Theo góc độ kinh tế: “Quy trình cho vay là trình tự các bước mà ngân hàng thực hiện cho vay đối với khách hàng. Quy trình cho vay phản ánh nguyên tắc cho vay, phương pháp cho vay, trình tự giải quyết các công việc, thủ tục hành chính và thẩm quyền giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động tín dụng”.
Đây được coi là thủ tục đầu tiên và quan trọng trong hoạt động cho vay của NHTM, cũng là thời điểm để xác nhận quyền, nghĩa vụ của các bên trong mối quan hệ vay vốn. Chính vì vậy việc giao kết HĐTD thường phải tuân theo trình tự, thủ tục do từng ngân hàng quy định, song về cơ bản gồm các bước sau:
Đề nghị giao kết hợp đồng
Trên thực tế, bên đề nghị giao kết hợp đồng có thể là cá nhân, hộ gia đình có nhu cầu vay vốn, khi đó đơn đề nghị vay vốn sẽ được khách hàng gửi kèm với đầy đủ giấy tờ tài liệu chứng minh tư cách chủ thể, khả năng tài chính và thể hiện rõ mục đích sử dụng vốn vay. Tất cả các tài liệu, giấy tờ này sẽ xác định khách hàng có tư cách chủ thể để thực hiện vay vốn hay không vì thế cần đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có những trường hợp NHTM lại là bên chủ động đề nghị giao kết hợp đồng do tính năng động, linh hoạt cũng như tính cạnh tranh giữa các ngân hàng. Khi đó, ngân hàng sẽ phải yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu để xem xét việc cấp tín dụng, theo quy định tại khoản 1 Điều 94 Luật các tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi bổ sung năm 2017) thì: “Tổ chức tín dụng phải yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu chứng minh phương án sử dụng vốn khả thi, khả năng
tài chính của mình, mục đích sử dụng vốn hợp pháp, biện pháp bảo đảm tiền vay trước khi quyết định cấp tín dụng”.
Thẩm định hồ sơ và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng cho vay
Theo quy định thì các chuyên viên tín dụng khi nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng sẽ phụ trách tiến hành thẩm định, xét duyệt hồ sơ. Khi đó hồ sơ vay vốn của khách hàng sẽ được hoàn thiện, là sơ sở để NHTM quyết định cho khách hàng vay hay không. Sau khi xét duyệt, nếu quyết định không đồng ý cho vay thì NHTM cũng cần đưa ra được lý do cụ thể. Ngân hàng có thể bị xử lý và phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật nếu không đưa ra được lý do và căn cứ xác đáng về việc từ chối cho vay. Một lưu ý quan trọng là việc ngân hàng quyết định cho vay sẽ không đồng nghĩa với việc hợp đồng tín dụng được ký kết, điều này chỉ tạo cơ sở cho việc thoả thuận và đàm phán các điều khoản của hợp đồng về sau.
Thoả thuận về các điều khoản và ký kết hợp đồng tín dụng
Có thể nói đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thực hiện hoạt động cho vay KHCN của NHTM, là giai đoạn thoả thuận về các điều khoản được ghi trong hợp đồng giữa ngân hàng và khách hàng. Các bên sẽ tiến hành đàm phán, thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng vay và đi đến việc tiến hành ký kết.
Trên thực tế, khi ký kết thì hợp đồng mà NHTM đưa ra sẽ mang tính chất là hợp đồng mẫu, khách hàng chỉ cần xem xét các điều khoản và ký tên đầy đủ nếu đồng ý với tất cả những điều khoản đó. Điều này một mặt tạo điều kiện thuận lợi, rút ngắn thời gian để đưa ra những điều khoản cho khách hàng nhưng mặt khác những điều khoản này sẽ hướng đến việc ràng buộc chặt chẽ giữa bên cho vay với bên vay và thường có lợi cho phía NHTM.
Thực tiễn quy định về quy trình cho vay tại ngân hàng TMCP Tiên Phong – CN Hà Nội có những điểm chi tiết hơn, cụ thể:
Sơ đồ 2.1 Quy trình cho vay đối với KHCN tại TPBank – CN Hà Nội
Bước 1: Tiếp xúc khách hàng, tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay.
CBTD sẽ tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu vay, mục đích sử dụng vốn vay của khách hàng, lựa chọn sản phẩm phù hợp để tư vấn cho vay, cùng với đó trao đổi đến khách hàng các thông tin, chính sách cho vay của từng sản phẩm cụ thể.
Dựa trên cơ sở hồ sơ theo quy định tại từng sản phẩm cho vay cụ thể, CBTD hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ và thẩm định trực tiếp hồ sơ của khách hàng.
Bước 2: Thẩm định khách hàng, định giá tài sản đảm bảo, kiểm soát nội dung thẩm định của chuyên viên khách hàng tại phòng KHCN.
CBTD sẽ tiếp nhận HSVV từ chuyên viên khách hàng và tiến hành kiểm tra thông tin, thẩm định khách hàng:
Căn cứ vào HSVV cụ thể của khách hàng để thu thập thông tin liên quan và thẩm định các nội dung bao gồm:
- Năng lực pháp lý của khách hàng.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Thẩm định khách
hàng
Bước 3: Thẩm định độc lập
Bước 4: Phê duyệt Bước 5: Ký
kết HĐTD Bước 6: Giải
ngân Bước 7: Giám
sát sau vay
Bước 8:
Thanh lý hợp đồng
- Thông tin về nhân thân của khách hàng dựa trên những giấy tờ khách hàng cung cấp cho ngân hàng.
- Thông tin về quan hệ tín dụng của khách hàng với ngân hàng hoặc với các tổ chức tín dụng khác tại thời điểm tiến hành thẩm định.
- Năng lực tài chính, khả năng trả nợ của khách hàng: Các thông tin về nghề nghiệp, công việc, lương, chi phí ước tính sử dụng trong tháng.
- Mục đích sử dụng vốn vay.
- Thông tin số dư tín dụng, kiểm tra số tiền đề xuất cho vay của khách hàng để đảm bảo số tiền vay không bị vượt quá các giới hạn quy định cho vay của NHNN và pháp luật.
- Các nội dung thẩm định khác có liên quan, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
CBTD thẩm định, định giá TSBĐ (đối với khoản vay có TSBĐ) và tiến hành lập báo cáo hiện trạng, lập biên bản định giá TSBĐ theo mẫu có sẵn.
Sau đó, nhập dữ liệu lên Hệ thống quản lý hồ sơ vay của ngân hàng.
Chuyên viên tín dụng lập tờ trình thẩm định theo mẫu quy định và tập hợp toàn bộ HSVV gửi lên Trưởng phòng KHCN và Giám đốc CN để thực hiện việc kiểm soát nội dung và ký xác nhận tại tờ trình thẩm định.
Bước 3: Thẩm định độc lập tại Phòng thẩm định KHCN của chi nhánh.
Đơn vị kinh doanh gửi hồ sơ và tờ trình thẩm định lên Phòng thẩm định cá nhân của chi nhánh, tại đây thực hiện việc thẩm định độc lập các nội dung sau:
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ do đơn vị kinh doanh cung cấp, nếu cần sẽ yêu cầu đơn vị kinh doanh bổ sung.
- Tiến hành thẩm định lại hồ sơ do đơn vị kinh doanh gửi.
- Có thể gặp trực tiếp khách hàng để thẩm định (nếu cần).
Thông báo kết quả sau khi thẩm định và trình Trưởng phòng thẩm định ký kiểm soát nếu có ý kiến trái với đề xuất của đơn vị kinh doanh.
Bước 4: Phê duyệt tín dụng
Bộ phận phê duyệt sẽ tiến hành phê duyệt HSVV theo đúng quy định chung.
Sau đó, kết quả xét duyệt tín dụng sẽ được thông báo đến khách hàng.
Bước 5: Ký kết hợp đồng tín dụng
Nguyên tắc khi ký kết: CBTD ký và hướng dẫn khách hàng ký trên từng trang hợp đồng, Trưởng phòng KHCN kiểm tra lại và ký, sau đó trình lên Giám Đốc chi nhánh ký. CBTD cần giải thích rõ ràng cho khách hàng các nội dung ghi trong hợp đồng, nhất là các điều khoản liên quan đến quyền và nghĩa vụ, điều kiện ràng buộc của khách hàng đối với khoản vay.
Bước 6: Giải ngân
CBTD phòng KHCN hoàn thiện hồ sơ liên quan đến khoản vay, sau đó gửi hồ sơ cho Phòng quản trị tín dụng phê duyệt và chuyển cho Phòng KHCN để giải ngân.
Cán bộ quản trị nhập hồ sơ trên hệ thống của ngân hàng. Phòng KHCN chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ, chứng từ giải ngân. Sau đó tiến hành lưu hồ sơ.
Bước 7: Giám sát và xử lý các phát sinh sau cho vay
Tiến hành kiểm tra việc thực hiện các điều khoản phê duyệt nhằm mục đích đảm bảo cho các khoản vay đều tuân thủ các cam kết của khách hàng theo điều kiện đã phê duyệt.
Giám sát việc sử dụng vốn vay trên thực tế của khách hàng, tránh tình trạng vốn vay bị sử dụng sai mục đích.
Kiểm tra tình trạng tài sản đảm bảo thường xuyên, tránh tình trạng hư hỏng, hao hụt, mất mát, giảm giá trị của tài sản.
Xử lý các vấn đề phát sinh sau cho vay như: Cơ cấu lại thời hạn trả nợ, điều chỉnh hợp đồng, thu hồi nợ trước hạn, quản lý nợ có vấn đề…
Bước 8: Thanh lý hợp đồng và lưu giữ hồ sơ
Căn cứ thoả thuận trong HĐTD để lập và gửi thông báo nghĩa vụ đến hạn cho khách hàng. CBTD tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng, xuất kho TSBĐ, giải chấp TSBĐ sau khi đã thu hồi đủ nợ gốc và lãi từ khách hàng. CBTD thực hiện lưu giữ HSVV theo quy định của TPBank.
Quy trình cho vay đối với KHCN được xem là thủ tục bắt buộc trong hoạt động cho vay của ngân hàng. Quy trình sẽ được quy định, lưu hành trong nội bộ của từng ngân hàng và có hướng dẫn cụ thể cho cán bộ tín dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ngân hàng.
Như vậy, quy trình cho vay KHCN của TPBank chi nhánh Hà Nội được quy định rất chi tiết, đúng nguyên tắc, phù hợp với quy định cho vay của pháp luật song cần loại bỏ những thủ tục không cần thiết, quá trình thực hiện công tác thẩm định, đánh giá cần được tiến hành nhanh chóng để đưa ra được quyết định tín dụng sớm nhất phục vụ nhu cầu giải ngân của khách hàng, đảm bảo thoả mãn nhu cầu về thời điểm vay vốn của khách hàng. Căn cứ theo kết quả giám sát thường xuyên thì chi nhánh đã tuân thủ tốt quy trình tín dụng theo quyết định của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Tiên Phong.
Tuy nhiên bên cạnh đó, vẫn có một số trường hợp các khoản vay chưa thực hiện đúng theo quy định về quy trình cho vay KHCN, cụ thể theo báo cáo nội bộ của TPBank về các khoản vay chưa thực hiện đúng theo quy trình: Năm 2019 là 42 khoản, chiếm 2.30% tổng số khoản vay KHCN; Năm 2020 và 2021 lần lượt là 84 khoản và 29 khoản, tương ứng với 3.21% và 1.02% tổng số khoản vay KHCN. Việc vẫn còn tồn tại những khoản vay thực hiện chưa đúng quy trình bắt nguồn từ các lý do chính sau đây: Thứ nhất, xuất phát từ phía khách hàng, do thông tin mà khách hàng cung cấp chưa chính xác hay một số trường hợp khoản vay của các khách hàng thân thiết, có uy tín nên TPBank đã chủ trương tối giản hoá các thủ tục vay vốn. Thứ hai, do sai sót, thiếu chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của CBTD TPBank do chủ quan đã làm sai quy trình, ảnh hưởng đến chất lượng khoản vay cũng như khả năng thu hồi nợ của ngân hàng.
Có thể thấy, pháp luật không có quy định cụ thể về từng bước hay từng điều khoản trong quy trình cho vay của ngân hàng. Tuy nhiên, việc xét duyệt cấp tín dụng trong quy trình cho vay được thực hiện theo quy định sau: “Tổ chức tín dụng phải tổ chức xét duyệt cho vay theo nguyên tắc phân định trách nhiệm giữa khâu thẩm định và quyết định cho vay”. Theo đó, việc quy định như vậy để nếu có xảy ra trường hợp vi phạm như: cho vay đối với khách hàng không đủ điều kiện hay
trường hợp xảy ra nợ xấu đối với khoản vay thì khi đó, cơ quan Nhà nước có thể dễ dàng xác định được trách nhiệm thuộc về cơ quan hay chủ thể nào và vi phạm xảy ra ở khâu nào để có thể xử lý.