Bằng cách tham khảo cách tiếp cận giải quyết vấn đề và phát triển hệ thống thông tin của tác giả Nguyễn (2010), tác giả xây dựng khung sườn cho quy trình thực hiện như trình bày trong hình bên dưới. Ngoài ra, các lý thuyết trong chương 2 sẽ được sử dụng để bổ sung cho quy trình thực hiện. Các bước cụ thể của quy trình như sau:
Điều tra mức độ hỗ trợ của công cụ CNTT cho quá trình chuyển giao tri thức. Sử dụng bảng câu hỏi khảo sát định lượng. Thu thập số liệu, xử lý và trình bày theo phương pháp thống kê mô tả. Rút ra yếu tố cần được cải thiện ngay.
Phỏng vấn sâu các nhân viên phòng IT để lấy ý kiến đánh giá về những điều bất cập hiện tại. Kết hợp với kết quả của bước trên để đưa ra danh sách những điều cần cải thiện.
Dựa trên danh sách những điều cần cải thiện, đề xuất một số công cụ có tiềm năng giúp giải quyết vấn đề. Đi đến quyết định lựa chọn kho tri thức.
Tiến hành lựa chọn phần mềm thích hợp nhất để thiết kế và xây dựng kho tri thức.
Triển khai ở bộ phận IT bằng cách giới thiệu và hướng dẫn nhân viên IT làm quen và sử dụng công cụ mới này.
So sánh hoạt động chuyển giao tri thức tại bộ phận IT trước và sau khi thí điểm.
So sánh hoạt động chuyển giao tri thức của bộ phận IT với một dự án khác trong công ty. Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận IT sau thí điểm.
Kết luận về các thuận lợi, khó khăn và đưa ra kiến nghị để giải quyết khó khăn.
Gửi bảng câu hỏi khảo sát tới nhân viên trong cty
Thống kê mô tả
Điều tra hiện trạng sử dụng công cụ CNTT cho quá trình chuyển giao tri
thức
Đề xuất một số công cụ chuyển giao tri thức Xác định yếu tố
cần được cải thiện
Triển khai thí điểm công cụ tại phòng
IT
Đánh giá mức độ của hoạt động chuyển giao tri thức và đánh giá hiệu quả hoạt động
của bộ phận IT
Kết luận Kiến nghị Phương pháp định tính:
phỏng vấn nhân viên phòng IT
Cơ sở lý thuyết: tri thức, QLTT, chuyển giao tri
thức
Đánh giá và lựa chọn công cụ chuyển giao tri
thức
Đánh giá và lựa chọn phần mềm hiện thực
công cụ
Sử dụng số liệu thứ cấp từ báo cáo của cty
Phỏng vấn nhân viên IT, nhân viên dự án
Tài liệu hướng dẫn thực hành của APO
Tài liệu kỹ thuật Ý kiến của trưởng
phòng IT
Tài liệu về tiêu chuẩn thiết kế của APO Ý kiến của trưởng phòng IT
Hình 3-1: Quy trình thực hiện
3.2 Đối tượng tham gia
Khóa luận này tiến hành một cuộc khảo sát định lượng và hai cuộc phỏng vấn định tính.
Cuộc khảo sát định lượng được thực hiện để điều tra mức độ ảnh hưởng của yếu tố CNTT lên hoạt động chuyển giao tri thức trên quy mô toàn công ty. Đối tượng tham gia của cuộc khảo sát định lượng là những nhân viên của các dự án ở công ty ELCA Việt Nam.
Tổng số nhân viên tham gia cuộc khảo sát trực tuyến là 43 người.
Cuộc phỏng vấn định tính đầu tiên được thực hiện để thu thập ý kiến đánh giá của nhân viên IT về mức độ chuyển giao tri thức trong phòng IT sau khoảng thời gian một tháng sử dụng kho tri thức. Đối tượng tham gia gồm có ba nhân viên IT.
Cuộc phỏng vấn định tính thứ hai được thực hiện để thu thập ý kiến đánh giá của nhân viên dự án X (tên cụ thể của dự án không được nêu ra vì lí do bảo mật thông tin cho công ty) về mức độ chuyển giao tri thức trong dự án X. Đối tượng tham gia của các cuộc khảo sát định tính này là bốn nhân viên của dự án X.
3.3 Phương pháp thu thập thông tin
Thông tin của cuộc khảo sát định lượng được thu thập thông qua việc phát bảng câu hỏi khảo sát trực tuyến cho nhân viên. Bảng câu hỏi được soạn thảo bằng công cụ Google Form được tích hợp sẵn trên website Google.com. Bảng câu hỏi được gửi đến nhân viên thông qua hệ thống thư điện tử nội bộ của công ty.
Thông tin của cuộc khảo sát định lượng được thu thập qua việc phỏng vấn sâu các đối tượng của cuộc khảo sát. Tác giả tiến hành soạn thảo bảng câu hỏi phỏng vấn bằng phần mềm Microsoft Word 2013. Tác giả tiến hành phỏng vấn sâu các đối tượng phỏng vấn tại phòng họp của công ty vào những giờ nghỉ trưa hay cuối ngày làm việc. Những thắc mắc của người được phỏng vấn sẽ được tác giả giải đáp ngay lúc tiến hành phỏng vấn
để giúp người được phỏng vấn hiểu các câu hỏi một cách rõ ràng nhất. Cuối cùng là nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ những báo cáo, số liệu nội bộ của công ty.
3.4 Thang đo mức độ hỗ trợ của yếu tố CNTT
Đề tài khóa luận này tham khảo mô hình lí thuyết và thang đo về các các yếu tố công cụ CNTT từ luận án tiến sĩ của tác giả Pham (2008). Thang đo cho các khái niệm là thang đo đa biến Likert 5 điểm, với 1: hoàn toàn không đồng ý và 5: hoàn toàn đồng ý. Sau khi điều chỉnh và dịch sang tiếng Việt, thang đo các yếu tố CNTT được sử dụng trong khóa luận này sẽ bao gồm bốn thành phần sau đây.
Tính dễ sử dụng: là mức độ thoải mái, tiện lợi và không tốn nhiều sức lực mà người dùng cảm nhận được khi sử dụng công cụ CNTT để chuyển giao tri thức.
Tính hữu dụng: là khả năng đáp ứng được những nhu cầu mà người dùng mong đợi khi sử dụng những công cụ CNTT cho việc chuyển giao tri thức.
Các công cụ CNTT sẵn có: là những công cụ CNTT đã và đang được sử dụng tại công ty nhằm phục vụ cho việc chuyển giao tri thức.
Tần suất sử dụng: là mức độ thường xuyên của người dùng trong việc sử dụng công cụ CNTT vào các hoạt động chuyển giao tri thức trong công ty.
Bảng 3-1: Thang đo các yếu tố về công cụ CNTT
Yếu tố CNTT Nguồn
Tính dễ sử dụng
1 Các công cụ CNTT có cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng cụ thể, rõ ràng
(Money & Turner, 2005)
2 Việc tương tác với công cụ CNTT không tốn quá nhiều sức lực 3 Dễ dàng quản lý việc sử dụng của các công cụ CNTT sẵn có
4 Nhìn chung, mọi người cảm thấy dễ dàng khi sử dụng các công cụ CNTT sẵn có
Tính hữu dụng
5 Gia tăng không gian lưu trữ của kho tri thức
(Pham, 2008) 6 Gia tăng tổng lượng tri thức được truyền tải
7 Gia tăng tốc độ trao đổi thông tin
8 Gia tăng khả năng truy cập thông tin ở mức độ đa dạng và chuyên sâu hơn 9 Làm cho quá trình chuyển giao tri thức tiện lợi hơn
10 Giúp xóa bỏ rào cản về không gian và thời gian
11 Nhìn chung, công cụ CNTT thì hữu dụng cho việc truyền tải thông tin Các công cụ CNTT sẵn có
12 Danh sách các công cụ CNTT hỗ trợ giao tiếp và hỗ trợ ra quyết định đang
được sử dụng (Pham, 2008)
Tần suất sử dụng
13 Sử dụng công cụ CNTT để tìm kiếm thông tin trong công ty
(Staples &
Jarvenpaa, 200) (Taylor, 2004) 14 Sử dụng công cụ CNTT để tìm kiếm thông tin từ các nguồn bên ngoài công
ty
15 Sử dụng công cụ CNTT để thu thập thông tin cho nhu cầu cá nhân 16 Sử dụng công cụ CNTT để lưu trữ thông tin vào kho tri thức 17 Trao đổi thông tin với người khác
3.5 Thang đo mức độ chuyển giao tri thức
Dựa trên thang đo mức độ chuyển giao tri thức trong tổ chức của Pham (2008), tác giả tiến hành dịch sang tiếng Việt, hiệu chỉnh từ ngữ để phù hợp với bối cảnh của công ty.
Thang đo cho các khái niệm là thang đo đa biến Likert 5 điểm, với 1: hoàn toàn không đồng ý và 5: hoàn toàn đồng ý.
Bảng 3-2: Thang đo mức độ chuyển giao tri thức
Sự bắt đầu Nguồn
1 Mọi người biết những nguồn tri thức (Pham, 2008)
2 Mọi người có thể truy cập tới các nguồn tri thức
3 Mọi người có thể tìm những thông tin cần thiết từ các nguồn tri thức 4 Nhìn chung, mọi người biết rất rõ các thức để tìm kiếm và truy cập tri thức Sự thực hiện
5 Lượng tri thức được chuyển giao (chuyên môn, công nghệ, khách hang,
văn hóa…) gia tăng (Ko et al, 2005)
(Pham, 2008) 6 Nhìn chung, lượng tri thức được gia tăng
Sự tích hợp
7 Tri thức được chuyển giao mang lại sự gia tăng trong hiệu suất làm việc
(Argote & Ingram, 2000)
(Pham, 2008) 8 Tri thức được chuyển giao mang lại những cái tiến, sáng tạo trong cách làm
việc
9 Tri thức được chuyển giao giúp gia tăng khả năng giải quyết vấn đề 10 Nhìn chung, mọi người thỏa mãn với chất lượng và số lượng của tri thức
mà họ thu được
3.6 Phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập số liệu của cuộc khảo sát, dữ liệu được nhập vào và xử lý với phần mềm Microsoft Excel 2013. Phân tích thống kê mô tả: phân tích thống kê tần số để mô tả các thuộc tính của nhóm mẫu khảo sát như: giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn, số năm kinh nghiệm. Dùng phương pháp thống kê mô tả để xếp hạng các yếu tố ảnh hưởng đến trung bình (mean), trung vị, độ lệch chuẩn, vẽ đồ thị….
Tóm tắt chương
Quy trình thực hiện: điều tra hiện trạng sử dụng công cụ CNTT trong hoạt động chuyển giao tri thức, xác định vấn đề, đề xuất công cụ CNTT phù hợp, lựa chọn phần mềm hiện thực, xây dựng công cụ, triển khai thí điểm tại phòng IT, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện.
Đối tượng tham gia: nhân viên công ty ELCA Việt Nam, đặc biệt là nhân viên phòng IT.
Thu thập dữ liệu: phỏng vấn sâu nhân viên IT, khảo sát nhân viên ở các dự án, dữ liệu thứ cấp của công ty từ các báo cáo cũ.
Thang đo: thang đo mức độ hỗ trợ của yếu tố CNTT gồm tính dễ sử dụng, tính hữu dụng, tần suất sử dụng và các công cụ CNTT sẵn có ở công ty. Tiêu chí đánh giá công cụ CNTT gồm: quản lý tri thức hiện, tổ chức tri thức, giao diện và khoa học nghiên cứu về lao động, sự quản trị và bảo trì, tính năng bảo mật, ràng buộc kỹ thuật, đặc điểm của nhà cung cấp và chi phí.
Phân tích dữ liệu: thống kê mô tả.