Giải pháp hoàn thiện các mức độ thứ nhất: Xây dựng, củng cố các giá trị hữu hình

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI

3.2. Giải pháp hoàn thiện các mức độ thứ nhất: Xây dựng, củng cố các giá trị hữu hình

3.2.1. kGiải kpháp kvề kkiến ktrúc kcơ ksở khạ ktầng

Điều kchỉnh kkiến ktrúc kvà kcơ ksở khạ ktầng kcủa kCông k kty kphù khợp kvới kbiểu ktượng k kcủa

kCông kty, kphù khợp kvới kmàu ksắc k(màu kxanh klá kvà kxanh kdương kđậm). kKết kquả kkhảo ksát

kcho kthấy kcần kphải kcải kthiện kkiến ktrúc kvà kcơ ksở khạ ktầng knhư ksau:

Thiết kế một cấu trúc thống nhất:

Về văn phòng làm việc: thiết kế chuyên nghiệp, thoải mái, gọn gàng có thể, không gian mở cho khách hàng dễ dàng thu hút khách hàng.

Cấu tạo bên trong đồng nhất: Khi thay đổi cơ sở làm việc cần thiết lập một bộ quy chuẩn về trang trí và các vật phẩm trong phòng làm việc, cụ thể là bàn ghế được đặt ở đâu, vị trí làm việc của Giám đốc bộ phận, kế toán và các bộ phận chăm sóc khách hàng nên được sắp xếp cho đồng nhất theo các công ty thành viên trong hệ thống.

Trang bị cơ sở vật chất: Hệ thống máy móc làm việc hay bị lỗi, hệ thống wifi, hệ thống mạng máy tính, máy in và máy photo thường xuyên lỗi gây ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công việc. Đồng thời, gây ra khó khăn và lãng phí trong quá trình làm việc cần thường xuyên được kiểm tra và định kỳ thay thế, bảo dưỡng.

Bàn họp hiện nay đã được trang bị lại tuy nhiên vẫn chưa đủ chuẩn giữa ghế và bàn ngồi không phù hợp. Ghế ngồi quá thấp sẽ làm ảnh hưởng đến cột sống khi ngồi họp và làm việc.

Kho lưu trữ hồ sơ: Hàng năm, Công ty có một lượng lớn hồ sơ khách hàng cần phải lưu trữ nhưng hiện nay tại kho lưu trữ hồ sơ rất bừa bộn, nhỏ chưa được đầu tư coi trọng. Việc sắp xếp hồ sơ không chuyên nghiệp gây khó khăn không ít cho việc tìm

kiếm hồ sơ, bảo quản hồ sơ. Chính vì vậy, cần áp dụng chung nhất một cách sắp xếp hồ sơ theo tháng theo quý và theo năm một cách cụ thể rõ ràng.

3.2.2. Giải pháp về thiết kế lại hệ thống nhận diện Logo

Logo và hệ quy chuẩn: quy chuẩn các thành phần logo, tỷ lệ đồ họa, tỷ lệ màu sắc, cách sử dụng logo trên các nền khác nhau trong trường hợp đặc biệt bên cạnh các thương hiệu khác. Theo khảo sát cho thấy logo hiện tại đơn điệu và trừu tượng không phù hợp với hình ảnh của Công ty. Muốn thay đổi một logo phù hợp trước hết phải đảm bảo được hình ảnh nhất quán, phù hợp với sản phẩm và thương hiệu của Công ty.

Vì vậy để có một logo hài hòa, Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành đã thu thập lấy ý kiến và ý tưởng của CBCNV hiện nay, khuyến khích các ý tưởng và gửi về cho Phòng hành chính của Công ty tổng hợp, sau đó mô tả lại và tư vấn cho Ban giám đốc để triển khai ý tưởng thiết kế logo.

Nội dung logo: phải thể hiện được giá trị khẩu hiệu “ Nền tảng vững chắc cho mọi khởi đầu” trong logo bởi đây là điều mà Ban giám đốc tự hào và hướng đến, vừa thể hiện được sự hỗ trợ và chia sẻ, gắn kết mỗi CBCNV đối với Tổng Công ty Sonadezi là một mái nhà chung.

Hình thức: Khác với hiện nay, logo có thể thay thế không viết tắt để dễ đọc và gần gũi với các thành viên hơn, giúp họ dễ nhớ, dễ tìm và màu sắc nên nhẹ nhàng gần gũi.

Cách quảng bá: Hiện nay logo đa phần đều có trong các biểu mẫu quy định về công việc, thủ tục, quy trình và quảng bá tới các thành viên và bên ngoài các hoạt động. Việc này có nhiều hạn chế nhất định như thành viên không hiểu ý nghĩa của logo và thấy khó chịu mỗi khi phải mô tả hay nhắc đến logo. Chính vì vậy trong thời gian tới Ban giám đốc nên thiết kế những vật dụng, quà tặng có logo của Công ty và ý nghĩa logo trên sản phẩm để gây ấn tượng mạnh và mức độ phổ biến cao hơn.

3.2.3. Giải pháp về hoàn thiện sinh hoạt Lễ kỉ niệm, lễ nghi và văn hóa

Lễ kỷ niệm thành lập Công ty là một lễ quan trọng nhất của công ty, vì nó đánh dấu các cột mốc hoạt động của Công ty tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại, cần được nâng cao về chất lượng hơn nữa. Lễ kỷ niệm phải thu hút tất cả nhân viên cùng thực hiện thì buổi lễ mới trở nên ý nghĩa hơn. Công ty cần cân nhắc các hình thức kích thích khi công bố trên các phương tiện quảng cáo. Trong thực tế, điều gây chú ý nhất đối với người lao động chính là mức lương, thưởng cao. Xây dựng đội ngũ cán bộ tạo mối quan hệ thân thiện hơn giữa các CBCNV với nhau, tổ chức các hoach động tập thể hay tổ chức đi du lịch vào các dịp lễ cho nhân viên.

Sau 16 năm phát triển Công ty, hiện vẫn chưa có bài hát truyền thống. Đây chính là phần thể hiện niềm tự hào về Công ty, vì vậy cần có một bài hát truyền thống về Công ty. Hiện nay tuy Công ty chưa có bài hát truyền thông nhưng vào thứ 2 đầu tuần CBCNV vẫn được Công ty tổ chức chào cờ sáng để thể hiện niềm tự hào và cũng là

khởi đầu một tuần mới. Tổ chức đa dạng các hoạt động phong trào, phù hợp với khả năng, sở thích và nhu cầu vui chơi giải trí của CBCNV trong Công ty thu hút được sự tham gia của họ và gia đình.

Thể thao thì không nên tập trung vào một hai môn mà cần có sự đa dạng, linh hoạt hơn. Hiện nay tất cả các hoạt động đều do văn phòng Công ty phụ trách, thiết kế và điều tiết. Để phát huy khả năng sáng tạo và năng động của CBCNV, nên chuyển giao bớt một số hoạt động cho các chi nhánh quản lý và đứng ra tổ chức.

Tổ chức tham quan, họp mặt hiện nay không được đánh giá cao do khâu tổ chức thường cập rập, hay thay đổi nội dung, thời gian và chưa chuyên nghiệp nên thường kéo dài. Công ty nên tìm những nhân viên có năng lực trình độ phù hợp để tạo thành một đội ngũ chuyên lên chương trình thiết kế nội dung chi tiết một cách chuyên nghiệp và đồng bộ, sau đó đội ngũ sẽ chuyển giao cách làm và tham khảo ý kiến của các CBCNV để rút kinh nghiệm cho nhưng lần tổ chức sau.

3.2.4. Trang phục công sở

Trang phục công sở là yếu tố quan trọng trong văn hóa vật chất của Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành giúp cho việc quản lý tạo nên tác phong trang nghiêm nâng cao ý thức trách nhiệm trong CBCNV. Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành đã có đồng phục riêng của ngành nhưng chưa có qui định cụ thể cho các trang phục cũng như chức vụ nào thì được sử dụng trang phục nào để phù hợp cũng như để nhận biết các phòng ban khác nhau.

Trang phục lịch sự trang trọng nhưng không kém phần thoải mái và dễ hoạt động, màu sắc trẻ trung phù hợp với mọi lứa tuổi. Thiết kế phù hợp riêng với các bộ phận:

giao dịch khách hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận tác nghiệp đồng phục là váy lịch sự riêng một số bộ phận phải thường xuyên đi công tác hoặc phải làm việc trong các khu nhà ăn thì trang phục thoải mái hơn và có những trang phục đặc dụng cho các CBCNV khi đi lấy mẫu nước thải. Trang phục đồng nhất sẽ mang tính chuyên nghiệp tính nhất quán trong chuẩn nhận diện thương hiệu của Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành khách hàng cảm thấy được tôn trọng khi giao dịch với đội ngũ nhân viên hiện đại lịch sự chuyên nghiệp.

Thông qua kết quả khảo sát của lãnh đạo và CBCNV thì chất liệu vải may trang phục không được tốt vì vậy Công ty nên chọn chất liệu vải may mặc thoáng mồ hôi và không nhăn, co dãn tốt.

3.2.5. Củng cố và làm giàu giá trị truyền thống, thành tích

Trải qua quá trình dài phát triển, Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành đã có những thành tích được ghi nhận và có truyền thống lịch sử lâu đời. Thông qua một số kênh như hình ảnh, báo chí mà các hoạt động được tuyên truyền, giáo dục cho các thế hệ nhân viên Công ty được hiểu rõ. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy hiệu quả quảng cáo không hiệu quả như mong đợi, điều này do kênh truyền thông chưa truyền tải đúng cách, chưa đa dạng và không đến được với CBCNV trong Công ty. Việc củng cố và làm giàu các giá trị truyền thống cũng như quảng bá các thành tích đã đạt được

của Công ty là một việc làm cầm thiết, góp phần gắn kết và giúp tất cả CBCNV tạo thành một khối thống nhất.

+ Đa dạng kênh truyền bá: làm các phóng sự về các hoạt động đặc thù như quỹ tình thương, quà Tết cho người nghèo, các buổi lễ trao tặng học bổng hay sách vở cho các trẻ em nghèo, các đặc san nhân các dịp kỉ niệm, hợp tác với các cơ quan báo đài và

truyền hình, mời họ về ghi hình thuyên truyền.

+ Xây phòng truyền thông: một trong những ý tưởng thực tế có thể nghiên cứu, sưu tầm và tổng hợp các tư liệu, tài liệu, sách, báo,... có liên quan về hoạt động trong những năm qua, lưu lại các câu truyện thấm đượm nghĩa tình, tấm gương vượt khó của cả những nhân viên còn đang công tác và đã nghỉ hưu.

+ Tổ chức các cuộc thi: nhằm tìm hiểu về truyền thống lịch sử, các giá trị văn hóa tổ chức cũng là một giải pháp dễ thực hiện và có tính thực tế cao, bằng cách xây dựng các chủ đề xung quanh văn hóa tổ chức hoặc bằng cách xây dựng các hoạt động thường ngày để tạo không khí thi đua, tìm tòi và nghiên cứu về những giá trị của văn hóa của Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành. Bên cạch đó, mỗi năm Ban giám đốc nên tổ chức các cuộc thi viết cảm nhận của bản thân về Công ty, sự thay đổi của bản thân và ý nghĩa của công việc trong quá trình làm việc tại Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành.

+ Lồng ghép trong các nội dung báo cáo, thuyết trình, đào tạo, tổng kết tăng cường chia sẻ trực tiếp tới CBCNV về những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua và mục tiêu mới.

+ Khảo sát định kỳ để đánh giá thái độ, nhận thức của CBCNV về truyền thống, giá trị cũng là một việc nên làm, biết được những mặt hạn chế còn tồn tại để khác phục và hoàn thiện trong từng thời điểm.

3.2.6. Tăng cường cải thiện kỹ năng ứng xử, giao tiếp - Chuẩn mực khi giao tiếp với khách hàng

Cán bộ nhân viên Công ty Cổ phần Sonadezi Long Thành luôn ứng xử và phụ vụ với khách hàng luôn tận tâm và tận tụy. Luôn thể hiện thái độ tôn trọng, chân thành, hòa nhã với các khách hàng, luôn chú ý tới lời ăn tiếng nói, cách xưng hô và ứng xử với khách hàng. Lắng nghe các ý kiến, đóng góp, ân cần lắng nghe, không cự cãi hay tranh chấp, tranh luận quá đà mà cần từ tốn giải thích, nhẹ nhàng giúp đỡ cho đôi bên thấu hiểu.

Trong quá trình giao tiếp, thực hiện nhiệm vụ được giao cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để lắng nghe, hiểu và quan tâm đúng cách.

Trong quá trình giao dịch phải giúp đỡ khách hàng hiểu thêm về các sản phẩm của Công ty ngoài các sản phẩm đặc trưng ra thì còn các sản phẩm khác với chất lượng tốt nhất.

Khi có khiếu nại về các vấn đề không hài lòng, nhân viên nên tìm hiểu, trao đổi và giải quyết hợp lý có trách nhiệm. Luôn xem trọng và đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết.

- Chuẩn mực khi giao tiếp với đồng nghiệp

Các CBCNV trong Công ty khi gặp nhau hay bất cứ nơi đâu cũng nên chủ động chào hỏi bằng cánh mỉm cười gật đầu để thể hiện sự quan tâm thân thiện. Luôn có thái độ tôn trọng, hòa nhã và chân tình với đông nghiệp. Sẵn sàng giúp đỡ chia sê và chủ động gánh với đồng nghiệp những khó khăn trong công việc, mỗi nhân viên phải luôn tự giác, hết lòng vì công việc, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ và chủ động hỗ trợ, phối hợp nhau hoàn thành tốt công việc được giao.

Luôn lắng nghe và quan tâm đến ý kiến riêng của đồng nghiệp, giữ gìn thông tin riêng và bảo vệ uy tín của đồng nghiệp. Nhận xét và đánh giá đúng đắn thẳng thắn, khách quan, không nói xấu, gây rối loạn đoàn kết nội bộ, gây chia rẽ, bè phái, gièm pha, lợi dụng và phân biệt đối xử với đồng nghiệp.

Luôn chia sẻ thông tin, luôn có tinh thần tích cực phối hợp để thực hiện nhiệm vụ không chỉ của riêng bản thân mà còn những công việc chung của tập thể, không đùn đẩy, trốn tránh khi có sai sót.

- Chuẩn mực trong cuộc họp

Tham gia buổi họp đúng giờ, phải xem trước nội dung, vấn đề sẽ được đề cập chia sẽ trong cuộc họp.

Trong cuộc họp phải lắng nghe, tập trung và tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến, tiếp thu và phản biện trên tinh thần đống góp, tôn trọng và chung tay cung nhau xây dựng để cùng phát triển theo mục tiêu đã đặt ra.

Trong giao tiếp điện thoại, nên diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu, đầy đủ, không dùng từ khó hiểu, ám chỉ, không dùng điện thoại vào việc riêng.

Khi tắt máy cần đặt nhẹ nhàng, không quá mạnh, gây nên hư hỏng điện thoại hoặc thiếu tôn trọng đối với người nghe.