CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
2.3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc
2.3.2. Thực trạng tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thông tin và hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận thông tin về đối tượng kế toán vào các bản chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho Trung tâm y tế huyện Ngọc lặc được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, áp dụng từ ngày 01/01/2018. Thông tư này thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và thông tư số 185/2010/TT-BTC. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực
tế ở Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán.
Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Dù quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.2 dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ của Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, áp dụng từ ngày 01/01/2018 chứng từ được sử dụng tại Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc khoảng 28-35 chứng từ (trong đó chứng từ về lao động tiền lương sử dụng khoảng 7-8, chứng từ về vật tư khoảng 3-4, chứng từ về tiền tệ khoảng 6-7, chứng từ về tài sản cố định khoảng 4-5, chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác khoảng 10-11).
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Trung tâm y tế đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở bộ phận kế toán của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi
sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản
chứng từ kế toán
khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhận thuốc văcxin, thu tiền thực hiện dịch viêm phòng, tiền tạm ứng viện phí của bệnh nhân hay thanh toán tiền trực, tiền phẫu thuật, thủ thuật cho bác sỹ, nhân viên y tế Trung tâm đã tự xây dựng một số chứng từ kế toán hoặc bổ sung một số chỉ tiêu trên chứng từ như: Phiếu nộp tiền tạm ứng, Phiếu nộp tiền viện phí, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân, Phiếu kê khai làm thêm giờ, Bảng kê thanh toán tiền thủ thuật, ....
Ngoài ra, kết quả khảo sát cũng cho thấy Trung tâm y tế huyện ngọc lặc đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán và đã áp dụng phần mềm kế toán Misa do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh ngoại trú, Báo cáo chi tiết tiền thu dịch vụ tiêm chủng, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú,… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Thủ trưởng ký duyệt.
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh tại Trung tâm tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi còn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN,… không được phát hiện kịp thời.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của đơn vị. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu tại Trung tâm là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện tại Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc đều đã thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Kết quả khảo sát thực tế tại trung tâm y tế huyện Ngọc lặc cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán đơn vị được khảo sát đều do bộ phận kế toán đảm nhận
(1) Khi Bệnh nhân đến khám bệnh sẽ trực tiếp đến phòng khám để bác sĩ chỉ định các loại dịch vụ khám bệnh sau đó sẽ chuyển sang bộ phận kế toán thu tiền viện phí bệnh nhân, Kế toán thu viện phí sẽ thu tiền trực tiếp của bệnh nhân trên biên lai thu phí, lệ phí và lập 3 liên Biên lai thu tiền phí, lệ phí và thu tiền, đóng dấu
“Đã thu tiền”. Các liên chứng từ được xử lý như sau: 1 liên Biên lai thu tiền phí, lệ phí lưu; 1 liên Biên lai thu tiền phí, lệ phí trả lại cho bệnh nhân và 1 liên Phiếu nộp tiền viện phí kế toán lưu để quyết toán thuế với thuế. Cuối ngày, Kế toán thu viện phí tổng hợp số tiền thanh toán viện phí của bệnh nhân và in Báo cáo tổng hợp tiền viện phí hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân (được lập trên bảng Excel) gửi cho Kế toán tiền mặt/thanh toán.
(2) Hàng ngày, căn cứ vào Báo cáo tổng hợp tiền thu viện phí hoặc Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân, Kế toán tiền mặt/thanh toán lập 1 liên Phiếu thu và ghi sổ kế toán có liên quan.
(3) Căn cứ vào Phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và ghi vào Sổ quỹ.
(4) Cuối ngày hoặc định kỳ, kế toán và Thủ quỹ kiểm tra và đối chiếu số liệu.
Như vậy, qua khảo sát cho thấy bộ phận thu viện phí không có phần mềm kế toán thu mà chỉ theo dõi thu trên Excel còn bộ phận kế toán tổng hợp ở Trung tâm mới sử dụng phần mềm kế toán nên cuối ngày kế toán phải in các bảng chi tiết ra giấy để nhập lại dữ liệu vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc làm trên cho thấy sự thiếu liên kết làm tăng khối lượng công việc của nhân viên trong bộ máy đồng thời hạn chế sự kiểm tra, giám sát kịp thời giữa các bộ phận.
Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, Trung tâm y tế huyện Ngọc lặc đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, Trung tâm đã xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp.
Như vậy, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Trung tâm y tế huyện
Ngọc lặc đã góp phần quan trọng vào việc kiểm soát thu - chi trong đơn vị, qua đó tăng cường công tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, Trung tâm đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.