GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
2.3.2 Kế toán tình hình biến động TSCĐ tại công ty CP Cao Su Hà Nội
Thủ tục bàn giao: Khi công ty muốn nhận bàn giao 1 TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, nhận góp vốn, nhận biếu tặng, viện trợ …thì cần thành lập một hội đồng giao nhận gồm: Đại diện bên giao, bên nhận và một số ủy viên tiến hành lập biên bản giao nhận TSCĐ (lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản), sau đó chuyển cho phòng Tài chính kế toán ghi sổ và lưu. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ.
Thủ tục thanh lý: TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không sử dụng được mà công ty xét thấy không thể sửa chữa được hoặc có thể sữa chữa được nhưng không đem lại hiệu quả kinh tế, hoặc TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật hay không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh mà không thể nhượng bán được.
Khi có TSCĐ thanh lý, đơn vị phải lập hội đồng thanh lý TSCĐ, lập biên bản thanh lý TSCĐ, lập thành 2 bản (1 bản chuyển cho phòng Tài chính kế toán để ghi sổ, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ).
2.3.2.2 Chứng từ sử dụng
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng 2.3.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết:
+ Thẻ TSCĐ
+ Sổ chi tiết các TK 211, 214
+ Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng - Sổ tổng hợp:
+ Sổ cái tài khoản 211, 213 + Sổ Nhật ký chung
+ Bảng cân đối số phát sinh
2.3.2.4 Quy trình hạch toán kế toán TSCĐ Quy trình kế toán chi tiết TSCĐ
Kế toán chi tiết TSCĐ được thực hiện cho từng TSCĐ, từng nhóm, loại TSCĐ và theo nơi sử dụng TSCĐ đó.
*Kế toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận sử dụng
Tại các nơi sử dụng TSCĐ (phòng ban, phân xưởng...) sử dụng sổ tài sản theo nơi sử dụng để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ của đơn vị mình. Mỗi đơn vị mở riêng một sổ ghi rõ tình hình tăng giảm TSCĐ lý do tăng giảm kèm theo các chứng từ có liên quan và phải trình bày theo thứ tư thời gian phát sinh nghiệp vụ.
*Kế toán chi tiết TSCĐ ở bộ phận kế toán
Kế toán sử dụng các số kế toán (thẻ TSCĐ, sổ đăng ký thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết về TSCĐ của doanh nghiệp.
Khi có nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập thẻ TSCĐ theo từng đối tượng ghi TSCĐ, sau đó ghi vào sổ đăng ký
thẻ TSCĐ rồi bảo quản trong hòm thẻ. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế
toán ghi vào sổ TSCĐ phần tăng TSCĐ, hay xác định số khấu hao lũy kế để ghi giảm TSCĐ vào các cột có liên quan trong sổ TSCĐ.
Căn cứ vào số liệu trên các bảng tính và phân bổ khấu hao, nhân viên kế toán tổng hợp số khấu hao hàng năm của từng đối tượng ghi TSCĐ và xác định giá trị
hao mòn lũy kế để ghi vào phần có liên quan trong sổ và thẻ TSCĐ.
Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo dõi cho từng đối tượng hoặc nhóm TSCĐ theo mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành. Thẻ hoặc sổ TSCĐ sau khi lập xong phải được lưu trữ, bảo quản.
* Quy trình kế toán tổng hợp TSCĐ TK sử dụng:
TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Chi tiết như sau:
TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112: Máy móc, thiết bị
TK 2113: Phương tiện vận tải TK 2114: Thiết bị dụng cụ quản lý
TK 2118 : TSCĐ khác
TK 213 -Tài sản cố định vô hình TK 214 - Khấu hao lũy kế TSCĐ TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình
Với quy mô sản xuất kinh doanh và vốn đầu tư lớn, TSCĐ của Tổng công ty khá đa dạng và phức tạp, trong đó TSCĐ hữu hình chiếm tỷ lệ lớn nhất.
-Biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán TSCĐ -Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ -Hóa đơn GTGT -Thẻ TSCĐ - …
Nhật ký chung Sổ chi tiết
TK 211, 213, 214 Sổ cái TK 211, 213, 214
Báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán MISA
Máy vi tính
Tại phòng Tài chính kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ …kế toán lập dữ liệu vào máy vi tính có sử dụng phần mềm kế toán MISA, khi có lệnh chương trình sẽ chạy và
cho phép in các sổ sách cần thiết như sổ chi tiết, sổ cái TK 211 … Trình tự hạch toán TSCĐ tại công ty
Ghi chú:
Căn cứ vào Hợp đồng, Biên bản giao nhận, thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Bảng tính và phân bổ KH tháng trước …Kế toán lập sổ chi tiết, Sổ cái TK 211, 214…Bảng tính và phân bổ hấu hao.