹ thuật để quá trình sản xuất hoạt động bình thường (từ khâu nguyên vật liệu, thiết bị, phương tiện, dụng cụ, mặt bằng sản xuất, điện, hơi, nước, con người và các yếu tố khác).
- Là người thay mặt Giám đốc điều hành công tác chất lượng toàn công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng của công ty trước khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và môi trường của công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc. Chỉ huy trực tiếp các phân xưởng, phòng kỹ thuật KCS.
➢ Phòng tổ chức lao động tiền lương:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty những qui định của nhà nước và công ty trong công tác lao động tiền lương, tiền thưởng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Lập các phương án tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, nhân sự trong toàn công ty cho phù hợp với từng giai đoạn sản xuất.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2 56
- Xây dựng phương án qui hoạch cán bộ. Quản lý công tác đào tạo, bổ xung cán bộ cho các đơn vị và mở các lớp học về chuyên môn nghiệp vụ theo yêu cầu phát triển của công ty.
- Tham gia xây dựng xác định cấp bậc công việc của công nhân trong dây chuyền công nghệ. Mở lớp học nâng cấp, nâng bậc cho công nhân.
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Xây dựng phương án phân phối tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác trong công ty phù hợp với chế độ chính sách Nhà nước ban hành.
- Xây dựng, đề xuất những vấn đề có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động và giải quyết các khiếu nại của người lao động có liên quan đến chính sách lao động - tiền lương trên cơ sở chính sách chế độ Nhà nước ban hành.
- Xây dựng, lập kế hoạch bảo hộ lao động (BHLĐ) hàng năm của công ty, cấp phát BHLĐ theo đúng định kỳ, đúng chế độ.
- Lập biên bản và giải quyết các chế độ tai nạn lao động cho người lao động.
- Kiểm tra và theo dõi tình hình thực hiện công tác BHLĐ của công ty.
- Kiểm tra việc thực hiện công tác an toàn trong công ty.
- Lập và gửi báo cáo đúng kỳ hạn các biểu mẫu quản lý bảo hiểm xã hội (BHXH) theo đúng qui định.
- Giải quyết các chế độ chính sách-xã hội cho người lao động.
- Quản lý toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên (CBCNV) công ty theo qui định của Nhà nước.
- Lập và gửi báo cáo đúng kỳ hạn theo biểu mẫu qui định về tổ chức lao động tiền lương.
➢ Phòng hành chính:
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện mọi công việc về:
+ Công tác quản lý văn phòng.
+ Lưu trữ các hồ sơ tài liệu, văn bản.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2
+ Truyền đạt, thông báo các thông tin nội bộ trong công ty.
+ Công tác thi đua khen thưởng của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ:
+ Chăm lo toàn diện về công tác đời sống, phục vụ bữa ăn giữa ca và bồi dưỡng hiện vật cho CNVC.
+ Chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho công nhân viên chức.
- Thực hiện nhiệm vụ về sửa chữa nhà xưởng, xây dựng những công trình (theo yêu cầu của công ty). Quản lý vệ sinh công nghiệp và toàn bộ mặt bằng công ty.
- Quản lý và điều động các xe ô tô con, xe tiếp thị để phục vụ cán bộ đi công tác và công tác thị trường.
➢ Phòng vật tư:
- Chịu trách nhiệm về việc cung ứng vật tư cho sản xuất.
- Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, cấp phát vật tư, cho các phân xưởng và các đơn vị trong công ty theo định mức tiêu hao vật tư phụ liệu và theo nhu cầu đã được Giám đốc phê duyệt.
- Sắp xếp quản lý hệ thống kho tàng do đơn vị mình quản lý. Thực hiện bảo quản vật tư phụ liệu đảm bảo thuận tiện cho việc xếp dỡ, quản lý và duy trì được chất lượng vật tư phụ liệu trong thời gian bảo quản.
➢ Phòng kinh doanh:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về Nghiên cứu thị trường, nắm bắt các thông tin trên thị trường để có căn cứ đề ra các chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, chiến lược phát triển sản phẩm tổng thể hay đặc thù, theo khu vực thị trường hoặc theo vùng...
- Tham mưu cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác thị trường và tiêu thụ sản phẩm.
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh: Chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược cạnh tranh, chiến lược giá cả, chính sách khuyến mại hỗ trợ bán hàng và các chính sách định hướng cho người tiêu dùng.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2 58
+ Xây dựng các chương trình Marketing cụ thể theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc theo diễn biến trên thị trường.
+ Giới thiệu và bán thử sản phẩm mới, kết hợp với nhà phân phối khu vực bán các sản phẩm của công ty nhằm phát triển sản phẩm, giữ vững thị trường đã có, mở rộng thị trường mới. Có gắn trách nhiệm với việc tăng thị phần sản phẩm và sự phát triển của nhà phân phối tại từng khu vực thị trường đối với các bộ và nhân viên tiếp thị.
+ Kiểm tra giám sát thị trường trên các phương tiện giá cả, thực hiện bán hàng và chấp hành các chính sách bán hàng của các nhà phân phối, tình hình cạnh tranh, theo dõi tình hình chất lượng của sản phẩm trên thị trường. Nhanh chóng nắm bắt và báo cáo thông tin trên về công ty.
+ Xây dựng hình ảnh của công ty và sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế: Tham gia các Hội chợ triển lãm và các chương trình khác nhằm đạt mục tiêu này.
+ Lựa chọn và theo dõi hoạt động của các nhà phân phối.
+ Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng thị trường và cho từng nhà phân phối.
+ Thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, hợp đồng ký kết, bảo lãnh, cầm cố tài sản.
+ Áp tải, giao hàng, thu tiền hàng và nắm bắt các thông tin thị trường tiêu thụ của các nhà phân phối.
+ Bán hàng giới thiệu sản phẩm.
+ Lập báo cáo thống kê công tác tiêu thụ sản phẩm ngày, tháng, quí, năm theo qui định của công ty.
+ Cùng Phòng KTCN: Điều tra thăm dò nắm bắt thông tin trên thị trường để nghiên cứu chế thử sản phẩm: mẫu mã bao bì, kiểm tra đánh giá chất lượng, giá cả, để trình lãnh đạo công ty có biện pháp nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn.
➢ Phòng kế toán tài vụ:
Luận văn thạc sĩ
Chương 2
- Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, phản ánh số liệu và tình hình luân chuyển vốn của công ty qua các báo cáo tài chính hàng năm.
- Thực hiện công tác kiểm tra tài chính và kiểm kê tài sản theo định kỳ.
➢ Phòng kế hoạch tổng hợp:
- Xây dựng phương án chiến lược sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quí, năm trên cơ sở kế hoạch của công ty.
- Điều hành sản xuất tuần cho các đơn vị trong công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất cũng như các kế hoạch khác đối với phân xưởng sản xuất và các phòng ban liên quan.
- Tổng hợp, thống kê, tình hình sản xuất và tiêu thụ theo biểu mẫu thống nhất.
- Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh hàng ngày và báo cáo lãnh đạo công ty, kể cả các sự cố, tồn tại, những vướng mắc đã được khắc phục và chưa được khắc phục.
- Phối hợp với các phòng: Kỹ thuật Công nghệ, Cơ-Điện-Lạnh, Quản lý chất lượng, Kinh doanh để kiểm kê sản phẩm tồn kho, bán thành phẩm, phụ kiện, vật tư tại kho và tại các phân xưởng sản xuất. Tổng hợp số liệu để báo cáo lãnh đạo theo chu kỳ báo cáo.
- Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật.
- Tham mưu cho lãnh đạo các phương án tối ưu hoá sản xuất, các biện pháp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.
- Thu thập thông tin về các nhà cung ứng vật tư, đánh giá lựa chọn các nhà cung cấp và đề nghị danh sách các nhà cung cấp để Giám đốc phê duyệt.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xác lập kế hoạch mua vật tư phụ liệu, phù hợp với yêu cầu sản xuất cả về số lượng, chất lượng trên cơ sở sử dụng tiết kiệm, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2 60
- Soạn thảo các hợp đồng mua hàng và tổ chức mua hàng theo hợp đồng đã ký.
- Quản lý sổ sách, kiểm kê định kỳ, lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư theo yêu cầu của quản lý.
- Tham gia hành động khắc phục và phòng ngừa trong quản lý, tham gia giải quyết và làm đầu mối giao dịch với nhà cung ứng để giải quyết các tranh chấp giữa công ty với các nhà cung ứng.
➢ Phòng Kỹ thuật công nghệ:
Giữ vững và ổn định chất lượng sản phẩm (CLSP) đồng thời không ngừng cải tiến CLSP theo yêu cầu của thị trường.
Quản lý quy trình công nghệ sản xuất:
+ Xây dựng các tiêu chuẩn nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm trong công ty.
+ Xây dựng các hướng dẫn bảo quản nguyên liệu, vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm.
+ Quản lý về sử dụng các loại hương, liệu.
+ Phối hợp với các phòng ban, phân xưởng để xử lý sản phẩm không phù hợp và thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
+ Đăng ký nhãn hiệu hàng hoá trên thị trường trong và ngoài nước.
+ Làm các thủ tục xin công bố CLSP đối với Bộ Y tế.
+ Xây dựng và bổ xung qui trình công nghệ (QTCN) trên toàn dây chuyền hoặc trên công đoạn mới.
+ Tham gia dạy nâng cấp, nâng bậc và hướng dẫn QTCN cho công nhân viên trong công ty.
+ Thực hiện nhiệm vụ thành viên của Hội đồng sáng kiến.
Quản lý các đề tài tiến bộ kỹ thuật và áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất:
+ Nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới.
Luận văn thạc sĩ
Chương 2
+ Tổng hợp từ các đơn vị khác để xây dựng kế hoạch khoa học kỹ thuật và môi trường của công ty hàng năm.
+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện việc áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất, từ đó đề xuất khen thưởng cho các tiến bộ kỹ thuật
+ Đề xuất hoặc thực hiện một số đề tài tiến bộ kỹ thuật theo sự chỉ đạo chung của công ty.
➢ Phòng Quản lý chất lượng (KCS)
Chịu trách nhiệm về công tác quản lý CLSP trên dây chuyền sản xuất của công ty.
+ Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật liệu nhập kho.
+ Xây dựng và thực hiện theo kế hoạch chất lượng.
+ Kiểm tra chất lượng sản phẩm công đoạn.
+ Kiểm tra chất lượng thành phẩm trước khi xuất, nhập kho.
+ Quản lý thiết bị đo lường (không gắn với thiết bị sản xuất).
+ Kiểm soát xử lý sản phẩm không phù hợp.
+ Theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa.
+ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình công nghệ.
+ Tham gia công tác đào tạo, nâng cấp cho công nhân.
+ Xây dựng và quản lý phòng hoá nghiệm.
➢ Phân xưởng sản xuất (bia, rượu, bánh,kẹo...)
- Quản đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ các hoạt động trong lĩnh vực sản xuất của phân xưởng theo quy định.
- Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch sản xuất tháng, quí, năm được công ty giao, phải xây dựng phương án tổ chức và quản lý các hoạt động của sản xuất bao gồm: lao động, tiền lương, vật tư, sản phẩm, thiết bị, QTCN, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ... theo các quy định của công ty, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch được giao.
- Lập các sổ theo dõi, báo cáo định kỳ về tình hình sản xuất của đơn vị.
- Trả lương của phân xưởng theo đúng chế độ và qui định của công ty.