CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
2.3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm y tế huyện Ngọc Lặc
2.3.4. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay, theo chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị HCSN theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài Chính, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong bốn hình thức kế toán là Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc
điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phù hợp. Tại Trung tâm y tế huyện ngọc Lặc đang áp dụng thống nhất hình thức kế toán Nhật ký chung và đã thực hiện tin học hóa trong công tác kế toán. Đơn vị hiện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp, phần mềm kế toán có tên “MISA Mimosa.Net” do Công ty Misa cung cấp và đã được Giám đốc Sở Y tế đồng ý. Tại Trung tâm một số nội dung về vận dụng hệ thống sổ kế toán như sau:
Căn cứ vào các chứng kế toán đã thu nhận và hạch toán ban đầu theo từng bộ phận nghiệp vụ, kế toán theo sự phân công, phân nhiệm thực hiện ghi chép vào hệ thống sổ kế toán. Ở Trung tâm hiện nay công tác ghi sổ kế toán theo từng bộ phận kế toán và được phân công cho từng nhân viên kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường được mở theo chế độ kế toán quy định như Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ kho; Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, Sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt động. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuốc văcxin hay thuốc sử dụng cho các bệnh nhân ,... Trung tâm đã tự xây dựng một số sổ kế toán chi tiết như Sổ quản lý văcxin, Sổ tổng hợp y lệnh cho từng bệnh nhân,....
Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển, sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng tay.
Tại Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc hiện cũng đang sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm phần mềm nhập xuất thuốc, hóa chất, phần mềm kế toán tổng hợp. Thông thường kế toán thu viện phí sẽ thu trực tiếp bằng biên lai thu phí lệ
phí, sau đó cuối ngày sẽ cập nhật số liệu thu viện phí vào bảng Excel. Sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tiến hành tổng hợp số liệu báo cáo với kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp nhập lại toàn bộ số liệu trên và các nghiệp vụ kinh tế tài chính khác phát sinh trong Trung tâm vào phần mềm kế toán tổng hợp. Việc thực hiện thu tiền không có phần mềm thu tiền như vậy sẽ thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin kế toán đã làm tăng khối lượng công việc kế toán, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời gây khó khăn cho hoạt động quản lý của Trung tâm và hoạt động kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng.
2.3.5. Thực trạng tổ chức lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và công khai tài chính của Trung tâm
Báo cáo kế toán là công cụ hết sức quan trọng để giúp Thủ trưởng các đơn vị lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động của đơn vị. Theo quy định chế độ kế toán, cuối niên độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các bệnh viện, trung tâm công lập đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan nhà nước theo qui định. Hệ thống báo cáo kế toán ở Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc hiện nay được xây dựng trên cơ sở quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài Chính
Qua khảo sát thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính đối với Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc được thực hiện chủ yếu vào cuối năm mà chưa thực hiện lập báo cáo tài chính hàng quí theo qui định. Các phần mềm kế toán ứng dụng tại đơn vị đã cho phép việc lập hầu hết các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, việc lập các báo cáo này chỉ cần thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện song việc xử lý dữ liệu điều chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo tài chính được lập ở Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản;
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng;
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động;
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo hình thức rút dự toán tại KBNN;
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước;
- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi;
- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang (chỉ được lập ở các bệnh viện công lập của tỉnh);
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Cuối năm kế toán Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc lập các Báo cáo tài chính, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó nộp cho Sở Y tế chậm nhất vào cuối tháng 4 của năm sau.
Như vậy, nhìn chung công tác lập Báo cáo tài chính của Trung tâm y tế Huyện Ngọc Lặc về cơ bản đều chấp hành đúng quy định về chế độ lập báo cáo, đảm bảo đúng nội dung, phương pháp lập, biểu mẫu,… nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thẩm định quyết toán hàng năm theo đúng quy định của Nhà nước góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư, nguồn kinh phí của đơn vị.
Hàng năm, cơ quan cấp trên mà cụ thể là Sở Y Tế và Sở Tài Chính của tỉnh Thanh hoá sẽ cử chuyên viên về đơn vị để thực hiện xét duyệt quyết toán theo quy định đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp...
Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng quan tâm. Thông qua báo cáo tài chính sẽ trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình thu, chi của đơn vị. Trên thực tế hiện nay đơn vị chỉ mới tập trung cho việc lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của đơn vị
chủ quản. Thông tin được cung cấp trên hệ thống báo cáo kế toán hiện tại của đơn vị bao gồm hai loại thông tin: Thông tin thuộc lĩnh vực kế toán tài chính như tài sản, nợ phải trả, thu nhập, chi phí…; Thông tin thuộc lĩnh vực kế toán quản trị như đối chiếu giữa thực hiện và dự toán. Tuy nhiên, thông tin được cung cấp tại đơn vị chủ yếu để cung cấp cho các nhà quản lý cấp trên chứ chưa nhằm mục đích quản trị tại đơn vị, chưa đi sâu vào thuyết minh, phân tích tình hình sử dụng kinh phí, tình hình thu chi của đơn vị. Điều này đã gây bất lợi và ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoạch định chính sách và ra quyết định của ban giám đốc.
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác lập báo cáo tài chính của đơn vị còn một số hạn chế cần khắc phục như chưa thật sự chú trọng và đầu tư công sức cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán. Hơn nữa, với những tồn tại trong công tác vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán nêu trên dẫn đến việc cung cấp số liệu cho hệ thống báo cáo kế toán ở bệnh viện còn hạn chế. Mặc dù các báo cáo được lập theo mẫu quy định, đúng, đủ về số lượng, tuy nhiên, việc chưa quan tâm đến mặt chất lượng báo cáo đã ảnh hưởng đến công tác quản lý điều hành hoạt động của Trung tâm.
Về công khai tài chính
Hàng năm Trung tâm đã thực hiện công tác công khai tài chính theo quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15/6/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc thực hiện công khai tài chính, Trung tâm y tế huyện ngọc lặc đã thực hiện tại hội nghị giao ban cán bộ chủ chốt và hội nghị cán bộ viên chức hàng năm. Tuy nhiên việc thực hiện công khai tài chính còn nặng tính hình thức, chưa thực sự mang lại hiệu quả thiết thực, các chỉ tiêu số liệu công khai còn chung chung, chưa cụ thế đến từng hoạt động.
Việc thực hiện công tác công khai tài chính với sự hỗ trợ đắc lực của công cụ kế toán trong việc ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, kết quả hoạt động sử dụng kinh phí của đơn vị đã góp phần đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề công bố thông tin, tuân thủ pháp luật, không vụ lợi;
Phần nào tạo được lòng tin, tinh thần đoàn kết và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ viên chức và người lao động trong việc sử dụng nguồn tài chính trong đơn vị; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, phục vụ nhiệm vụ được giao ngày càng có hiệu quả.