CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC
3.1. Khái quát về hoạt động kiểm soát chi trong hệ thống Kho bạc Nhà nước
3.3.2. Công tác tổ chức thực hiện kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước
Căn cứ Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính; Bộ trưởng Bộ Tài chính có Quyết định số 1959/QĐ-BTC ngày 28/9/2015 quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Kho bạc Nhà nước; Quyết định số 1399/QĐ- BTC ngày 15/7/2015 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Theo đó, Kho bạc Nhà nước đã kiện toàn tổ chức bộ máy, triển khai công tác kiểm soát chi từ Trung ƣơng đến địa phương, đảm bảo việc kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN, chi đầu tƣ xây dựng cơ bản qua KBNN ngày càng đƣợc chặt chẽ, theo đúng quy định của pháp luật; đồng thời đáp ứng đƣợc đầy đủ, kịp thời nguồn vốn theo đúng tiến độ thực hiện, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách/chủ đầu tư. Điều này được thể hiện qua mô hình tổ chức kiểm soát chi NSNN nhƣ sau:
KBNN
Vụ Kiểm soát chi Cục KTNN
KBNN Tỉnh
KBNN Huyên
Phòng Kiểm soát chi Phòng KTNN
Phòng/Bộ phận KSC Phòng/Bộ phận kế toán Phòng giao dịch
(1) (2) (a)
(3)
(b) (3)
(4)
(b)
Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức kiểm soát chi của KBNN
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) KBNN (Vụ Kiểm soát chi) hướng dẫn KBNN tỉnh, Thành phố (Phòng Kiểm soát chi) về kiểm soát chi đầu tƣ
KBNN (Vụ Kiểm soát chi) hướng dẫn KBNN tỉnh, Thành phố (Phòng Kế toán) về kiểm soát chi thường xuyên
KBNN tỉnh, thành phố (Phòng Kiểm soát chi ) hướng dẫn Phòng/Bộ phận kiểm soát chi tại KBNN huyện và Phòng giao dịch vềkiểm soát chi đầu tƣ
KBNN tỉnh, thành phố (Phòng Kiểm soát chi ) hướng dẫn Phòng/Bộ phận Kế toán về kiểm soát chi thường xuyên
a: KBNN (Cục KTNN) hướng dẫn Phòng Kế toán về công tác kế toán và nguyên tắc hạch toán
b: KBNN tỉnh, thành phố (Phòng KTNN) hướng dẫn Phòng/Bộ phận Kế toán tại huyện và Phòng giao dịch về công tác kế toán và nguyên tắc hạch toán.
Tại KBNN Trung ương:
- Vụ Kiểm soát chi là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước ở Trung ương, giúp Tổng Giám đốc KBNN thực hiện chức năng quản lý nhà nước, hướng dẫn về nghiệp vụ của công tác kiểm soát thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà nước
(bao gồm cả chi đầu tư và chi thường xuyên) và các nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật. Công chức của Vụ Kiểm soát chi làm vi ệc theo chế độ chuyên viên gồm có Vụ trưởng, một số Phó Vụ trưởng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
- Cục Kế toán Nhà nước là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, có chức năng tham mưu, giúp Tổng giám đốc KBNN thực hiện nhiệm vụ kế toán nhà nước, quyết toán Ngân sách Nhà nước, tổng kế toán Ngân sách Nhà nước và công tác thanh toán của hệ thống KBNN.
Về tổ chức bộ máy có 4 phòng chức năng và nhân sự cụ thể gồm có Cục trưởng, một số Phó Cục trưởng và các chuyên viên làm việc tại các phòng.
- Sở Giao dịch KBNN là đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước có chức năng giúp Tổng Giám đốc KBNN tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giao dịch, thanh toán tại cơ quan KBNN theo quy định của pháp luật, trong đó thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước đối với các khoản chi thường xuyên được triển khai thực hiện tại phòng Kế toán nhà nước và chi đầu tư đối với các dự án liên tỉnh tại phòng kiểm soát chi.
Về tổ chức bộ máy có 02 phòng chức năng và nhân sự cụ thể gồm có Giám đốc Sở Giao dịch, một số Phó Giám đốc Sở và các chuyên viên làm việc tại các phòng.
Tại KBNN tỉnh, thành phố:
- Phòng Kế toán nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc KBNN cấp tỉnh tổ chức thực hiện công tác kế toán nhà nước; công tác thanh toán, tổng kế toán nhà nước, quản lý ngân quỹ nhà nước, phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ, công tác thống kê tổng hợp; quản lý tiền mặt, ấn chỉ đặc biệt, tài sản quý và quản lý an toàn kho quỹ tại KBNN cấp tỉnh; kiểm soát các khoản chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước.
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chuyên viên gồm có Trưởng phòng, một số Phó Trưởng phòng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
- Phòng Kiểm soát chi: thực hiện chức năng tham mưu giúp Giám đốc KBNN tỉnh thực hiện kiểm soát các khoản chi đ ầu tƣ; công tác báo cáo theo tháng, quý và quyết toán về chi đầu tƣ.
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chuyên viên gồm có Trưởng phòng, một số Phó Trưởng phòng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
- Phòng Giao dịch (đối với KBNN cấp tỉnh không được thành lập KBNN cấp huyện trên địa bàn tỉnh lỵ): Thực hiện kiểm soát thanh toán các khoản chi NSNN, bao gồm các khoản chi thường xuyên NSNN được giao quản lý đối với các đơn vị sử dụng ngân sách mở tài khoản và kiểm soát thanh toán các khoản chi đầu tƣ.
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chuyên viên gồm có Trưởng phòng, một số Phó Trưởng phòng, một Kế toán trưởng và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
Tại KBNN cấp huyện:
- Theo quy định hiện hành thı̀ công tác kiểm soát các khoản chi đ ầu tư được giao cho tổ (phòng) Tổng hợp – Hành chính thực hiện.
Tổ (phòng) Tổng hợp – Hành chính thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc KBNN cấp huyện tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đƣợc giao, trong đó có nhiệm vụ kiểm soát chi đầu tƣ.
- Theo quy định hiện hành thı̀ công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước và công tác kế toán được giao cho t ổ (phòng) Kế toán nhà nước thực hiện.
Tổ (phòng) Kế toán nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc KBNN cấp huyện tổ chức thực hiện công tác kế toán nhà nước; kiểm soát các khoản chi Ngân sách Nhà nước...
Về tổ chức bộ máy làm việc theo chế độ chuyên viên gồm có Tổ trưởng (Trưởng phòng), một số Tổ phó (Phó Trưởng phòng) và các chuyên viên thực hiện nhiệm vụ.
3.3.2.2. Tổ chức nghiệp vụ
a. Đối với kiểm soát chi đầu tƣ:
Chủ đầu tƣ gửi đến KBNN hồ sơ lần đầu (gửi một lần); hồ sơ tạm ứng; hồ sơ thanh toán khối lƣợng hoàn thành.Theo quy định của Bộ Tài chính, thì hồ sơ pháp lý của dự án, hồ sơ tạm ứng, thanh toán khối lƣợng hoàn thành do Chủ đầu tƣ gửi đến, gồm:
- Hồ sơ pháp lý
+ Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật);
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật).
- Hồ sơ tạm ứng, thanh toán
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (tạm ứng, thanh toán);
+ Chứng từ chuyển tiền;
+ Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng;
+ Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng). Từ 01/02/2014 đến nay bảo lãnh tạm ứng là bắt buộc đối với những trường hợp phải thực hiện bảo lãnh tạm ứng.
Sơ đồ 3.3: Trình tự xử lý hồ sơ và quy trình luân chuyển chứng từ đối với chi đầu tƣ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
( 8)
11.Chương trình Thanh toán song phương
Đơn vị thụ hưởng
( 9)
( 10)
9.Chương trình Tabmis 8-11.Lãnh đạo
KBNN phục trách
( 9b)
( 6)
6-12.Cán bộ kế toán
( 9a) (
4)
7-10.Kế toán trưởng
(
5) (
5a)
3.Lãnh đạo phòng KSC
( 2a) (
2)
1.Chủ đầu tƣ
( 11) ( 1)
2-13Cán bộ KSC
( 10)
( 3)
4.Lãnh
đạo KBNN phục trách
( 3a)
( 6a)
Bước 1: Chủ đầu tư gửi hồ sơ một cửa đến chuyên viên chuyên quản thuộc phòng KSC
Bước 2: Chuyên viên kiểm soát chi
Tiếp nhận hồ sơ từ chủ đầu tƣ, thực hiện kiểm soát hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán đảm bảo tính lôgic về thời gian và phù hợp với quy định hiện hành về quản lý tài chính đầu tƣ XDCB và thực hiện các nội dung công việc nhƣ:
- Xác định và chấp nhận số vốn tạm ứng, thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi; tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ các chỉ tiêu (phần ghi của KBNN) và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có);
- Lập tờ trình lãnh đạo, trình Trưởng phòng / Phụ trách bộ phận kiểm soát chi toàn bộ hồ sơ tạm ứng, hoặc thanh toán để xem xét, ký trình Lãnh đạo KBNN phụ trách xem xét, phê duyệt.
Trường hợp thuộc đối tượng phải thực hiện cam kết chi nhưng chưa được chủ đầu tƣ thực hiện cam kết chi, chuyên viên kiểm soát chi đề nghị chủ đầu tƣ làm thủ tục cam kết chi trước khi tạm ứng, thanh toán (thực hiện theo quy trình về quản lý, kiểm soát cam kết chi).
Trường hợp số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, chuyên viên kiểm soát chi lập Thông báo kết quả kiểm soát thanh toán, nêu rõ lý do và báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận Kiểm soát chi.
Trường hợp sau khi kiểm tra, dự án chưa nhập kế hoạch vốn trên hệ thống TABMIS thì chuyên viên kiểm soát chi lập tờ trình Lãnh đạo đơn vị KBNN kèm dự thảo văn bản gửi cơ quan tài chính để thực hiện việc nhập kế hoạch vốn trên hệ thống TABMIS, báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi để trình Lãnh đạo KBNN phụ trách ký văn bản, gửi cơ quan tài chính đồng cấp, đồng gửi chủ đầu tƣ biết phối hợp thực hiện.
Bước 3: Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi
Kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu
tƣ (nếu có) Giấy rút vốn đầu tƣ; sau đó chuyển lại hồ sơ cho chuyên viên kiểm soát chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trường hợp Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn chuyên viên kiểm soát chi trình; Trưởng phòng/ bộ phận kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu chuyên viên kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo kết quảkiểm tra, trình lãnh đạo KBNN ký, gửi chủ đầu tƣ.
Bước 4: Chuyên viên kiểm soát chi trình Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tƣ, xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng/ bộ phận Kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Trường hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì phòng/ bộ phận Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toáncủa phòng Kiểm soát chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, chuyên viên kiểm soát chi hoàn thiện lại Thông báo kết quả kiểm tra theo ý kiến của lãnh đạo KBNN,báo cáo Trưởng phòng/ Phụ trách bộ phận kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.
Lãnh đạo KBNN sau khi ký duyệt chuyển trả hồ sơ cho chuyên viên kiểm soát chi.
(Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 chậm nhất là 03 ngày làm việc)
Bước 5: Chuyên viên kiểm soát chi chuyển chứng từ cho Kế toán viên bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có).
Bước 6: Kế toán viên (KTV) thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, ký trên chứng từ giấy, trình lãnh đạo phòng kế toán.
Bước 7: Lãnh đạo phòng kế toán kiểm soát ký chứng từ giấy chuyển trả kế toán viên.
Bước 8: Kế toán viên trình lãnh đạo KBNN phụ trách ký chứng từ giấy.
Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán kiểm soát ký chứng từ giấy trả kế toán viên.
Bước 9: Kế toán viên nhập yêu cầu thanh toán vào TABMIS, chọn lãnh đạo kế toán phê duyệt.
Bước 10: Lãnh đạo phòng kế toán phê duyệt yêu cầu thanh toán.
Bước 11: Kế toán viên áp thanh toán (chọn phương thức thanh toán: thanh toan song phương hoặc liên kho) đệ trình Kế toán trưởng (KTT) phê duyệt (kèm chứng từ giấy).
Lãnh đạo phòng kế toán kiểm tra và ký chứng từ giấy, phê duyệt giao dịch trên chương trình thanh toán để trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng/ bộ phận kiểm soát chi để xử lý.
Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán ký trên chương trình thanh toán song phương chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng; Trả chứng từ giấy cho kế toán viên.
(Thời gian thực hiện các bước từ 4 - 9 là 01 ngày làm việc).
Bước 12: Phòng/ bộ phận kế toán lưu 01 liên Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng/ bộ phận kiểm soát chi.
Bước 13: Phòng bộ phận kiểm soát chi lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư.
Trường hợp chủ đầu tư lĩnh tiền mặt thì phòng/ bộ phận kế toán thực hiện chi tiền mặt cho đơn vị.
Tổng thời gian thực hiện kiểm soát chi và chuyển tiền trong nội bộ hệ thống KBNN chậm nhất là 04 ngày làm việc. Đối với hồ sơ, chứng từ do chủ đầu tƣ gửi đến sau 15h, hoặc chứng từ do phòng, bộ phân kiểm soát chi gửi cho phòng, bộ phận kế toán nhà nước sau 15h thì được tính sang ngày hôm sau. Phòng hoặc bộ phận Kế toán Nhà nước, Kiểm soát chi thực hiện theo dõi việc giao nhận hồ sơ của các đơn vị sử dụng ngân sách, chủ đầu tƣ và trả hồ sơ kiểm soát chi theo đúng thời gian quy định.
b. Đối với kiểm soát chi thường xuyên
Các đơn vị có quan hệ giao dịch với KBNN để rút tiền, thanh toán các khoản phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị được nhà nước giao theo nội dung chi mở tài khoản tại KBNN gửi hồ sơ ban đầu và hồ sơ thanh toán, tạm ứng ra KBNN.
* Quy trình mở tài khoản và quy trình hồ sơ thủ tục, trình tự xử lý, thời gian xử lý, lưu trữ chứng từ kiểm soát chi thường xuyên:
- Kế toán viên phụ trách tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản tại một cửa có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ mở TK đã đủ điều kiện mở quy định. KTV ký tên vào từng liên chứng từ và chuyển KTT (hoặc người ủy quyền) toàn bộ chứng từ giấy kèm theo hồ sơ liên quan.
- Kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp và các điều kiện đăng ký của hồ sơ, ký và chuyển KTV trình ký duyệt Giám đốc.
- Giám đốc (hoặc người ủy quyền) kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ nếu đủ điều kiện và chứng từ đã có đủ chữ ký của KTV, KTT, Giám đốc thực hiện ký vào các liên của hồ sơ theo quy định.
- Kế toán viên phụ trách đóng dấu và luân chuyển hồ sơ : 01 liên + Hồ sơ liên quan chuyển Kế toán trưởng lưu hồ sơ gốc; 01 liên trả đơn vị; 01 liên lưu kế toán viên phụ trách đơn vị.
Thời gian xem xét, giải quyết đăng ký sử dụng tài khoản (kể cả trường hợp gửi qua cổng thông tin điện tử) là 02 ngày làm việc kể từ ngày KBNN nhận đƣợc hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản đầy đủ, hợp lệ của tổ chức, cá nhân.
*Hồ sơ kiểm soát chi thường xuyên
- Hồ sơ gửi lần đầu: Dự toán năm của cấp có thẩm quyền giao, Hợp đồng mua sắm hàng hóa dịch vụ, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có).
- Hồ sơ thanh toán, tạm ứng: Giấy rút dự toán, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), trường hợp giấy rút dự toán không thể hiện hết nội dung thì đơn vị kê vào bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng. Ngoài ra tùy từng nội dung chi đơn vị gửi kem theo tài liệu, chứng từ như: danh sách những người hưởng lương, Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế (đối với chi lương)... theo quy định tại Thông tư sô 39/2016/TT-BTC.