CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH GRANDCARE
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC
3.2.1. Hoàn thiện cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là bước cực kì quan trọng đối với công tác đào tạo NNL của DN vì qua đó sẽ đo lường trước mức độ hiệu quả của việc đào tạo, đồng thời biết được năng lực hiện tại của NV cùng với các kĩ năng mà nhà DN mong muốn, doanh nghiệp sẽ biết rằng cần đào tạo cho ai và đào tạo cái gì cho nhân viên. Nếu hoạt động này không được thực hiện tốt sẽ gây ra các chi phí lãng phí không đáng có và để lại những hậu quả khó khắc phục. Như đã phân tích ở trên, công ty vẫn chưa thực sự chú trọng vào khâu xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên mà chủ yếu dựa vào sự phân tích, đánh giá của tổ chức. Những chương trình đào tạo được đưa ra trên quyết định chủ quan của tổ chức, nghĩ rằng sẽ phù hợp với NLĐ trong công ty. Vì bước xác định nhu cầu đào tạo mắc phải những thiếu sót nên công việc cần phân tích, nhiệm vụ hay phân tích cá nhân của nhân viên chỉ là hình thức, việc phân tích này còn chưa được chi tiết. Do đó, việc xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp cần phải thực hiện bài bản và tập trung những điều cơ bản sau:
- Dựa theo phân tích nhu cầu của DN để xác định được mục tiêu đào tạo trong
ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn nhằm đưa ra chiến lược đào tạo phù hợp. Nhờ đó sẽ chuẩn đoán được số lượng đội ngũ nhân sự cần thiết là bao nhiêu? Trình độ, kĩ năng làm việc như thế nào? Đối chiếu với số lượng nhân sự và trình độ của lao động hiện có để xác định đào tạo bổ sung đúng đối tượng. Cần có giải pháp đúng và kịp thời trong việc cân nhắc tuyển dụng mới hay đào tạo bổ sung NNL hiện có.
- Phân tích yêu cầu công việc và trình độ NLĐ là hoạt động vô cùng quan trọng.
Việc này giúp cho nhà quản trị biết được mức độ phù hợp giữa yêu cầu công việc và năng lực NLĐ để việc đào tạo đạt hiệu quả cao nhất. Phân tích công việc nhằm xác định mức yêu cầu nhất định về kiến thức, kĩ năng cần thiết để NLĐ hoàn thành công việc. Sau đó, công ty cần phải phối hợp với việc phân tích năng lực NLĐ và đánh giá mức độ thực hiện công việc thực tế để nắm được những khó khăn, nhược điểm và các vấn đề còn tồn tại đối với mỗi nhân sự như: thiếu kiến thức, kĩ năng, điều kiện làm việc chưa tốt hay vì vấn đề động lực lao động,… Từ đó đưa ra lý do chủ yếu khiến NLĐ chưa thực hiện tốt nhiệm vụ để đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Về nhân sự đã thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, ban lãnh đạo cũng phải xem xét khả năng phát triển của họ trong tương lai để lên kế hoạch đào tạo nâng cao nhằm giúp họ có thể giải quyết những yêu cầu công việc cao hơn.
Việc phân tích yêu cầu công việc và trình độ các nhân sự nhằm khắc phục vấn đề về khoảng trống giữa: “Năng lực hiện tại của nhân sự với mong muốn của họ” và
“Hiệu suất làm việc hiện tại với mong muốn làm việc trong tương lai”. Vậy, để giải quyết được vấn đề trên, DN cần thực hiện tốt các công tác quản trị nhân lực, đặc biệt phải khắc phục những điểm yếu trong khâu đào tạo và hoàn thiện cơ sở đánh giá công việc trong DN. Thời điểm này, DN chi có bản mô tả công việc với các tiêu chí sơ sài chứ chưa hề có bản yêu cầu thực hiện và mức độ thực hiện công việc cơ bản. DN có thể phân tích công việc qua nhiều phương pháp khác nhau như:
+ Phương pháp quan sát: là phương pháp mà cán bộ đào tạo sẽ phải quan sát một hay một nhóm người thực hiện công việc và lưu lại các thông tin liên quan đến mức độ thực hiện như: người đó thực hiện hoạt động gì, thời gian họ thực hiện trong bao lâu, công việc đó được hoàn thành như thế nào,… những cán bộ đào tạo cần phải quan sát một cách tỉ mì, chính xác và có hệ thống công việc đang thực hiện của NLĐ, cố gắng xác định toàn bộ các bước được thực hiện để hoàn thành công việc. Sau đó,
sẽ đối chiếu với bản mô tả công việc của công ty và tham khảo thêm các tài liệu có nguồn tin cậy để xác định được những điểm khác nhau giữa yêu cầu công việc và thực tế làm việc của nhân sự. Qua đó, nhìn thấy được những thiếu sót về kĩ năng, kiến thức của NLĐ để đưa ra chương trình đào tạo bổ sung, đồng thời có cơ sở để hoàn thiện bản mô tả công việc chi tiết hơn giúp công ty có tài liệu đánh giá nhân sự hiệu quả trong tương lai.
+ Phương pháp phỏng vấn: DN có thể tiến hành phỏng vấn NLĐ xem họ thực hiện công việc ra sao và tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc như thế nào, để xác thực lại cán bộ đào tạo ghi chép có thực sự sát với thực tế, với nhân viên không.
Tiếp đến,, phỏng vấn một vài người chưa hoàn thành công việc hoặc thực hiện công việc chưa tốt để tìm ra lý do, các vấn đề gặp phải khiến công việc không thể đạt hiệu quả cao.
+ Phương pháp nhật ký công việc: cuối mỗi buổi làm việc, nhân viên sẽ tự ghi chép lại những công việc họ đã làm trong ngày, những điều đã làm được, những điều chưa làm được để họ có cái nhìn thực tế về bản thân. Không những thế, phương pháp này còn giúp thu thập thông tin theo tiến trình từng ngày để nắm bắt được tiến độ công việc. Việc ghi chép này phải đảm bảo thực hiện liên tục, nhất quán và trung thực. Mỗi tuần, ban lãnh đạo sẽ tổ chức họp nội bộ một lần để xem xét tình hình thực hiện thông qua bản tự ghi chép của nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát hơn về năng lực NLĐ và đưa ra các biện pháp, các cải tiến chương trình đào tạo kịp thời.
Thứ hai, hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc.
Công tác đánh giá thực hiện công việc tại DN chủ yếu dựa trên đánh giá chủ quan của người quản lí và sự bầu chọn của các trưởng phòng, đồng nghiệp. Hoạt động này nhằm mục đích xét lương và khen thưởng, chính vì vậy, kết quả thực tế của nhân sự chỉ được đánh giá một cách chung chung và không chính xác. Những yếu tố quan trọng trong quá trình đánh giá như: trình độ kĩ năng, thái độ làm việc, thời gian hoàn thành công việc,… chưa thực sự được xem xét, đôi khi còn bị bỏ qua. Do đó, DN cần phải xem xét xây dựng và áp dụng những phương pháp đánh giá công việc một cách hợp lí và khoa học hơn.
Bên cạnh đó, việc xác định nhu cầu đào tạo cũng phải dựa trên nguyện vọng của
NLĐ. Bản thân họ sẽ là người hiểu rõ nhất mình muốn gì, cần gì và thiếu sót những kiến thức, kĩ năng nào. Tại công ty, ban lãnh đạo cũng rất quan tâm đến vấn đề đào tạo cho đội ngũ nhân lực và đã thực hiện chính sách đăng kí nhu cầu đào tạo qua việc điền phiếu và gửi lên ban lãnh đạo phê duyệt. Nhưng nếu doanh nghiệp chủ động và quan tâm sát sao hơn bằng việc lập ra bảng hỏi khảo sát cho người lao động thì việc xác định nhu cầu sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Các phản hồi của NLĐ sẽ được tổng hợp lại, đánh giá, so sánh và cân nhắc kĩ lưỡng trước khi trình lên ban giám đốc phê duyệt. Bộ phận chuyên trách đào tạo sẽ dựa vào câu trả lời thu được từ việc phát phiếu và đơn yêu cầu đào tạo của nhân sự để đưa ra chương trình đào tạo thích hợp, mang lại hiệu quả cao.