CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN NGỌC LẶC
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại Trung tâm y tế huyện Ngọc lặc
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Thông qua việc khảo sát tình hình sử dụng các loại phần mềm kế toán, thông tin trung tâm; từ việc đánh giá một số hạn chế trong công tác quản lý tài chính của trung tâm và tham khảo một số giải pháp ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính trong trung tâm, tác giả đề xuất mô hình quản lý tài chính tại trung tâm như sau:
Hình 3.1 - Mô hình đề xuất cho công tác quản lý tài chính tại Trung tâm
Chú thích: Quan hệ trực tiếp
Liên hệ bằng chương trình
Trong mô hình trên Hình 3.3, chức năng, nhiệm vụ và sản phẩm của mỗi bộ phận (có thể gọi là khâu hoặc đối tượng) có thể xác định như sau:
- Bộ phận Tiếp nhận: Lập hồ sơ bệnh nhân bao gồm các thông tin: thông tin cá nhân, tình trạng bệnh nhân, loại hình bảo hiểm (nếu có), các vấn đề khác có liên quan…; Kết thúc quá trình tiếp nhận, chuyển hồ sơ về bộ phận Khám bệnh; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến tình hình bệnh nhân phục vụ theo dõi, tổng hợp;
hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận Khám bệnh: Nhận hồ sơ từ Bộ phận khám bệnh (thông qua hệ thống chương trình); Đề xuất các xét nghiệm cần thiết (nếu có); Đề xuất hình thức điều trị (qua việc khám bệnh hoặc thông qua các kết quả xét nghiệm nhận lại từ Bộ phận
Xét nghiệm), chuyển hồ sơ về Bộ phận Điều trị; Đề xuất cấp thuốc (đến Bộ phận Dược); Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc khám chữa bệnh phục vụ theo dõi, tổng hợp; hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận Cấp cứu: Lập phiếu cho bệnh nhân (các thông tin cá nhân, tình trạng bệnh nhân, loại hình bảo hiểm nếu có, các thông tin liên quan khác…); Xác nhận các xét nghiệm, điều trị, thuốc sử dụng, vật tư sử dụng; Gửi hồ sơ liên quan của bệnh nhân sang Bộ phận Kế toán để tính toán viện phí và thanh toán; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến tình hình bệnh nhân cấp cứu phục vụ theo dõi, tổng hợp;
hoặc lập báo cáo phục vụ xây dựng kế hoạch…
- Bộ phận Xét nghiệm: Thực hiện các xét nghiệm theo đề xuất của Bộ phận khám bệnh (thông qua hệ thống chương trình); Tổng hợp và gửi lại các kết quả xét nghiệm cho Bộ phận khám bệnh; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc xét nghiệm phục vụ theo dõi, tổng hợp; hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận Điều trị: Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Khám bệnh, bổ sung hồ sơ các thông tin cần thiết (phòng bệnh, giường bệnh…); Xác nhận các thông tin điều trị vào hồ sơ (sử dụng vật tư, thiết bị y tế, sử dụng thuốc, phẫu thuật…); Xác nhận xuất viện và chuyển hồ sơ về Bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán viện phí; Đề xuất các công việc liên quan đến việc điều trị bệnh nhân gửi các Bộ phận liên quan (Dược, vật tư, thiết bị…); Có thể xuất các báo cáo liên quan đến việc điều trị bệnh nhân phục vụ theo dõi, tổng hợp; hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận Dược: Nhận yêu cầu từ Bộ phận Khám bệnh hoặc Bộ phận Điều trị;
Xác nhận các loại thuốc đã sử dụng vào hồ sơ bệnh nhân (chủng loại, số lượng…) và chuyển lại Bộ phận tương ứng; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến quản lý dược phục vụ theo dõi, tổng hợp; hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận quản lý Vật tư, thiết bị y tế: Nhận yêu cầu về vật tư, thiết bị y tế từ bộ phận Điều trị; Xác nhận các loại vật tư, thiết bị đã cấp vào hồ sơ bệnh nhân (chủng loại, số lượng…) và chuyển lại Bộ phận tương ứng; Có thể xuất các báo cáo
liên quan đến quản lý vật tư, thiết bị y tế phục vụ theo dõi, tổng hợp; hoặc phục vụ lập kế hoạch khám, chữa bệnh…
- Bộ phận Tổ chức, Nhân sự: Thực hiện các công tác quản lý nhân sự (chấm công, tổng hợp lịch phân trực từ các khoa, xác nhận các chế độ được hưởng…); Gửi Bộ phận kế toán để tính lương cho cán bộ, công nhân viên; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến quản lý nhân sự của bệnh viện phục vụ theo dõi, tổng hợp…
- Bộ phận Tài chính Kế toán: Tiếp nhận hồ sơ từ các bộ phận như Bộ phận khám bệnh, Bộ phận Điều trị hoặc Bộ phận Nhân sự; Tính toán viện phí cho bệnh nhân trên cơ sở hồ sơ của bệnh nhân và thu viện phí; Tính toán lương cho cán bộ, công nhân viên và phát lương; Có thể xuất các báo cáo liên quan đến tình hình quản lý tài chính của bệnh viện phục vụ theo dõi, tổng hợp; báo cáo theo các quy định về tài chính…
- Bộ phận Kế hoạch: Tiếp nhận báo cáo, thống kê từ các Bộ phận khác, tham khảo để xây dựng kế hoạch hoạt động.