2.2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2.5. QRQC (Quick Response Quality Control) – Phản hồi nhanh sự cố chất lượng
QRQC được áp dụng khi các sự cố nhỏ, dễ kiểm soát hoặc đã từng xảy ra. Áp dụng hiệu quả khi đưa ra các hành động ngăn chặn tạm thời; nhìn thấy được vấn đề một cách thực tế; ngăn chặn lỗi phát sinh thêm. Có thể nói, QRQC là một cách vận dụng hợp lý cho phương pháp Gemba: xuống hiện trường, nhìn thấy hiện vật và quan sát hiện trạng.
QRQC bao gồm các hoạt động như mô tả vấn đề, phương hướng xử lý tạm thời, được thực hiện bởi chính người nhân viên thực hiện, vận hành. Còn các cấp quản lý, kỹ sư, kỹ thuật viên chịu trách nhiệm phân tích và giải quyết vấn đề.
Tín hiệu để tiến hành cuộc họp QRQC có thể do thiếu các tài liệu hướng dẫn, dụng cụ, trang thiết bị làm việc, vi phạm các nguyên tắc cần tuân thủ khi làm việc, quy trình thiếu sót hoặc sai quy trình, thông tin chưa rõ ràng có thể dẫn đến sai hỏng. Đặc biệt là được sử dụng kết hợp với nguyên tắc 3-5-10. Nguyên tắc này được phát triển dựa theo tần suất xuất hiện lỗi: cứ 3 lỗi phát sinh liên tiếp trên cùng một vị trí, hoặc 5 lỗi phát sinh trong 1 giờ làm việc hoặc 10 lỗi phát sinh trong 1 ca làm việc 8 tiếng. Khi vi phạm nguyên tắc này, công nhân sẽ tiến hành dừng chuyền và họp QRQC.
Khi thực hiện quá trình điều tra, Giám sát sản xuất có trách nhiệm kết hợp với các kỹ thuật viên để thu thập dữ liệu càng nhiều càng tốt. Đặt ra nhiều câu hỏi cho nhân viên vận hành, nhân viên kiểm tra và bất kỳ ai có khả năng hỗ trợ quá trình điều tra. Không nên đưa ra các giả thiết để giải quyết vấn đề, cần phải nêu rõ sự khác biệt và chênh lệch giữa hiện trạng và tiêu chuẩn.
2.2.6. 8D Report - Báo cáo 8D
Báo cáo 8D là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc phân tích những vấn đề mang tính chất phức tạp và cần một đội ngũ chuyên gia để tham gia vào quá trình.
8D được viết tắt cho 8 Disciplines, có nghĩa là tuân theo 8 nguyên tắc chủ chốt. Mỗi nguyên tắc đều có một ý nghĩa và tầm quan trọng nhất định.
❖ D1: Mô tả vấn đề
Ở nguyên tắc này, phương hướng thực hiện dựa tên 5W&2H
Chương 2: Phương pháp luận và cơ sở lý thuyết
− What (cái gì) – báo cáo này nhắc đến vấn đề gì, đã xảy ra như thế nào. Ví dụ như xảy ra ở chi tiết nào, bị lỗi gì
− When (khi nào) – vấn đề xảy ra khi nào và được phát hiện ở thời điểm nào
− Where (ở đâu) – vấn đề xảy ra ở đâu
− Who (ai) – ai là người bị tác động bởi vấn đề, ai là người phát hiện ra vấn đề, ai là người thực hiện quy trình và ai là người quản lý quy trình.
− Why (tại sao) – có sự chênh lệch gì để tạo nên vấn đề, tiêu chuẩn và thực tế khác biệt như thế nào
− How frequent (tần suất) – tần suất hay còn gọi là tỉ lệ lỗi là bao nhiêu, đã xảy ra bao giờ chưa
− How much/how many (bao nhiêu) – số lượng ảnh hưởng nhiều hay ít, mức độ ảnh hưởng nặng hay nhẹ
❖ D2: Thành lập đội nhóm
Mỗi vấn đề sẽ có độ khó khác nhau, cũng như phát sinh khía cạnh mới. Vì vậy, đội nhóm sẽ là cần thiết để có thể giải quyết được vấn đề một cách triệt để.
Khi thành lập đội nhóm cần quan tâm đến một số yếu tố sau:
- Có sự tham gia của những người xây dựng quy trình, quản lý quy trình, những người thực hiện quy trình, nhân viên giám sát, chuyên gia trong lĩnh vực phân tích vấn đề và chuyên gia trong lĩnh vực kỹ thuật, thiết kế (nếu vấn đề có liên quan)
- Khi giải quyết vấn đề cần có cách nhìn nhận khách quan
- Dựa trên tinh thần đưa ra giải pháp thay vì chỉ trích sai sót. Việc chỉ trích không mang lại lợi ích giải quyết vấn đề mà gây nên các căng thẳng và xung đột nội bộ, giảm tính liên kết và hỗ trợ lẫn nhau
- Không nên phê phán ý tưởng của các thành viên vì sẽ làm các thành viên khác e dè khi đưa ra ý tưởng. Thay vào đó là khen ngợi và hỏi thêm ý kiến của các thành viên khác - Thu thập càng nhiều dữ liệu và ý kiến càng làm cho vấn đề được phơi bày
❖ D3: Hành động ngăn chặn tạm thời
Khi vấn đề xảy ra thì những hành động phản ứng tức thời là thực sự cần thiết để ngăn chặn lỗi không xảy ra hoặc giảm thiểu nguy cơ phát sinh sai hỏng.
Những hành động tạm thời thường được sử dụng như:
- Cách ly, hủy bỏ lô hàng
Chương 2: Phương pháp luận và cơ sở lý thuyết
- Kiểm tra lại toàn bộ chất lượng lô hàng đang trên chuyền và hàng tồn kho - Ban hành Cảnh báo chất lượng (Quality Alert) để nhắc nhở về vấn đề phát sinh - Cập nhật tài liệu hướng dẫn
- Đào tạo lại nhân viên về những yêu cầu cần phải thực hiện - Chuyển qua sản phẩm khác để tránh dừng hoạt động sản xuất
- Thay đổi máy móc, dụng cụ, nhân viên vận hành hay thay thế bằng lô nguyên vật liệu khác nếu như chuẩn đoán lỗi do vật tư gây nên
- Thông báo đến nhà cung cấp để tái kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất hàng
- Thông báo đến khách hàng nếu sự cố liên quan đến khách hàng như việc thiết kế hay hàng lỗi bị bỏ sót; Thu hồi lô hàng bị lỗi.
❖ D4: Điều tra nguyên nhân gốc rễ
Giai đoạn này phát triển dựa trên 3 nguyên tắc nhánh:
- Mô tả quá trình hình thành và phát sinh vấn đề. Càng mô tả chi tiết về dòng chảy quá trình sẽ càng dễ dàng hiểu rõ được nguyên nhân phát sinh vấn đề. Khoanh tròn hoặc tô màu cho những vị trí phát sinh vấn đề, những vị trí có khả năng phát hiện được vấn đề và những vị trí phát hiện.
- Thực hiện phương pháp 5M bao gồm:
o Man (con người): những yếu tố do con người có khả năng gây ra sai hỏng. Ví dụ như: kỹ năng công nhân, tuân thủ quy trình, tay nghề, khả năng giám sát o Machine (máy móc): những yếu tố nào do máy móc, dụng cụ ảnh hưởng đến
chất lượng sản phẩm. Ví dụ như: không ổn định, hỏng hóc, sai thiết bị
o Material (nguyên vật liệu): xem xét yếu tố vật tư tác động đến sản phẩm như:
sai loại vật tư, sai tiêu chuẩn, hỏng hóc, …
o Method (phương pháp): được xem xét nhiều trong quá trình phân tích nguyên nhân hỏng hóc. Như những trường hợp thao tác gây lỗi, cài đặt chương trình/thông số sai, quy trình làm việc thiếu sót
o Measurement (đo lường): quá trình kiểm soát có đánh giá và ngăn chặn được lỗi hay không. Ví dụ như số lượng mẫu kiểm tra đã phù hợp so với tỉ lệ lỗi hay chưa, đã có thiết bị hỗ trợ kiểm tra sai hỏng chưa
- Áp dụng phương pháp 5Why bằng cách đặt ra câu hỏi cho mỗi vấn đề được phát hiện ở 5M.
Chương 2: Phương pháp luận và cơ sở lý thuyết
o Bao gồm 3 hướng đặt câu hỏi: tại sao lại xảy ra lỗi, tại sao lại không phát hiện được vấn đề và tại sao lại không ngăn ngừa được lỗi ngay từ đầu.
o Câu trả lời cần được chuyển sang dạng câu hỏi mở để tránh trường hợp đáp án đã được hình thành sẵn hoặc câu trả lời đưa ra quá sớm.
o Càng có nhiều người tham gia vào quá trình đặt câu hỏi thì càng dễ tìm thấy được nguyên nhân gốc rễ.
o Không nhất thiết phải tìm đủ 5 why mà có thể từ 3 lần trở lên.
o Không nên áp đặt ý chí chủ quan cho mỗi câu trả lời mà hãy dùng câu hỏi ngược Ví dụ một trường hợp 5 why:
Chương 2: Phương pháp luận và cơ sở lý thuyết
Thiếu linh kiện
Máy không cắm
linh kiện Cài đặt sai chương trình
Tự cài chương trình theo kinh
nghiệm
Theo chỉ dẫn của người cũ
Bỏ sót quá trình
kiểm tra Chỉ kiểm tra 1
trong 2 quá trình Quy trình hướng dẫn chưa cụ thể
FMEA liệt kê bỏ sót dạng lỗi
Quá trình thành lập FMEA không
phát hiện
Lỗi lần đầu phát sinh
Hình 2.4: Ví dụ minh họa về việc áp dụng phương pháp 5Why để giải quyết lỗi "Thiếu linh kiện"
Tại sao không phát hiện ra?
Tại sao lỗi phát sinh?
Tại sao không ngăn ngừa được
Cài đặt sai chương trình sẽ làm máy không cắnm
được linh kiện?
Tự cài chương trình theo kinh nghiệm sẽ cài đặt
sai chương trình?
Theo chỉ dẫn người cũ gây nên việc tự cài chương trình theo kinh
nghiệm
Quá trình thành lập FMEA không phát hiện
gây nên FMEA bỏ sót dạng lỗi
Lỗi lần đầu phát sinh nên quá trình thành lập FMEA không phát hiện
Chương 2: Phương pháp luận và cơ sở lý thuyết
❖ D5: Ban hành các hành động khắc phục, sửa chữa
Sau khi điều tra ra được các nguyên nhân bao gồm phát sinh lỗi, bỏ sót lỗi và lỗi hệ thống thì cần đề ra các hành động khắc phục tương ứng.
Các hành động cần được liệt kê rõ người thực hiện, thời gian thực hiện
❖ D6: Đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục
Sau thời hạn thực hiện hành động khắc phục, cần tổ chức cuộc họp để đánh giá hiệu quả, thu thập dữ liệu hoàn thành báo cáo.
Chỉ tiêu để đánh giá hành động có thể bao gồm:
- Tỉ lệ lỗi sau khi thực hiện
- Các tài liệu, biểu mẫu, quy trình sau khi chỉnh sửa - Các lỗi thiết kế được khắc phục
❖ D7: Ban hành các hành động ngăn ngừa
Nhân rộng, áp dụng cho những sản phẩm có khả năng xảy ra sai hỏng tương tự sản phẩm đang gặp vấn đề
❖ D8: Khen ngợi
Sau khi dự án hoàn thành với kết quả như mong muốn, các cấp lãnh đạo công ty cần thể hiện sự khen thưởng cho nhóm có thể thông qua:
- Tuyên dương trước tập thể
- Bằng khen (nếu dự án mang lại lợi ích đáng kể) - Phần thưởng khích lệ: quà, du lịch, khóa đào tạo, …